Chia sẻ thông tin và nguồn lực trong làm việc nhóm

Sự hợp tác giữa mọi người trong quá trình hoàn thành nhiệm vụ là điều giúp công việc được hoàn thành một cách hiệu quả. Khi nào hợp tác nhóm trở thành nền tảng của bất kỳ dự án nào, thực sự đáng kinh ngạc khi xem kết quả được tác động như thế nào. Bất kỳ nơi làm việc hoặc không gian làm việc trực tuyến nào khuyến khích tinh thần hợp tác (cho dù đồng đội ở xa hay ở cùng một địa điểm) sẽ tạo ra một môi trường tạo điều kiện thuận lợi cho thành công.

Làm việc cùng nhau để áp dụng các kỹ năng cộng tác và tập trung vào đào tạo làm việc nhóm cho phép tất cả các thành viên của bộ phận, nhóm hoặc phi hành đoàn làm việc cùng nhau một cách mạnh mẽ. Bằng cách loại bỏ các silo, đầu ra của công việc trở nên nhiều mặt. Phân phối khối lượng công việc giữa các nguồn lực hoặc thiết lập cách thức tiến trình của luồng công việc như một tập thể cho phép cải thiện tinh thần đồng đội để làm cho mọi thứ diễn ra suôn sẻ hơn.

Đây là lý do tại sao làm việc theo nhóm và cộng tác tạo ra tác động tích cực và chuyên nghiệp.

Hợp tác nhóm là tất cả về tinh thần đồng đội

Trọng tâm của sự hợp tác nhóm và hiệu quả của nhóm là giao tiếp thành công. Để hoàn thành bất cứ điều gì, việc gửi và nhận tin nhắn phải được thực hiện và thực hiện một cách chu đáo.

Khi chúng tôi dành hàng giờ mỗi ngày để làm việc trong một dự án với các đồng đội động não, phân tích chi tiết và biến những ý tưởng trừu tượng thành hiện thực, cách duy nhất để làm điều đó là thiết lập các quy trình làm việc nhóm để đảm bảo mọi người đều được nhìn thấy, nghe thấy và hiểu được. Nếu không, bạn sẽ đi bằng cách nào khác từ điểm a đến điểm b?

Dưới đây là một số chỉ số hiệu suất chính của một nhóm được xây dựng để thành công:

Cách mọi người cư xử và tương tác với người khác

Những kỹ năng này được thực hiện bởi mỗi cá nhân trong nhóm. Kỹ năng giao tiếp giữa các cá nhân được coi là “đóng góp” cho tập thể. Ngay cả khi một đồng đội tỏ ra nhút nhát hoặc tỏ ra kín đáo, họ vẫn có thể tạo thêm động lực cho nhóm theo những cách khác. Có lẽ người này không giỏi, nhưng kết quả là, tập trung vào tia laser và có thể tạo ra các tác phẩm kỹ thuật có độ chi tiết cao. Mặt khác, một người hướng ngoại và quyến rũ hơn có thể phù hợp hơn để tổ chức các sự kiện nhóm hoặc làm giám đốc.

Ngược lại, thiếu kỹ năng giao tiếp giữa các cá nhân với nhau cũng đóng một vai trò rất lớn trong sự năng động của nhóm. Khi một đồng nghiệp bị coi thường hoặc độc đoán, năng lượng này sẽ ảnh hưởng đến những người khác trong nhóm. Có thể một thành viên trong nhóm sẽ cảm thấy ít có khả năng chia sẻ hoặc cởi mở hơn khi họ cảm thấy bị đánh giá hoặc trịch thượng. Điều này có thể tạo ra xích mích và không được coi là một hình thức “cộng tác lành mạnh”.

Cách mọi người giao tiếp với nhau

Môi trường hợp tác phát triển mạnh khi cách tiếp cận giao tiếp rộng mở, nghĩa là mọi nhân viên đều có cơ hội phát biểu. Không ai nên cảm thấy khó xử hoặc không thoải mái khi tìm kiếm lời khuyên, yêu cầu giúp đỡ hoặc chia sẻ một quan điểm có học thức. Khi cần một giải pháp, các câu hỏi nên được đặt ra và trả lời theo khả năng tốt nhất của nhóm hoặc người lãnh đạo hợp tác. Cùng nhau, một giải pháp có thể đạt được.

Sự cộng tác gia tăng bắt đầu hình thành khi người quản lý tìm cách cải thiện tinh thần đồng đội bắt đầu với chính họ. Họ có thể tạo ra một “tổ chức” an toàn và bảo mật để thúc đẩy công việc hợp tác khi họ đưa ra ý kiến ​​để mọi người làm theo. Ví dụ, một người quản lý, cấp trên hoặc lãnh đạo có thể mở đầu cuộc trò chuyện khi họ chia sẻ về hành trình của riêng họ hoặc cuộc đấu tranh riêng tư. Bằng cách yêu cầu nhóm tư vấn và chỉ ra sự dễ bị tổn thương của họ, mọi người được mời đi sâu hơn một chút và chia sẻ quan điểm của họ.

