Cơ sở vật chất trong môi trường làm việc được hiểu đơn giản các trang thiết bị, phương tiện và công cụ do doanh nghiệp cung cấp nhằm hỗ trợ cho người lao động thực hiện công việc được nhanh chóng, cải thiện năng suất hoàn thành nhiệm vụ được giao.
Cơ sở vật chất gồm những gì?
Sau khi tìm hiểu về khái niệm cơ sở vật chất là gì? Hãy cùng nhau khám phá đến các cơ sở vật chất mà doanh nghiệp cần trang bị cho văn phòng như:
- Thang máy, hệ thống giám sát
- Hệ thống thiết bị PCCC
- Hệ thống đèn điện, chiếu sáng
- Hệ thống cấp thoát nước
- Hệ thống Internet, truyền hình
- Hệ thống âm thanh, liên lạc
- Thiết bị hỗ trợ việc làm: Máy in, máy chiếu, máy fax,..
- Hệ thống điều hòa không khí
- …
Vai trò của cơ sở vật chất trong việc quản lý và giữ chân nhân sự như thế nào?
Khi tìm việc, đa số tâm lý người lao động luôn chú trọng xem xét các yếu tố môi trường làm việc qua các câu hỏi như: “Có phù hợp với mong muốn của bản thân không?”; “Mình có hòa nhập được vào môi trường công sở này không?”, “Công ty có trang bị cơ sở vật chất làm việc cho nhân viên tốt không?”,…
Có thể thấy, điều kiện về cơ sở vật chất tại nơi làm việc cần được các doanh nghiệp quan tâm đặc biệt. Bởi lẽ, khi trang bị đầy đủ các điều kiện làm việc phù hợp sẽ giúp nhân viên tập trung và thoải mái làm việc trong một môi trường chuyên nghiệp, hiện đại. Điều này thể hiện sự trân trọng và khuyến khích mà doanh nghiệp dành cho nhân viên của mình. Đây chính là chìa khóa giữ vai trò quan trọng cho sự thành công trong việc quản lý và giữ chân nhân sự mà doanh nghiệp nào cũng cần biết.
Hãy cùng điểm qua những điều mà lãnh đạo cần lưu ý trong kế hoạch quản lý cơ sở vật chất của mình.
Những điều nhà lãnh đạo nên làm
Đầu tiên, các doanh nghiệp cần đáp ứng đầy đủ hệ thống cần thiết như: điện, nước, wifi cùng các thiết bị chống cháy để tạo điều kiện làm việc tốt nhất và hạn chế các tình huống bất ngờ xảy ra.
Bên cạnh đó, hãy xây dựng khu vực căn tin hoặc nhà ăn rộng rãi và thoáng đãng cho nhân viên trong văn phòng. Đây là một trong những khu vực cơ sở vật chất cần thiết giúp mọi người có được một không gian trò chuyện, thư giãn sau những giờ làm việc mệt mỏi. Sẽ thật áp lực và cảm giác bí bách nếu bạn làm việc mà xung quanh nhìn đâu cũng là các xấp giấy tờ dày cộm, bừa bộn trên bàn làm việc đúng không? Vì thế, quy tắc 5S sẽ giúp giữ cho môi trường làm việc luôn trong trạng thái ngăn nắp, thông thoáng tạo cảm giác tận hưởng công việc hơn.
Hãy treo thật nhiều tranh ảnh hoặc các loại cây xanh mà bạn ưa thích tại góc làm việc. Điều này giúp môi trường làm việc trở nên sống động, tiếp thêm động lực cho bạn hoàn thành nhiệm vụ được giao.
Ngoài ra, việc dán các câu slogan trên tường để biến các bức tường khô khan trở nên sống động cổ vũ tinh thần làm việc của nhân viên cũng là một ý tưởng đáng để các nhà lãnh đạo tham khảo.
