Hệ thống thông tin Logistics là gì

Full PDF PackageDownload Full PDF Package

This Paper

A short summary of this paper

37 Full PDFs related to this paper

Download

PDF Pack

Bạn đang đọc: Hệ thống thông tin Logistics – HKT Consultant

Hình trên cho thấy mối quan hệ trong hệ thống thông tin logistics gồm có những yếu tố về môi trường tự nhiên Logictisc, quy trình ra quyết định hành động Logictisc, 4 hệ thống con đa phần cấu trúc nên hệ thống thông tin Logictisc là hệ thống hoạch định, hệ thống thực thi, hệ thống điều tra và nghiên cứu và tích lũy tin tức, hệ thống báo cáo giải trình tác dụng. Các hệ thống đó sẽ phối hợp phân phối cho nhà quản trị logistics những thông tin đúng chuẩn và kịp thời để lên kế hoạch, thực thi và kiểm soát và điều chỉnh những hoạt động giải trí logistics của doanh nghiệp .

Hệ thống lập kế hoạch: Bao gồm một loạt các kỹ thuật liên quan đến việc thiết kế các kế hoạch tầm chiến lược như thiết kế mạng lưới, lập kế hoạch và dự đoán nhu cầu, phối hợp các nguồn lực, kế hoạch hóa cung ứng,  sắp xếp và lên kế hoạch sản xuất, kế hoạch phân phối, các kế hoạch tầm chiến thuật như quản trị dự trữ, vận tải, và các tác nghiệp như nghiệp vụ kho, quá trình đặt hàng và các sự kiện xảy ra hàng ngày

Hệ thống thực thi: Hệ thống thực thi logistics bao gồm các kỹ thuật đảm nhiệm các chức năng triển khai logistics trong thời gian ngắn hoặc hàng ngày về quản lý nhà kho, vận tải, mua sắm, dự trữ, quản lý hiệu quả các đơn hàng của khách.

Hệ thống nghiên cứu và thu thập thông tin: Để thích nghi với các nhân tố môi trường vĩ mô, môi trường kênh và nguồn lực bên trong công ty. Hệ thống nghiên cứu và thu thập thông tin có vai trò quan sát môi trường, thu thập thông tin bên ngoài, thông tin có sẵn trong lĩnh vực logistics và trong nội bộ công ty

Hệ thống báo cáo kết quả: Hệ thống báo cáo là thành phần cuối cùng trong LIS. Nếu các báo cáo và kết quả không được truyền đạt hiệu quả thì các tư tưởng, nghiên cứu hữu ích và giải pháp quản lý sẽ không thể đạt được. Các báo cáo hỗ trợ quyết định quản trị logistics tập trung vào 3 loai. [1] Báo cáo để lập kế hoạch gồm các thông tin có tính lịch sử và thông tin trong tương lai như thông tin về xu hướng bán, khuynh hướng dự báo, các thông tin thị trường, các yếu tố chi phí của dự án kinh doanh. [2] Báo cáo hoạt động cung cấp những thông tin sẵn có cho nhà quản lý và người giám sát về hoạt động  thực tế như việc nắm giữ hàng tồn kho, thu mua, đơn hàng vận tải, kế hoạch sản xuất và kiểm soát, vận chuyển; [3] Báo cáo kiểm soát cụ thể tổng kết chi phi và thông tin họat động ở các giai đoạn thịch hợp, so sánh ngân sách và chi phí hiện tại, chúng tạo ra nền tảng cho việc tiếp cận chiến lược họat động và các sách lược.

2. Chức năng và tác dụng của LIS

LIS là sợi chỉ link những hoạt động giải trí logistics vào một quy trình thống nhất. Sự phối hợp này được thiết kế xây dựng dựa trên 4 mức công dụng : tác nghiệp, kiểm tra quản trị, nghiên cứu và phân tích quyết định hành động, và hệ thống kế hoạch hoá kế hoạch .

