Hướng dẫn cài định dạng ngày tháng trong Excel 2019, 2016, 2013, 2010 ... trong bài viết dưới đây, các bạn cùng tham khảo để có thể rút ngắn được thời gian khi nhập số liệu ngày tháng sử dụng trên Excel.
Bài viết liên quan
- Cách tạo header trong Excel
- Cách đếm số từ trong Excel, trong ô, hàng, cột
- Cách xoay khổ giấy trong Excel
- Hàm lấy 4 ký tự bên trái trong Excel
- Hàm LOWER trong Excel, cú pháp và cách sử dụng
NOTE: Tải Ngay 70+ bài tập excel cơ bản và nâng cao
Khi nhập giá trị ngày tháng bạn có thể sẽ gặp phải một số trường hợp giá trị hiển thị ra không phải là giá trị ngày tháng như bạn nhập mà một số nguyên nào đó. Ví dụ bạn nhập giá trị ngày tháng 12/02/2012 nhưng giá trị hiển thị trên bảng tính không phải là 12/02/2012 mà là số 40951. Vậy giá trị số 40951 này là như thế nào?
Cách định dạng ngày trong excel 2019, 2016, 2013, 2010, 2007, 2003
Hướng dẫn Định dạng ngày tháng trong Excel 2019, 2016, 2013, 2010, 2007, 2003
Trước tiên bạn cần biết là trong Excel, giá trị ngày tháng của Excel bắt đầu từ ngày 0/1/1900. Đây là giá trị giả định được đặt trong Excel vì thực tế không có ngày 0. Ngày tiếp theo sẽ là 1/1/1900 tương ứng với số 1. Một số nguyên biểu diễn cho 1 ngày của năm. Ở ví dụ trên ngày 12/02/2012 được hiển thị bằng số 40951 tức là ngày 12/02/2012 cách ngày 0/1/1900 40951 ngày.
Thứ hai là những ngày trước ngày 0/1/1900 sẽ không được công nhận. Tức là sẽ không có ngày 31/12/1899 và các ngày khác kể về trước. Và giá trị âm sẽ không được công nhận. Nếu bạn nhập các giá trị này vào một ô được định dạng ngày tháng thì ngay lập tức ô đó sẽ trả về giá trị lỗi cho các bạn.
Thứ ba là làm cách nào để định dạng ngày tháng cho một ô giá trị? Như ví dụ ở trên ngày 12/02/2012 sẽ hiển thị số 40951. Làm cách nào để nó hiển thị là ngày 12/02/2012 mà không phải là số 40951. - Đầu tiên ở ô giá trị cần đặt định dạng ngày tháng. Bạn click chuột phải → Format Cells
- Hộp thoại Format Cell sẽ hiển thị ra. Tại đây bạn vào tab General → Date → chọn kiểu hiển thị thời gian bạn mong muốn, mục Sample sẽ thể hiện kết quả của kiểu định dạng bạn chọn →OK.
- Kết quả thu được:
Hoặc nếu như những mẫu hiển thị có sẵn trong mục Date không có những mẫu bạn mong muốn thì bạn có thể tùy chỉnh hiển thị ngày tháng theo cách bạn mong muốn bằng cách vào tab Custom. Trong ô Type bạn nhập các đoạn mã sau:
Như vậy ô mà bạn chọn đã được định dạng giá trị ngày tháng. Giá trị 40951 sẽ hiển thị đúng ngày 12/02/2012 mà không phải là 40951 nữa. Và các giá trị số nguyên bạn nhập vào [nếu không âm] sẽ trả về cho các bạn một giá trị ngày tháng năm tương ứng với nó.
Chú ý- Để dùng nhanh định dạng ngày mặc định mà không phải qua các bước thiết lập trên, bạn nhấn vào ô chứa giá trị → nhấn tổ hợp phím CTRL + SHIFT + #. - Nếu một ô giá trị hiển thị ###### thì có thể ô này không đủ rộng để hiển thị định dạng ngày tháng của bạn. Bạn chỉ cần mở rộng ô này ra bằng cách double-click vào viền bên phải của ô. - Nếu bạn muốn nhập ngày tháng hiện tại của máy vào ô giá trị thì các bạn nhấn Ctrl + ; → Enter.
