Cách viết hóa đơn bù trừ công nợ

Bù trừ công nợ là giao dịch thường xuyên xảy ra giữa hai đơn vị có quan hệ mua bán hàng hóa. Liệu bù trừ công nợ như vậy thì có thể đưa vào chi phí hợp lý hay không và kế toán viên có thể hạch toán bù trừ công nợ như thế nào?

1. Bù trừ công nợ là gì?

Bù trừ công nợ là hoạt động diễn ra giữa hai hoặc nhiều đơn vị kinh doanh bởi họ vừa mua và vừa cung cấp hàng hóa lẫn nhau. Nói một cách dễ hiểu thì cả 2 hoặc 3 bên trong quan hệ mua bán này sẽ đồng thời là người bán và người mua.

Giả sử công ty A mua hàng của công ty B hết X triệu VND, công ty A chưa thanh toán cho công ty B, kế toán viên công ty A ghi nhận:

Sau đó, công ty B mua hàng của công ty A hết Y triệu, Y < X, công ty B và công ty A thỏa thuận rằng công ty B sẽ không thanh toán cho công ty A nữa mà trừ luôn tiền mua hàng lần này vào khoản nợ của công ty A với công ty B trong giao dịch trước đó. Công ty A phải thanh toán nốt cho bên B khoản tiền bằng X-Y. Khi đó, chúng ta có sự xuất hiện của nghiệp vụ “bù trừ công nợ”.

Đối với các đơn vị có mối quan hệ như thế này, hàng tháng các bên sẽ lập Biên bản đối chiếu công nợ riêng cho phía khách hàng để hai bên đều nắm được số dư đầu kỳ, số phát sinh trong tháng và tổng cộng số tiền trong tháng. Sau đó kế toán viên sẽ kiểm tra lại hóa đơn mua hàng để đối chiếu công nợ và lập biên bản bù trừ công nợ.

Trong trường hợp phát sinh sai lệch thì kế toán viên của các bên đều phải đối chiếu lại và làm rõ nguyên nhân. Dù là lỗi của bên nào thì cũng cần hủy Biên bản đối chiếu công nợ và xác nhận, làm lại Biên bản khác.

2. Hướng dẫn hạch toán bù trừ công nợ 2 bên

Khi doanh nghiệp bán hàng hóa, kế toán hạch toán:

Nợ TK 131

Có TK 511

Có TK 3331

• Ghi nhận giá vốn hàng bán:

Nợ TK 632:

Có TK 155, 156

• Khi doanh nghiệp mua hàng hóa, kế toán viên hạch toán:

Nợ TK 152, 153, 156…

Nợ TK 133

Có TK 331

• Kế toán hạch toán bù trừ công nợ:

Nợ TK 331

Có TK 131

• Nếu xuất hiện chênh lệch thì kế toán viên thực hiện bút toán xử lý phần chênh lệch như sau:
• • Nếu sau khi bù trừ, doanh nghiệp còn phải thanh toán:

Nợ TK 331

Có TK 111, 112

• • Nếu sau khi bù trừ, khách hàng phải thanh toán cho doanh nghiệp:

Nợ TK 111, 112

Có TK 131

Ví dụ về hạch toán bù trừ công nợ:

Công ty A mua hàng của công ty B, giá trị là 110 triệu đồng. Tuy nhiên, công ty B trước đó còn nợ công ty A 40 triệu đồng trong giao dịch mua hàng giữa hai bên. Hai bên thỏa thuận bù trừ công nợ, số tiền còn lại sẽ được thanh toán qua ngân hàng.

Hướng dẫn hạch toán:

• Khi công ty A mua hàng, kế toán viên ghi nhận:

Nợ 156: 100 triệu

Nợ 133: 10 triệu

Có TK 331: 110 triệu

• Kế toán viên công ty A thực hiện bút toán cấn trừ công nợ:

Nợ TK 331: 40 triệu

Có TK 131: 40 triệu

• Khi công ty A thực hiện thanh toán phần còn lại cho công ty B, kế toán viên ghi nhận:

Nợ TK 331: 70 triệu

Có TK 112: 70 triệu

3. Trường hợp bù trừ công nợ 3 bên

Trường hợp quan hệ bù trừ xuất hiện giữa ba bên như sau: Công ty thứ nhất và công ty thứ 2 phát sinh quan hệ mua bán hàng hóa, công ty thứ 2 có phát sinh quan hệ mua bán hàng hóa với công ty thứ 3. Lúc này công ty thứ 2 đề nghị bù trừ công nợ giữa bên thứ nhất và bên thứ 3.