2.1. Chức năng tác nghiệp

được đặc trưng bằng những luật lệ chính thức, những thủ tục và những tiếp xúc chuẩn hóa 1 số ít lớn những tác nghiệp và nhiệm vụ hàng ngày. Việc phối hợp những quy trình trong cấu trúc và một số lượng lớn những tác nghiệp cho thấy tầm quan trọng của hệ thống thông tin ở mức độ thấp nhất này. Hệ thống thông tin tác nghiệp khởi xướng và ghi lại những hoạt động giải trí và công dụng logistics riêng không liên quan gì đến nhau như : Nhận đơn hàng, giải quyết và xử lý, xử lý nhu yếu, khiếu nại. Như vậy quy trình thực thi đơn hàng phải thực thi dựa trên một loạt những thông tin tác nghiệp. Triển khai LIS bảo vệ nâng cấp cải tiến hiệu suất hệ thống tác nghiệp, là cơ sở của lợi thế cạnh tranh đối đầu : giảm ngân sách tác nghiệp để giảm giá ; tuy có tăng ngân sách góp vốn đầu tư cho hệ thống thông tin, nhưng hiệu suất tác nghiệp tăng nhanh, do đó giảm ngân sách tương đối hoạt động tác nghiệp .

2.2. Chức năng kiểm soát

 Nhằm vào việc đo lường hoạt động nghiệp vụ và báo cáo, việc đo lường là cần thiết để có được sự quan tâm điều chỉnh ngược, cũng như tiết kiệm các nguồn lực hữu ích. Nó cũng cần thiết để nhận ra những hoạt động ngoại lệ và cung cấp thông tin để xử lý các trường hợp này. Chức năng kiểm soát của LIS giúp phát hiện kịp thời những vướng mắc về chất lượng dịch vụ trong mối tương quan với các nguồn lực hiện có để phục vụ khách hàng, từ đó có những giải pháp điều chỉnh phù hợp.

2.3. Chức năng phân tích và ra quyết định

Tập trung vào những công cụ ứng dụng nhằm mục đích tương hỗ những nhà quản trị nhận ra, nhìn nhận và so sánh những giải pháp kế hoạch và giải pháp logistics có năng lực sửa chữa thay thế, được cho phép ngày càng tăng hiệu suất cao hoạt động giải trí. Chức năng nghiên cứu và phân tích và ra quyết định hành động biểu lộ mức độ xử lí cao và phức tạp của LIS. Với những thông tin có tính tổng hợp và dài hạn, với những dự báo về thị trường và những nguồn đáp ứng, LIS tương hỗ nhà quản trị với những quyết định hành động quan trọng như việc qui hoạch mạng lưới cơ sở logistics, trong việc lựa chọn hệ thống quản trị dự trữ hàng hoá, trong việc lựa chọn những nguồn hàng không thay đổi và chất lượng, v.v.

2.4. Chức năng hoạch định chiến lược

Tập trung vào những thông tin tương hỗ việc thiết kế xây dựng và tái lập những kế hoạch logistics. Các quyết định hành động này là sự lan rộng ra những quyết định hành động nghiên cứu và phân tích ở mức độ khái quát và trừu tượng thậm chí còn không có cấu trúc chi tiết cụ thể và thực thi trong thời hạn dài. Chức năng hoạch định kế hoạch của LIS được phối hợp với những hệ thống thông tin khác [ Marketing, kế toán-tài chính … ] để thanh tra rà soát những thời cơ và thử thách của thiên nhiên và môi trường kinh doanh thương mại. Từ đó, doanh nghiệp sẽ chuẩn bị sẵn sàng nguồn lực để khai thác những tiềm năng thị trường và vượt qua những khó khăn vất vả, dựa vào những thế mạnh sẵn có của mình . Một hệ thống thông tin hiểu quả, tương hỗ đắc lực cho quy trình ra những quyết định hành động logistics phải bảo vệ được chất lượng thông tin. Cụ thể, LIS phải bảo vệ những nhu yếu : khá đầy đủ, chuẩn bị sẵn sàng [ Availability ] ; tinh lọc [ Selective ] ; đúng chuẩn [ Accuracy ] ; linh động [ Flexibility ] ; kịp thời [ Timeliness ] ; dễ sử dụng [ Appropriate format ] .

