Hộp tên trên màn hình làm việc của Excel

Bài viết này dành cho những người bị khiếm thị sử dụng chương trình bộ đọc màn hình với các sản phẩm Office và là một phần trong bộ nội dung Khả năng tiếp cận Office. Để được trợ giúp chung, hãy xem trang chủ Trợ giúp về Office.

Sử Access với bàn phím và bộ đọc màn hình để nhập trang tính Excel vào Access hoặc liên kết từ cơ sở dữ liệu Access trên máy tính đến trang tính Excel tính. Chúng tôi đã thử nghiệm với Trình tường thuật, JAWS và NVDA nhưng chúng có thể hoạt động với các bộ đọc màn hình khác miễn là chúng tuân theo các tiêu chuẩn và kỹ thuật trợ năng phổ biến.

Trước khi đưa dữ liệu từ trang tính Excel sang trang tính Access, hãy dành chút thời gian để xem lại trang tính và quyết định cách bạn muốn nhập dữ liệu từ trang tính đó.

• Hãy quyết định xem bạn muốn nối kết tới hay nhập toàn bộ trang tính hay chỉ một phần của trang tính đó. Nếu bạn chỉ muốn đưa một phần trang tính đến Access, bạn có thể xác định một dải ô đã đặt tên chỉ bao gồm những ô bạn muốn đưa vào. Để biết hướng dẫn, hãy đi tới mục Sử dụng bộ đọc màn hình để đặt tên cho ô hoặc dải dữ liệu Excel.

• Đảm bảo rằng trang tính Excel có định dạng tệp phẳng để trình hướng dẫn có thể dễ dàng xử lý dữ liệu trong đó. Ví dụ: sửa các giá trị lỗi có thể xảy ra, loại bỏ hàng và cột trống không cần thiết và kiểm tra xem mỗi cột có chứa cùng kiểu dữ liệu trong mỗi hàng không. Để biết thêm thông tin chi tiết về cách chuẩn bị nhập hoặc liên kết, hãy tham khảo mục Chuẩn bị trang tính, Chuẩn bị dữ liệu Excel và Khắc phục sự cố các giá trị thiếu hoặc không chính xác trong mục Nhập hoặc liên kết đến dữ liệu trong sổ làm Excel.

Trước khi bạn nhập dữ liệu từ trang tính Excel, hãy dành chút thời gian kiểm tra xem cơ sở dữ liệu Access đích đã sẵn sàng cho việc nhập chưa và quyết định cách bạn muốn lưu trữ dữ liệu đã nhập.

• Hãy đảm bảo rằng cơ sở Access dữ liệu đích không ở chế độ chỉ đọc và bạn có quyền thực hiện thay đổi đối với cơ sở dữ liệu đó.

• Quyết định xem bạn muốn lưu trữ dữ liệu trong bảng mới hay hiện có:

  • Nếu bạn chọn lưu trữ dữ liệu trong bảng mới, hãy Access bảng và thêm dữ liệu đã nhập vào bảng này. Nếu bảng có tên được chỉ định đã tồn tại, Access sẽ ghi đè nội dung của bảng đó với dữ liệu được nhập.

  • Nếu bạn chọn thêm dữ liệu vào bảng hiện có, các hàng trong trang tính Excel tính sẽ được nối vào bảng đã xác định.

• Nếu bạn quyết định nối dữ liệu Excel vào bảng Access hiện có, hãy đảm bảo rằng thiết đặt cấu trúc và trường trong dữ liệu nguồn trong Excel khớp với những cài đặt ở bảng đích Access. Để mở bảng Access trong Dạng xem Thiết kế để kiểm tra, nhấn Alt+H, W, D. Kiểm tra bảng đối với danh sách kiểm tra trong mục Chuẩn bị cơ sở dữ liệu đích, bước 2 trong mục Nhập hoặc liên kết đến dữ liệu trong sổ làm việc Excel.

Khi bạn nhập dữ liệu, Access sẽ tạo ra một bản sao của dữ liệu trong bảng mới hoặc bảng hiện có mà không thay đổi nguồn của Excel tính.

Lưu ý: Bạn có thể cần một đồng nghiệp để giúp bạn trong bước 9 để chọn trường bạn muốn sửa.

1. Đóng sổ làm Excel, nếu sổ làm việc đang mở.

2. Mở cơ sở dữ Access nơi sẽ lưu trữ dữ liệu được nhập.

   Mẹo: Nếu bạn muốn tạo cơ sở dữ liệu trống mới, hãy nhấn Alt+F, N, L.

3. Để mở hộp thoại Lấy Dữ liệu Ngoài - Bảng Excel tính, hãy thực hiện một trong các bước sau tùy thuộc vào phiên Access bạn đang dùng:

   • Trong phiên bản Microsoft 365 ký của Access 2019, nhấn Alt+X, N, 1, rồi F và X.

   • Trong Access 2016 hoặcAccess 2013, nhấn Alt+X để đi đến tab Dữ liệu Ngoài. Nhấn phím Tab cho đến khi bạn đến được nhóm Nhập & Link, nhấn phím Mũi tên phải cho đến khi bạn nghe thấy "Excel" [Nút Nhập] thì nhấn Enter.

