Cách xuất file hàng hóa trong KiotViet
HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ BÁN HÀNG KIỐT VIỆTBạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (9.08 MB, 175 trang ) HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ BÁN HÀNG KI-ỐT VIỆT .3 Tổng quan ............................................................................................................................................. 118 Thêm chi nhánh nhanh chóng............................................................................................................... 120 Tìm kiếm thông tin ................................................................................................................................ 121 Báo cáo.................................................................................................................................................. 123 VI. Thiết lập linh hoạt ..................................................................... 123 Quản lý cấu hình ........................................................................................ Error! Bookmark not defined. Quản lý mẫu in ...................................................................................................................................... 128 Quản lý người dùng .............................................................................................................................. 132 Quản lý chi nhánh ................................................................................................................................. 136 Thiết lập cửa hàng................................................................................................................................. 138 VII. Báo cáo trực quan .................................................................... 140 Tổng quan ............................................................................................................................................. 140 Báo cáo bán hàng .................................................................................................................................. 141 Báo cáo hàng hóa .................................................................................................................................. 148 Báo cáo cuối ngày ................................................................................................................................. 156 Báo cáo công nợ .................................................................................................................................... 157 VIII. Chức năng phòng bàn bar-café-nhà hàng ................................ 158 Quản lý phòng bàn ................................................................................................................................ 158 Quản lý nhóm phòng/bàn ..................................................................................................................... 161 Bán hàng bar-café-nhà hàng ................................................................................................................. 