Việc truyền đạt thông tin phải được triển khai dưới ngôn từ của người nhận nếu không việc đảm nhiệm thông tin sẽ trở nên rất khó khăn vất vả. Hơn nữa, việc truyền đạt thông tin nhiều lúc cũng bị gián đoạn khi người tiếp đón bỏ lỡ những thông tin mà họ thấy không thiết yếu – đó được coi là sự đảm nhiệm có lựa chọn. Cuối cùng việc truyền đạt thông tin chỉ diễn ra khi thông tin đó tương thích với người nhận và gắn liền với những quyêt định quản trị mà người đảm nhiệm cần đưa ra .

3. Dòng thông tin logistics trong doanh nghiệp

Hệ thống thông tin logistics gồm có 2 dòng chính, đó là sự phối hợp ngặt nghèo của những hoạt động giải trí kế hoạch – phối hợp và những hoạt động tác nghiệp. Những hoạt động giải trí chính của hai dòng được biểu lộ trong hình 5.7. Dòng phối hợp gồm có những thông tin tương quan tới việc lập kế hoạch và xuyên suốt quy trình hoạt động giải trí của công ty .

Dòng tác nghiệp liên quan tới những nghiệp vụ cơ bản liên quan đến thực hiện các đơn hàng nhận được như ấn định dự trữ, vận chuyển, các đơn hàng bổ sung và những đơn hàng của khách hàng. Đơn hàng bổ sung là việc cung cấp hàng cho những trung tâm phân phối từ nơi sản xuất; còn đơn hàng của khách hàng liên quan tới việc cung cấp hàng từ các trung tâm phân phối tới địa điểm của khách hàng. Vai trò của bộ phận quản trị dự trữ là để đảm bảo rằng các hoạt động của dòng tác nghiệp được chỉ đạo trong sự thống nhất phù hợp với các hoạt động của dòng phối hợp. Điều này đòi hỏi sự đồng bộ hoá của cả sản phẩm và dòng thông tin 2 chiều trong chu trình đơn hàng hoàn chỉnh.

Xem thêm: Top 30+ Công Ty Logistics Sài Gòn Nổi Tiếng Bậc Nhất

3.1. Dòng thông tin hoạch định-phối hợp

3.1.1. Kế hoạch kế hoạch :
Kế hoạch kế hoạch là mục tiêu, là thông tin xu thế cho những nhà doanh nghiệp kiến thiết xây dựng kế hoạch và tổ chức triển khai thực thi ở những bộ phận công dụng. Kế hoạch kế hoạch tập trung chuyên sâu vào hai tiềm năng marketing và kinh tế tài chính .

• Mục tiêu marketing: Các chính sách, mục tiêu marketing và chính sách dịch vụ khách hàng quyết định các hoạt động của logistics: Tiêu chuẩn đảm bảo hàng hoá [mức độ thiếu hàng, tỷ lệ thoả mãn, tổng hợp lô hàng]; Tiêu chuẩn vận hành nghiệp vụ [tốc độ, độ ổn định, linh hoạt, xử lý bất trắc]; Tiêu chuẩn tin cậy.v.v.
• Mục tiêu tài chính: Thể hiện ở các chỉ số về doanh thu, chi phí, khả năng thu hồi vốn đầu tư & lợi nhuận. Mục tiêu tài chính có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng dịch vụ & tổng chi phí logistics.

Như vậy, cả 2 tiềm năng kế hoạch sẽ cung ứng thông tin về thị trường [ người mua ], mẫu sản phẩm kinh doanh thương mại, dịch vụ và trình độ hoạt động giải trí logistics mà những nhà quản trị logistics [ kinh doanh thương mại ] phải bảo vệ trong khoanh vùng phạm vi kế hoạch hoá . 3.1.2. Kế hoạch nguồn lực : Đây là bước khởi đầu xác lập năng lực những nguồn lực cung ứng logistics. Kế hoạch nguồn lực cần được xác lập những yếu tố gồm có nguồn hàng, kho hàng, vốn dự trữ, phương tiện đi lại luân chuyển và nhân sự. Kế hoạch này giúp quản trị những nguồn lực có hiệu suất cao để cung ứng nhu yếu thị trường. Với mỗi loại sản phẩm kinh doanh thương mại, kế hoạch nguồn lực phải xác lập được vị trí [ ở đâu ? ] thời hạn [ khi nào ? ] và số lượng [ bao nhiêu ? ] để thu mua, dự trữ và luân chuyển . 3.1.3. Kế hoạch logistics : Kế hoạch này phối hợp cơ sở vật chất, thiết bị, lao động, và nguồn dự trữ thiết yếu để triển khai trách nhiệm logistics. Kế hoạch logistics bị ràng buộc bởi kế hoạch nguồn lực, thông tin dự báo về nhu yếu thị trường. Kế hoạch này gồm có việc xác lập rõ tiềm năng và quy trình tác nghiệp cho những hoạt động giải trí cơ bản [ dự trữ, luân chuyển ] và hoạt động giải trí hỗ trợ [ kho, vỏ hộp, LIS ] . 3.1.4. Quản trị dự trữ :