Một số điều nhà lãnh đạo cần tránh
Không nên quá tiết kiệm chi phí cho nhân viên dọn vệ sinh văn phòng. Bởi lẽ nếu không có nhân viên dọn dẹp sẽ xuất hiện các tình trạng mất vệ sinh, bừa bộn, thiếu ngăn nắp xuất hiện tại công ty. Từ đó, môi trường làm việc ngày càng xuống cấp khiến nhân viên chỉ muốn bỏ đi càng sớm càng tốt.
Bên cạnh đó, người lãnh đạo cần xây dựng kế hoạch quản lý cơ sở vật chất để hạn chế gặp phải các vấn đề khó khăn về lâu dài như tình trạng hư hao thiết bị, mất trộm,…
Bạn đang muốn tìm hiểu quản lý cơ sở vật chất văn phòng là gì? Cách quản lý cơ sở vật chất hiệu quả? Bài viết của VISAHO sẽ giúp bạn giải đáp.
-
Quản lý cơ sở vật chất văn phòng là một trong những công việc quan trọng thực hiện công tác vận hành tòa nhà. Tuy nhiên, không phải ban quản lý tòa nhà nào cũng hiểu rõ vai trò hay cách thức thực hiện hiệu quả công việc này. Bài viết hôm nay, Công ty quản lý tòa nhà Nhật Bản VISAHO sẽ cùng bạn làm rõ các vấn đề trên. Hãy tham khảo ngay nhé!
1. Quản lý cơ sở vật chất văn phòng là gì?
Hệ thống phương tiện vật chất kỹ thuật bao gồm các đồ vật, của cải vật chất, cảnh quan xung quanh tòa nhà văn phòng… đều được gọi chung là cơ sở vật chất văn phòng. Cơ sở vật chất tòa nhà văn phòng sẽ bao gồm:
- Thang máy, hệ thống giám sát
- Hệ thống thiết bị PCCC
- Hệ thống đèn điện, chiếu sáng
- Hệ thống cấp thoát nước
- Hệ thống internet, truyền hình
- Hệ thống âm thanh, liên lạc
- Máy in, máy chiếu, máy fax
- Hệ thống điều hòa không khí
Quản lý cơ sở vật chất văn phòng là gì?
Quản lý cơ sở vật chất văn phòng là công việc mà ban quản lý vận hành bất động sản cần thực hiện nhằm xây dựng, phát triển và sử dụng công năng của toà nhà một cách tối đa. Qua công tác quản lý toà nhà văn phòng này, khách thuê sẽ được đáp ứng triệt để nhu cầu sử dụng cơ sở vật chất, đồng thời cũng có được những trải nghiệm dịch vụ tiện nghi và chất lượng.
\>>>> Đừng Bỏ Qua: Mẫu quy chế quản lý tòa nhà văn phòng tiêu chuẩn
2. Tại sao cần quản lý cơ sở vật chất của tòa nhà văn phòng?
Việc triển khai công tác quản lý cơ sở vật chất văn phòng sẽ giúp chất lượng của tòa nhà được nâng cao và tăng cường hiệu quả hoạt động của khách thu. Bên cạnh đó, công tác này còn giúp phân bổ cơ sở vật chất một cách đồng đều, tránh thừa thiếu hay gây lãng phí tài nguyên và chi phí quản lý tòa nhà văn phòng.
Đồng thời, việc triển khai các hoạt động xây dựng ý thức sử dụng cho khách hàng giúp công năng của các cơ sở vật chất trong văn phòng được nâng cao. Các hoạt động bảo hành – bảo trì tòa nhà cũng đóng một vai trò quan trọng. Các hoạt động này sẽ hạn chế các gián đoạn, hỏng hóc của cơ sở vật chất trong quá trình sử dụng. Từ đó, tuổi thọ cho các trang thiết bị được kéo dài, giúp chủ đầu tư có thể tối ưu được chi phí vận hành.
