Hướng dẫn tạo file quản lý bán hàng bằng excel

Quản lý sản phẩm bằng excel liệu có dễ, có mang lại hiệu quả tối đa hay không? Dưới đây GoSELL sẽ hướng dẫn cho bạn tạo file excel quản lý sản phẩm hiệu quả.

• Quản lý sản phẩm bằng Excel là gì?
• Hướng dẫn tạo file Excel quản lý sản phẩm 
  • Tạo file dữ liệu
  • Các hàm được sử dụng để tính toán
• Ưu, nhược điểm của quản lý sản phẩm bằng excel
  • Ưu điểm khi quản lý sản phẩm bằng Excel
  • Nhược điểm khi quản lý sản phẩm bằng Excel
• Sử dụng phần mềm quản lý sản phẩm hiệu quả
  • Tạo bộ sưu tập và quản lý sản phẩm trực tuyến
  • Quản lý sản phẩm bằng mã vạch 

Excel là một sản phẩm, chương trình bảng tính được phát triển bởi công ty phần mềm microsoft, chương trình chuyên dùng để tính toán, đối với việc quản lý sản phẩm bằng excel chương trình này cho phép người dùng thực hiện các thao tác, lưu số liệu nhập kho, số liệu hàng tồn kho, số liệu về sản phẩm đã xuất kho.

Đơn giản thì quản lý sản phẩm bằng excel là thực hiện những thao tác quản lý đối với hàng tồn kho, các sản phẩm xuất và nhập vào kho, mỗi thao tác thực hiện đều có sự quan trọng nhất thiết đối với việc quản lý sản phẩm. Việc làm tốt công việc quản lý sản phẩm bằng excel giúp các nhà bán hàng có thể biết được chính xác số lượng hàng hóa trong kho, cũng như kiểm soát được việc hàng hóa nào nên nhập nhiều, hàng hóa nào nên hạn chế.

Quản lý các sản phẩm bằng Excel còn giúp bạn biết chính xác được số lượng hàng hóa đã được rời khỏi kho, số lượng hàng nhập về. Các nhà bán hàng cũng có thể kiểm soát được tiến độ bán hàng của cửa hàng. Dưới đây GoSELL sẽ hướng dẫn tạo file excel quản lý sản phẩm hiệu quả cho các nhà bán hàng.

Hướng dẫn tạo file Excel quản lý sản phẩm 

Tạo file dữ liệu

Với quản lý sản phẩm bằng Excel, các dữ liệu của sản phẩm nên được lưu trữ trong một file riêng biệt, tránh lẫn lộn để có thể dễ dàng theo dõi tình trạng của các sản phẩm trong cửa hàng. Quản lý sản phẩm cũng có thể cập nhật dữ liệu vào bảng quản lý dễ dàng và nhanh chóng. Vậy làm thế nào để tạo file Excel quản lý sản phẩm đúng chuẩn.

Để tạo một file Excel quản lý sản phẩm đúng chuẩn, bạn nên tạo 3 sheet để dễ dàng quản lý: NHẬP, XUẤT, BÁO CÁO.

Sheet 1: NHẬP

Với sheet nhập những thông tin cơ bản cần có là:

• Ngày tháng nhập
• Tên sản phẩm 
• Mã sản phẩm
• Giá vốn, giá bán sản phẩm
• Số lượng sản phẩm nhập
• Nhà cung cấp sản phẩm

Tải file Excel quản lý sản phẩm miễn phí: File quản lý sản phẩm nhập

Sheet 2: XUẤT

Thông tin dữ liệu cần có trong sheet xuất:

• Ngày tháng xuất
• Số lượng sản phẩm xuất 
• Mã sản phẩm
• Thành tiền
• Nhà cung cấp
• Bên đặt hàng

Tải file Excel quản lý sản phẩm miễn phí: File quản lý sản phẩm xuất

Sheet 3: BÁO CÁO

Báo cáo cuối tháng của sản phẩm 

Với báo cáo nhập/xuất/tồn của sản phẩm bạn cần có: 

• Tên sản phẩm
• Số lượng tồn đầu
• Số lượng nhập
• Số lượng xuất
• Số lượng sản phẩm tồn cuối

Tải file Excel quản lý sản phẩm miễn phí: File quản lý báo cáo tồn kho sản phẩm

Các hàm được sử dụng để tính toán

Quản lý sản phẩm bằng file Excel cần biết tới 3 hàm sau:

Hàm Vlookup: Đây là hàm chuyên dùng để tìm kiếm theo cột.

