Cách sử dụng Sort Filter trong excel 2007

Cách sử dụng filter trong excel 2007 2010 2013 2003 – khi nào thì cần sử dụng filter trong excel. Filter trong excel có thể làm được gì cho chúng ta hay có những kiểu filter nào?… Ad sẽ giải thích rõ hơn cho các bạn qua bài viết này.

1. Filter trong excel là gì?

Filter trong excel là chức năng lọc dữ liệu theo một hoặc nhiều điều kiện.

Có 2 chức năng lọc trong excel:

• auto filter: Đây là chức năng lọc dữ liệu mặc định của excel
• Advanced filter: Đây là chức năng lọc dữ liệu nâng cao, cho phép ta tự đặt điều kiện để lọc. Cũng như việc di chuyển kết quả lọc được sang một ô khác, sheet khác.

Trong phạm vi bài này, ad sẽ hướng dẫn các bạn cách sử dụng auto filter trong các phiên bản excel 2003 2007 2010 2013.

Cách sử dụng filter trong excel 2007 giống với 2010 2013 nhưng lại khác với excel 2003. Nguyên nhân của sự khác nhau chính là bởi vì sự thay đổi trong việc chuyển từ thanh Menu [excel 2003] sang thanh Ribbon [excel 2007 trở đi].

Bây giờ hãy cùng tìm hiểu nhé!

2. Cách sử dụng filter trong excel 2007 2010 2013

2.1. Cách tạo auto filter trong excel 2007 2010 2013

Bước 1: Bôi đen vào bộ vùng dữ liệu muốn tạo auto filter

Bước 2: Chọn Data >> Filter

Sau khi bạn click chọn Filter thì, nút filter sẽ sáng lên, đây là một dấu hiệu để bạn nhận biết mình đã chọn chức năng autofilter thành công.

Bây giờ bạn hãy nhìn vùng bạn vừa chọn để thêm tính năng auto filter xem có gì khác không nhé.

Khi đã chọn auto filter trong excel thành công thì ở mỗi một ô thuộc dòng đầu tiên của vùng dữ liệu được chọn đều xuất hiện một hình vuông ở góc bên phải. Chính bởi lẽ đó, khi chọn vùng dữ liệu chúng ta lưu ý là cần phải chọn cả dòng tiêu đề, lúc lọc dữ liệu ta vẫn biết nội dung của các cột dữ liệu là gì.

2.2. Giới thiệu về các chức năng của data filter trong excel

2.2.1. Làm thế nào để sử dụng filter trong excel

Để tiến hành việc lọc dữ liệu trong excel theo chức năng auto filter, ta hãy click vào hình vuông thuộc cột mà ta muốn lọc dữ liệu.

Lấy ví dụ, ad muốn lọc tất cả các lần bán hàng liên quan đến mặt hàng Cam 1 [= tên mặt hàng]

• Click vào hình vuông bên cạnh tiêu đề cột “tên hàng”
• Trong danh sách hiện ra, ad chỉ chọn mặt hàng Cam 1, sau đó nhấn OK.

Mặt hàng nào được tick thì mặt hàng đó đang được chọn và ngược lại. Chúng ta dùng chuột để tick.

• Kết quả thu được khi lọc thành công là trong Bảng kê bán hàng của chúng ta chỉ còn xuất hiện các giao dịch liên quan đến Cam 1, và bên cạnh cột tên hàng xuất hiện một hình vuống với phễu bên cạnh

Đây là dấu hiệu nhận biết một cột đang nằm trong chế độ lọc của auto filter, mà không phải ai cũng biết hoặc để ý.

2.2.2. Các tính năng của auto filter trong excel 2007 2010 2013

Auto Filter 1: Sắp xếp dữ liệu

Khi bạn sử dụng tính năng sắp xếp dữ liệu này của autofilter thì bạn chỉ cần chọn cột muốn sắp xếp dữ liệu và chọn A->Z hoặc Z->A để tiến hành sắp xếp. Auto filter sẽ tự động sắp xếp tất cả các cột dữ liệu nằm trong vùng autofilter theo thứ tự alphabe đã chọn. Thông thường để sắp xếp dữ liệu kiểu như thế này mà không dùng auto filter ta sẽ mất nhiều thời gian hơn nhiều.

Auto filter 2: Sort by color

Sort by color là sắp xếp dữ liệu theo màu sắc.

Khi ta click chọn chức năng này, một danh sách màu sẽ hiện ra ở bên phải để ta chọn màu muốn lọc dữ liệu. Chức năng này rất hay và thường xuyên được áp dụng khi ta tiến hành kiểm tra dữ liệu theo một chỉ tiêu nào đó được dùng conditional formatting để tô màu những ô thỏa mãn điều kiện.

