Trong quá trình làm việc và sử dụng phần mềm Excel, chắc hẳn rằng đôi khi trong một số trường hợp chúng ta cần phải tính tổng dãy số trong bảng tính Excel. Vậy có những cách nào có thể tính tổng dãy số trong bảng tính Excel? Trong bài viết hôm nay mình sẽ chia sẻ với các bạn các cách tính tổng dãy số trong Excel một cách nhanh chóng nhất nhé.
Trong trường hợp nếu như chúng ta muốn tính tổng dãy số trong một cột của bảng tính và giữ kết quả trong bảng thì chúng ta có thể sử dụng hàm AutoSum, hàm này sẽ tự động cộng các số và hiển thị tổng số trong ô đã chọn, chúng ta thực hiện các bước như sau:
Bước 1: Đầu tiên, chúng ta cần mở bảng tính có phần dữ liệu mà chúng ta muốn tính tổng dãy số trong Excel, tiếp đó chúng ta bấm chọn ô trống đầu tiên bên dưới cột cần tính tổng như hình minh họa dưới đây:
Bước 2: Tiếp đó chúng ta đến thẻ Formula rồi tiến hành bấm nút AutoSum ở góc trên cùng bên trái.
Bước 3: Lúc này, ngay lập tức Excel sẽ tự động thêm hàm tính tổng SUM và chọn phạm vi các số trong cột cần tính tổng.
Bước 4: Cuối cùng chúng ta hãy nhấn phím Enter trên bàn phím để xem cột tổng cộng dãy số trong Excel.
Đây cũng là một trong những cách rất nhanh để tính tổng dãy số trong một cột tự động và cách làm này sẽ giữ lại kết quả tổng hợp trong bảng tính, hơn nữa cho phép chúng ta sao chép để sử dụng theo nhu cầu.
2. Công thức tính tổng dãy số bằng hàm trong Excel
Ngoài cách sử dụng tính năng AutoSum, chúng ta cũng có thể nhập trực tiếp hàm SUM vào vị trí cần tính tổng, việc nhập trực tiếp sẽ cho phép chúng ta chọn vị trí chính xác các ô cần tính thay vì để Excel chọn tự động cả vùng dữ liệu theo mặc định theo các bước như sau:
Bước 1: Trong bảng tính có dãy số cần tính tổng, chúng ta bấm chọn vào ô trống dưới cùng dãy số trong một cột muốn tính tổng trong Excel.
Bước 2: Tiếp theo, chúng ta nhập hàm =SUM vào ô đã chọn này.
Bước 3: Tiếp theo chúng ta dùng chuột để chọn phạm vi có các số muốn tính tổng và rồi nhấn Enter trên bàn phím.
Khi đó, ngay lập tức kết quả tính tổng thông qua hàm SUM của cột dữ liệu được chọn sẽ hiển thị ở ô cuối cùng của cột đã chọn.
Cách sử dụng hàm SUM để tính tổng dãy số rất thuận tiện trong trường nếu chúng ta có một cột với rất nhiều số liệu cần tính tổng. Tuy nhiên chúng ta cần lưu ý rằng khi sử dụng hàm SUM thì hàm này cũng sẽ tính tổng ngay cả với các giá trị trong các hàng bị ẩn và được lọc.
3. Cách tính tổng dãy số dựa theo tiêu chí
Trong trường hợp nếu như chúng ta cần tính tổng dãy số được sắp xếp vào một cột trong Excel, trong đó có cả số liệu của những ô đã bị ẩn tại nhiều vị trí thì chúng ta nên sử dụng hàm Subtotal để tính tổng sẽ là lựa chọn tốt nhất bởi lẽ hàm này khi tính tổng trong Excel sẽ chỉ làm việc với các ô hiển thị của bảng tính.
Bước 1: Đầu tiên chúng ta cần phải sử dụng bộ lọc để lọc số liệu cần tính toán bằng cách chúng ta bấm vào bất kỳ ô nào trong cột dữ liệu, tiếp đó chuyển đến thẻ Data và trong nhóm tính năng Sort & Filter, chúng ta bấm nút Filter.
Bước 2: Khi đó, chúng ta sẽ thấy mũi tên xuất hiện trong các tiêu đề cột sau đó bấm vào mũi tên bên cạnh tiêu đề chính xác để thu hẹp dãy số cần tính tổng
Bước 3: Sau đó, chúng ta bỏ chọn Select All và chỉ đánh dấu vào hạng mục có số cần tính để lọc theo rồi bấm OK để xem kết quả.
Bước 4: Lúc này, chúng ta quay trở lại bảng số liệu và đặt trỏ chuột ở ô cuối cùng của cột cần tính tổng rồi sau đó chúng ta bấm nút AutoSum ở góc trên cùng bên trái tại thẻ Formula.
Khi đó chúng ta thấy kết quả hiển thị sẽ chỉ tính tổng của các ô được lọc còn các ô khác sẽ tự động được ẩn đi và sẽ không được cộng giá trị vào ô tổng cuối cùng.