• Khi nhập, xuất sản phẩm bạn chỉ cần nhập mã hàng là đủ.

• Về các thông tin như tên hàng, đơn vị tính, giá… thì ta sẽ dùng vlookup để có thể tìm kiếm từ danh mục hàng hóa sang các danh mục đó.
• Vừa tiết kiệm thời gian và còn đảm bảo được thông tin chính xác.

Hàm Sumifs: Hàm này cực kỳ quan trọng và không thể thiếu.

Khi phân tích hàm chúng ta sẽ thấy:

• Hàm tính tổng  => nên sẽ có liên quan tới hàm SUM 
• Hàm có kèm theo điều kiện => sẽ có liên quan tới hàm IF
• Có cùng nhiều điều kiện một lúc => hàm IF số nhiều là IFS

=> Kết hợp lại ta có là hàm SUMIFS

• Hàm SUMIF này chuyên dùng tính tổng số lượng và thành số tiền nhập, xuất theo điều kiện: Mã của từng sản phẩm. Từ đó bạn có thể xác định được số tồn kho vào cuối kỳ.

Hàm Iferror: Đối với hàm này thì bạn có thể dùng hoặc là không, nhưng GoSELL khuyến khích bạn nên biết và dùng, vì nếu khi viết hàm Vlookup thì ta sẽ áp dụng hàm này để điền số lượng lớn mã hàng.

• Vấn đề khi dùng vlookup ở dòng chưa nhập tên hàng thì hàm sẽ trả về #N/A
• Khi đó ta dùng hàm Iferror để sửa lỗi #N/A cho file Excel quản lý sản phẩm trở nên chuyên nghiệp hơn.

Xem chi tiết về các hàm tính hữu ích dành cho bạn: //marketingai.vn/mot-so-thu-thuat-quan-ly-ban-hang-bang-excel-danh-cho-marketer/

Với những sản phẩm mà bạn cần phải tốn chi phí bảo quản cho chúng thì nên có thêm cột chi phí bảo quản, còn với những mặt hàng thường khác thì chỉ cần ghi nhớ một vài hàm đơn giản là đủ.

Ưu, nhược điểm của quản lý sản phẩm bằng excel

Ưu điểm khi quản lý sản phẩm bằng Excel

Chỉ cần thiết bị của bạn có kết nối internet bạn có thể dễ dàng sử dụng bảng tính Excel, bạn có thể thao tác trực tiếp chỉnh sửa lại các thông tin đã nhập, báo cáo theo thời điểm thực.

Bạn có thể chia sẻ bảng tính cho bất cứ ai và nhiều người dùng cùng lúc.

Tiết kiệm chi phí: 

Excel được coi là một công cụ bảng tính rất phổ biến hiện nay và được sử dụng trên toàn thế giới, được sử dụng để quản lý với nhiều ngành nghề và mô hình kinh doanh khác nhau, đây còn là một công cụ hoàn toàn miễn phí.

Bảng tính này còn rất thuận tiện vì bạn có thể sử dụng nó trên laptop hoặc cả smartphone, bạn chỉ cần tải về và rất dễ dàng để cài đặt mà không tốn bất cứ chi phí nào. Đối với những doanh nghiệp nhỏ, chưa sẵn sàng chi một khoản tiền để đầu tư thì đây chính là công cụ quản lý sản phẩm phù hợp.

Nhược điểm khi quản lý sản phẩm bằng Excel

Rất dễ dẫn đến sai sót khi nhập liệu bằng cách thủ công, chỉ với một sai sót nhỏ của bạn sẽ dẫn đến lỗi sai toàn hệ thống, ảnh hưởng nhiều đến bộ phận kho hàng cũng như bán hàng, việc nhập liệu bằng tay cũng tiêu tốn nhiều thời gian của bạn.