Nó có thể can đảm như chia sẻ một sai lầm nghiêm trọng đã gây ra trong công việc biến thành một khoảnh khắc có thể dạy được hoặc đơn giản như chia sẻ một bức ảnh được chụp vào cuối tuần.

Hơn nữa, giao tiếp cởi mở càng được nâng cao khi ưu tiên văn hóa doanh nghiệp. Nuôi dưỡng tình bạn thân thiết thông qua các hangout ảo, bữa trưa nhóm, giờ ăn mừng vui vẻ, phòng nghỉ giải lao với các trò chơi, v.v.

Cách phản hồi được đưa ra và nhận được

Không có phản hồi, không có sự phát triển. Có thể cho rằng một trong những khía cạnh quan trọng nhất của sự hợp tác, phản hồi chu đáo là dấu hiệu cho thấy các đồng đội thoải mái và quan tâm đến nhau như thế nào.

Có những lúc tất cả chúng ta cần một người cổ vũ. "Ý tưởng tuyệt vời! Hãy khám phá nó thêm nữa! ” Lần khác, chúng ta cần phải phê phán hơn một chút. "Khởi đầu tuyệt vời, nhưng bạn đã xem xét nó sẽ diễn ra như thế nào nếu X ảnh hưởng đến Y và Y phụ thuộc vào Z chưa?"

Khi cả người gửi và người nhận phản hồi hiểu được vai trò của những lời chỉ trích mang tính xây dựng thay vì rơi lệ, thì sự hợp tác thành công sắp xảy ra. Việc nhìn nhận giá trị của quan điểm và sự hỗ trợ của đồng đội thay vì coi mọi thứ theo cá nhân sẽ có tác dụng tạo ra một vòng phản hồi mạnh mẽ và không thể lay chuyển.

Khả năng lãnh đạo được bộc lộ như thế nào

Khả năng lãnh đạo mạnh mẽ cung cấp một bình chứa để nhóm hoạt động với tốc độ tối đa. Việc quản lý phù hợp tạo cho các cá nhân ranh giới để làm việc bên trong và tạo ra một cấu trúc thúc đẩy sự hợp tác và quyền sở hữu. Mọi người muốn tạo ra công việc tốt và tự hào về nó. Với sự hướng dẫn, quản lý vi mô tối thiểu và sự tin tưởng, một trưởng nhóm sẽ biết ai có thể làm gì, điểm mạnh và điểm yếu của mỗi cá nhân là gì và có thể ủy quyền cho nhóm của họ để giúp họ trau dồi kỹ năng của mình để thực hiện một dự án.

Có bao nhiêu cá nhân nắm quyền sở hữu

Khi có sự cố xảy ra (và một ngày nào đó, nó sẽ xảy ra), để duy trì cảm giác cộng tác liên tục, điều quan trọng là phải thấm nhuần trách nhiệm giải trình cá nhân. Chắc chắn rằng có vẻ như toàn đội sẽ phải gánh chịu hậu quả, tuy nhiên, khi các cá nhân bước vào giải quyết vấn đề một cách cá nhân, điều đó giúp những người khác không cảm thấy có trách nhiệm. Những người chơi trong đội chân chính nhận ít tín dụng hơn một chút và ít quyền sở hữu hơn. Trách nhiệm giải trình là chất keo giữ cho mọi thứ hoạt động, thêm vào đó, nó cho phép mọi người tự hào về công việc của họ bằng cách thúc đẩy mọi người làm hết sức mình.

Tránh sai sót bằng cách dựa vào nhóm của bạn để cộng tác và cung cấp hỗ trợ:

  • Trao đổi ý tưởng với nhau trong giai đoạn đầu của một dự án
  • Thảo luận và mở rộng các khái niệm giữa nhau để xem chúng có phù hợp hay không (kiểm tra cảm giác)
  • Chạy các bản nháp cuối cùng qua một tập hợp các mắt khác trước khi gửi đi
  • Kiểm tra và so sánh dữ kiện, tóm tắt, trích dẫn, email và bất kỳ thứ gì khác có chi tiết nhỏ
  • Giữ dấu vết trên giấy hoặc ghi lại các cuộc họp để bạn có thể xác định nơi mọi thứ đã xuống dốc hoặc được cải thiện

Trụ cột của Làm việc theo nhóm và Hợp tác Tuyệt vời là gì?