Trong trường hợp chúng ta chỉ muốn lấy tổng của các giá trị trong dãy số thỏa mãn một tiêu chí thì chúng ta có thể sử dụng hàm SUMIF hoặc SUMIFS.
Ví dụ 1: Cho bảng dữ liệu sau đây, hãy tính tổng của các giá trị lớn hơn 500.
Khi đó, chúng ta thực hiện công thức tính tại ô B13 như sau:
=SUMIF[B2:B11,”>500″,B2:B11]
Sau đó nhấn Enter và kết quả sẽ hiển thị như sau:
Ngoài ra với công thức của hàm SUMIF thì chúng ta cũng có thể sử dụng tiêu chí bằng chữ hoặc bằng số.
Qua bài viết trên đây có lẽ các bạn đã có thể nắm rõ được cách tính tổng dãy số trong Excel với các trường hợp cụ thể và ứng với từng trường hợp khác nhau thì các bạn hãy cân nhắc xem sử dụng cách nào là thích hợp nhất. Mình hy vọng rằng những chia sẻ trên đây của mình sẽ thực sự hữu ích đối với các bạn và chúc các bạn có thể thực hiện thành công nhé.
Tính tổng với hàm SUM đã trở thành công thức hàm kinh điển và quá quen thuộc đối với những người làm việc thường xuyên trên Excel. Vậy bạn có biết cách nào khác để tính tổng một cột trong Excel nữa không? Trong bài viết này, Gitiho sẽ giới thiệu đến bạn 5 cách tính tổng của một cột trong Excel nhé.
Gitiho đã đính kèm bài tập thực hành về tính tổng trong Excel cho một cột. Bạn bấm vào nút "Tài liệu đính kèm" ở đầu bài để tải về và cùng thực hành theo hướng dẫn dưới đây nhé!
Tuyệt đỉnh Excel: Trở thành bậc thầy Excel sau 16 giờ
5 cách tính tổng trong Excel cho một cột
Cách 1: Tính tổng trong Excel cho một cột qua thanh trạng thái
Có một lựa chọn rất nhanh khi cần tính tổng trong Excel cho một cột là sử dụng thanh trạng thái. Chỉ cần “bôi đen” để chọn vùng có chứa dữ liệu cần tính tổng. Sau đó nhìn xuống thanh trạng thái của Excel, bạn sẽ thấy mục SUM ở góc dưới cùng bên phải và đây chính là tổng của vùng dữ liệu cần tính.
Với cách này, bạn chỉ có thể biết được tổng của vùng dữ liệu cần tính mà không thể sao chép cũng như sẽ không hiển thị các chữ số.
Xem thêm: Hướng dẫn tính tổng những ô chứa công thức trong Excel
Cách 2: Tính tổng trong Excel cho một cột bằng AutoSum
Nếu muốn tính tổng cộng các số trong một cột của bảng tính Excel và giữ kết quả trong bảng, bạn có thể sử dụng hàm AutoSum. Nó sẽ tự động cộng các số và hiển thị tổng số trong ô đã chọn.
Bước 1: Mở bảng tính có phần dữ liệu mà bạn tính tổng một cột trong Excel. Sau đó bấm chọn ô trống đầu tiên bên dưới cột cần tính tổng.
Bước 2: Điều hướng đến thẻ Formula, sau đó bấm nút AutoSum ở góc trên cùng bên trái.
Bước 3: Lập tức Excel sẽ tự động thêm hàm =SUM và chọn phạm vi các số trong cột cần tính tổng.
Bước 4: Cuối cùng bạn nhấn phím Enter trên bàn phím để xem cột tổng cộng trong Excel.
Đây cũng là một cách rất nhanh để tính tổng cộng các số trong một cột tự động. Cách tính tổng trong Excel cho một cột này sẽ giữ lại kết quả tổng hợp trong bảng tính, cho phép bạn sao chép để sử dụng theo nhu cầu.
Xem thêm: Làm thế nào tính tổng doanh số theo từng tuần trong Excel?
Cách 3: Tính tổng trong Excel cho một cột bằng hàm SUM
Bạn cũng có thể nhập trực tiếp hàm SUM vào vị trí cần tính tổng trong Excel cho một cột. Việc nhập trực tiếp sẽ cho phép bạn chọn vị trí chính xác các ô cần tính, thay vì để Excel chọn tự động cả vùng dữ liệu theo mặc định.
Bước 1: Trong bảng tính có dữ liệu cần tính tổng, bấm chọn vào ô trống dưới cùng của các số trong một cột muốn tính tổng trong Excel
Bước 2: Nhập hàm =SUM vào ô đã chọn này.
Bước 3: Bây giờ, dùng chuột để chọn phạm vi có các số muốn tính tổng và nhấn Enter trên bàn phím.
Ngay lập tức kết quả tính tổng thông qua hàm SUM của cột dữ liệu được chọn sẽ hiển thị ở ô cuối cùng của cột đã chọn.