Chính vì việc có thể chia sẻ file với bất kỳ ai nên chắc chắn sẽ không đảm bảo được việc dữ liệu có được bảo đảm kiểm soát chặt chẽ hay không, đôi khi sẽ có việc máy tính hỏng hóc có thể sẽ không tránh khỏi mất dữ liệu. Một trong những nhược điểm nữa của Excel chính là không tự động ghi nhớ thao tác tay sơ xảy sẽ mất dữ liệu.

Số liệu cũng sẽ không hỗ trợ cập nhật liên tục với những bộ phận có liên quan. Khi có bất cứ thay đổi về sản phẩm trong kho hàng thì tất cả đều phải phụ thuộc vào việc cập nhật của quản lý kho cập nhật và chuyển về các bộ phận còn lại có liên quan. Vì vậy thông tin hàng hóa sẽ bị chậm và gây ảnh hưởng tới bộ phận bán hàng. 

Quản lý sản phẩm bằng Excel cũng không có tính năng tự động báo cáo kinh doanh, tồn kho vào cuối tháng. Các nhà bán hàng không thể theo dõi chi tiết về tình hình sản phẩm đã bán được bao nhiêu, tồn kho bao nhiêu, sản phẩm nào bán chạy và sản phẩm nào bị hạn chế, để có thể đưa ra quyết định nhập hàng và kinh doanh cho tháng mới. 

Mong rằng một số kiến thức và những ưu nhược điểm về quản lý sản phẩm bằng Excel  mà GoSELL vừa nêu bên trên sẽ giúp ích được cho bạn trong quản lý sản phẩm, nhưng bạn chỉ nên sử dụng cho mô hình kinh doanh nhỏ, còn với mô hình kinh doanh lớn nếu sử dụng Excel để quản lý sẽ có nhiều bất cập xảy ra. Nếu bạn có dự định mở rộng kinh doanh thì nên đầu tư cho một phần mềm quản lý sản phẩmđể có thể tối ưu hơn.

Sử dụng phần mềm quản lý sản phẩm hiệu quả

Vì sao bạn nên lựa chọn phần mềm quản lý sản phẩm của GoSELL?, Những lợi ích mà phần mềm quản lý sản phẩm sẽ mang lại là gì?

Dễ dàng sử dụng và quản lý sản phẩm, với những thao tác cực kỳ dễ dàng và giao -diện đẹp mắt. Không cần làm các bước thủ công phức tạp vì tất cả đều được tự động hóa. Khi các nhà bán hàng chưa thực sự hiểu về phần mềm sẽ được bộ phận chăm sóc khách hàng, training của GoSELL tư vấn và hướng dẫn kỹ càng.

Sản phẩm sau khi được nhập lên hệ thống quản lý của GoSELL sẽ được quản lý và cập nhật  một cách chi tiết nhất. Quản lý sản phẩm giúp bạn kiểm soát được tình trạng của tất cả sản phẩm như tình trạng tồn kho, sản phẩm đang bán trên các kênh bán hàng, tạo bộ sưu tập và mã vạch cho sản phẩm…