Đối với trường hợp này, các bút toán hạch toán vẫn diễn ra tương tự, tuy nhiên sẽ phát sinh hạch toán của cả ba bên và bút toán bù trừ công nợ sẽ diễn ra ở công ty thứ 3 – công ty thực hiện bù trừ công nợ với công ty thứ nhất.

Ví dụ về hạch toán bù trừ công nợ:

Công ty A mua hàng của công ty B, giá trị là 110 triệu đồng. Trước đó, công ty B mua nguyên vật liệu để sản xuất lô hàng của công ty A từ công ty C hết 66 triệu đồng [chưa thanh toán cho công ty C]. Ba bên thỏa thuận bù trừ công nợ giữa công ty C và công ty A, số tiền còn lại sẽ được Công ty A thanh toán qua ngân hàng. Công ty A, B và C làm một biên bản đối trừ công nợ như thỏa thuận trên.

Hướng dẫn hạch toán:

Tại công ty A:

• Khi mua hàng từ công ty B, kế toán viên ghi nhận:

Nợ 156: 100 triệu

Nợ 133: 10 triệu

Có TK 331 – cty B: 110 triệu

• Kế toán viên công ty A ghi nhận khoản nợ công ty C chuyển từ công ty B:

Nợ TK 331 – Cty B: 66 triệu

Có TK 331- Cty C: 66 triệu

Lúc này công ty A phải trả B 44 triệu, phải trả C là 66 triệu

Tại công ty B, kế toán bù trừ công nợ 3 bên và hạch toán:

Nợ Tk 331 – Cty C: 66 triệu

Có TK 131 – Cty A: 66 triệu

Tại công ty C, kế toán ghi:

Nợ TK 131 – Cty A: 66 triệu

Có TK 131 – Cty B: 66 triệu

4. Bù trừ công nợ có được khấu trừ thuế GTGT và được coi là chi phí hợp lý không?

Theo Khoản 10 Điều 1 Thông tư 26/2015/TT-BTC thì:

• Các trường hợp mà doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ theo phương thức thanh toán bù trừ đã được quy định cụ thể trong hợp đồng thì phải có biên bản đối chiếu số liệu và xác nhận của các bên tham gia vào việc thanh toán bù trừ để làm căn cứ khấu trừ thuế.
• Các trường hợp mà doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ theo phương thức bù trừ công nợ như vay, mượn tiền, cấn trừ công nợ qua bên thứ 3 đã được quy định cụ thể trong hợp đồng thì phải có hợp đồng vay tiền, chứng từ chuyển tiền từ bên vay sang bên đi vay đối với khoản vay bằng tiền để làm căn cứ bù trừ thuế.

Như vậy, việc thanh toán bù trừ công nợ giữa các doanh nghiệp có thể được khấu trừ thuế GTGT.

Theo Khoản 2 Điều 6 Thông tư 119/2014/TT-BTC, sửa đổi, bổ sung Khoản 1 Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC thì các khoản chi thuộc nhóm sau sẽ được tính là chi phí hợp lý:

• Các khoản chi thực tế phát sinh có liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
• Các khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của Pháp luật.
• Các khoản chi có giá trị trên 20 triệu đồng thì phải thực hiện thanh toán qua Ngân hàng [cung cấp chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Như vậy, việc thanh toán bù trừ công nợ giữa các doanh nghiệp có thể được khấu trừ thuế GTGT và được coi là khoản chi phí hợp lý khi thực hiện tính thuế TNDN. Các điều kiện cần bao gồm:

• Doanh nghiệp cung cấp được hợp đồng mua bán có xác nhận bởi các bên tham gia, trong hợp đồng có quy định rõ về phương thức thanh toán bù trừ công nợ.
• Biên bản bù trừ công nợ của các bên, có xác nhận.
• Chứng từ thanh toán qua ngân hàng với khoản chi trên 20 triệu đồng.

Phần mềm kế toán online MISA AMIS có tính năng hỗ trợ doanh nghiệp theo dõi hạch toán bù trừ công nợ các bên:

• Bù trừ công nợ theo hóa đơn
• Bù trừ công nợ theo tài khoản

Các tính năng đều được hướng dẫn cụ thể chi tiết, kế toán có thể tham khảo trước khi ghi nhận thực tế tại doanh nghiệp mình. Ngoài ra, phần mềm AMIS kế toán còn nhiều tính năng đặc thù, ưu việt, hỗ trợ kế toán trong quá trình tác nghiệp. Tham khảo sử dụng miễn phí 15 ngày phần mềm AMIS kế toán tại đây để thực tế trải nghiệm.

Tác giả tổng hợp: Phương Thanh