Lập kế hoạch sản xuất ngành máy là gì

Mục lục [Ẩn / Hiện]

I. Kế hoạch sản xuất là gì?

1. Khái niệm về kế hoạch sản xuất

Lập kế hoạch sản xuất là tổng hợp các hoạt động lên ý tưởng, tạo lập, xây dựng một kế hoạch hoàn chỉnh cho một dự án sản xuất của doanh nghiệp. Từ kế hoạch sản xuất này, doanh nghiệp sẽ biết được quy trình sản xuất sản phẩm cần diễn ra như thế nào từ khâu cung ứng đầu vào cho đến khâu dịch vụ khách hàng cuối cùng. 

1. Lập kế hoạch sản xuất giúp ích gì cho doanh nghiệp?

Việc có một kế hoạch sản xuất hoàn chