Hướng dẫn cài phần mềm kế toán công đoàn
|
 Giải pháp này dành cho các máy không cài đặt được phần mềm kế toán CĐCS hoặc cài được nhưng lỗi phong chữ. Giải pháp này chúng ta cần thực hiện 3 bước sau: Bước 1. Cài đặt phần mềm ảo hóa VMware 10 Trường hợp máy bạn đã cài VMware 10 trở lên thì bỏ qua bước 1 này. Nếu chưa cài đặt, chúng ta thực hiện theo: Hướng dẫn cài phần mềm ảo hóa VMware 10 Bước 2. Tải máy ảo đã cài đặt sẵn phần mềm kế toán CĐCS Máy ảo Windows XP đã cài sẵn phần mềm kế toán CĐCS chỉ cần tải về và sử dụng ngay: Bấm để tải máy ảo đã cài phần mềm KT CĐCS Bước 3. Sử dụng Dùng phần mềm VMware 10 đã cài đặt ở bước 1 để mở máy ảo đã tải ở bước 2 và sử dụng phần mềm. Cách thực hiện cụ thể như sau: Nhựt Linh
Phần mềm “Kế toán công đoàn cơ sở 2014” là phiên bản đặc biệt của phần mềm “Quản lý tài chính tài sản công đoàn”, được thiết kế riêng cho những công đoàn cơ sở (cũng có thể dùng cho công đoàn cấp trên cơ sở) không có cán bộ nghiệp vụ kế toán nhưng vẫn có thể sử dụng phần mềm này để thực hiện công tác quản lý tài chính, kế toán của đơn vị. Đang xem: Phần mềm kế toán công đoàn Tuy nhiên, đây không phải là phần mềm kế toán bắt buộc các công đoàn cơ sở phải sử dụng. Nếu các công đoàn cơ sở đã có cán bộ nghiệp vụ kế toán (chuyên trách hoặc kiêm nhiệm) nên sử dụng phần mềm “Quản lý tài chính tài sản công đoàn” dùng chung cho công đoàn cấp trên cơ sở và công đoàn cơ sở, phần mềm này có đầy đủ các tính năng và không bị hạn chế sử dụng tài khoản như phần mềm “Kế toán công đoàn cơ sở 2014”. Phần mềm “Kế toán công đoàn cơ sở 2014” được xây dựng trên cơ sở nâng cấp phần mềm “Kế toán công đoàn cơ sở 2011” để phù hợp với những quy định mới của Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam trong lĩnh vực tài chính công đoàn. So với phần mềm “Kế toán công đoàn cơ sở 2011”, phần mềm “Kế toán công đoàn cơ sở 2014” có những thay đổi như sau: – Thay đổi Mục lục thu chi tài chính công đoàn, mẫu biểu sổ sách kế toán, báo cáo tài chính v.v.. theo các quy định mới của Tổng Liên đoàn về công tác tài chính năm 2014. – Có thêm các loại chứng từ : Giấy rút tiền mặt, Giấy nộp tiền vào tài khoản. – Bổ sung các nghiệp vụ : Bàn giao tích luỹ và Nhận tích luỹ bàn giao. – Bổ sung tài khoản 312 (phiên bản trước dùng chung với 311), tài khoản 354 (phiên bản trước dùng chung với 341). – Bổ sung tính năng tự động kết chuyển : kết chuyển số chi và số đã nộp cấp trên của đơn vị sử dụng phần mềm (khi lập và ghi đĩa báo cáo quyết toán B07 hoặc B07b của đơn vị dùng phần mềm), kết chuyển số chi và số nộp lên của các đơn vị cấp dưới chi tiết theo từng đơn vị (khi lập và ghi đĩa sổ tổng hợp quyết toán S84). – Có thêm các chức năng quản lý, mẫu biểu tổng hợp báo cáo dành riêng cho công đoàn cơ sở có cơ sở thành viên. – Chỉnh sửa hệ thống thực đơn, thanh công cụ của phần mềm, không cần phải sửa font màn hình (dùng font VK Sans Serif) như các phiên bản trước đây. Tuy nhiên, nếu không cài đặt được, người dùng có thể cài đặt phiên bản KetoanCDcoso2014-V có giao diện như các phần mềm cũ để sử dụng. PHẦN THỨ NHẤT: HƯỚNG DẪN CÀI ĐẶT PHẦN MỀM KẾ TOÁN CÔNG ĐOÀN CƠ SỞ 2014 Việc cài đặt lần đầu phần mềm Kế toán công đoàn cơ sở 2014 là bắt buộc, dù máy tính của bạn đã cài đặt và đang chạy các phiên bản từ năm 2013 về trước của phần mềm kế toán công đoàn. Việc cài đặt các phần mềm kế toán công đoàn có một điểm khác biệt so với các phần mềm ứng dụng khác ở chỗ mặc dù đã cài đặt phần mềm mặc định vào thư mục C:Program Files nhưng không dùng chương trình đã cài đặt trong thư mục này, cần phải copy thư mục chương trình gốc “KetoanCDcoso2014” vào ổ đĩa D: hoặc ổ đĩa E: để chạy chương trình từ thư mục vừa copy này. Trình tự thực hiện việc cài đặt như sau: 1. Tải đĩa phần mềm kế toán công đoàn cơ sở từ trang web của Tổng Liên đoàn LĐVN. Vào trang web www.congdoanvn.org.vn => chọn ô : “Download phần mềm tài chính CĐ” => chọn một đường link trong mục “Đĩa kế toán công đoàn cơ sở 2014” để tải file nén về máy. (File DiaketoanCDcoso2014.zip). 2. Cài đặt phần mềm kế toán công đoàn: – Giải nén file vừa tải về ở trên (file DiaketoanCDcoso2014.zip). Sau khi giải nén có các thư mục và một số file như sau: (Nếu CĐCS được cấp trên phát đĩa, trong đĩa cũng có các thư mục và file như trên). – Trước khi cài đặt, cần đóng tất cả các chương trình đang chạy trên máy tính như các chương trình diệt virus, word, exel … nhất là các chương trình chống virus để việc cài đặt không bị lỗi. – Mở thư mục “CaidatPhanmemKetoancongdoan” => chạy file Setup.exe để cài đặt chương trình vào thư mục mặc định là C:Program files, chú ý không đổi tên thư mục mặc định này vì phần mềm sẽ không chạy từ thư mục này. – Xử lý các thông báo gặp trong quá trình cài đặt theo đúng hướng dẫn như sau: Sau khi bấm nút “Ignore” lần đầu, cần bấm tiếp nút “Yes” khi màn hình sau xuất hiện: Tiếp tục bấm nút “Ignore” cho đến khi xuất hiện thông báo sau, việc cài đặt đã hoàn thành. Nếu không nhận được thông báo trên, cần khởi động lại máy tính, đăng nhập Windows với tên người dùng có quyền Administrator, đóng phần mềm chống virus và các phần mềm khác đang chạy, thực hiện lại việc cài đặt như hướng dẫn trên. Nếu vẫn không cài đặt được, liên hệ với Trung tâm Công nghệ thông tin Tổng Liên đoàn (0438221668) để được giúp đỡ. 3. Copy thư mục KetoanCDcoso2014 vào ổ đĩa D: và chạy chương trình – Copy thư mục: “KetoanCDcoso2014” trong đĩa Kế toán công đoàn cơ sở 2014 (đã giải nén ở trên) vào trong ổ D: của máy (hoặc ổ đĩa E:, F:… cũng được, miễn là khác ổ C: đã cài Windows). Đến đây, bạn đã có thể chạy chương trình bằng cách kích đúp file “KetoanCDcoso2014.exe” trong thư mục này. – Để đưa biểu tượng chương trình ra màn hình thực hiện như sau: bấm chuột phải vào file KetoanCDcoso2014.exe => chọn “Send to” => chọn “Desktop”. 4. Chuyển dữ liệu từ chương trình cũ sang chương trình mới (nếu trước đây đã sử dụng phần mềm kế toán công đoàn các phiên bản trước): Bước 1: Xác định vị trí dữ liệu chương trình cũ: Chạy chương trình cũ, phía dưới màn hình hiển thị đường dẫn file dữ liệu chương trình đang dùng: Ví dụ: Theo hiển thị trên màn hình, phần mềm kế toán công đoàn đang sử dụng file dữ liệu có tênlà TCCD2014.MDB ở ổ đĩa D: trong đường dẫn thư mục là “D:KetoanCDcoso08052013data”. Vì phần mềm này cho phép sử dụng dữ liệu ở nhiều thư mục khác nhau trên máy tính cũng như các thư mục trên mạng (ở máy tính khác), do đó phải xác định đúng dữ liệu cũ nằm ở máy tính nào, thư mục nào mới có thể nhập đúng dữ liệu cũ vào chương trình mới được. Bước 2: Chuyển dữ liệu từ chương trình cũ sang chương trình mới: Chạy chương trình mới (mục 3 trên) => chọn thực đơn “Quản lý các file dữ liệu tài chính” => chọn “Nhập dữ liệu từ máy khác” => bấm “Tiếp tục” => chọn file TCCD2014.MDB trong thư mục Data của chương trình cũ – theo đường dẫn tại bước 1 (VD D:KetoanCDcoso08052013data)=> bấm “Open” => chọn “Có” khi chương trình hỏi có muốn nhập tất cả các năm => Phần mềm mới sẽ tự động nhập tất cả dữ liệu của các năm đã có trong thư mục đó. 5. Cài đặt font tiếng Việt ABC (TCVN3), sửa lỗi khai báo Region-Language (khu vực – ngôn ngữ) trên Windows. Phần mềm kế toán công đoàn cơ sở 2014 vẫn sử dụng font chữ tiếng Việt ABC ( còn gọi là font TCVN3). Vì vậy, nếu bạn chưa nhập được tiếng Việt khi chạy phần mềm này hoặc tiếng Việt trên màn hình hiển thị sai, bạn cần kiểm tra các nội dung sau: – Kiểm tra xem đã nhập bộ font ABC vào thư mục C:WindowsFonts chưa? Tên các font ABC thường bắt đầu bằng “.vn…” ví dụ .vnarial, .vntime v.v.. Nếu chưa có các font này, cần Copy các file trong thư mục FONTS-ABC có trong đĩa gốc phần mềm vào thư mục C:WindowsFonts là xong. – Kiểm tra xem bộ gõ tiếng Việt trên máy tính của bạn đã chọn đúng bảng mã tiếng Việt là TCVN3 chưa (xem hình dưới). Chú ý, với bộ gõ Unikey thì phải chọn đúng bảng mã TCVN3 mới gõ được tiếng Việt, còn với bộ gõ Vietkey thì không cần chọn vì bộ gõ Vietkey có khả năng tự động chuyển đổi bảng mã từ Unicode sang TCVN3. Vì vậy, nếu không có yêu gì đặc biệt để sử dụng bộ gõ Unikey thì nên dùng bộ gõ Vietkey, có thể nhập dữ liệu tiếng Việt vào phần mềm kế toán công đoàn cơ sở mà không cần phải đặt lại bảng mã từ Unicode sang TCVN3. – Một số máy tính cài hệ điều hành Windows đã được Việt hoá cũng sẽ gây lỗi hiển thị font chữ (một số chữ cái có dấu tiếng Việt bị chuyển thành dấu ? và gây lỗi in chứng từ), khi đó bạn cần khai báo lại phần Region-Language của Window để bỏ các thiết lập Việt hoá đi. Cách làm như sau: Đối với hệ điều hành Window XP: Mở Control Panel -> Regional and language Options -> chọn thẻ Regional Options -> chọn “English (United States)” cho phần “Standards and formats” và “United States” cho phần “Location” như hình sau. Bấm chuột mở tiếp thẻ “Advanced” -> chọn “English (United States)” cho phần “Language for non-Unicode programs” như sau: Đối với Hệ điều hành Win7: – Mở cửa sổ “Region and Language” (gõ cụm từ này ở ô Search góc dưới bên trái màn hình và bấm chuột vào tên chương trình được tìm thấy ở phía trên, hoặc dùng Control Panel để mở cửa sổ này) . Chọn thẻ “Formats”, mở hộp liệt kê chọn “English (United States)” thay cho “Vietnamese (Vietnam)”. – Tiếp tục chọn thẻ “Administrative”, bấm vào nút “Change system locale” để chọn “English (United States)” thay cho “Vietnamese (Vietnam)” Nếu không thực hiện được, liên hệ với Trung tâm Công nghệ thông tin Tổng Liên đoàn (0438221668) để được giúp đỡ. PHẦN THỨ HAI HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN CĐCS A. CÁC THAO TÁC BAN ĐẦU: I. Các phím chức năng hay sử dụng: Khi đưa con trỏ đánh máy vào một ô trên màn hình :
II. Các khai báo ban đầu trước khi sử dụng phần mềm 1. Khai báo thông tin chung về đơn vị, thiết lập chế độ kế toán, thông tin in sổ sách, báo cáo. Mở thực đơn “Thông tin hệ thống” => chọn “Nạp sửa thông tin chung về đơn vị”. – Nhập thông tin về đơn vị : Chọn thẻ “Thông tin về đơn vị” => khai báo tên đơn vị cấp trên, tên đơn vị, loại đơn vị , tên thủ trưởng (Chủ tịch công đoàn), người phụ trách kế toán, cán bộ kế toán, thủ quỹ v.v.. Các thông tin này được dùng để in các phiếu thu, phiếu chi, uỷ nhiệm chi v.v.. Chú ý nhập Loại đơn vị: Bắt buộc phải chọn loại đơn vị, không được để trắng. Công đoàn cơ sở chỉ được chọn 1 trong 5 loại: HCSNTW, HCSNĐP, Doanh nghiệp nhà nước, DN có VĐT NN, Doanh nghiệp khác; CĐ cấp trên cơ sở chọn Cơ quan LĐLĐ quận huyện tương đương. – Thiết lập chế độ kế toán : Chọn thẻ “Thiết lập chế độ kế toán” => Nếu chọn chế độ đơn giản, phần mềm cho phép người dùng nhập chứng từ thông qua chọn các nghiệp vụ đã được chuẩn bị sẵn, người dùng không cần biết nghiệp vụ kế toán, không cần phải định khoản. Nếu chọn chế độ “Đầy đủ”, người dùng phải biết nghiệp vụ kế toán và thực hiện định khoản khi nhập chứng từ. Trong quá trình sử dụng phần mềm, người dùng có thể chuyển từ chế độ này sang chế độ kia để nhập chứng từ nếu cần. – Nhập thông tin in sổ sách, báo cáo. Chọn thẻ “Thông tin in sổ sách, báo cáo”. Nhập các thông tin về địa danh, chức danh người phụ trách kế toán (gọi là phụ trách kế toán hay là kế toán trưởng), các dòng đề ký (Thay mặt, ký thay v.v..), chức danh và tên người ký v.v.. Các thông tin này sẽ được dùng khi in các báo cáo, sổ sách. 2. Nhập danh sách các đơn vị, phòng ban. Danh sách các đơn vị, phòng ban gồm tên đơn vị thường xuyên phát sinh thu, chi hoặc tên các CĐCS cấp dưới trực tiếp quản lý tài chính (nếu có) . Danh sách này được dùng để điền nhanh tên đơn vị, mã đơn vị, loại đơn vị, địa chỉ, điện thoại, số hiệu tài khoản ngân hàng v.v.. của đơn vị khi nhập các chứng từ, báo cáo tài chính liên quan tới đơn vị, cho phép kết xuất các sổ kế toán chi tiết theo từng đơn vị. Cách nhập, sửa : Chọn thực đơn “Danh sách tham khảo”=> chọn “Nạp sửa danh sách các đơn vị, phòng ban” => bấm “Nạp mới” (hoặc bấm “Sửa”) => Nhập tên ĐV, Mã ĐV, địa chỉ, tên NH, số TKNH, Loại đơn vị => Bấm “Ghi đĩa”. 3. Nhập danh sách các đối tượng quản lý. Mục đích: Khai báo tên cán bộ nhân viên (để theo dõi tạm ứng), tên các khoản thu, chi cần theo dõi riêng, đối tượng thường xuyên giao dịch, các khoản tạm giữ, các quỹ XH, các khoản đầu tư tài chính. Hỗ trợ nhập chứng từ nhanh, in sổ kế toán chi tiết theo đối tượng. Cách nhập sửa : Chọn thực đơn “Danh sách tham khảo”=> chọn “Nạp sửa danh sách các đối tượng quản lý” => Bấm “Nạp mới” => Chọn Loại đối tượng, nhập tên đối tượng, chứ tắt => Bấm “Ghi đĩa” (Hình dưới) 4. Nhập danh sách các ngân hàng, kho bạc. Mục đích: Khai báo Tài khoản và số hiệu tài khoản tiền gửi tại kho bạc hay ngân hàng của đơn vị sử dụng phần mềm. Phục vụ nhập nhanh chứng từ ngân hàng, lập sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng theo từng tài khoản tiền gửi. Cách nhập,sửa : Chọn thực đơn “Danh sách tham khảo”=> chọn “Nạp sửa danh sách ngân hàng, kho bạc” => Bấm “Nạp mới” => Nhập tên NH (KB), loại tiền, số TK …=> Bấm “Ghi đĩa”. 5. Nhập, sửa số dư đầu năm. Mục đích: Nhập số dư đầu năm các sổ kế toán: Quỹ Tiền mặt, Tiền gửi NH, Dư cấp dưới, Nguồn kinh phí, quỹ XH v.v.. Phải nhập bằng tay khi sử dụng phần mềm lần đầu. Các năm tiếp theo sẽ dùng chức năng “Chuyển số dư sang năm sau”, không cần nhập số dư bằng tay nữa. Cách nhập sửa số dư đầu năm : Chọn thực đơn “Kế toán”=> chọn “Nạp sửa số dư đầu năm”=> Chọn loại số dư => Nhập số dư và các thông tin cần thiết => Bấm “Ghi đĩa”. Lưu ý khi nhập số dư đầu kỳ cần chi tiết theo Đơn vị, đối tượng, số dư TGNH thì mỗi đơn vị, đối tượng, tài khoản TGNH nhập 1 dòng (mỗi lần nhập-ghi đĩa 1 dòng). Sổ không có số dư không nhập. Đảm bảo tổng số dư nợ = Tổng số dư có (Dư TM+Dư TGNH+Dư TƯ+Dư CĐCS cấp dưới nếu có=Dư nguồn kinh phí + Dư tạm giữ + Dư quỹ XH). III- Sử dụng các nút lệnh trên thanh công cụ: Thanh công cụ chứa một số nút lệnh, nằm dưới thanh thực đơn như sau:
B-NHẬP CHỨNG TỪ PHÁT SINH HÀNG NGÀY: 1- Cửa sổ màn hình nhập chứng từ: Tất cả các loại chứng từ được nhập bằng nút lệnh “Nhập CT”. Khi bấm nút “Nhập mới”, cửa sổ màn hình nhập chứng từ hiển thị như sau: 2. Quy trình nhập chứng từ: 1. Bấm nút “Nhập mới” => 2.Nhập ngày tháng phát sinh (hoặc để phần mềm tự động điền ngày tháng) => 3. Chọn loại nghiệp vụ phát sinh (có 4 loại nghiệp vụ : thu chi tiền mặt, thu chi tiền gửi) => 4. Chọn nghiệp vụ=> 5.Nhập các ô cần thiết => 6. bấm nút “Ghi đĩa” để lưu lại => 7. Bấm In để in phiếu. 3. Chọn loại nghiệp vụ khi nhập chứng từ: Người sử dụng phải chọn đúng 1 trong 4 loại nghiệp vụ: – Thu tiền mặt. – Chi tiền mặt. – Thu tiền gửi ngân hàng, kho bạc. – Chi tiền gửi ngân hàng, kho bạc. 4. Chọn nghiệp vụ khi nhập chứng từ: Ứng với mỗi loại nghiệp vụ, phải chọn 1 nghiêp vụ phù hợp, cụ thể: a/ Ứng với Thu tiền mặt hoặc Thu tiền gửi ngân hàng, kho bạc có các nghiệp vụ: – Thu tài chính CĐ: gồm thu kinh phí do chuyên môn chuyển sang, đoàn phí do tổ công đoàn hoặc đoàn viên đóng, thu khác (Mục 22 đến 24). – Nhận kinh phí cấp trên cấp (không phân biệt cấp kinh phí, đoàn phí hay cấp hỗ trợ, chương trình tự áp mục 25 ngầm định, ). – Rút tiền gửi ngân hàng, kho bạc nhập quỹ: không phân biệt nguồn. – Thu quỹ XH: phản ánh thu ủng hộ bão lụt, thiên tai…không quyết toán TCCĐ. – Thu hồi tạm ứng: nhập các nghiệp vụ thu lại tiền đã tạm ứng cho nội dung hoạt động nào đó, số tiền luôn bằng số đã tạm ứng. Sau khi lập phiếu thu để hoàn tạm ứng, kế toán phải lập tiếp phiếu Chi tiền mặt-nghiệp vụ chi TCCĐ để chi ra số tiền thực tế chi. – Thu hồi cho vay, đầu tư tài chính: Phản ánh các nghiệp vụ thu lại tiền gốc đã cho vay, đầu tài tài chính (bán cổ phần cổ phiếu CĐ đã mua khi CP hóa DN …). – Thu các khoản phải trả (tạm giữ): Cấp trên chuyển tiền khen thưởng, tạm giữ của một đối tượng nào đó… – Thu cấp dưới nộp lên: Nghiệp vụ này chỉ phát sinh khi đ/vị sử dụng phần mềm là Cơ quan LĐLĐ quận huyện, tương đương hoặc là CĐCS có cơ sở thành viên và các CĐCS, cơ sở thành viên này có lập báo cáo QT thu, chi TCCĐ. – Thu giảm chi TCCĐ: Phản ánh khoản thu giảm chi TCCĐ do đã chi quá, chi nhầm (Mục 27-31). b/ Ứng với Chi tiền mặt hoặc Chi tiền gửi ngân hàng, kho bạc có các nghiêp vụ: – Nộp cấp trên: không phân biệt kinh phí, đoàn phí (chương trình tự áp mục ngầm định 37). – Nộp tiền mặt vào ngân hàng, kho bạc: không phân biệt nguồn. – Chi quỹ XH: Các nghiệp vụ chi hoặc chuyển tiền quỹ XH từ thiện đã thu cho các đơn vị, cá nhân (không đưa vào quyết toán). – Chi tạm ứng: Phản ánh khi xuất tiền tạm ứng cho một cá nhân trong đơn vị để chi một hoạt động công đoàn nào đó. Xem thêm: Zilean Mùa 11: Cách Chơi Zilean Sp, Zilean Mùa 11: Bảng Ngọc, Cách Lên Đồ Zilean – Cho vay, đầu tư tài chính: Phản ánh các khoản tạm ứng, cho vay, đầu tư tài chính… (các khoản cho vay, đầu tư tài chính phải có ý kiến đồng ý của CĐ cấp trên trực tiếp bằng văn bản). – Chi hoàn trả các khoản tạm giữ: Chi khen thưởng do cấp trên chuyển tiền, hoàn trả các khoản tạm giữ khác (không đưa vào quyết toán). – Cấp cho cấp dưới: Nghiệp vụ này chỉ phát sinh khi đ/vị sử dụng phần mềm là Cơ quan LĐLĐ quận, huyện tương đương hoặc là CĐCS có cơ sở thành viên và các CĐCS, cơ sở thành viên có lập báo cáo quyết toán thu, chi tài chính công đoàn. – Chi giảm thu tài chính công đoàn: P/á khoản chi giảm thu tài chính công đoàn do đã thu quá kinh phí, đoàn phí phải hoàn trả lại. – Chuyển tiền giữa các tài khoản tiền gửi : Nhập các chứng từ chuyển tiền giữa các tài khoản tiền gửi của đ/v: từ tài khoản tại NH sang KB, KB sang NH, gửi không kỳ hạn sang gửi có kỳ hạn… Chú ý khi nhập Mục lục thu, chi tài chính công đoàn: Khi chọn các nghiệp vụ Thu tài chính công đoàn hay Chi tài chính công đoàn (bằng tiền mặt hoặc tiền gửi), người nhập chứng từ bắt buộc phải nhập đúng mục thu hoặc mục chi tài chính công đoàn theo quy định mới thì các nội dung thu, chi này mới được tổng hợp đầy đủ vào Sổ thu chi tài chính công đoàn cơ sở hay Báo cáo quyết toán thu chi tài chính công đoàn. Vì vậy, người nhập chứng từ cần tuân thủ các quy định sau: – Phải đưa con trỏ đánh máy vào ô “Mục thu TCCĐ” hoặc ô “Mục chi TCCĐ” rồi bấm phím F5 để chọn mục thu hoặc mục chi của chứng từ đang nhập. Không được nhập các mục thu chi không có trong Mục lục thu chi tài chính công đoàn đã được Tổng Liên đoàn quy định cho công đoàn cơ sở. – Khi nhập mục “24.00- Các khoản thu khác” phải chọn mục “24.01- Chuyên môn hỗ trợ” hoặc mục “24.02- Thu khác tại đơn vị”, không được nhập trực tiếp mục 24.00. – Khi nhập mục “31.00- Chi hoạt động”, có thể chọn mục 31.00 (tiểu mục là 00), hoặc bất kỳ mục 31 với tiểu mục 01, 02, … có trong bảng Mục lục thu chi tài chính công đoàn đều được. Tuy nhiên nếu nội dung chi của chứng từ đang nhập thuộc một trong 3 nội dung sau : “31.01- Đào tạo cán bộ”, “31.02- Trợ cấp”, “31.03- Hỗ trợ du lịch” thì người nhập chứng từ buộc phải nhập đúng một trong 3 mục chi được quy định riêng này thì phần mềm mới tổng hợp đúng số liệu các mục chi này trong sổ thu chi tài chính công đoàn cơ sở và báo cáo quyết toán của cơ sở. C- TRA CỨU, TÌM KIẾM CHỨNG TỪ: Để tra cứu, tìm kiếm chứng từ: Sử dụng nút “Tra cứu” ở thanh công cụ, hoặc dùng nút lệnh “Tìm đến” trong khi nhập chứng từ (tác dụng như nhau). Người sử dụng có thể dễ dàng tra cứu các chứng từ đã nhập bằng cách nhập một hay một số ô điều kiện trong cửa sổ tra cứu này. Việc tra cứu không gây ảnh hưởng đến số liệu, chứng từ đã nhập. D- IN SỔ KẾ TOÁN. Để in sổ kế toán sử dụng nút “In sổ KT” ở thanh công cụ. Cửa sổ đặt lệnh in như hình dưới: Khi sổ cần in xuất hiện trên màn hình :
E-LẬP BÁO CÁO GỬI CẤP TRÊN. I- Cách lập báo cáo của Công đoàn cơ sở: Công đoàn cơ sở cần lập các báo cáo sau gửi công đoàn cấp trên: + B07-Báo cáo quyết toán thu chi tài chính công đoàn. + B14 -Báo cáo dự toán thu, chi tài chính công đoàn. Để lập các báo cáo sử dụng nút lệnh: “T.Hợp BC”. 1. Lập báo cáo B07- Báo cáo quyết toán thu chi tài chính công đoàn: Thao tác: Tại cửa sổ chính chương trình chọn nút “T.Hợp BC” => bấm nút “Nhập mới” => Chọn tên BC B07-Báo cáo…, kỳ báo cáo => bấm nút “Dữ liệu KT” để phần mềm tự trích dữ liệu kế toán đưa vào báo cáo => kiểm tra, nhập sửa các số liệu cơ bản (số lao động, đoàn viên, quỹ lương…) và số liệu các mục thu, chi => bấm nút “Ghi đĩa” (Hình dưới). 2. Lập báo cáo B14-Báo cáo dự toán thu, chi tài chính công đoàn: Thực hiện tương tự như lập báo cáo B07 ở phần trên. II- Cách lập báo cáo của CĐCS có cơ sở thành viên và Công đoàn cấp trên cơ sở Quy trình tổng hợp báo cáo quyết toán như sau: Lập ra báo cáo quyết toán thu chi của đơn vị sử dụng phần mềm => nhập các báo cáo quyết toán của các CĐCS cấp dưới => Bấm nút “Chuyển chế độ” để chuyển sang chế độ “Tổng hợp BC gửi cấp trên” => Lập Sổ tổng hợp quyết toán và lập báo cáo Tổng hợp quyết toán gửi cấp trên. 1/ Lập báo cáo thu, chi tài chính công đoàn của đơn vị sử dụng phần mềm: a/ Nếu đơn vị sử dụng phần mềm là công đoàn cơ sở có cơ sở thành viên, cần lập báo cáo quyết toán thu chi tài chính công đoàn dành cho công đoàn cơ sở có thành viên mẫu B07b. Thao tác như lập B07-Báo cáo quyết toán thu, chi tài chính công đoàn. b/ Nếu đơn vị sử dụng phần mềm là công đoàn trên cơ sở, lập báo cáo tổng hợp quyết toán thu, chi tài chính công đoàn mẫu B08. Thao tác: Tại cửa sổ chính chương trình chọn nút “T.Hợp BC” => bấm nút “Nhập mới” => Chọn tên BC: B08-Báo cáo tổng hợp quyết toán thu chi tài chính công đoàn, kỳ báo cáo => bấm nút “Dữ liệu KT” => bấm nút “Ghi đĩa” (các hình dưới). Chú ý khi lập báo cáo tổng hợp quyết toán thu, chi B08 tại đơn vị sử dụng phần mềm: + Số liệu của đơn vị phải nhập ở cột “Số quyết toán CĐ cấp trên cơ sở”, phần mềm sẽ tự động cộng sang cột “Tổng hợp quyết toán trong kỳ”. + Kiểm tra số dư đầu kỳ khớp với cuối kỳ trước. + Đối chiếu số thu của cấp dưới (mục 44) + Đối chiếu số cấp trên cấp. + Đối chiếu số cấp cho cấp dưới (mục 43). 2/ Nhập các báo cáo của công đoàn cấp dưới (CĐCS thành viên hoặc CĐCS cấp dưới) Ở chế độ “nhập BC của cấp dưới” (màu tím), nhập báo cáo của từng đơn vị cấp dưới (hình dưới): Lưu ý khi nhập báo cáo quyết toán của công đoàn cấp dưới: – Phải nhập đầy đủ báo cáo của tất cả các đơn vị công đoàn cấp dưới trực tiếp quản lý (kể các các đơn vị không có báo cáo quyết toán). – Phải kiểm tra ngay khi nhập các chỉ tiêu: + Số nhập vào chương trình là số duyệt cho cấp dưới. + Số dư đầu kỳ: Khớp đúng với số dư cuối kỳ trước. + Số nộp cấp trên trực tiếp và số cấp trên cấp khớp với số từ phần kế toán tự động chuyển sang. + Tính cân đối của số liệu báo cáo: Cộng thu, cộng chi, dư cuối kỳ. – Báo cáo của đơn vị chưa có báo cáo quyết toán (mới chỉ nhập được một vài số liệu như số dư, số nộp, số cấp…), cần bấm chọn để xác định đơn vị này chưa có BC quyết toán. 3/ Tổng hợp BC gửi cấp trên: Sau khi lập xong Báo cáo thu, chi của cơ quan cấp trên và nhập các báo cáo của CĐCS, cơ sở thành viên xong (Chế độ nhập BC của cấp dưới), bấm nút “Chuyển chế độ” sang chế độ “Tổng hợp BC gửi cấp trên” (màu vàng) để lập báo cáo và sổ tổng hợp quyết toán gửi cấp trên như sau: a/ CĐCS có cơ sở thành viên: Cần lập B25-Báo cáo tổng hợp quyết toán thu-chi TCCĐ cơ sở thành viên, S84-Sổ tổng hợp quyết toán thu, chi tài chính công đoàn gửi cấp trên (thao tác như hình trên). Ngoài ra, công đoàn cơ sở có thành viên có thể lập thêm báo cáo B27- Báo cáo tổng hợp quyết toán thu chi CĐCS có thành viên. b/ Cơ quan LĐLĐ quận, huyện, tương đương, CĐ TCTy: Cần lập B08- Báo cáo tổng hợp quyết toán thu, chi tài chính công đoàn và S84-Sổ tổng hợp quyết toán thu, chi tài chính công đoàn gửi cấp trên (thao tác như hình trên). Một số lưu ý khi sử dụng chức năng lập báo cáo tài chính: + Sau khi đã lập xong báo cáo quyết toán, nếu người dùng lại sửa, xoá, thêm mới chứng từ thuộc kỳ báo cáo của báo cáo quyết toán đã lập thì những thay đổi này không được tự động cập nhật vào báo cáo đã lập. Người dùng phải mở phần tổng hợp báo cáo, chọn báo cáo cần cập nhật, bấm nút “Sửa” và nút “Dữ liệu KT” để phần mềm cập nhật lại sự thay đổi của chứng từ, đưa vào báo cáo. + Khi phát hiện sai sót, quay trở lại sửa các báo cáo của cấp dưới ở phần đầu vào “Nhập báo cáo của cấp dưới” thì các báo cáo đã lập ở phần đầu ra “Tổng hợp báo cáo” sẽ không tự động cập nhật số liệu đã sửa ở các báo cáo đầu vào. Để cập nhật số liệu cho các báo cáo phần đầu ra, cần chuyển sang phần “Tổng hợp báo cáo”, chọn báo cáo cần cập nhật, bấm nút “sửa” rồi bấm nút “T.hợp BC” để phần mềm cập nhật lại số liệu đã thay đổi ở các báo cáo đầu vào. + Quy trình lập báo cáo dự toán, báo cáo tổng hợp dự toán cũng thực hiện tương tự như quy trình lập báo cáo quyết toán, báo cáo tổng hợp quyết toán. Người sử dụng muốn gửi báo cáo cho Công đoàn cấp trên qua email, thao tác như sau: Bấm nút lệnh “T.hợp BC” để mở chức năng tổng hợp báo cáo => bấm nút “Chuyển chế độ” để chọn báo cáo cần gửi ở đầu vào hay đầu ra => chọn báo cáo cần gửi => bấm nút “Gửi file BC” => máy thông báo “Đã chuyển xong … cần coppy file này gửi cấp trên”. Người sử dụng gắn kèm file theo thông báo này vào email gửi Công đoàn cấp trên (Hình dưới): F- NHẬP TÀI SẢN CỐ ĐỊNH, DỤNG CỤ LÂU BỀN (nếu có): Để nhập tài sản, theo dõi quá trình từng tài sản cố định, dụng cụ lâu bền sử dụng nút lệnh “Tài Sản”. Căn cứ để nhập là số liệu kiểm kê thực tế hoặc sổ tài sản kỳ trước. 1/ Nhập tài sản đầu kỳ và tăng trong kỳ: Mỗi tài sản nhập vào 1 thẻ tài sản. Cách nhập thẻ tài sản như hình dưới: Lưu ý chọn mã loại tài sản: TSCĐ chọn mã loại từ 1 đến 6 (trong đó loại 6 là đất, TS vô hình), Dụng cụ lâu bền chọn mã loại 7. 2/ Tính hao mòn TSCĐ: Vào thực đơn Tài sản cố định => chọn “Tính hao mòn tài sản cố định => Bấm nút “Nhập mới” => Bấm nút “Ghi đĩa” => Bấm In nếu cần . 3/ Nhập Tài sản giảm trong năm: 4/ In sổ tài sản: Người sử dụng in sổ tài sản bằng nút “In sổ KT”. Ghi chú: Tùy khả năng người sử dụng chương trình, yêu cầu quản lý tài sản của CĐ cấp trên mà có thể sử dụng hoặc không sử dụng phần theo dõi tài sản này. G- QUẢN LÝ CÁC THƯ MỤC VÀ FILE CỦA CHƯƠNG TRÌNH, SAO LƯU, KHÔI PHỤC DỮ LIỆU, CHUYỂN DỮ LIỆU QUA EMAIL. I- Quản lý các thư mục và File của chương trình: Thư mục chứa chương trình: Nếu người dùng cài đặt phần mềm đúng như hướng dẫn, file chương trình và dữ liệu đều nằm trong thư mục D:KetoanCDcoso2014. Trong thư mục này có chứa các thư mục con: Data, Luudulieu, Report và file chương trình “Ketoancongdoan.exe” (hình dưới). 1. Thư mục “Data”: chứa toàn bộ dữ liệu đã nhập, bao gồm các file: – File HT20xx.MDB: chứa các thông tin đã nhập: Thủ trưởng đơn vị, kế toán, Danh sách đơn vị phòng ban, Danh sách đối tương, Danh sách ngân hàng kho bạc …; Mỗi năm chương trình tạo ra 1 file riêng. – File TCCD20xx.MDB: chứa các chứng từ đã nhập (Thu TM, chi TM, Thu TGNH kho bạc, Chi TGNH, kho bạc); Mỗi năm chương trình tạo ra 1 file riêng. – File VTTS.MDB: Chứa các thẻ tài sản, dụng cụ lâu bền đã nhập trong nút Tài sản; File này dùng chung cho tất cả các năm. – Các file sysmem và sysmem2 nhớ vị trí dữ liệu của chương trình (khi chạy chương trình, đường dẫn vị trí dữ liệu hiển thị phía dưới màn hình). Các file này có thể xóa khi cần copy chương trình sang vị trí khác hoặc máy khác để sử dụng. – Các file HTgoc.MDB, HTTKgoc.MDB, TCCDgoc.MDB, VTTSgoc.MDB là các file gốc ban đầu của chương trình bắt buộc phải có để chương trình tạo ra các file dữ liệu tương ứng của từng năm. 2. Thư mục “Luudulieu“: – Đây là thư mục do chương trình tự động tạo ra khi chạy chương trình để lưu dữ liệu dự phòng (lưu các file HT20xx.MDB, TCCD20xx.MBD, VTTS.MDB từ trong thư mục Data thêm ra để dự phòng). – Trường hợp các file dữ liệu tương ứng trong thư mục Data bị hỏng, bị xóa, bị virus, chương trình có thể khôi phục lại được dữ liệu lấy từ trong thư mục này. 3. Thư mục “Report”: – Thư mục “Report”: là nơi chứa tất cả các mẫu của chương trình dùng để in như: Mẫu phiếu thu, mẫu phiếu chi, chứng từ ngân hàng, các mẫu sổ kế toán, báo cáo tài chính … – Trường hợp các file mẫu này bị hỏng, bị xóa, bị virus, thì mẫu bị hỏng đó sẽ không in ra được. 4. File chạy chương trình “Ketoancongdoan.exe” – File Ketoancongdoan.exe là file chạy chương trình. Bấm đúp trực tiếp vào file này chương trình sẽ chạy. – Để đưa biểu tượng chạy chương trình ra màn hình chính của Windows: bấm chuột phải tại file Ketoancongdoan.exe => chọn sent to => chọn Desktop. II- Thay đổi file dữ liệu đang dùng : Thông thường, sau khi cài đặt phần mềm như hướng dẫn thì toàn bộ dữ liệu kế toán sẽ nằm ở thư mục D:KetoanCDcoso2014, và dòng dưới cùng màn hình của phần mềm sẽ hiển thị vị trí của file dữ liệu đang dùng qua đường dẫn như sau: (File dữ liệu đang dùng là TCCD2014.MDB nằm trong thư mục KetoanCDcoso2014data ở ổ đĩa D:). Tuy nhiên, phần mềm này có chức năng “Thay đổi file dữ liệu đang dùng” để người dùng có thể sử dụng các file dữ liệu nằm ở một thư mục khác hoặc nằm ở máy tính khác. Nhờ chức năng này, người dùng có thể mở file dữ liệu tài chính dùng chung ở trên mạng, do đó có thể thực hiện nghiệp vụ kế toán của đơn vị cùng với những cán bộ kế toán khác. Khi đã thay đổi file dữ liệu đang dùng, vị trí của file dữ liệu mới sẽ được hiển thị theo đường dẫn mới : (File dữ liệu đang dùng là TCCD2014.MDB nằm trong thư mục Datamaychu ở trên máy tính chủ có tên là tuanvp). Vì vậy, mỗi khi chạy phần mềm, người dùng luôn phải để ý xem hiện tại phần mềm đang sử dụng file dữ liệu nào, nằm ở máy tính nào, thư mục nào. – Cách thay đổi file dữ liệu đang dùng: Bấm chuột mở thực đơn “Quản lý các file dữ liệu tài chính” => “Thay đổi file dữ liệu đang dùng”, cửa sổ “Chọn file dữ liệu tài chính” sẽ được hiển thị trên màn hình như sau : Để chọn một file dữ liệu khác với file dữ liệu đang dùng, người dùng có thể nháy đúp chuột vào dòng chứa tên file muốn chọn trong ô “Danh sách các file đã dùng trước đây”, nếu không có thì bấm nút lệnh “Tìm file mới”, mở thư mục chứa file dữ liệu cần chọn (luôn có tên là TCCD20xx.mdb) ở trên máy tính đang dùng hoặc ở một máy tính khác trên mạng cục bộ (LAN), sau khi chọn xong tên file được chọn sẽ được điền vào ô “Tên file được chọn” trong cửa sổ trên, bấm nút “Chấp nhận” để phần mềm chuyển sang sử dụng file vừa chọn này, hoặc bấm “Không chọn” để huỷ việc thay đổi file dữ liệu đang dùng. – Cách kết nối các máy tính trong mạng nội bộ: + Bước 1 : Lấy một máy tính nào đó làm máy chủ (máy tính của trưởng ban Tài chính hoặc của nhân viên sử dụng phần mềm hàng ngày, ví dụ máy tính của chị Hoa ban Tài chính được chọn làm máy chủ và đã được đặt tên trên hệ điều hành Windows là hoatc). Dữ liệu kế toán của phần mềm trên máy tính này sẽ được chia sẻ (sharing) để các máy tính khác trong mạng nội bộ có thể thấy và sử dụng chung. Mở thư mục chứa phần mềm này (ví dụ : mở thư mục D:KetoanCDcoso2014 ở ổ đĩa D:). Bấm chuột phải vào thư mục Data và chọn dòng “Sharing and Security…” như sau : Đánh dấu đồng thời vào ô cho phép chia sẻ (Share this folder on the network) và vào ô cho phép nhập sửa (Allow network users to change my files) để các máy tính khác trong mạng có thể nhìn thấy thư mục Data và nhập sửa dữ liệu rồi bấm OK như sau : + Bước 2 : Chạy phần mềm này ở các