164 2 HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ BÁN HÀNG KI-ỐT VIỆT I. Khởi tạo nhanh với Ki-ốt Việt 1. Đăng ký và đăng nhập Đăng ký - Thao tác đăng ký đơn giản vì bạn chỉ cần vào trang www.kiotviet.com, nhấn nút Đăng ký - Hệ thống hiển thị ra màn hình Đăng ký như sau: 3 - Nếu đăng ký thành công hệ thống hiển thị ra thông báo sau: - Nhấn nút Vào gian hàng Ki-ốt Việt của bạn Lần đầu tiên vào gian hàng Ki-ốt Việt, hệ thống có hai lựa chọn cho bạn: 4 o o Nhấn nút Tạo dữ liệu mẫu: Hệ thống sẽ tự động sinh ra dữ liệu mẫu để bạn tìm hiểu các tính năng của hệ thống dễ dàng hơn. Dữ liệu này có thể xóa dễ dàng Nhấn nút Bỏ qua: Hệ thống không tạo dữ liệu mẫu Đăng nhập Sau khi đăng ký thành công (dùng thử hoặc mua tài khoản), không cần bất kỳ thao tác cài đặt nào, tương tự như duyệt web, bạn chỉ cần gõ địa chỉ cửa hàng, nhập tên đăng nhập, mật khẩu. Kiot Viet đã sẵn sàng phục vụ việc quản lý bán hàng của bạn! 2. Bắt đầu sử dụng Ki-ốt Việt Nếu cửa hàng của bạn đồng hành cùng KiotViet ngay từ lúc khai trương, bạn có thể tiến hành bán hàng ngay sau khi thêm dữ liệu cho danh sách hàng hóa - Thiết lập các thông tin về cửa hàng Thêm dữ liệu cho danh sách hàng hóa Nếu cửa hàng của bạn đã tiến hành bán hàng trước khi bắt đầu sử dụng Kiot Viet, bạn chỉ cần thực hiện: - Thiết lập các thông tin về cửa hàng Thêm thông tin cho danh sách khách hàng, danh sách nhà cung cấp (bao gồm nợ đầu kỳ nếu có) Thêm dữ liệu cho danh sách hàng hóa Không cần bất kỳ thao tác cài đặt nào, bạn có thể sử dụng ngay Ki-ốt Việt để quản lý công việc bán hàng của mình. Hãy liên hệ với chúng tôi để giải đáp mọi thắc mắc của bạn. 5 II. Quản lý cửa hàng chuyên nghiệp 1. Hàng hóa Quản lý hàng hóa tốt sẽ tăng hiệu quả công việc kinh doanh của bạn. Thông qua việc quản lý chính xác tồn kho của hàng hóa, lợi nhuận thu được trên mỗi hàng hóa, hàng nào bán chạy, hàng nào tồn kho lâu người quản lý sẽ đưa ra những quyết định đúng đắn cho việc kinh doanh của mình. Dù quy mô cửa hàng của bạn nhỏ hay lớn, tính chất hàng hóa đơn giản hay phức tạp, Kiot Viet đều giúp việc quản lý hàng hóa của bạn trở lên nhẹ nhàng mà hiệu quả. Quản lý nhóm hàng Thêm mới nhóm hàng Để việc quản lý, tìm kiếm hàng hóa thuận tiện, bạn nên tạo các nhóm hàng trong cửa hàng để phân loại hàng hóa. - Bạn chọn menu Hàng hóa, nhấn Danh mục. - Phía cột Nhóm hàng bên trái, nhấn nút dấu +, hệ thống sẽ hiển thị ra cửa sổ Thêm Nhóm hàng như sau: 6 - Nhập thông tin bắt buộc: Tên nhóm hàng - Nếu bạn muốn chia một nhóm hàng thành dạng cây phân cấp cha-con, khi thêm nhóm hàng con, bạn cần chọn thông tin nhóm hàng cha của nó. - Nhấn nút Lưu, nếu thành công Nhóm hàng hóa vừa thêm sẽ được hiển thị ngay phía cửa sổ Nhóm hàng hóa bên trái màn hình. Lưu ý: Bạn có thể thêm mới nhanh một nhóm hàng trong khi thêm mới hàng hóa, nếu như hàng hóa đó bạn muốn gán cho một nhóm hàng mới chưa có trong hệ thống Cập nhật/Xóa nhóm hàng Nếu bạn muốn thay đổi thông tin hoặc Xóa nhóm hàng bạn làm như sau: 7 - Vào Hàng hóa, chọn Danh mục - Di chuột vào nhóm hàng cần thay đổi, nhấn vào nút hình bút chì như dưới đây: Hệ thống sẽ hiển thị ra cửa sổ sau để