Hướng dẫn sử dụng và cách thiết lập Smarttouch để scan tài liệu.
Smarttouch là một phần mềm 'nhúng' được Kodak tích hợp miễn phí kèm theo các máy scan Kodak. Phần mềm này có giao diện đơn giản, trực quan và tính năng đa dạng nhằm giúp cho người dùng có thể sử dụng máy scan một cách thuận tiện nhất. Với Smarttouch, bạn hoàn toàn có thể thiết lập sẵn những quy trình scan, bao gồm các nhu cầu scan như: scan ra file gì? một mặt hay hai mặt? file lưu ở đâu? scan màu hay trắng đen? ...
Bài viết này Khuê Tú sẽ giải thích đầy đủ ý nghĩa các chức năng của Smarttouch, đồng thời cũng là tài liệu mà bạn có thể tham khảo để biết cách thiết lập Smarttouch.
1. Chuẩn bị
:: Bạn đã lắp ráp phần cứng máy scan chuẩn xác.
:: Bạn phải cài đặt đúng driver theo hướng dẫn của NSX hoặc đơn vị cung cấp.
:: Máy scan đã được bật và kết nối với máy tính qua cáp USB.
2. Giải thích các chức năng và cách thiết lập Smartouch
Sau khi cài đặt xong, bạn kết nối máy scan với máy tính bằng cáp USB, mở nguồn máy scan chờ cho máy scan khởi động xong [đèn xanh, mà hình hiển thị trên máy dừng lại ở một con số 1 - 9].
Mặc định, sẽ có một icon nhỏ hình máy scan hiển thị ở thanh taskbar. Đó chỉnh là icon của smarttouch.
Nhấp chuột phải vào biểu tượng smarttouch, bạn sẽ thấy giống hình sau:
2.1. Sử dụng Smarttouch với những thiết lập mặc định có sẵn.
Theo hình trên, mặc định NSX đã thiết lập sẵn cho bạn những chế độ scan tương ứng với những con số từ 1 - 9. Những chế độ này hoàn toàn có thể được thay đổi cho phù hợp với nhu cầu sử dụng của bạn, mà Khuê Tú sẽ trình bày trong phần sau.
:: 1. E-mail Color PDF: chọn chế độ này khi bạn cần scan tài liệu Màu và cần gửi file PDF Màu đến một địa chỉ email nhận.
:: 2. Color PDF: chọn chế độ này khi bạn cần scan một tài liệu Màu thành một file PDF.
:: 3. Color Photo: chọn chế độ này khi bạn scan một hình ảnh Màu thành một file JPG.
:: 4. Print Color Document: chọn chế độ này khi bạn muốn scan một tài liệu Màu và tự động gửi file scan đến máy in để in ra.
:: 5. E-mail Black and White PDF: chọn chế độ này khi bạn cần scan tài liệu Trắng Đen và cần gửi file PDF Trắng Đen đến một địa chỉ email nhận.
:: 6. Black and White PDF: chọn chế độ này khi bạn cần scan một tài liệu Trắng Đen thành một file PDF.
:: 7. Print Black and White Document: chọn chế độ này khi bạn muốn scan một tài liệu Trắng Đen và tự động gửi file scan đến máy in để in ra.
:: 8. Custom PDF: chế độ này sẽ scan tài liệu và hiển thị hình ảnh ở cửa sổ SmartTouch Editing. Sau khi bạn đã kiểm duyệt hình ảnh scan xong và click Done, các hình ảnh scan sẽ được lưu thành file PDF.
:: 9. Custom File[s]: chọn chế độ này khi bạn muốn thiết lập các tính năng của máy quét trước khi tài liệu được quét. Tài liệu sẽ được lưu thành file JPG Màu.
2.2. Cửa sổ cấu hình Smarttouch.
Dưới đây là toàn bộ phần giải thích những chức năng trong cửa số cấu hình của Smarttouch.
:: Task shortcut: cho phép bạn chọn các chức năng [hoặc chế độ quét] từ 1 - 9, và bạn có thể tùy chỉnh lại từng chức năng theo nhu cầu của bạn.
:: Rename: nút này khi bạn chọn vào sẽ hiển thị ra cửa sổ cho phép bạn thay đổi tên hiển thị của từng chế độ [1 - 9].
2.2.1. Phần thiết lập Scan To
Ở phần thiết lập tiếp theo, Scan To sẽ cho phép bạn thiết lập đích đến của tài liệu scan, nghĩa là bạn sẽ cho nó đi đâu, đường dẫn nào, loại file là gì, tên file ra sao ...
Mục Destination, bạn có thể chọn một trong các tùy chọn trong danh sách xổ xuống:
:: File: tùy chọn này cho phép tạo ra một tập tin điện tử từ các tài liệu scan và lưu file ở đường dẫn được chỉ định trong mục Folder.