   Hộp thoại Lấy Dữ liệu Ngoài - Excel tính Bảng tính mở ra.

4. Trong hộp thoại Lấy Dữ liệu Excel - Bảng tính Excel, hãy thực hiện một trong các bước sau để xác định tệp Excel có chứa dữ liệu mà bạn muốn nhập:

   • Để di chuyển tiêu điểm đến trường văn bản Tên tệp, nhấn F, rồi dán hoặc nhập đường dẫn đến Excel tệp.

   • Để duyệt đến tệp, nhấn R. Hộp thoại Mở Tệp sẽ mở ra. Dẫn hướng đến tệp bạn muốn và khi ở trên tệp đó, hãy nhấn Enter để chọn tệp đó.

5. Để xác định cách bạn muốn lưu trữ dữ liệu đã nhập, hãy thực hiện một trong các bước sau:

   • Nếu bạn muốn lưu trữ dữ liệu trong bảng mới, nhấn I để di chuyển đến, rồi chọn tùy chọn Nhập dữ liệu nguồn vào bảng mới trong cơ sở dữ liệu hiện tại. Bạn sẽ được nhắc đặt tên bảng này sau.

   • Nếu bạn muốn nối dữ liệu vào bảng hiện có, nhấn A để di chuyển đến và chọn tùy chọn Nối bản sao của các bản ghi vào bảng. Để chọn bảng, nhấn phím Tab một lần. Tiêu điểm sẽ di chuyển đến danh sách bảng. Nhấn Alt+phím Mũi tên xuống để bung rộng danh sách, nhấn phím Mũi tên lên hoặc xuống cho đến khi bạn nghe thấy bảng mình muốn, rồi nhấn Enter để chọn bảng đó. Tùy chọn này không sẵn dùng nếu cơ sở dữ liệu không có bảng.

6. Nhấn phím Tab cho đến khi bạn đến được nút OK, rồi nhấn Enter. Trình hướng dẫn Nhập Bảng tính sẽ khởi động.

   Mẹo: Nếu bộ đọc màn hình của bạn không tự động đọc cửa sổ trình hướng dẫn, hãy nhấn phím SR+W.

7. Nếu sổ làm Excel việc nguồn chỉ có một trang tính và không có phạm vi, bạn có thể tiếp tục đến bước tiếp theo. Nếu sổ làm việc có chứa nhiều trang tính hoặc phạm vi đã đặt tên, hãy thực hiện một trong các bước sau để chọn trang tính hoặc phạm vi cần nhập:

   • Để chọn trang tính, nhấn Alt+W, nhấn phím Tab một lần, nhấn phím Mũi tên xuống cho đến khi bạn nghe thấy trang tính mình muốn, rồi nhấn Enter để chọn trang tính đó.

   • Để chọn dải ô đã đặt tên, nhấn Alt+R, nhấn phím Tab một lần, nhấn phím Mũi tên xuống cho đến khi bạn nghe thấy dải ô mình muốn, rồi nhấn Enter để chọn dải ô đó.

   Cửa sổ trình hướng dẫn tiếp theo sẽ mở ra.

8. Nếu hàng đầu tiên của phạm vi hoặc trang tính nguồn chứa tên trường, hãy nhấn I để di chuyển đến và chọn tùy chọn Hàng Đầu tiên Chứa Đầu đề Cột. Nhấn Enter để di chuyển tiêu điểm đến cửa sổ trình hướng dẫn tiếp theo.

   Nếu bạn đang nối dữ liệu vào bảng hiện có, bạn có thể tiếp tục đến bước 11.

9. Trong cửa sổ trình hướng dẫn mới, bạn có thể chỉ định thông tin về từng trường mà bạn đang nhập, nếu cần. Trường đầu tiên trong trang tính hoặc phạm vi được chọn. Bạn có thể thực hiện thao tác sau đây:

   • Để thay đổi tên của trường hiện tại, nhấn Alt+M, rồi nhập tên mới.

   • Để thay đổi kiểu dữ liệu của trường, nhấn Alt+T. Tiêu điểm di chuyển đến danh sách Kiểu Dữ liệu. Để bung rộng danh sách, nhấn Alt+phím Mũi tên xuống. Nhấn phím Mũi tên xuống cho tới khi bạn nghe thấy giá trị mình muốn, rồi nhấn phím Tab một lần.

   • Để thay đổi trường có được lập chỉ mục hay không, nhấn Alt+I. Bạn sẽ nghe thấy giá trị hiện tại. Để bung rộng danh sách, nhấn Alt+phím Mũi tên xuống. Nhấn phím Mũi tên xuống cho tới khi bạn nghe thấy giá trị mình muốn, rồi nhấn phím Tab một lần.

   • Nếu bạn không muốn nhập trường hiện tại, nhấn Alt+S để di chuyển đến và chọn tùy chọn Không nhập trường.

   Để chọn một trường khác, nhấn F6 cho đến khi bạn nghe thấy "Pane" [Ngăn] và yêu cầu đồng nghiệp trợ giúp bạn chọn trường mình muốn. Sửa đổi các trường như mô tả ở trên. Sau khi bạn hoàn tất, nhấn Enter để di chuyển đến cửa sổ trình hướng dẫn tiếp theo.

10. Thêm khóa chính cho bảng mới. Khóa chính sẽ xác định các bản ghi trong bảng của bạn để bạn có thể truy xuất dữ liệu nhanh chóng hơn. Thực hiện một trong những thao tác sau:

    • Để cho Access thêm khóa chính, nhấn A.

    • Để chọn khóa chính của riêng bạn, nhấn C. Để xác định khóa sẽ được sử dụng, nhấn phím Tab một lần. Tiêu điểm sẽ di chuyển đến danh sách khóa. Để bung rộng danh sách, nhấn Alt+phím Mũi tên xuống. Nhấn phím Mũi tên lên hoặc xuống cho đến khi bạn nghe thấy phím mình muốn.

    • Nếu bạn không muốn sử dụng khóa chính, nhấn O.

    Để di chuyển cửa sổ trình hướng dẫn cuối cùng, nhấn Enter.

11. Cửa sổ trình hướng dẫn cuối cùng sẽ mở ra. Tiêu điểm nằm trong hộp Nhập vào Bảng và bạn sẽ nghe thấy tên hiện tại của bảng đích. Nếu bạn muốn thay đổi tên bảng, hãy nhập tên mới, rồi nhấn Enter để hoàn tất quá trình nhập.

    Lưu ý: Nếu bạn nghe thấy cảnh báo rằng bảng đã tồn tại và bạn muốn ghi đè dữ liệu đã nhập lên bảng hiện có, hãy nhấn Y. Nếu bạn muốn đổi tên bảng, nhấn N. Nhấn Alt+I để di chuyển tiêu điểm trở lại hộp Nhập vào Bảng, nhập tên bảng khác, rồi nhấn Enter.

12. Nếu quá trình nhập đã hoàn toàn hoặc thành công một phần, Access hiển thị trạng thái nhập. Access nhắc bạn lưu các bước nhập để nhanh chóng lặp lại mà không cần trình hướng dẫn nhập. Để chọn tùy chọn này, nhấn Alt+V. Để đặt tên cho các bước nhập, nhấn Alt+A, rồi nhập tên cho thao tác nhập. Để lưu các bước nhập, nhấn Alt+S.

    Nếu quá trình nhập không thành công, bạn sẽ nghe thấy "An error occurred to import file" [Đã xảy ra lỗi khi cố gắng nhập tệp] theo sau là tên tệp. Nhấn Enter để thoát thông báo cảnh báo.

Dùng Trình hướng dẫn Nối kết Trang tính để tạo nối kết từ cơ sở dữ liệu Access đến dữ liệu trong Excel, để bạn có thể dùng các công cụ truy vấn và báo cáo trong Access mà không cần phải giữ bản sao của dữ liệu Excel trong cơ sở dữ liệu của mình.

Khi bạn nối kết tới trang Excel tính hoặc phạm vi đã đặt tên, bạn Access một bảng mới được nối kết với các ô nguồn. Bất kỳ thay đổi nào bạn thực hiện đối với các ô nguồn Excel hiện ra ở bảng được nối kết trong Access. Tuy nhiên, bạn không thể chỉnh sửa nội dung của bảng tương ứng trong Access. Nếu bạn muốn thêm, sửa hoặc xóa dữ liệu, bạn phải thực hiện thay đổi ở tệp Excel bạn.

Cơ sở dữ liệu có thể chứa nhiều bảng được liên kết.

Sử dụng bộ đọc màn hình để tạo bảng trong cơ sở dữ liệu trên máy tính của Access

Sử dụng bộ đọc màn hình để tạo truy vấn trong cơ sở dữ liệu trên máy tính của Access

Sử dụng bộ đọc màn hình để tạo biểu mẫu trong cơ sở dữ liệu trên máy tính của Access

Sử dụng bộ đọc màn hình để xuất bảng Access sang tệp văn bản

Phím tắt cho Access

Sử dụng bộ đọc màn hình để khám phá và dẫn hướng trong Access

Microsoft muốn mang tới trải nghiệm tốt nhất có thể cho toàn bộ khách hàng của mình. Nếu bạn là người khuyết tật hoặc có câu hỏi liên quan tới trợ năng, vui lòng liên hệ với Answer Desk dành cho Người khuyết tật của Microsoft để được hỗ trợ kỹ thuật. Nhóm hỗ trợ Answer Desk dành cho Người khuyết tật được đào tạo để sử dụng rất nhiều công nghệ hỗ trợ phổ biến và có thể hỗ trợ bằng tiếng Anh, tiếng Tây Ban Nha, tiếng Pháp và Ngôn ngữ Ký hiệu Hoa Kỳ. Vui lòng truy nhập site Answer Desk dành cho Người khuyết tật của Microsoft để biết các chi tiết liên hệ cho khu vực của bạn.

Nếu bạn là người dùng chính phủ, thương mại hoặc người dùng doanh nghiệp, hãy liên hệ với Answer Desk dành cho Người khuyết tật trong doanh nghiệp.