bạn cập nhật: - Bạn có thể thay đổi Tên nhóm, Nhóm cha. Sau đó nhấn nút Lưu, hệ thống sẽ cập nhật lại thông tin về nhóm hàng đó. - Nếu bạn muốn Xóa nhóm hàng, nhấn chuột vào nút Xóa. Lưu ý hệ thống chỉ xóa được những nhóm hàng khi nó không chứa hàng hóa nào. 8 Phân loại hàng hóa Để hiểu rõ hơn về cách quản lý hiệu quả của Kiot Viet với các loại hàng hóa đa dạng khác nhau, hệ thống phân chia thành 3 loại hàng hóa. - Hàng nhập về Là những hàng hóa bạn có thể kiểm kê số lượng (tồn kho) một cách trực tiếp. Đại đa số hàng hóa bán ra đều thuộc loại hàng này (ví dụ như: Áo sơ mi nam dài tay, Dầu gội đầu Sunsilk, Táo Mỹ, Xi măng). Với hàng nhập về, khi bán hàng hoặc nhập hàng, tồn kho sẽ được cập nhật trực tiếp. - Hàng dịch vụ Là những hàng hóa phi vật chất ví dụ như: Tiền công ship hàng, phí phục vụDo đó, với những hàng dịch vụ sẽ không có số liệu liên quan tới tồn kho. - Hàng đóng gói/pha chế Là những hàng hóa được tạo ra bằng cách gộp nhiều loại hàng đơn lẻ khác nhau. Ví dụ như: + Hàng đóng gói: Nếu như cửa hàng của bạn có chính sách khuyến mãi như mua Xà phòng OMO 5kg được tặng kèm một gói nước xả vải, hoặc đóng giỏ quà Tết bao gồm: café, rượu, bánh + Hàng pha chế: Cà phê nâu đá: được tạo ra bởi nguyên liệu café, sữa và đường. Combo cơm gà: được tạo ra từ gạo, đùi gà, rau Khi một hàng hóa thuộc loại Hàng đóng gói/pha chế được bán ra, hệ thống sẽ tự động giảm tồn kho cho các hàng hóa/nguyên liệu thành phần. Ngược lại, khi nhập hàng hệ thống sẽ tăng tồn kho cho các hàng hóa/nguyên liệu thành phần. Với các cửa hàng dịch vụ ăn uống, loại hàng hóa này đặc biệt phù hợp. Ngoài ra, Kiot Viet còn đồng thời gợi ý tính toán giá vốn với những hàng đóng gói/pha chế dựa trên các nguyên liệu/hàng hóa thành phần. Tóm lại, do với mỗi loại hàng hóa, cần có cách quản lý tồn kho, giá vốn, lỗ lãi chuyên biệt, song Kiot Việt đã quản lý một cách linh động, hiệu quả nhưng hết sức đơn giản với người sử dụng. Tính chất Tồn kho Hàng nhập về Hàng dịch vụ Hàng đóng gói/pha chế Hàng nhập về từ nhà cung cấp, kho hàng, có thể kiểm số lượng riêng rẽ Có theo dõi tồn kho Hàng hóa phi vật chất Gộp từ hai hoặc nhiều hàng hóa thành phần Không theo dõi tồn kho Không theo dõi tồn kho (chỉ theo 9 Giá vốn Tính giá vốn trực tiếp Tính giá vốn trực tiếp Ví dụ Dầu gội đầu sunsilk Tiền ship hàng dõi tồn kho hàng hóa thành phần) Tính giá vốn gián tiếp, dựa trên nguyên liệu thành phần Gói quà tết Bao gồm (rượu, café, bánh, kẹo) Thêm mới hàng hóa Khi thêm mới hàng hóa, tùy thuộc vào hàng hóa của bạn thuộc loại nào mà chọn tương ứng để Kiot Viet quản lý một cách hiệu quả tồn kho của hàng hóa. Tuy nhiên đừng lo lắng, giao diện thêm mới hàng hóa của 3 loại hàng trên gần tương tự như nhau, những tính toán phức tạp của Kiot Viet sẽ làm ngầm, với người sử dụng chỉ cần nhập những thông tin cơ bản nhất của sản phẩm như sau. - Thêm mới hàng nhập về - Bạn vào Hàng hóa, chọn Danh mục. Sau đó nhấn vào nút Thêm mới (hoặc chọn Thêm mới, nhấn vào Thêm hàng hóa) Hệ thống hiển thị ra màn hình Thêm mới hàng hóa như sau: 10 + Những thông tin cơ bản về hàng hóa: - Mã hàng hóa: Hệ thống tự sinh, bạn cũng có thể