Tại sao cần quản lý cơ sở vật chất của tòa nhà văn phòng?
Một tòa văn phòng có hệ thống trang thiết bị hiện đại cùng công tác quản lý bài bản, chuyên nghiệp sẽ giúp chủ đầu tư có được thiện cảm và niềm tin của khách hàng. Không chỉ vậy, khi vị thế của tòa nhà cũng như uy tín của chủ đầu tư được nâng cao hơn thì cũng sẽ mang đến những giá trị bền vững cùng những lợi ích kinh tế.
3. Công tác quản lý cơ sở vật chất tòa nhà văn phòng gồm công việc gì?
Ban vận hành tòa nhà sẽ tiến hành lên kế hoạch và tổ chức lịch trình làm việc cụ thể cho đội ngũ nhân sự quản lý cơ sở vật chất. Để thực hiện tốt phần quản lý chung thì buộc đội ngũ nhân sự phải hoàn thành các công việc cụ thể sau:
- Tiến hành lên kế hoạch điều phối nhân sự đồng thời giám sát và kiểm soát chất lượng của các cơ sở vật chất.
- Lên kế hoạch kiểm tra và rà soát hệ thống trang thiết bị, cơ sở vật chất theo định kỳ ngày / tuần / tháng / quý / năm. Việc này nhằm mục đích đảm bảo các trang thiết bị luôn trong trạng thái hoạt động tốt, đáp ứng được tốt các nhu cầu sử dụng của khách hàng.
Ban vận hành tòa nhà cần phân công nhiệm vụ cụ thể cho đội ngũ nhân sự để quản lý cơ sở vật chất hiệu quả hơn
Còn đối với các công tác tổ chức quản lý, những công việc ban vận hành tòa nhà cần phải thực hiện sau khi đã lên kế hoạch bao gồm:
- Cập nhật, tổng hợp tình hình, hiện trạng của hệ thống cơ sở vật chất, sau đó báo cáo tổng thể thực trạng cho chủ đầu tư.
- Thống kê, theo dõi và cập nhật danh sách trang thiết bị được sử dụng trong tòa nhà văn phòng.
- Tiếp nhận thông tin phản ánh tình trạng hư hỏng của các cơ sở vật chất từ phía khách hàng. Sau đó, ban quản lý phải kịp thời xử lý để giảm thiểu tối đa những ảnh hưởng tới hoạt động của khách.
- Khi xảy ra các sự cố, ban quản lý phải tiến hành xác minh mức độ hư hỏng để từ đó có thể đưa ra những đề xuất sửa chữa, thay thế và làm việc với nhà cung cấp để chốt loại hàng và giá cả…
- Chịu trách nhiệm chính trong công tác mua sắm trang bị các loại máy móc trang thiết bị, dụng cụ, văn phòng phẩm,… Đồng thời, ban quản lý cũng phải đảm bảo cho công tác ký kết hợp đồng và thanh toán diễn ra thuận lợi.
- Tổ chức hướng dẫn khách hàng sử dụng các loại cơ sở vật chất văn phòng hiệu quả và tiết kiệm.
- Xây dựng tính trách nhiệm và ý thức giữ gìn khi sử dụng cơ sở vật chất của khách thuê tòa nhà văn phòng. Thông qua đó các cơ sở vật chất này mới có thể kéo dài tuổi thọ. Đồng thời, chủ đầu tư cũng có thể tối ưu chi phí.