Trong trường hợp không có màu nào trong cột được chọn thì chỉ xuất hiện mỗi nút Custom sort.

Autofilter 3: Text filters/ Number filters

Text filters hoặc Number filters phụ thuộc vào việc trong cột ta đang chọn có số lượng ô chứa dữ liệu số nhiều hơn hay ít hơn số ô chứa dữ liệu text [văn bản]

– Text filters: Trong trường hợp cột bạn chọn có số ô chứa dữ liệu text nhiều hơn thì các chức năng lọc dữ liệu text filters sẽ như trong hình sau:

+ Nhóm 1: So sánh giống hoặc không giống

Equals…: giống với

Does not equal: Không giống

+ Nhóm 2: Giống với một 1 hoặc 1 ký tự đầu hoặc cuối

Begins with: Lọc các ô Bắt đầu với ….

Ends with: Lọc các ô Kết thúc với ….

+ Nhóm 3: Chứa một dữ liệu nào đó

Contains…: Lọc các ô có chứa …

Does not contain…: Lọc các ô không chứa ….

+ Nhóm 4: Lọc dữ liệu text theo một điều kiện khác

– Number filters:

Khi ad chọn chức năng autofilter cho cột thành tiền, bạn sẽ thấy phần text filters tự động được đổi thành Number filters. Ta click chọn Number filters thì một list các tùy chọn cho chức năng lọc dữ liệu số sẽ hiện ra.

Các bạn có thể dễ dàng hiểu được tác dụng của từng tùy chọn một bằng cách thử và thử. Đừng ngại sai, hãy cứ làm thử xem kết quả ta nhận được là gì. Với cách học này kỹ năng của bạn sẽ lên nhanh hơn rất nhiều.

Autofilter 4: Search – Chức năng lọc dữ liệu tìm kiềm

Chức năng lọc dữ liệu này rất hay, là một sự cải tiến vượt bậc của excel 2010 trở đi. Bạn đánh điều kiện lọc dữ liệu vào ô search, excel sẽ tự động lọc ra danh sách những điều kiện lọc phù hợp với dữ liệu tìm kiếm. Để từ đó, bạn có thể dễ dàng chọn được điều kiện mình muốn nhanh hơn rất nhiều. Với những bảng biểu có ít điều kiện lọc thì tùy chọn này phát huy được ít công dụng hơn. Nhưng với danh sách có đến hàng chục điều kiện thì nó thật tuyệt vời.

3. Cách sử dụng filter trong excel 2003

3.1. Cách tạo autofilter trong excel 2003

Bước 1: Chọn vùng dữ liệu muốn tiến hành autofilter giống như ở phần 2.1.

Bước 2: Chọn từ thanh công cụ menu như sau:

Data >> Filter >> Autofiler

3.2. Giới thiệu các tính năng của auto filter trong excel 2003

Đang cập nhật

4. Làm thế nào để bỏ filter trong excel

Bỏ hoàn toàn filter trong excel thì rất dễ, bạn chỉ cần làm các thao tác tương tự như khi bạn tạo autofiler [ad đã hướng dẫn trong phần 2.1. đối với excel 2007 2010 2013, và 3.1. đối với excel 2003]. Lưu ý, sau khi click vào autofilter lần 2 thì nút đó sẽ không sáng nữa -> điều đó chứng tỏ bạn đã thành công.

Nhưng làm thế nào để bỏ chọn một điều kiện nào đó trong filter?

Ví dụ:
Hiện tại bảng kê của ad đang ở chế độ lọc dữ liệu cột tên hàng và ad muốn lọc dữ liệu ở cột Thành tiền đồng thời bỏ lọc dữ liệu ở cột Tên hàng. Thì làm thế nào?

Cách làm như sau:

• Chọn vào hình vuông bên cạnh tên cột Tên hàng
• Chọn Select All >> Chọn OK

Sauk hi chọn all, thì tất cả các điều kiện lọc của cột tên hàng sẽ được tick đồng nghĩa với việc chức năng lọc dữ liệu theo tên hàng đã bị loại bỏ.

Và bây giờ thì thật đơn giản để lọc dữ liệu theo cột “Thành tiền” rồi đúng không bạn.

Để luôn cập nhật kiến thức về Excel – Bạn nên đăng ký nhận bài viết mới qua email nhé:

Click để đăng ký

Lưu ý: Sau khi đăng ký, bạn hãy vào email vừa đăng ký để xác nhận đăng ký [Có thể thư kích hoạt bị rơi vào hòm thư spam – bạn hãy vào hòm thư spam để kiểm tra nhé]