thay đổi sao cho Mã hàng là duy nhất hoặc quét mã vạch để nhập mã hàng - Tên hàng hóa: Thông tin bắt buộc cần nhập - Nhóm hàng: Chọn nhóm hàng cho sản phẩm. Nếu nhóm hàng đó chưa có bạn có thể thêm nhanh vào hệ thống bằng cách click vào dấu + bên cạnh. - Giá bán - Chọn Cho phép bán hàng nếu bạn muốn mặt hàng này được hiển thị trên màn hình bán hàng - Giá vốn: Giá để tính lợi nhuận - Tồn kho: Số lượng hàng hóa hiện tại + Thông tin mở rộng: - Thêm hình ảnh, mô tả cho sản phẩm 11 + Thiết lập định mức tồn: Riêng với hàng nhập về, bạn có thể thiết lập định mức tồn. Căn cứ vào các định mức tồn Ít nhất và Nhiều nhất, hệ thống sẽ cảnh báo giúp bạn những hàng nào sắp hết hàng cần phải nhập hoặc những hàng nào tồn kho quá lâu cần phải xem xét thông qua các tiêu chí tìm kiếm Lọc tồn kho như: Dưới định mức tồn, Vượt định mức tồn, Còn hàng trong kho, Không lọc tồn kho. - Nhấn nút Lưu (hoặc Lưu và thêm mới) Thêm mới hàng dịch vụ - Đầu tiên bạn kiểm tra trong Thiết lập > Quản lý cấu hình tùy chọn Sản phẩm dịch vụ phải được chọn 12 - Bạn vào Hàng hóa, chọn Danh mục, di chuột vào nút Thêm mới sau đó nhấn vào Thêm dịch vụ - Hệ thống hiển thị ra màn hình Thêm mới hàng hóa như sau: 13 Mã hàng hóa: Hệ thống tự sinh, bạn cũng có thể thay đổi sao cho Mã hàng là duy nhất hoặc quét mã vạch để nhập mã hàng - - Tên hàng hóa: Thông tin bắt buộc cần nhập - Nhóm hàng: Chọn nhóm hàng cho sản phẩm. Nếu nhóm hàng đó chưa có bạn có thể thêm nhanh vào hệ thống bằng cách click vào dấu + bên cạnh. - Giá bán - Chọn Cho phép bán hàng nếu bạn muốn mặt hàng này được hiển thị trên màn hình bán hàng - Giá vốn: Giá để tính lợi nhuận - Thêm hình ảnh, mô tả cho sản phẩm trong phần Thông tin mở rộng. Chú ý: Với hàng dịch vụ, hệ thống sẽ không theo dõi tồn kho. - Nhấn nút Lưu (hoặc Lưu và thêm mới) Thêm mới hàng đóng gói/pha chế - Đầu tiên bạn kiểm tra trong Thiết lập tùy chọn > Quản lý cấu hình Sản phẩm đóng gói/pha chế phải được chọn 14 Bạn vào Hàng hóa, chọn Danh mục, di chuột vào nút Thêm mới sau đó nhấn vào Thêm đóng gói/ pha chế - Hệ thống hiển thị ra màn hình Thêm mới hàng hóa như sau: 15 Mã hàng hóa: Hệ thống tự sinh, bạn cũng có thể thay đổi sao cho Mã hàng là duy nhất hoặc quét mã vạch để nhập mã hàng - - Tên hàng hóa: Thông tin bắt buộc cần nhập - Nhóm hàng: Chọn nhóm hàng cho sản phẩm. Nếu nhóm hàng đó chưa có bạn có thể thêm nhanh vào hệ thống bằng cách click vào dấu + bên cạnh. - Giá bán - Chọn Cho phép bán hàng nếu bạn muốn mặt hàng này được hiển thị trên màn hình bán hàng - Chú ý: Với hàng pha chế/ lắp ráp không có thông tin cho tồn kho và giá vốn vì hệ thống sẽ tính toán tồn kho và giá vốn dựa trên các hàng hóa thành phần. - Thông tin hàng hóa thành phần: Vì hàng đóng gói/pha chế được cấu thành bởi nhiều hàng hóa riêng lẻ khác nhau. Do đó, khi tạo mới một hàng đóng gói/pha chế, bạn phải nhập đủ hàng hóa thành phần. 16 Bạn chọn Hàng hóa thành phần, nhập số lượng, nhấn nút Thêm. Khi đó hệ thống sẽ tự động hiển thị Giá vốn, Thành tiền dựa trên số lượng bạn nhập vào. Thông tin Tổng giá vốn thành phần cho bạn biết Giá vốn của hàng lắp ráp/đóng gói. - Thêm hình ảnh, mô tả cho