Dạng pdf là gì

PDF (viết tắt từ tên tiếng Anh Portable Document Format, Định dạng Tài liệu Di động) là một định dạng tập tin văn bản khá phổ biển của hãng Adobe Systems. Tương tự như định dạng Word (.doc), PDF hỗ trợ văn bản thô (text) cùng với phông chữ, hình ảnh đồ họa, âm thanh và nhiều hiệu ứng khác. Tuy nhiên, việc hiển thị văn bản PDF không phụ thuộc vào môi trường làm việc của người sử dụng (cấu hình máy, phần mềm và hệ điều hành). Không như văn bản Word, một văn bản PDF, trong hầu hết các trường hợp, sẽ được hiển thị giống nhau trên những môi trường làm việc khác nhau. Chính vì ưu điểm này, định dạng PDF đã trở nên phổ biển cho việc phát hành sách, báo hay các tài liệu khác qua mạng Internet.

Để biết lý do tại sao PDF là một cuộc cách mạng khi nó được ra mắt, chúng ta phải hiểu tiêu chuẩn là gì vào thời điểm đó. Vào đầu những năm 90, phần mềm chuyên nghiệp được sử dụng để thiêt kế đồ họa và tài liệu dẫn đến các tệp lớn không thể “chịu đựng” được, đặc biệt là khi chúng đã được nhúng các hình ảnh, phông chữ và phần tử đồ hoạ khác. Hãy nhớ rằng máy tính trong thời gian này chỉ có một phần nhỏ sức mạnh xử lý của máy tính bạn đang sử dụng ngày nay, nghĩa là mỗi bit hiệu suất đều quan trọng.

Để khắc phục vấn đề này, những nhà phát triển phần mềm bắt đầu sử dụng các liên kết đến tài nguyên khác trên máy tính. Giả sử như bạn đã sử dụng phông chữ đặc biệt trong tài liệu của mình. Thay vì lưu tất cả dữ liệu cho phông chữ này bên trong tài liệu của bạn, nó sẽ kéo các thông tin cần thiết từ thư mục cài đặt font chữ trên máy tính của bạn. Điều này làm giảm tải trên tệp tài liệu, làm cho nó nhẹ hơn.

Điều này hoạt động tốt miễn là bạn không di chuyển phông trên máy tính. Tuy nhiên, nếu bạn mang file đó đến một máy tính khác mà không cài đặt phông chữ đặc biệt của bạn, nó sẽ trông không giống như vậy nữa. Bạn có thể tưởng tượng nỗi đau của việc dành tất cả thời gian để tạo ra một tài liệu quan trọng và sau đó có nó trông khủng khiếp bởi vì bạn đã không giữ các liên kết đến các yếu tố đồ họa tồn tại.

File PDF đã thay đổi điều này. Adobe đã tìm được cách để tập hợp tất cả các phần của một file và làm cho nó nhỏ nhẹ hơn. Rõ ràng, đây là một cách hiệu quả hơn rất nhiều so với cách giải quyết mà các nhà phát triển sử dụng trước khi PDF có mặt trên thị trường. Đó chính là lý do vì sao PDF trở thành một tiêu chuẩn.

Tính di động của PDF rất quan trọng. Các tệp PDF trông giống nhau cho dù chúng được mở trên bất kỳ thiết bị nào. Cho dù bạn đang sử dụng Windows 10, Mac, Chrome OS, Android, Windows Phone, iPad hoặc Windows XP – đối với bất kỳ phần mềm và phần cứng nào, các tệp PDF luôn phù hợp. Thông tin trong PDF không phụ thuộc vào thiết bị của người tạo hoặc của người xem. Bao gồm các phông chữ, hình ảnh, biểu đồ, và dường như không có một vấn đề nào.

So sánh khi bạn gửi một tài liệu Microsoft Word cho ai đó. Điều gì sẽ xảy ra nếu người nhận không có Microsoft Word trên máy tính? Chắc chắn, họ có thể mở nó bằng Google Docs, nhưng tài liệu có thể trông rất khác vì Docs hiển thị các tệp theo một cách khác. Nếu bạn dành rất nhiều thời gian để tạo bảng, hình ảnh, và các yếu tố khác và tất cả có thể không được như ban đầu. Và nếu họ cố gắng mở tài liệu Word trên điện thoại thì sao?