máy tính khác trong mạng, mở thực đơn “Thay đổi file dữ liệu đang dùng” như hướng dẫn ở trên, bấm nút “Tìm file mới”, trong ô “File name”, nhập đường dẫn tới thư mục Data của máy chủ theo quy định sau: 2 gạch chéo ngược () + tên máy chủ (ví dụ chọn máy tính của chị Hoa có tên trên mạng cục bộ là hoatc) + tên thư mục được chia sẻ (trong hình minh hoạ dưới đây là “hoatcData”) rồi gõ Enter: Chọn file TCCD20xx.mdb (ví dụ chọn TCCD2013.mdb, TCCD2014.mdb v.v..) có trong thư mục chia sẻ để máy tính này kết nối và sử dụng dữ liệu kế toán trên máy chủ. III- Cách khôi phục các file dữ liệu bị hỏng: Phần mềm “Kế toán công đoàn cơ sở 2014” hoạt động dựa trên các file dữ liệu có tên TCCD20xx.mdb, HT20xx.mdb và VTTS.mdb, trong đó số 20xx là niên độ kế toán. Các file dữ liệu này có thể bị hỏng nếu khi phần mềm kế toán đang ghi dữ liệu thì máy tính bị mất điện, bị treo hay đường kết nối mạng bị lỗi. Các file dữ liệu này cũng có thể bị hỏng hoặc bị mất do virus, do người dùng xoá nhầm, hoặc ổ đĩa cứng bị hỏng v.v.. + Nếu File TCCD20xx.MDB hỏng sẽ mất các chứng từ, các báo cáo đã nhập. + Nếu File HT20xx.MDB bị hỏng sẽ mất thông tin hệ thống, các danh sách đơn vị phòng ban, danh sách đối tượng, danh mục các ngân hàng, kho bạc… + Nếu File VTTS.MDB hỏng sẽ mất các thẻ tài sản đã nhập. Khôi phục file dữ liệu bị hỏng, mất : Khi xảy ra mất, hỏng dữ liệu (phần mềm sẽ thông báo tên file bị hỏng là TCCD20xx.mdb, HT20xx.mdb hay VTTS.dmb), thực hiện việc khôi phục file dữ liệu bị hỏng bằng file dữ liệu đã được lưu gần nhất như sau : – Trong trường hợp nếu đơn vị đang sử dụng chế độ dùng chung file dữ liệu qua mạng (lập chế độ Sharing thư mục Data trên máy tính chủ) thì phải chạy phần mềm “Kế toán công đoàn cơ sở 2014” từ máy tính chủ chứa dữ liệu bị mất để thực hiện việc khôi phục dữ liệu, không thực hiện việc khôi phục dữ liệu từ các máy tính trạm. – Bấm chuột mở thư mục “Quản lý các file dữ liệu tài chính” => Chọn thực đơn “Khôi phục dữ liệu kế toán, báo cáo TC (TCCD20xx.MDB)” (hoặc chọn thực đơn “Khôi phục dữ liệu tài sản”, “Khôi phục dữ liệu tham khảo” tuỳ theo cần khôi phục loại file dữ liệu nào) như hình dưới đây. – Trong cửa sổ “Kiểm tra quyền quản trị”, nhập tên và mật khẩu của người dùng có quyền quản trị (nếu đã lập danh sách người dùng), nếu không chỉ cần bấm nút “Tiếp tục” để mở cửa sổ “Khôi phục file …” như sau. + Bấm chuột chọn một file trong danh sách các file được hiển thị và bấm nút “Khôi phục” để khôi phục file dữ liệu bị mất. Đây là các file dữ liệu do phần mềm tự động sao lưu trong thời gian qua. + Nên chọn các file có thời gian cập nhật gần nhất trước (xếp phía trên), nếu khi khôi phục xong, kiểm tra lại thấy dữ liệu vẫn chưa đạt yêu cầu thì người dùng có thể thực hiện lại quy trình khôi phục này và chọn file dữ liệu tiếp theo… cho đến khi chọn được file dữ liệu đạt yêu cầu. Chú ý các file dữ liệu đã được sao lưu trước khi dữ liệu bị sự cố thường sẽ thiếu một số chứng từ hoặc báo cáo v.v.. vì vậy không nên cầu toàn, chấp nhận file được khôi phục thiếu ít dữ liệu nhất rồi nhập bổ sung lại một số chứng từ, báo cáo… còn thiếu bằng tay. + Nếu trong trường hợp các file dữ liệu do phần mềm tự động sao lưu không đạt yêu cầu, cần phải khôi phục file dữ liệu nằm ở thư mục khác hoặc muốn chọn các file dữ liệu đã lưu trong ổ đĩa di động USB, người dùng cần bấm nút “Chọn file khác”, phần mềm sẽ hiển thị cửa sổ cho phép người dùng chọn file cần dùng nằm ở ổ USB hoặc các thư mục khác để khôi phục. Để gửi dữ liệu qua email, người sử dụng chương trình cần thực hiện việc nén toàn bộ thư mục chứa chương trình thành 1 file nén (yêu cầu máy tính phải có phần mềm nén winRAR hoặc winzip). Xem thêm: Iconic Là Gì – Nghĩa Của Từ Iconic, Từ Thao tác: Sử dụng Windowns Explore => Bấm chuột phải tại thư mục chương trình (D:KetoanCDcoso2014) => chọn Add to “KetoanCDcoso2014.rar” hoặc “KetoanCDcoso2014.zip”. Khi đó máy tính tạo 1 file nén có tên là KetoanCDcoso2014.rar hoặc KetoanCDcoso2014.zip. Người sử dụng gửi email cho người nhận (cấp trên) và đính kèm file nén này. Trên đây là hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán dùng cho công đoàn cơ sở và công đoàn cấp trên cơ sở kế toán đơn. Quá trình sử dụng, có vướng các đơn vị phản ánh về công đoàn cấp trên trực tiếp quản lý hoặc phản ảnh về Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam để được giúp đỡ, giải quyết theo các số điện thoại: |