Như vậy Taimienphi.vn vừa hướng dẫn xong cho các bạn cách định dạng ngày tháng trong Excel 2016, 2013, 2010, 2007, 2003, qua việc định dạng ngày tháng sẽ giúp bạn tính toán chính xác hơn trong Excel. Với những ai mới sử dụng Excel thì đây quả thực là một thủ thuật rất cần thiết. Ngoài ra bộ sưu tập 50 phím tắt dùng Ctrl trong Excel mà Taimienphi.vn gửi đến bạn sau đây cũng là một trong những thủ thuật bạn phải ghi nhớ khi dùng Excel.
Thông thường dữ liệu khi nhập trên Excel sẽ đều có định dạng khác nhau, như định dạng ngày tháng, định dạng chữ thông thường, định dạng thời gian, định dạng phần trăm,.. Việc định dạng ngày tháng trong Excel sẽ giúp người dùng có thể rút ngắn thời gian nhập nội dung theo cách thủ công, dễ dàng hơn trong việc xử lý nội dung. Excel cũng cung cấp cho người dùng những cách định dạng ngày tháng khác nhau, phù hợp với yêu cầu của bảng dữ liệu.
Bên cạnh đó, trong khi nhập nội dung ngày tháng vào Excel, chúng ta cũng sẽ gặp phải một số lỗi và không hiển thị đúng ngày tháng. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn bạn đọc cách định dạng ngày tháng trên Excel.
- Cách chuyển dãy số thành ngày tháng trong Excel
- Hướng dẫn cách sửa lỗi ngày tháng đảo ngược trong Excel
- Cách tính số ngày trong Excel
Định dạng ngày tháng trong Excel
Trước khi bạn có thể tận dụng các tính năng ngày tháng mạnh mẽ của Excel, bạn phải hiểu cách Microsoft Excel lưu trữ ngày và giờ, bởi vì đây là nguyên nhân chính gây nhầm lẫn. Mặc dù bạn mong đợi Excel ghi một ngày theo định dạng ngày, tháng và năm, nhưng đó không phải là cách nó hoạt động.
Excel lưu trữ ngày tháng dưới dạng số tuần tự và nó chỉ là định dạng của ô khiến một số được hiển thị dưới dạng ngày, giờ hoặc ngày và giờ.
Ngày tháng trong Excel
Tất cả các ngày được lưu trữ dưới dạng số nguyên đại diện cho số ngày kể từ ngày 1 tháng 1 năm 1900, được lưu trữ dưới dạng số 1, đến ngày 31 tháng 12 năm 9999 được lưu trữ là 2958465.
Trong hệ thống này:
- 2 là 2 tháng 1 năm 1900
- 3 là 3 tháng 1 năm 1900
- 42005 là ngày 1 tháng 1 năm 2015 [vì là 42.005 ngày sau ngày 1 tháng 1 năm 1900]
Thời gian trong Excel
Thời gian được lưu trữ trong Excel dưới dạng số thập phân, trong khoảng từ .0 đến .99999, đại diện cho một tỷ lệ thức thời gian trong ngày, trong đó .0 là 00:00:00 và .99999 là 23:59:59.
Ví dụ:
- 0,25 là 06 giờ sáng
- 0,5 là 12 giờ trưa
- 0.541655093 là 12 giờ 59 phút 59 giây chiều
Ngày và giờ trong Excel
Excel lưu trữ ngày và giờ dưới dạng số thập phân bao gồm một số nguyên biểu thị ngày và một phần thập phân biểu thị thời gian.
Ví dụ:
- 1.25 là ngày 1 tháng 1 năm 1900 6 giờ sáng
- 42005.5 là ngày 1 tháng 1 năm 2015 12 giờ trưa
Hướng dẫn định dạng ngày tháng trong Excel
Một số trường hợp khi người dùng nhập ngày 12/02/2012 được hiển thị bằng số 40951. Nghĩa là, giá trị ngày tháng của Excel sẽ bắt đầu từ ngày 0/1/1900 và nếu nhập 12/02/2012 sẽ cách ngày 0/1/1900 đúng 40951 ngày.
Tất nhiên khi nhập ngày tháng trong Excel ra giá trị như vậy là không đúng như mong muốn của người nhập. Vậy làm thế nào để định dạng đúng ngày tháng trong Excel? Hãy làm theo các bước dưới đây nhé!
Bước 1: Tại ô giá trị ngày tháng bạn muốn nhập, click chuột phải rồi chọn Format Cells.