Theo nguyên tắc chung, các tệp PDF có nghĩa là để xem. Những gì bạn thấy khi nhấn Save là những gì người nhận khác xem được. Và bạn thậm chí không cần phải cài đặt một trình đọc – hầu hết những trình duyệt hiện đại đều có tính năng mở các tệp PDF mà không gặp vấn đề gì. Trong khi bạn có thể chỉnh sửa các tệp PDF thì bạn chỉ được giới hạn ở một vài lựa chọn miễn phí trừ khi bạn phải trả phí cho phần mềm cao cấp như Adobe Acrobat, Foxit PhantomPDF hoặc Nitro Reader.

Bên cạnh khả năng di động được mô tả ở trên, các tệp PDF mang một số tính năng khác đã góp phần làm tăng tính phổ biến của chúng.

Các tệp PDF cho phép cài đặt bảo mật tinh chỉnh. Khi tạo một tệp PDF, bạn có thể tắt khả năng in, để lại nhận xét hoặc sao chép văn bản của người xem. Do đó, khi chính phủ và doanh nghiệp đặt các hình thức trực tuyến, họ có thể hạn chế rất nhiều để ngăn ngừa lạm dụng. Để bảo mật hơn, bạn cũng có thể bảo vệ bằng mật khẩu PDF.

Bạn có thể nhận thấy rằng tệp PDF cũng hoạt động với các trường điền. Người tạo PDF có thể đặt các khối được đánh dấu bất kỳ nơi nào trong tài liệu để hiển thị nơi họ muốn người nhận thêm thông tin. Ngay cả khi họ đã hạn chế chỉnh sửa, người xem vẫn có thể nhập tên, địa chỉ và thông tin thích hợp khác vào những trường này. Các tệp PDF hỗ trợ ký điện tử, vì vậy bạn có thể thêm sự chấp thuận của mình vào một tài liệu mà không cần phải in ra.

Các tính năng nhỏ như thêm ý kiến, đánh dấu, tem, siêu liên kết và các nội dung trực tiếp khác đã lưu giữ các tệp PDF luôn phù hợp cho đến thập kỷ hiện tại. Phần mềm nhận dạng quang học có thể chụp các tài liệu và dễ dàng biến chúng thành tệp PDF và một số nhà xuất bản độc lập thậm chí còn đưa ra sách dưới dạng tệp PDF. Tính dễ sử dụng, bộ tính năng phong phú và tính phổ biến đã giữ PDF luôn quan trọng trong cuộc sống máy tính hàng ngày.

PDF vừa có thể lưu hình ảnh, chữ viết, đường dẫn, vector, chỉ mục, dùng in ấn chất lượng cao và chỉnh sửa file thiết kế… đủ để thấy tính đa dụng của nó.

Như vậy, bạn đã được tìm hiểu về cách PDF bắt đầu, nó hoạt động như thế nào, và cái gì làm cho nó trở nên quan trọng và phổ biến đến vậy. Trong một thế giới với các hệ điều hành, kích cỡ màn hình, trình duyệt và thành phần phần cứng khác nhau, PDF vẫn đứng vững và không thay đổi. Chúng cho bạn biết chắc chắn rằng tài liệu bạn đã tạo sẽ không trải qua bất kỳ thay đổi kỳ lạ nào khi người nhận xem nó. Đó là những gì PDF cung cấp, và đó cũng là lý do khiến nó là tiêu chuẩn trong hơn hai thập kỷ.

Cảm nghĩ của bạn về bài viết

PDF là gì? Nguyên nhân khiến một định dạng tồn tại và phổ biến nhiều đến thế

Hiện nay cùng với định dạng file docx, file PDF là một định dạng được không chỉ người dùng phổ thông sử dụng nhiều mà còn những người làm các công việc chuyên môn cần lưu trữ văn bản nhiều cũng sử dụng PDF như một định dạng mặc định. Vậy PDF là gì và đâu là những nguyên nhân khiến định dạng này trở nên quan trọng và được sử dụng rộng rải đến thế, tất cả sẽ có trong bài chia sẻ sau đây của ThuthuatOffice nhé. Bắt đầu thôi.

PDF là gì

Nội dung đầu tiên sẽ là về PDF là gì. Hầu hết những người quen với việc sử dụng file Word và định dạng docx sẽ cùng có chung câu hỏi là PDF là gì, thì về cơ bản PDF là viết tắt của cụm từ Portable Document Format có nghĩa là định dạng tài liệu di động. Cụ thể hơn nữa thì giống với file docx, PDF cũng là một dạng định dạng file và nó thuộc hãng Adobe.

Nó có thể hỗ trợ đọc, chỉnh sửa văn bản như đa số các định dạng khác, kèm theo đó thì file PDF cũng có nhiều tính năng và công dụng mà người dùng chưa khám phá hết. Tuy nhiên để có được danh xưng là một định dạng file được sử dụng rộng rãi nhất hiện nay thì những công cụ ấy không phải dạng vừa đâu.