sản phẩm trong phần Thông tin mở rộng. - Nhấn nút Lưu (hoặc Lưu và thêm mới) Đơn vị tính Đầu tiên bạn cần kiểm tra trong phần Thiết lập> Quản lý cấu hình, tùy chọn Sản phẩm nhiều đơn vị phải được chọn Hàng hóa có một đơn vị tính Với các loại hàng hóa chỉ có một đơn vị tính (ví dụ như: Bánh cosy có đơn vị là gói), đơn giản bạn chỉ cần thêm thông tin này bằng cách: 17 Trong màn hình thêm mới hàng hóa (hàng nhập về), nhấn chuột vào Thông tin mở rộng, chọn Đơn vị tính sau đó nhập thông tin cho Đơn vị cơ bản Hàng hóa nhiều đơn vị tính Bên cạnh đó, quản lý hàng hóa theo đơn vị tính luôn làm đau đầu nhà quản lý đồng thời cũng là bài toán khó với các hệ thống phần mềm quản lý bán hàng. Lấy ví dụ với mặt hàng sữa tươi, người bán muốn áp 3 loại giá khác nhau khi bán là: hộp sữa, dây sữa (4 hộp), thùng sữa (12 dây 48 hộp), đồng thời hệ thống phải luôn quản lý được tồn kho của mặt hàng sữa tươi tương ứng với từng đơn vị khác nhau (hiện tại cửa hàng còn bao nhiêu hộp sữa, nếu tính theo dây thì còn bao nhiêu? Nếu tính theo thùng thì còn bao nhiêu?). Bài toán khó trở nên đơn giản khi sử dụng Kiot Viet. Cách quản lý đơn vị: Trong màn hình Thêm mới hàng hóa (hàng nhập về), nhấn chuột vào Thông tin mở rộng, chọn Đơn vị tính sau đó nhập thông tin cho Đơn vị cơ bản Sau đó nhấn vào link Thêm các đơn vị 18 - Tên đơn vị Giá trị quy đổi (so với đơn vị tính cơ bản) Giá bán: Nhập giá bán tương ứng với đơn vị mới thêm vào Mã hàng: Hệ thống tự sinh, bạn cũng có thể thay đổi Cuối cùng nhấn nút Lưu để ghi lại các thông tin vừa nhập. Khi đó, hệ thống sẽ tự động sinh ra các sản phẩm, mỗi sản phẩm ứng với một đơn vị tính mà bạn vừa nhập. Khi bán hàng, nếu bạn muốn bán theo giá của đơn vị tính nào, bạn chỉ cần chọn tương ứng với mã hàng đó. Tuy các sản phẩm tự động sinh ra ứng với nhiều đơn vị tính khác nhau nhưng về bản chất chỉ là một sản phẩm. Trên các báo cáo liên quan tới bán hàng hoặc tồn kho, chỉ hiển thị một sản phẩm ứng với đơn vị tính cơ bản. Thuộc tính Ngoài những thông tin cơ bản mô tả về hàng hóa, có thể cửa hàng của bạn còn có nhu cầu quản lý/tìm kiếm hàng hóa theo những tiêu chí riêng. Ví dụ như cửa hàng quần áo muốn quản lý thêm các thông tin như Kích cỡ, màu sắc, hãng sản xuất của hàng hóa. Cửa hàng điện thoại muốn quản lý thêm thông tin số IMEI, hãng sản xuấtKiot Viet hỗ trợ bạn thêm không giới hạn các thông tin thuộc tính mô tả hàng hóa, từ đó bạn dễ dàng tìm kiếm, thống kê hàng hóa dựa trên các tiêu chí của riêng bạn. Để thêm thuộc tính cho hàng hóa, bạn làm như sau: - Đầu tiên, bạn phải kiểm tra trong phần Thiết lập>Quản lý cấu hình: 19 - Chọn vào ô Sản phẩm nhiều thuộc tính nếu chưa được chọn 20 Sau khi Thiết lập xong, bạn tiến hành các thao tác để thêm hàng hóa: - Vào menu Hàng hóa, chọn Danh mục, vào Thêm mới, nhấn chọn Thêm hàng hóa Trong màn hình Thêm mới hàng hóa, sau khi thêm các thông tin cơ bản của hàng hóa chọn Theo dõi thuộc tính (mầu sắc, kích thước) Chọn thuộc tính: Nếu thuộc tính bạn muốn mô tả hàng hóa chưa có trong hệ thống, bạn hãy chọn vào dòng Tạo thuộc tính mới. 21 - - Sau khi nhập thông tin cho thuộc tính, nhấn nút Lưu. Nếu thuộc