\>>>> Xem Chi Tiết: Cách chăm sóc cây cảnh văn phòng đúng, tạo không gian xanh
4. Cách quản lý cơ sở vật chất văn phòng hiệu quả
Để quản lý cơ sở vật chất tòa nhà văn phòng hiệu quả, chủ đầu tư cần phải chuẩn bị một quy trình làm việc bài bản. Quy trình này cần nêu rõ chi tiết hóa các công việc để ban quản lý có thể kiểm soát, vận hành và duy trì hệ thống cơ sở vật chất văn phòng…
Chủ đầu tư cần xây dựng một quy trình quản lý cơ sở vật chất bài bản, hiệu quả
Bên cạnh đó, hiện nay việc ứng dụng công nghệ hiện đại vào công tác quản lý cơ sở vật chất văn phòng trở nên khá phổ biến. Với những ứng dụng lập trình thông minh, tính tiện dụng và chính xác cao, chủ đầu tư sẽ tối ưu được chi phí và thời gian quản lý thông qua các phần mềm này.
Các chủ đầu tư thông minh thường sẽ lựa chọn cho mình công ty quản lý tòa nhà văn phòng cao cấp có chuyên môn cao cùng kinh nghiệm thực chiến. Những đơn vị này sẽ giúp chủ đầu tư thực hiện toàn bộ các công tác quản lý tòa nhà cũng như các cơ sở vật chất một cách hiệu quả.
VISAHO - Đơn vị quản lý toà nhà đáng tin cậy
VISAHO là một đơn vị quản lý luôn chia sẻ những gánh nặng trong công tác quản lý với khách hàng. Với sự hậu thuẫn từ công ty mẹ là Sankei Building Nhật Bản - Tập đoàn Bất động sản lớn tại Nhật, VISAHO có rất nhiều kinh nghiệm thực tiễn để có thể hỗ trợ khách hàng quản lý tòa nhà văn phòng hiệu quả.
Bên cạnh đó, chúng tôi còn có đội ngũ chuyên gia Nhật Bản, Ấn Độ tại văn phòng để hỗ trợ hoạt động quản lý vận hành tại các dự án. Với những thế mạnh sẵn có như đã kể phía trên, VISAHO luôn tự tin có thể đồng hành cùng khách hàng trong công tác quản lý vận hành tòa nhà văn phòng.
Trên đây là toàn bộ thông tin về công tác quản lý cơ sở vật chất văn phòng mà VISAHO muốn chia sẻ đến bạn. Hy vọng bài viết sẽ giúp bạn trong quá trình vận hành tòa nhà. Hãy liên hệ với chúng tôi nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào qua cách thức bên dưới nhé!
Cơ sở vật chất bao gồm những gì?
1. Cơ sở vật chất là gì? Cơ sở vật chất trường học bao gồm cả các đồ vật, những của cải vậtchất, môi trường tự nhiên xung quanh nhà trường. Cơ sở vật chất kỹ thuật của nhà trường gồm nhà cửa [phòng học,phòng thí nghiệm, các phòng chức năng…], sân chơi, các máy móc và thiết bị dạy học, giáo dục.
Cơ sở vật chất hiện đại là gì?
Cơ sở vật chất hiện đại là các cơ sở vật chất được trang bị các công nghệ, thiết bị và tiện ích tiên tiến để đáp ứng các yêu cầu hiện đại và nâng cao hiệu suất hoạt động.
Quản lý cơ sở vật chất gồm những gì?
Quản lý cơ sở vật chất văn phòng bao gồm các công tác:.
Công tác Lên kế hoạch: Lên kế hoạch, triển khai, điều phối nhân sự giám sát chất lượng cơ sở vật chất. ... .
Công tác tổ chức: Cập nhật, tổng hợp tình hình, hiện trạng của hệ thống cơ sở vật chất và báo cáo tổng thể tới chủ đầu tư..
Cơ sở vật chất trọng trường là gì?
Cơ sở vật chất được hiểu là tất cả các phương tiện được sử dụng cho mục đích giảng dạy, học tập và các hoạt động khác liên quan đến bồi dưỡng, đào tạo tại trường nhằm giúp giáo viên nâng cao chất lượng giảng dạy và sinnh nâng cao khả năng tiếp thu, lĩnh hội, trải nghiệm kiến thức, đồng thời rèn luyện và hoàn thiện các ...