• Quản lý theo tên sản phẩm: đây là thông tin bắt buộc cần phải nhập của sản phẩm.
• Mã SKU của sản phẩm: Mã dùng để phân biệt các sản phẩm, đây là loại mã không được đặt trùng khớp nhau, mã chỉ chứa số hoặc chữ và không được có những kí tự đặc biệt hoặc dấu hay khoảng cách. Nếu bạn bỏ trống thì hệ thống sẽ tự động tạo mã SKU cho sản phẩm.
• Mã Barcode: Tương tự mã SKU thì mã Barcode cũng không được chứa những ký tự đặc biệt và khoảng cách, nhưng mục đích của mã Barcode là để dán lên sản phẩm và sử dụng với các máy quét mã vạch, dùng trong bán hàng tại quầy.
• Giá bán lẻ sản phẩm: Giá mà bạn sẽ bán cho những khách hàng mua sản phẩm số lượng ít.
• Giá bán buôn: là giá mà bạn sẽ để lại cho những khách mua sản phẩm với số lượng lớn hay còn gọi là giá sỉ.
• Giá nhập/giá vốn sản phẩm: Đây là giá mà bên nhà bán hàng bỏ cho bạn, giá nhập hàng. Giá nhập của sản phẩm sẽ có thay đổi còn tùy thuộc vào phía nhà cung cấp.
• Phiên bản sản phẩm: Sản phẩm của bạn có thể có các kích cỡ, màu sắc hoặc chất liệu khác nhau. Tạo các thuộc tính để phân biệt giữa các phiên bản sản phẩm khác nhau.
• Sản phẩm có thể quy đổi theo các đơn vị khác nhau khi nhập hoặc bán hàng
• Nếu sản phẩm của bạn có bảo hành bạn tích chọn Bảo hành và lựa chọn chính sách bảo hành tương ứng.

Kiểm soát sản phẩm một cách tối đa

Tính năng quản lý sản phẩm giúp bạn quản lý tốt được tất cả số lượng hàng hóa từ nhiều kênh bán hàng khác nhau từ online đến offline, cân bằng số lượng hàng hóa trong kho một cách tự động. Tất cả các sản phẩm sẽ được kiểm soát chặt chẽ đến từng chi tiết và hiệu quả nhất.

Theo dõi trực quan chi tiết về sản phẩm

Quá trình hàng hóa xuất hay nhập kho đều được kiểm soát và cập nhật tự động theo thời gian thực mà hàng hóa vào kho hoặc rời đi sẽ được cập nhật một cách tự động và nhanh nhất cho các bộ phận có thể nắm bắt tình hình về tồn kho. Dựa vào đó thì nhà bán hàng có thể đưa ra chiến dịch kinh doanh cho tháng mới, cũng như nhận biết được là mặt hàng nào đang bán chạy để tiếp tục nhập và mặt hàng nào số lượng đầu ra ít để hạn chế.

Tạo bộ sưu tập và quản lý sản phẩm trực tuyến

Với những cửa hàng có website hoặc app bán hàng trực tuyến, việc quản lý sản phẩm trên các nền tảng mua sắm trực tuyến cũng khá khó khăn nếu sản phẩm không tự động cập nhật tồn kho sản phẩm đã được bán hoặc hết hàng, chính vì vậy phần mềm quản lý sản phẩm của GoSELL mang tới bạn tính năng tự động cập nhật số lượng sản phẩm cho các nền tảng mua sắm trực tuyến.

Thêm nữa còn cho phép các nhà bán hàng tạo và quản lý sản phẩm theo bộ sưu tập để khách hàng có thể dễ dàng tìm kiếm sản phẩm hơn.

Quản lý sản phẩm bằng mã vạch 

Giờ đây nhà bán hàng đã có thể tích hợp mã vạch vào quy trình kiểm tra, truy xuất và quản lý kho sản phẩm dễ dàng. Với mỗi mã vạch được tích hợp sẵn, chỉ cần thao tác quét đơn giản, các thông tin như: Số lượng tồn kho, thông tin mô tả, giá bán, hình ảnh và chi nhánh còn hàng… của sản phẩm sẽ hiển thị ngay trước mắt. Quản lý sản phẩm bằng mã vạch giúp tối ưu thời gian, công sức và bảo đảm chính xác hơn.

GoSELL mong rằng với những chia sẻ trên sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về tính ứng dụng của phần mềm quản lý tồn kho, để có thể đưa ra những lựa chọn quản lý tối ưu nhất cho công việc quản lý sản phẩm tại cửa hàng của bạn. Chúc bạn thành công!

Nếu có bất cứ thắc mắc nào về phần mềm quản lý sản phẩm của GoSELL vui lòng liên hệ ngay cho đội ngũ chăm sóc khách hàng của chúng tôi để những thắc mắc của bạn được giải đáp ngay lập tức cũng như đưa ra các phương pháp quản lý sản phẩm hiệu quả ngay lập tức cho doanh nghiệp của bạn.