Bước 2: Tại giao diện hộp thoại Format Cell > chọn tab Number > click vào định dạng Date. Sau đó nhìn sang bên phải lựa chọn kiểu hiển thị thời gian mà bạn mong muốn. Để hiểu rõ hơn về ngày tháng hiển thị như thế nào, chúng ta nhìn vào phần Sample bên trên.
Nhấn chọn kiểu hiển thị rồi chọn OK.
Ngay sau đó, chúng ta sẽ được dữ liệu chuyển sang đúng kiểu định dạng ngày đã chọn.
Hoặc có 1 cách khác để định dạng cho ngày tháng theo ý của người dùng, nếu hiển thị định dạng ngày tháng không có như yêu cầu của bạn. Trước hết bạn cũng mở hộp thoại Format Cells chọn tab Number rồi chọn mục Custom.
Sau đó điền đoạn mã ngày tháng dưới đây vào ô Type.
Hiển thị ngày trên ExcelMã hiển thịNgày có định dạng 1 - 31dNgày có dạng 01 - 31ddNgày có dạng Mon - SundddNgày có dạng Monday - SundaydddTháng có dạng 1 - 12mTháng có dạng 01 - 12mmTháng có dạng Jan - DecmmmTháng có dạng January - DecembermmmmNăm có dạng 00 - 99yyNăm có dạng 1900 - 9999yyyy
Một số thủ thuật nhập ngày tháng trên Excel:
- Nếu muốn định dạng nhanh ngày tháng mà không muốn mở Formats Cells, nhấn vào ô chứa giá trị rồi nhấn tiếp vào tổ hợp phím CTRL + SHIFT + #.
- Trường hợp ô giá trị ngày tháng hiển thị ###### thì cần mở rộng ô, bằng cách click đúp vào viền phải của ô là được.
- Để nhập ngày tháng hiện tại trên máy tính vào bảng Excel nhấn tổ hợp phím Ctrl + ; là được.
Chuyển đổi định dạng ngày sang các ngôn ngữ khác
Nếu bạn đang sử dụng ngày tháng cho một số vị trí khác nhau, bạn có thể cần phải chuyển đổi sang một ngôn ngữ khác:
Bước 1: Chọn ô bên phải.
Bước 2: Nhấn Ctrl + 1 hoặc Command + 1.
Bước 3: Từ menu Numbers, hãy chọn Date.
Bước 4: Bên dưới menu Type, có một menu drop-down cho Locale.
Bước 5: Chọn ngôn ngữ phù hợp
Bạn cũng có thể tùy chỉnh cài đặt ngôn ngữ:
Bước 1: Làm theo các bước để tùy chỉnh ngày
Bước 2: Khi bạn đã tạo định dạng ngày phù hợp, bạn cần thêm mã ngôn ngữ vào trước định dạng ngày tùy chỉnh
Bước 3: Chọn mã ngôn ngữ phù hợp. Tất cả các mã ngôn ngữ được định dạng là [$-###]. Một số ví dụ bao gồm:
- [$-409] —Tiếng Anh, Hoa Kỳ
- [$-804] —Trung Quốc, Trung Quốc
- [$-807] —Đức, Thụy Sĩ
Tùy chỉnh cài đặt ngôn ngữ
Tại sao định dạng ngày có thể gặp vấn đề khi thay đổi?
Có nhiều lý do khiến bạn có thể gặp sự cố khi thay đổi định dạng ngày tháng trong Excel. Có thể điểm qua một số nguyên nhân thường gặp sau đây.
- Có thể có văn bản trong cột, không phải ngày tháng [mà thực sự là số].
- Ngày được căn trái
- Dấu nháy đơn có thể được bao gồm trong ngày tháng
- Một ô có thể quá rộng.
- Số âm được định dạng là ngày tháng
- Hàm TEXT trong Excel không được sử dụng.
Ngay cả khii ngày được định dạng chính xác, việc tổ chức dữ liệu trong Excel vẫn đóng vai trò vô cùng quan trọng. Tuy nhiên, dữ liệu lộn xộn sẽ không dẫn đến thông tin chi tiết trong quá trình phân tích bị ảnh hưởng, vì nó đã được định dạng rồi.
Trên đây là hướng dẫn cơ bản để chèn định dạng ngày tháng trong Excel. Bạn nên thay đổi định dạng ô, hoặc cột, dòng trong Excel về với định dạng ngày tháng để nhập số liệu, hơn là nhập dữ liệu rồi mới nhập định dạng sau.