:: Application: chọn này cho phép tạo ra một tập tin điện tử từ các tài liệu scan và chạy một ứng dụng [hoặc phần mềm] để bạn mở và lưu file. VD nếu máy tính của bạn cài phần mềm Adobe Reader để đọc file PDF, thì file được scan sẽ được mở bằng Adobe Reader.
:: E-mail: chọn này cho phép tạo ra một tập tin điện tử từ các tài liệu scan và mở ứng dụng Email mặc định mà tập tin tài liệu scan ra sẽ được tự động đính kèm trong email để sẵn sàng cho bạn gửi tài liệu tới địa chỉ người nhận.
:: Printer/Fax Printer: chức năng này cho phép gửi tài liệu scan tới máy in hoặc máy fax.
Lưu ý: Nếu bạn chọn tùy chọn Printer/Fax Printer, thì giao diện phần Scan To sẽ thay đổi chút xíu như bên dưới.
:: Display settings prior to printing: nếu bạn chọn vào ô này, thì giao diện tùy chỉnh bên máy in sẽ hiện ra sau khi bạn scan xong tài liệu, cho phép bạn chọn máy in nào và các tùy chỉnh chức năng của máy in. Cửa sổ cấu hình máy in sẽ hiển thị mỗi lần bạn scan.
:: Settings: hiển thị cửa sổ để bạn chọn máy in và các tùy chọn chức năng in. Những chỉnh sửa này sẽ được lưu lại và được sử dụng mặc định cho những lần scan tiếp theo. Nút Settings này sẽ không hiển thị nếu bạn đã chọn vào ô Display settings prior to printing.
:: SharePoint: cho phép bạn thiết lập để scan tài liệu và gửi các tập tin điện tử trực tiếp lên hệ thống SharePoint, cho phép các nhóm làm việc tương tác và quản lý các tài liệu điện tử.
:: Third party applications: những ứng dụng phần mềm đi kèm với máy scan Kodak, nếu được cài vào thì sẽ hiển thị tên phần mềm như là một Destination để bạn lựa chọn.
:: Other applications: bạn có thể lựa chọn những ứng dụng khác được cài đặt trên máy tính bằng cách lựa chọn ở đây.
:: Destination icons: các đích đến của tài liệu bạn có thể chọn giữa SharePoint, Web Mail và các ứng dụng phần mềm khác có sẵn trong máy tính của bạn. Bạn có thể dùng những icon này để tạo, chỉnh sửa hoặc xóa các đích đến.
::
:: Delete: cho phép bạn xóa cấu hình Scan To mà bạn đã thiết lập. Các cấu hình do NSX tạo ra không thể xóa.
:: File Type: đây là nơi bạn lựa chọn định dạng cho tập tin tài liệu mà bạn muốn lưu trữ.
:: PDF [Portable Document Files]: là tập tin được sử dụng phổ biến nhất hiện nay. Định dạng này sẽ giữ nguyên font, hình ảnh, layout của bản gốc. Tất cả tài liệu của một lần scan sẽ được lưu thành 1 file [1 bộ thành 1 file].
:: PDF - Searchable: giống như định dạng PDF ở trên nhưng có khả năng tìm kiếm toàn văn giúp bạn định vị một từ hoặc một cụm từ. Tất cả tài liệu của một lần scan sẽ được lưu thành 1 file [1 bộ thành 1 file].
:: PDF - Single page: định dạng này sẽ lưu mỗi một mặt tài liệu thành một file riêng biệt PDF. Ví dụ, bạn có 1 tài liệu 1 trang có hai mặt, thì chọn định dạng này sẽ cho ra 02 file PDF.
:: PDF - Single-page searchable: hoàn toàn giống PDF - Single page, nhưng có khả năng tìm kiếm toàn văn.
:: RTF [Rich Text Format]: định dạng đã được chuyển đổi thành dạng text [chữ], tương tự như file word.
:: JPEG/TIFF - Single page: định dạng này sẽ lưu mỗi một mặt tài liệu thành một file riêng biệt JPEG/TIFF. Nếu bạn lựa chọn chế độ nén JPEG [JPEG compression] thì file JPEG sẽ được tạo, nếu không thì máy sẽ tạo ra file TIFF.
:: TIFF - Multi-page: máy sẽ gộp tất cả các hình ảnh scan thành 1 file TIFF duy nhất [1 bộ tài liệu lưu thành 1 file TIFF].
:: BMP: định dạng này sẽ lưu mỗi một mặt tài liệu thành một file riêng biệt BMP. Ví dụ, bạn có 1 tài liệu 1 trang có hai mặt, thì chọn định dạng này sẽ cho ra 02 file BMP.