Cách sử dụng hàm SUM này rất tiện dụng nếu bạn có một cột với rất nhiều số liệu cần tính tổng. Tuy nhiên cần lưu ý rằng khi sử dụng hàm SUM nó cũng sẽ tính tổng ngay cả với các giá trị trong các hàng bị ẩn và được lọc.
Xem thêm: Tính tổng vào bảng tính không dùng công thức trực tiếp trên Excel
Trường hợp bạn cần tính tổng trong Excel cho một cột trong đó có cả số liệu của những ô đã bị ẩn tại nhiều vị trí thì sử dụng hàm Subtotal để tính tổng sẽ là lựa chọn tốt nhất. Hàm này khi tính tổng trong Excel sẽ chỉ làm việc với các ô hiển thị của bảng tính.
Bước 1: Đầu tiên cần phải sử dụng bộ lọc để lọc số liệu cần tính toán. Bằng cách bấm vào bất kỳ ô nào trong cột dữ liệu, sau đó chuyển đến thẻ Data và bấm nút Filter của nhóm tính năng Soft & Filter.
Bước 2: Bạn sẽ thấy mũi tên xuất hiện trong các tiêu đề cột. Bấm vào mũi tên bên cạnh tiêu đề chính xác để thu hẹp vùng dữ liệu cần tính.
Bước 3: Bỏ chọn Select All và chỉ đánh dấu vào hạng mục có số liệu cần tính để lọc theo. Sau đó bấm OK để xem kết quả.
Bước 4: Quay trở lại bảng số liệu, bạn đặt trỏ chuột ở ô cuối cùng của cột cần tính tổng, sau đó điều hướng đến thẻ Formula rồi bấm nút AutoSum ở góc trên cùng bên trái.
Như bạn thấy, kết quả hiển thị sẽ chỉ tính tổng của các ô được lọc, còn các ô khác sẽ tự động được ẩn đi và sẽ không được cộng giá trị vào ô tổng cuối cùng.
Để hiểu rõ hơn về cách sử dụng hàm Subtotal trong Excel, các bạn có thể đọc thêm bài viết:
Xem thêm:
Hướng dẫn chi tiết cách sử dụng hàm Subtotal trong Excel
Subtotal trong Excel là hàm gì? Có bao nhiêu cách tính tổng trong Excel?
Cách 5: Tính tổng trong Excel cho một cột dựa trên một tiêu chí
Tất cả các phương pháp được đề cập ở trên sẽ cho phép bạn tính tổng một cột trong Excel. Nhưng trong trường hợp bạn chỉ muốn lấy tổng của các giá trị thỏa mãn một tiêu chí thì có thể dễ dàng thực hiện với công thức SUMIF hoặc SUMIFS.
Ví dụ: Giả sử bạn có bảng dữ liệu như hình dưới đây và chỉ muốn tính tổng của các giá trị lớn hơn 500.
Công thức tính trong trường hợp này sẽ là:
=SUMIF[B2:B11,”>500″,B2:B11]
Với công thức SUMIF, bạn có thể sử dụng điều kiện là số hoặc là văn bản đều được.
Ví dụ: Giả sử bạn có bảng dữ liệu như hình dưới đây và chỉ muốn tính tổng giá trị của người thực hiện là Mark.
Trong trường hợp này, bạn có thể sử dụng cột A làm phạm vi tiêu chí và Mark làm tiêu chí và công thức sẽ cung cấp cho bạn tổng giá trị mà Mark đã thực hiện.
Công thức dưới đây sẽ cho bạn kết quả:
=SUMIF[A2:A11,”Mark”,B2:B10]
Để tìm hiểu thêm về hàm SUMIF trong Excel, các bạn có thể đọc thêm bài viết:
Xem thêm: Cách sử dụng SUMIF trong Excel – công thức và những ví dụ cụ thể
Kết luận
Như vậy, chúng mình đã hướng dẫn cho bạn về hàm SUM và 5 cách tính tổng trong Excel cho một cột được sử dụng rất phổ biến nhất. Hàm này thường xuyên được sử dụng trong công việc văn phòng, đặc biệt là trong nghiệp vụ kế toán. Vì vậy để nâng cao kỹ năng cũng như giúp làm việc hiệu quả hơn với Excel, bạn đọc có thể đăng ký khóa học Excel dành cho ngành tài chính, kế toán của Gitiho bạn nhé.
Khóa học cung cấp các kiến thức từ cơ bản đến nâng cao, các mẹo và các thủ thuật Excel cho người làm trong ngành kế toán hay tài chính. Trong quá trình học, các bạn sẽ được chuyên gia Excel của Gitiho hỗ trợ 24/7, giải đáp mọi thắc mắc một cách tận tình để giúp bạn nắm bắt kiến thức tốt hơn.
Hoàn thành khóa học, bạn có thể xử lý tốt các đầu việc liên quan đến tính toán dữ liệu trên Excel. Bạn sẽ có thêm nhiều cơ hội tốt trong công việc như thăng tiến hay nâng lương nhờ trang bị thêm kỹ năng mới.
Chúc các bạn thành công!
Cùng tham gia cộng đồng hỏi đáp về chủ đề Excel Cơ Bản