Đây là giao điểm giữa dòng hoạch định – phối hợp và dòng nhiệm vụ, chỉ rõ thời gian và vị trí tạo nên dự trữ. Từ điều kiện kèm theo thông tin, hình thành dự trữ chỉ rõ cái gì, ở đâu và khi nào của quy trình logistics tổng thể và toàn diện .

3.2. Dòng thông tin nghiệp vụ

3.2.1. Quản lý đơn đặt hàng và triển khai đơn hàng : Hoạt động này tương quan đến việc chuyển thông tin về nhu yếu giữa những thành viên tham gia phân phối hàng hoá. Hoạt động hầu hết của quản trị đơn đặt hàng là tiếp đón đúng mực và phân phối nhu yếu đơn đặt hàng của người mua. Công cụ chuyển tin : điện thoại thông minh, fax, Internet, … Xử lý đơn hàng là những việc làm để chuẩn bị sẵn sàng thực thi đơn đặt hàng của khách. Thời gian cung ứng đơn hàng chịu ảnh hưởng tác động nhiều của năng lượng xử lí thông tin của LIS. Trên cơ sở những thông tin về tình nhu yếu và dự báo bán, quyết định hành động về trình độ dịch vụ người mua, doanh nghiệp đưa ra những quyết định hành động về dự trữ, gồm có quyết định hành động về hệ thống dự trữ, quy mô kiểm tra dự trữ, lô hàng nhập, và dự trữ bảo hiểm . 3.2.2. Hoạt động phân phối : Quá trình này tạo điều kiện kèm theo để tiến hành cung cấp hàng hoá và dịch vụ cho người mua. Quá trình này yên cầu phân phối thông tin để tạo thuận tiện và phối hợp những hoạt động giải trí ở kho để đáp ứng hàng hoá thoả mãn đơn hàng. Vấn để là phải thoả mãn nhu yếu của người mua trong điều kiện kèm theo dự trữ ở kho phải thấp .

3.2.3. Nghiệp vụ luân chuyển và giao hàng :

Khả năng tích hợp hệ thống thông tin trong công tác vận chuyển & giao hàng đem lại tiện ích đáng kể & nâng cao khả năng kiểm soát hành trình lô hàng cho cả doanh nghiệp & khách hàng.

3.2.4. Nghiệp vụ mua và nhập hàng : Trên cơ sở những thông tin về kế hoạch mua, về nhu yếu của người mua và tình hình dự trữ hàng hoá, doanh nghiệp đưa ra những quyết định hành động mua và nhập hàng vào cơ sở logistics [ kho hoặc cơ sở sản xuất ] .

Cùng với sự tăng trưởng của công nghệ thông tin, máy vi tính ngày càng có nhiều tiện ích, Internet ngày càng lan rộng và bao trùm khắp toàn thế giới, những ứng dụng chuyên được dùng ngày càng nhiều thêm … Các công ty logistics tập trung chuyên sâu góp vốn đầu tư kiến thiết xây dựng hệ thống thông tin tân tiến, hiệu suất cao, tương hỗ đắc lực hoạt động giải trí của họ. Hình 5.8 cho thấy sự liên kết thông tin Internet giữa những thành viên tham gia vào hoạt động giải trí logistics của doanh nghiệp .

Source: //mekoong.vn
Category: Thông Tin Logistics