:: Nút Settings: trong trường hợp bạn chọn File Type là PDF - Searchable, PDF - Single-page searchable hoặc RTF, cửa số OCR Setup sẽ hiển thị để bạn lựa chọn ngôn ngữ của tài liệu bạn scan. Ví dụ, bạn đang scan tài liệu tiếng Pháp và muốn scan ra định dạng PDF - Searchable, thì bạn sẽ chọn French ở cửa sổ này.
:: Folder: là nơi để bạn chỉ định nơi lưu của tài liệu. Bạn có thể tự gõ đường dẫn Folder hoặc đơn giản là click nút Browse.
:: File name prefix: là nơi cho phép bạn đặt một chuỗi ký tự tự động vào trước mỗi tập tin được scan ra, bạn có thể đặt gì tùy ý. Ví dụ tôi thêm vào "Hop_Dong_Kinh_Te_" vào thì tập tin PDF sau khi scan xong sẽ có tên là "Hop_Dong_Kinh_Te_2013-09-07 [1].pdf". Mặc định máy sẽ thêm vào chuỗi ngày tháng và số thứ tự vào sau tên bạn đặt.
:: Name file prior to saving/sending: nếu bạn không muốn máy tự động xuất file theo tên định sẵn thì bạn có thể tick chọn vào ô Name file prior to sending, chức năng này cho phép bạn tự điền tên tập tin trước khi nó được lưu vào Folder.
2.2.2. Phần thiết lập Scan Options.
Có những tùy chọn sau ở phần này.
:: Edit images prior to sending: nếu chọn ô này, các hình ảnh trong quá trình scan sẽ được hiển thị trong một cửa sổ gọi là Smart Touch Edit. Chức năng này cho phép bạn xem lại những hình ảnh đã scan và cho phép bạn thao tác với hình ảnh như Xóa, Quay, Crop, ... trước khi xuất các hình ảnh scan thành tập tin PDF. Với kinh nghiệm sử dụng máy scan lâu năm, chúng tôi khuyến cáo bạn nên chọn chức năng này.
:: Wait for more pages when feeder empty: nếu chọn, máy scan sẽ tạm dừng khi khay nạp giấy hết giấy và sẽ thông báo nhắc bạn cho thêm giấy vào để scan.
:: Add keyword to document file: cho phép bạn thêm từ khóa vào thuộc tính của tập tin để cho dễ dàng tìm kiếm lại sau này. Lưu ý: từ khóa không thêm vào được cho những file có định dạng bitmap.
:: Separate after blank sheet: nếu chọn, máy sẽ cho phép bạn đặt nhiều bộ tài liệu vào khay nạp giấy với trang trắng phân tách giữa các bộ. Máy sẽ tự động tách ra mỗi bộ thành một file điện tử.
:: Setting: hiển thị cửa sổ Blank Image Size. Cửa sổ này sẽ cho phép bạn lựa chọn kích thước hình ảnh lớn nhất mà máy scan sẽ hiểu là trang trắng. Tất cả những hình ảnh có kích thước lớn hơn giá trị này đều được coi là trang có dữ liệu và là một phần của bộ tài liệu.
2.2.3. Phần thiết lập Scan As.
:: Settings shortcut: hiển thị tên của một nhóm các thiết lập máy scan của Kodak đang được sử dụng. Tên của nhóm các thiết lập này được gọi là shortcut.
:: Settings: hiển thị cửa sổ Kodak Scanner cho phép bạn lựa chọn một shortctu khác. Theo đó thì shortcut mới sẽ được lưu lại và sử dụng cho mỗi lần scan tiếp theo.
:: Display settings prior to scanning: nếu chọn, cửa sổ Kodak scanner sẽ hiện ra trước khi tài liệu được scan, cho phép bạn lựa chọn shortcut nào để scan. Cửa sổ này sẽ hiển thị mỗi lần scan.
:: OK: đóng cửa sổ cấu hình lại. Nếu bạn thay đổi các thiết lập và không lưu chúng, một thông báo sẽ hiển thị ra để hỏi bạn có muốn lưu hay không.
:: Cancel: đóng cửa sổ cấu hình và không lưu.
:: Apply: lưu lại mọi thay đổi.
3. Tổng kết.
Như vậy, toàn bộ phần trên đã giải thích hết cho bạn ý nghĩa của từng phần trong Smarttouch. Nếu hiểu rõ, thì khả năng tùy chỉnh của bạn sẽ rất cao, và hoàn toàn đáp ứng được những nhu cầu cơ bản khi số hóa tài liệu.
Nếu bạn có thắc mắc gì hoặc cần hỗ trợ, vui lòng liên hệ Khuê Tú nhé!
Chúc bạn thành công!