Đặc điểm của file PDF là gì?

Sau khi tìm hiểu xong về PDF là gì thì tiếp đến chúng ta sẽ cùng nhau đi tìm hiểu về những đặc điểm của định dạng PDF là gì.

• Những nội dung được trình bày trong file PDF khá đa dạng và cùng với Adobe Acrobat Reader, một phần mềm của chính Adobe tạo ra để quản lý, đọc và xử lý các tệp PDF, thì vấn đề bảo mật là cực kỳ tốt.
• Với việc không bị thay đổi định dạng, việc in ấn, xem văn bản với các file đuôi PDF là quá dễ dàng.
• Định dạng file đuôi PDF hỗ trợ trên khá nhiều thiết bị di động nên việc sử dụng chúng mọi lúc mọi nơi là hoàn toàn thoải mái.
• Thêm 1 điều nữa là tài liệu PDF thường có kích thước khá nhỏ do đó rất dễ di chuyển và chia sẻ trên mạng Internet.
• Ngoài ra về việc tùy chỉnh nâng cao của các file PDF thì người dùng có thể thoải mái tùy chỉnh. Nếu bạn chưa an tâm về độ bảo mật mà máy tính mang lại, bạn hoàn toàn có thể sử dụng tính năng chữ ký điện tử trong Adobe Acrobat Reader để nâng cao mức độ bảo mật cho file PDF.

Tại sao PDF lại quan trọng?

Vậy tại sao PDF lại quan trọng và còn được xem là quan trọng nhất trong tất cả những định dạng file văn bản có mặt trên thị trường hiện nay? Bạn đã bao giờ sử dụng file Word định dạng văn bản và rồi khi gửi đến cho một người nào đó khi mở lên, file đó có định dạng hoàn toàn khác so với khi nó ở trên máy tính của bạn không. Điều này thực sự bực mình và khiến bạn phải mất hàng đống thời gian ngồi edit lại toàn bộ file Word của mình. Đây chính là điểm đặc biệt của các file PDF.

Với các file có định dạng PDF thì chúng luôn luôn giống nhau. Có nghĩa là cho dù bạn mở file trên máy tính của mình hay mở trên một thiết bị di động nào đó thì nó vẫn hoàn toàn tương đồng. Các định dạng, font chữ, kích thước và màu sắc chữ… đều được giữ nguyên.

Thêm một điều nữa là kích thước file của nó vô cùng gọn nhẹ, bạn có thể chia sẻ nó đến bất kỳ thiết bị nào mà bạn muốn. Bạn sử dụng Windows, MacOS, Android hay iPhone hay thậm chí iPad tất cả đều được đồng nhất với nhau và cùng 1 định dạng đó chính là bản gốc của bạn.

Lý do file PDF vẫn phổ biến đến thế

Vì lý do kể trên khiến PDF trở thành một định dạng file quan trọng và kéo theo đó là sự phổ biến của nó khi số lượng người cũng như nhu cầu dành cho việc quản quản văn bản, lưu trữ và chia sẻ nguyên vẹn văn bản là cực kỳ lớn. Có thể nói các file đuôi PDF cơ bản là những file để xem, có nghĩa là nếu bạn tạo file PDF gốc thì khi gửi đi và những người khác mở file trên thiết bị của họ thì những file này hoàn toàn giống file gốc. Đây là điều khiến PDF trở nên phổ biến.

Ngoài ra còn nhiều tính năng đi kèm mà người dùng có thể tận dụng để thêm ý kiến, đánh dấu, tạo siêu liên kết… Ngoài ra còn một tính năng hết sức mới mẻ với người dùng file Word đó chính là phần mềm nhận diện quang học, nơi mà bạn có thể chuyển tài liệu hay dữ liệu thành tệp PDF một cách dễ dàng.

Ngoài ra bạn cũng có thể scan PDF một cách dễ dàng nhờ những phần mềm hỗ trợ. Việc làm này giúp bạn biến toàn bộ văn bản cần thiết sang file PDF chỉ trong vòng một vài phút đồng hồ.

Cách tạo file PDF

Cách tạo file PDF từ file Word, Excel, PowerPoint

Để có thể tạo một file PDF từ file Word, Excel hay PowerPoint cực kỳ đơn giản, bạn hãy làm theo những bước sau:

Bước 1: Mở một file Word, Excel hay PowerPoint có sẵn ra.

Bước 2: Vào File chọn Save As.