tính đã được tạo, bạn chỉ cần chọn trong danh sách sẵn có. Nhập giá trị cho thuộc tính Nhấn vào đường link thêm thuộc tính, nếu bạn muốn mô tả thêm về hàng hóa theo tiêu chí khác Sau khi thêm thuộc tính cho hàng hóa, Tên hàng hóa sẽ được tự động gắn thuộc tính khi hiển thị. 22 Thêm nhiều hàng hóa từ file Excel Hệ thống hỗ trợ bạn thêm nhiều hàng hóa từ file Excel. Tính năng này đặc biệt phù hợp khi khởi tạo hàng hóa với các cửa hàng có nhiều mặt hàng. Việc nhập thông tin đồng bộ giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót cho toàn bộ quá trình nhập liệu của bạn - Nhập thông tin cho file dữ liệu theo mẫu hệ thống cung cấp Bạn vào menu Danh mục, chọn Hàng hóa, nhấn nút Import. - Hệ thống hiển thị ra cửa sổ sau: 23 - Bạn chọn một trong hai lựa chọn: + Cập nhật thông tin hàng hóa không bao gồm Tồn kho: Khi đó tất cả các thông tin liên quan tới hàng hóa trong file excel sẽ được cập nhật vào hệ thống trừ tồn kho không thay đổi. + Cập nhật tất cả Thông tin & Tồn kho hàng hóa: Tất cả các thông tin liên quan tới hàng hóa trong file excel sẽ được cập nhật vào hệ thống, tồn kho của hàng hóa cũng lấy theo số liệu có trong file excel. - Nhấn nút Chọn file dữ liệu, chọn đường dẫn tới file dữ liệu Nhấn nút Tải file để thực hiện import hàng hóa Lưu ý: Bạn tải file dữ liệu mẫu bằng cách nhấn vào đường link Tải về file mẫu. Nội dung file dữ liệu nhập theo chuẩn sau - - Mã hàng: Mã hàng nếu không nhập, hệ thống sẽ tự động sinh mã. Nếu mã hàng đã tồn tại, hệ thống sẽ cập nhật lại thông tin cho mã hàng đó. Tên hàng Nhóm hàng: Tên nhóm hàng của hàng hóa đó. Nếu nhóm hàng đó có nhiều cấp, bạn dùng dấu >> để ngăn cách. Ví dụ Đồ uống>>Sữa Loại hàng: Chọn một trong 3 nhóm hàng: Hàng nhập về, Hàng dịch vụ, Hàng đóng gói/pha chế Giá bán Giá vốn Tồn kho 24 - Tồn nhỏ nhất Tồn lớn nhất ĐVT: Đơn vị tính của hàng hóa (nếu có) Mã ĐVT cơ bản: Mã hàng hóa gắn với đơn vị tính cơ bản Quy đổi: Quy đổi giữa đơn vị tính của hàng hóa với đơn vị tính cơ bản Thuộc tính: Các thuộc tính ngăn cách với nhau bởi dấu |, giá trị và tên thuộc tính ngăn cách nhau bởi dấu : Mã HH liên quan: Trong trường hợp bạn muốn nhìn thấy các sản phẩm liên quan khi tìm kiếm, bạn chỉ cần điền mã hàng hóa liên quan. Mẹo nhỏ: Trong trường hợp hàng hóa của bạn có nhiều thông tin, bạn đang bối rối không biết cách nhập dữ liệu vào file import như thế nào, bạn nên tự tạo vài sản phẩm, sau đó chọn chức năng Xuất file để có thể làm tương tự. Xuất danh sách hàng hóa ra file Excel Hệ thống cho phép bạn xuất toàn bộ dữ liệu hàng hóa cùng các thông tin liên quan ra file excel. Bạn có thể chỉnh sửa trên file dữ liệu được xuất ra, sau đó import dữ liệu trở lại hệ thống để cập nhật đồng bộ các thông tin vừa chỉnh sửa Để xuất danh sách hàng hóa ra file Excel bạn làm như sau: - Vào Hàng hóa, chọn Danh mục, Nhấn nút Xuất file Hệ thống sẽ tự động xuất ra file bao gồm danh sách các hàng hóa giống như danh sách hiển thị trên màn hình. Cập nhật thông tin hàng hóa Để cập nhật thông tin hàng hóa bạn làm như sau: - Vào Hàng hóa, chọn Danh mục Tìm mặt hàng bạn muốn thay đổi thông tin, sau đó nhấn vào nút Cập nhật 25 |
