Với một file googlesheet có nhiều sheet dữ liệu bố cục giống nhau, do nhiều nguồn dữ liệu cập nhật trên nhiều sheet hay do nhiều người cập nhật mỗi người một sheet. Vậy để gộp dữ liệu từ nhiều sheet vào một sheet thì cách thực hiện thủ công nhất là Copy dữ liệu từ từng sheet và dán vào sheet tổng hợp. Tuy nhiên để cập nhật vào một cách tự động thì bạn có thể sử dụng công thức mảng của Googlesheet để cập nhật tự động vào bằng hàm tính toán và tổng hợp số liệu.
Sử dụng hàm công thức mảng để gộp dữ liệu từ nhiều sheet vào một sheet tổng hợp trong googlesheet
Hàm công thức mảng trong Googlesheet được thực hiện như sau:
={Phạm vi 1;phạm vi 2;phạm vi 3;……}
Với phạm vi 1, phạm vi 2…. là khu vực gộp mảng dữ liệu của các sheet. Ví dụ với một file Googlesheet có 3 sheet dữ liệu như sau:
Phạm vi dữ liệu là từ ô A1:B9
Các sheet khác cũng tương tự, bạn có thể xem sheet2 như sau:
Như vậy để gộp dữ liệu từ các ô có dữ liệu của các sheet bạn đặt hàm công thức mảng như sau tại ô A1 của sheet tổng hợp:
={Sheet1!A1:B9;Sheet2!A1:B9;Sheet3!A1:B9}
Như vậy kết quả sẽ như sau:
Tuy nhiên ở đây bạn sẽ thấy 2 vấn đề:
Thứ nhất: Tiêu đề của sheet2 và sheet3 đều xuất hiện. Để giải quyết vấn đề này thì khi sử dụng hàm để gộp dữ liệu từ các sheet thứ 2 trở đi, bạn chọn vùng dữ liệu bỏ qua tiêu đề để tiêu đề không xuất hiện trong bảng tổng hợp. Như vậy hàm thay đổi như sau:
={Sheet1!A1:B9;Sheet2!A2:B9;Sheet3!A2:B9}
Kết quả sẽ thay đổi như sau:
Thứ hai: Vùng gộp dữ liệu là cố định, vì vậy khi dữ liệu cập nhật chỉ gộp dữ liệu của các sheet ở phạm vi ô đặt hàm trong googlesheet, vì vậy một phương án đặt ra là mở rộng phạm vi đặt hàm dự kiến để khi dữ liệu cập nhật sẽ được cập nhật trong sheet tổng hợp. Ở đây phạm vi hiện tại là ngang ô B9, bạn có thể mở rộng ra phạm vi 1000 dòng bằng B1000 như sau:
={Sheet1!A1:B1000;Sheet2!A2:B1000;Sheet3!A2:B1000}
Tuy nhiên tôi sẽ ví dụ với phạm vi B11 để chúng ta thấy vấn đề:
={Sheet1!A1:B11;Sheet2!A2:B11;Sheet3!A2:B11}
Bạn có thể thấy như vậy sẽ xuất hiện các khoảng trống như ô bôi màu đỏ, vì dữ liệu chỉ ngang ô B9 ở mỗi sheet. Dữ liệu chỉ lấp đầy khi các sheet có số liệu ở hàng số 10 và số 11. Nếu không quan trọng, bạn có thể để như vậy xử lý thủ cộng. Tuy nhiên để thực hiện tự động loại bớt các ô trống, bạn cần bổ sung thêm hàm FILTER trong googlesheet.
Sử dụng hàm FILTER để tự động lọc dữ liệu khi gộp dữ liệu từ nhiều sheet vào một sheet trên googlesheet.
Hàm FILTER trong googlesheet được sử dụng như sau:
= FILTER[Phạm vi, Vùng điều kiện 1, [Vùng điều kiện 2, …]]
Cách sử dụng hàm Filter từ Googlesheet bạn tìm hiểu thêm tại đây
Để sử dụng sử dụng được hàm FILTER thì bạn tạo thêm một sheet nữa và dùng dữ liệu của sheet tổng hợp để filter cách đặt hàm như sau:
=filter[‘Tổng hợp’!A:B;‘Tổng hợp’!B:B“”]
Như vậy ở sheet Filter tổng hợp bạn đã lọc các dữ liệu cần thiết. Với cách này bạn đã có thể gộp hay tổng hợp dữ liệu từ nhiều sheet sang một sheet nhanh chóng. Ngoài ra bạn có thể nghiên cứu sử dụng thêm hàm QUERY kết hợp với mảng dữ liệu cần gộp như trên để có thể tổng hợp với nhiều điều kiện lọc nhanh chóng.
Tìm hiểu và sử dụng hàm QUERY ở bài viết sau:
Sử dụng hàm query để tra cứu, lọc dữ liệu và kết nối các sheet, file dữ liệu trong googlesheet