Bước 3: Chọn vào mục Browse trong hộp thoại Save As.

Bước 4: Tìm vị trí lưu file, nhập tên file. Sau đó các bạn chọn vào mục Save as type.

Bước 5: Tại đây các bạn chọn vào mục PDF. Sau đó nhấn Save để lưu và tạo một file PDF mới.

Cách chuyển một file bất kỳ sang file bản PDF online

Có những trường hợp bạn có những file định dạng khác như PNG, JPG, hay vẫn là các file Word, Excel hay PowerPoint nhưng thay vì cách chuyển bình thường với nhiều thao tác, các bạn chỉ cần lên mạng và chuyển file là xong. Cách làm như sau:

Bước 1: Các bạn truy cập vào trang web dưới đây để chuyển file.

• Link website chuyển đổi file PDF

Bước 2: Các bạn chọn vào mục Chuyển đổi PDF. Tại đây các bạn sẽ thấy những định dạng chuyển mà bạn có thể sử dụng. Click chọn.

Bước 3: Sau khi chọn xong định dạng cần chuyển, các bạn click vào mục Chọn tệp như hình dưới đây.

Bước 4: Sau khi chọn xong các bạn chọn vào mục Chuyển sang PDF.

Bước 5: Sau khi chuyển xong các bạn nhấn vào Tải xuống PDF để tải file.

Phần mềm đọc file PDF tốt nhất hiện nay

Nếu như bạn đang băn khoăn xem đâu là những phần mềm đọc file PDF hay nói chính xác hơn là những PDF viewer tốt nhất hiện nay thì dưới đây là những lựa chọn dành cho bạn.

Phần mềm đọc file PDF–Foxit Reader

Phần mềm PDF Reader đầu tiên mà được nhiều người biết đến đó chính là Foxit Reader. Được đánh giá là một trong những phần mềm đọc file PDF tốt nhất hiện nay, Foxit Reader đã cho thấy mình hữu hiệu như thế nào khi giúp người dùng xem, chỉnh sửa, quản lý các file PDF tốt như thế nào. Tuy rằng đây là một phần mềm chủ yếu là tính phí nhưng phiên bản free của nó không hề lởm một chút nào. Được trang bị những tính năng cơ bản nhưng vô cùng hiệu quả.

Phần mềm đọc file PDF–Adobe Reader

Tiếp đến đó chính phần mềm đọc file PDF Adobe Reader. Nếu như bạn đã biết PDF là một phần mềm cho chính Adobe phát triển thì nếu có một phần mềm nào đó chuyên dùng để đọc, xử lý và chỉnh sửa tốt dành cho những file PDF của hãng thì Adobe Reader có vẻ là lựa chọn thích hợp dành cho bạn.

Phần mềm đọc file PDF – Sumatra PDF

Cho những bạn chưa biết đến Sumatra PDF thì đây là một trình xem văn bản hay document view mã nguồn mở nơi mà bạn có thể xem hầu hết các định dạng file hiện nay như Word, PDF, CHM, OpenXPS, CB7… Nếu bạn đang cần một phần mềm có giao diện đơn giản, tốc độ nạp và mở trang nhanh thì Sumatra PDF là lựa chọn dành cho bạn. Với công nghệ render MuPDF độc quyền, Sumatra có thể có tốc độ tải nhanh gấp nhiều lần so với những phần mềm khác.

Phần mềm đọc file PDF – Lumin PDF

Nếu bạn đang tìm kiếm một phần mềm hay nói đúng hơn là một extension (tiện ích) trên các trình duyệt web có tích hợp công cụ xem, chỉnh sửa các file PDF thì Lumin PDF là một lựa chọn tuyệt vời. Đừng nghĩ đó chỉ là một extension mà tưởng công cụ tích hợp đi kèm bị sơ sài. Hoàn toàn KHÔNG nhé. Nhanh, gọn, dễ sử dụng, không tốn dung lượng máy tính. Còn điều gì tuyệt vời hơn một tiện ích như thế này chứ.

Và trên đây là những chia sẻ của ThuthuatOffice về PDF là gì. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào các bạn có thể để lại bình luận bên dưới để được giải đáp. Ngoài ra các bạn có thể tham khảo một số bài viết khác về PDF dưới đây:

• Website nén file PDF
• Website chuyển PDF sang Excel
• Nén PDF thành file ZIP

Mong rằng những chia sẻ về PDF là gì có ích cho bạn. Đừng quên Like, Share và ghé thăm ThuthuatOffice thường xuyên, nơi chứa đựng những bí kíp dành riêng cho dân văn phòng nhé.

PDF -