Người bệnh ra viện trong 24 giờ, khoa phải hoàn chỉnh các thủ tục hành chính của hồ sơ bệnh án theo quy chế, chuyển đến phòng kế hoạch tổng hợp.
Hồ sơ bệnh án là tài liệu quan trọng phải được giữ gìn, bảo quản tốt theo đúng quy định của pháp luật về lưu trữ.
Hồ sơ bệnh án nội trú, ngoại trú, chuyển viện và tử vong phải được hoàn chỉnh các thủ tục hành chính theo quy chế vào viện chuyển khoa, chuyển viện, ra viện sau đó chuyển đến phòng kế hoạch tổng hợp lưu trữ theo quy định.
Việc khai thác sử dụng hồ sơ bệnh án phải theo đúng quy định.
Quy định cụ thể
Lưu trữ hồ sơ bệnh án
Đăng kí lưu trữ:
Người bệnh ra viện trong 24 giờ, khoa phải hoàn chỉnh các thủ tục hành chính của hồ sơ bệnh án theo quy chế, chuyển đến phòng kế hoạch tổng hợp.
Phòng kế hoạch tổng hợp kiểm tra việc thực hiện quy chế hồ sơ bệnh án của khoa trình giám đốc kí duyệt và chuyển lưu trữ.
Hồ sơ bệnh án nội trú, ngoại trú lưu trữ ít nhất 10 năm.
Hồ sơ bệnh án tai nạn lao động, tai nạn sinh hoạt lưu trữ ít nhất 15 năm.
Hồ sơ bệnh án người bệnh tử vong lưu trữ ít nhất 20 năm.
Gìn giữ bảo quản hồ sơ bệnh án:
Trưởng phòng kế hoạch tổng hợp phân công cụ thể viên chức chuyên trách giữ gìn bảo quản hồ sơ bệnh án.
Ghi đầy đủ các thông tin quy định vào sổ lưu trữ.
Hồ sơ bệnh án được để vào tủ hoặc trên giá, có biện pháp: chống ẩm, chống cháy, chống dán, chống chuột, chống mối và các côn trùng khác.
Các hồ sơ bệnh án được đánh số thứ tự theo chuyên khoa hoặc theo danh mục bệnh tật quốc tế nhằm bảo quản lưu trữ và cung cấp tài liệu nhanh chóng thuận tiện.
Hồ sơ người bệnh tử vong:
Hồ sơ người bệnh tử vong phải được bảo quản chặt chẽ, lưu trữ tủ riêng, theo thứ tự từng năm.
Tủ lưu dữ hồ sơ người bệnh tử vong phải luôn luôn khoá. Giám đốc bệnh viện có quyết định phân công và giao trách nhiệm cho người giữ hồ sơ bệnh án.
Sử dụng hồ sơ bệnh án đã lưu trữ
Bác sĩ trong bệnh viện cần mượn hồ sơ bệnh án để giảng dạy, học tập, nghiên cứu khoa học phải có giấy đề nghị ghi rõ mục đích, thông qua trưởng phòng kế hoạch tổng hợp và chỉ được đọc tại chỗ. Đối với hồ sơ bệnh án người bệnh tử vong, ngoài các thủ tục trên phải được giám đốc bệnh viện kí duyệt.
Phòng kế hoạch tổng hợp phải có sổ theo dõi người đến mượn hớ sơ bệnh án và lưu trữ các giấy đề nghị.
Người mượn hồ sơ bệnh án không được tiết lộ nghề nghiệp chuyên môn.
Cơ quan bảo vệ pháp luật và thanh tra cần sử dụng hồ sơ bệnh án
Phải có giấy giới thiệu hoặc công văn đề nghị ghi rõ mục đích sử dụng hồ sơ bệnh án.
Căn cứ giấy giới thiệu hoặc công văn yêu cầu, trưởng phòng kế hoạch tổng hợp báo cáo giám đốc kí duyệt mới được phép đưa hồ sơ bệnh án cho mượn đọc hay sao chụp tại chỗ.
Đối với hồ sơ bệnh án người bệnh tử vong giám đốc bệnh viện phải báo cáo lên cấp trên quản lý trực tiếp, sau khi được sự đồng ý của cấp trên giám đốc bệnh viện mới được phép cho mượn đọc hoặc sao chụp, chép tại chỗ.
Đối với hồ sơ bệnh án của cán bộ diện quản lý bảo vệ sức khoẻ trung ương phải được phép của chủ tịch hội đồng quản lí sức khoẻ cán bộ cao cấp của Đảng và Nhà nước mới được phép cho mượn đọc hoặc sao chụp, chép lại chỗ.
Hiện nay tại Việt Nam, đa số các bệnh viện đều trong trạng thái quá tải. Điều đó đồng nghĩa với lượng hồ sơ bệnh án hàng ngày, hàng tháng, hàng năm là vô cùng lớn. Trong khi đó hồ sơ bệnh án lại rất quan trọng vì liên quan trực tiếp tới sức khỏe con người. Chính vì thế, việc lưu trữ quản lý hồ sơ bệnh án của bệnh nhân không chỉ đòi hỏi tính chính xác cao mà còn phải tuân theo các quy định pháp luật.
Bạn muốn biết thời hạn bảo quản hồ sơ bệnh án và các quy chế lưu trữ hồ sơ bệnh án cụ thể? Tất cả được thể hiện trong các bộ luật, nghị định, thông tư liên quan lĩnh vực y tế. Dưới đây là các tóm tắt ngắn gọn giải đáp mọi thắc mắc của bạn liên quan đến quy định lưu trữ hồ sơ bệnh án!
Quy định chung về hồ sơ bệnh án
Hồ sơ bệnh án là gì? Trong Luật Khám chữa bệnh năm 2009 nêu rõ: “Hồ sơ bệnh án là là tài liệu y học, y tế và pháp lý; mỗi người bệnh chỉ có một hồ sơ bệnh án trong mỗi lần khám bệnh, chữa bệnh tại cơ sở khám bệnh, chữa bệnh.”
Hồ sơ bệnh án có rất nhiều thông tin quan trọng về tình hình sức khỏe cũng như thông tin cá nhân của người bệnh. Do đó mà buộc phải được bảo mật trong suốt quá trình khám chữa bệnh cũng như thời hạn lưu trữ hồ sơ bệnh án.
Ngoài ra, hồ sơ bệnh án còn có một số quy định như sau:
- Mọi người bệnh điều trị theo hình thức ngoại trú hay nội trú đề phải có hồ sơ bệnh án.
- Có 2 hình thức hồ sơ bệnh án: Bằng giấy và/hoặc bản điện tử, với yêu cầu phải ghi đầy đủ thông tin.
- Hồ sơ bệnh án bao gồm tất cả các tài liệu thể hiện thông tin của bệnh nhân và quá trình khám chữa bệnh.
Quy định thời gian lưu hồ sơ bệnh án
Thời hạn bảo quản hồ sơ bệnh án được nêu cụ thể trong luật pháp Việt Nam. Tùy điều kiện cũng như nhu cầu lưu trữ phục vụ cho công tác khám chữa bệnh của từng bệnh viện-nơi khám chữa bệnh, mà thời gian có thể khác nhau. Tuy nhiên cơ bản phải đáp ứng được tối thiểu quy định thời gian lưu hồ sơ bệnh án như sau:
- Lưu trữ hồ sơ bệnh án bệnh nhân nội trú, ngoại trú: Tối thiểu 10 năm.
- Lưu trữ hồ sơ bệnh án liên quan tai nạn lao động hoặc tai nạn sinh hoạt: Tối thiểu 15 năm.
- Lưu trữ hồ sơ bệnh án của người bệnh tâm thần: Tối thiểu 20 năm.
- Lưu trữ hồ sơ bệnh án của người đã tử vong: Tối thiểu 20 năm [Tuy nhiên thông tư quy định thời gian lưu trữ hồ sơ bệnh án 53/2017/TT-BYT của Bộ Y Tế là 30 năm].
Các quy định khác về quản lý hồ sơ bệnh án
- Việc lưu trữ hồ sơ bệnh án phải được thực hiện theo các cấp độ mật của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.
- Trong vòng 24h kể từ khi người bệnh xuất viện, phải hoàn thiện các thủ tục của quy chế quản lý hồ sơ bệnh án để chuyển tới phòng kế hoạch tổng hợp. Nơi đây sẽ tổng hợp để chuyển Giám đốc ký duyệt và lưu trữ, đảm bảo quy trình kiểm soát hồ sơ bệnh án.
- Cách lưu trữ hồ sơ bệnh án tốt nhất thường là để vào tủ hoặc trên giá. Ngoài ra cũng có thể cho vào các thùng hồ sơ lưu trữ chuyên dụng để giảm không gian.
- Quy trình lưu trữ hồ sơ bệnh án phải được thực hiện nghiêm túc, cẩn thận. Phải đảm bảo tính bảo mật cũng như an toàn của hồ sơ [không ẩm mốc, chống mối mọt, chuột gián và an toàn cháy nổ]. Do đó bản thân bệnh viện phải có phòng – ban riêng chịu trách nhiệm bảo quản hồ sơ tài liệu, phân công người bảo quản . Hoặc cũng có thể thuê bên dịch vụ thứ ba chuyên lưu trữ hồ sơ bệnh án để tiết kiệm nhân sự, chi phí và không gian.
- Các hồ sơ bệnh án nên được lưu trữ theo từng khoa, từng năm và/hoặc theo danh mục bệnh quốc tế sao cho logic nhất cho quá trình trích lục.
- Riêng đối với hồ sơ của người bệnh tử vong, nên lưu theo từng năm, phải được bảo quản riêng và khóa kỹ.
- Về quy trình quản lý hồ sơ bệnh án, chỉ có những người có thẩm quyền hoặc những ai nhận được sự chấp thuận của Giám đốc bệnh viện mới được trích lục hoặc mượn hồ sơ bệnh án.
- Quy chế hủy hồ sơ bệnh án của bệnh nhân chỉ được thực hiện sau khi đã đáp ứng được thời hạn lưu trữ pháp luật quy định. Tiến hành đúng quy trình và bảo mật.
5 / 5 [ 1 bình chọn ]