Tiềm năng làm việc theo nhóm hiệu quả sẽ tăng lên theo cấp số nhân khi mọi người tập hợp thời gian, kỹ năng, nguồn lực và chuyên môn của họ - kết quả đạt được tối đa khi mọi người làm việc với số lượng lớn.

Nhưng khi sự năng động đầy mất lòng tin, không khoan dung, giao tiếp kém và không có mục tiêu cuối cùng trong tầm nhìn, thì chính những điều kiện này tạo nên một môi trường làm việc kém lý tưởng:

  1. Không có mục tiêu hoặc không tuân thủ cam kết
    Nếu không có skin trong trò chơi, thì sẽ không có ai nhìn thấy nhiệm vụ xuyên suốt đến cuối cùng. Sự thờ ơ sẽ không làm được gì và là kẻ thù của sự hợp tác tốt.
  2. Cảm thấy không giống như một phần của đội
    Khi nhóm trở nên quá cá nhân hóa và không thể hoạt động cùng nhau, sự tập trung sẽ giảm đi và không có cảm xúc gắn bó với sự thành công của mục tiêu. Quyền sở hữu bằng không có nghĩa là ít tự hào hơn về kết quả.
  3. Không có sự tin tưởng hoặc không gian an toàn
    Hành động vì lợi ích của bản thân thay vì lợi ích của nhóm thường là dấu hiệu của việc bạn không cảm thấy mình có thể tin cậy được ai. Tình bạn có vai trò to lớn trong việc thắt chặt tình đồng đội và có tác dụng tạo dựng lòng tin.
  4. Không có vai trò xác định
    Giẫm chân lên và băng qua lãnh thổ của đồng đội xảy ra thường xuyên hơn khi vai trò không được xác định. Tranh giành quyền lực trở thành chuẩn mực khi các nhiệm vụ và công việc không được ủy quyền hợp lý và mọi người không biết họ đang làm gì.
  5. Không gắn kết
    Tổ chức và hệ thống cấp bậc đóng một vai trò lớn trong cách thức công việc được phổ biến. Cảm thấy có ý thức cộng đồng và biết ngay người chịu trách nhiệm về những gì hoạt động để tạo ra sức mạnh tổng hợp và dòng chảy.
  6. Thiếu nguồn lực
    Khi tài nguyên không dồi dào, nó sẽ ảnh hưởng đến tất cả mọi người. Mức độ căng thẳng tăng cao khi nhân viên không có công cụ cần thiết để thực hiện công việc của mình - ví dụ:
  7. Hỗ trợ quản lý ít
    Khi ban quản lý không có mặt để cung cấp hỗ trợ, phản hồi hoặc hỗ trợ cho nhóm của họ, động lực có thể suy giảm. Thêm vào đó, mọi người sẽ cảm thấy như công việc của họ không có giá trị gì, vậy điểm quan trọng là gì?
  8. Các thành viên trong nhóm không được sử dụng
    Không có phương hướng có nghĩa là không có con đường dẫn đến không tập trung và nhiều cảm giác nhàm chán. Cấu trúc và giao tiếp là chìa khóa để vẽ nên một bức tranh về hình thức của một dự án.
  9. Kỳ vọng được quản lý sai
    Khi các kỳ vọng rõ ràng (vai trò, thời hạn, sản lượng, động lượng, v.v.), thật dễ dàng để điều chỉnh những gì được mong đợi. Nếu chúng không rõ ràng, bạn sẽ thấy thất vọng và những vấn đề như “thiếu hiểu biết” sẽ đến gần.

Điều gì tạo nên một đội tuyệt vời?

Nó đơn giản - giao tiếp tốt! Đây là cách thực sự đẩy nó và đưa nó về nhà:

  1. Sử dụng Tai và Miệng của bạn
    Thay vì một người đảm nhận dòng cuộc trò chuyện, mọi người được cấp cho câu tục ngữ là “tù và”. Hãy để mỗi cá nhân nói để được lắng nghe, trong khi những người khác trả lời để hiểu thay vì chỉ trả lời. Điều này áp dụng cho các cuộc họp trực tuyến sử dụng hội nghị truyền hình và các cuộc họp trong cuộc sống thực. Khi chúng ta sử dụng đồng thời cả tai và miệng, thay vì chỉ dùng cái này hay cái khác, kết hợp với sự kiên nhẫn và mong muốn học hỏi và hiểu biết, chúng ta sẽ tạo ra một môi trường năng động thúc đẩy giao tiếp phù hợp. Hãy thử thiết lập một vài phút để mỗi người nói để không mất quá nhiều thời gian mà còn cho phép mỗi người nói nhiều lần.
  2. Nhận Facetime
    Nhìn thấy khuôn mặt của các đồng nghiệp trong văn phòng hoặc trong khi tham gia vào một cuộc họp trực tuyến với các thành viên trong nhóm trên khắp thế giới làm cho sự cộng tác trở nên thực tế hơn. Khi bạn kết nối với khuôn mặt và giao tiếp bằng mắt, bạn có cảm giác như đang làm việc với một người thay vì ý tưởng về một người. Một công cụ cộng tác như hội nghị truyền hình sử dụng âm thanh và video đưa bạn đến trước nhóm của mình bằng kỹ thuật số, bất kể vị trí địa lý.
  3. Duy trì Đối thoại Trực tiếp
    Các cuộc trò chuyện bên lề được tổ chức trực tiếp với đồng nghiệp diễn ra ngắn gọn hoặc thảo luận bên ngoài nhóm đôi khi có thể bị coi là lãng phí thời gian. Trong thực tế, họ không. Những cuộc thảo luận kiểu này có thể dẫn đến một số tư duy đột xuất có thể được áp dụng cho dự án hoặc dẫn đến một ý tưởng hoặc dự án mới ngay bây giờ. Trò chuyện với những người bên ngoài bộ phận của bạn chiếu một ánh sáng hoàn toàn khác và mang đến một góc nhìn mới. Thật có lợi khi cộng tác với những người và ý tưởng bên ngoài vòng kết nối trực tiếp của bạn.
  4. Khuyến khích nguồn cảm hứng từ bên ngoài
    Đưa thông tin có liên quan từ bên ngoài vào động lực của nhóm sẽ thêm hình dạng và chiều hướng cho nhiệm vụ đang thực hiện. Tương tác được thực hiện với những người, ngành và công ty khác nhau có thể dẫn đến những kết quả thú vị bằng cách đa dạng hóa. Rốt cuộc, sự hợp tác và sáng tạo thực sự trở nên sống động khi chúng ta kết nối các dấu chấm giữa các yếu tố và yếu tố khác nhau.
  5. Làm cho Giao tiếp # 1
    Khai thác giá trị của ai đó trong nhóm cộng tác có nghĩa là tạo ra một cấu trúc cung cấp cho họ công cụ để có thể truyền đạt ý tưởng, quan điểm và làm việc hiệu quả. Để tận dụng tối đa tất cả mọi người, hãy thúc đẩy giao tiếp ưu việt giúp công việc của họ trở nên sống động.

Chọn tham gia hội nghị truyền hình thay vì cuộc gọi; trình bày các bản trình bày “hiển thị thay vì nói” bằng cách sử dụng chia sẻ màn hình; và khuyến khích mọi người trong cuộc họp nói điều gì đó đều là những cách nhỏ để thắt chặt cách tiếp cận và định hướng giao tiếp.

Tại sao sự hợp tác lại quan trọng

Sự hợp tác rất quan trọng vì nó là sự hòa quyện của những kinh nghiệm tập thể của mọi người. Và khi được thể hiện bằng cách sử dụng công nghệ hỗ trợ giao tiếp, kết quả thường rất đáng mừng.

Phần mềm giao tiếp hai chiều như gọi điện hội nghị và hội nghị truyền hình mở ra con đường mới cho các suy nghĩ, tương tác và ý tưởng tác động lẫn nhau để tạo ra các kết nối và công việc có ý nghĩa.

Hợp tác mang lại cách giải quyết vấn đề, cung cấp một vùng chứa cho sự đổi mới để ươm mầm, cho thấy cái nhìn tổng thể hơn về bức tranh lớn hơn, tăng cường chia sẻ kỹ năng và sắp xếp các nhóm từ xa.

Cam kết thành công

Vào cuối ngày, một chỉ số quan trọng của sự hợp tác vững chắc là mục tiêu cuối cùng được mọi người chia sẻ là cam kết của họ để hoàn thành bất kỳ dự án hoặc nhiệm vụ nào. Chất lượng công việc, niềm đam mê đằng sau dự án, quá trình biến một ý tưởng trừu tượng trở thành cụ thể - đây phải là những yếu tố thúc đẩy dẫn đến thành công.

Khi tất cả mọi người trong nhóm cộng tác đều hướng về cùng một hướng, kết quả cuối cùng sẽ trở nên rõ ràng - đặc biệt là khi nhóm đã thấy dự án phát triển từ đầu đến cuối.

Hãy để FreeConference là công cụ cộng tác hội nghị truyền hình đa diện để nhóm của bạn kết nối và hợp lực. Vượt ra ngoài hội nghị truyền hình và cuộc gọi hội nghị, các nhóm có được trải nghiệm cộng tác tuyệt vời bằng cách sử dụng chia sẻ màn hìnhhoặcbảng trắng nline, chia sẻ tài liệuvà hơn thế nữa khi tham gia vào các hội nghị trong thời gian thực. Tận hưởng tinh thần đồng đội cao độ để biến giấc mơ thành công!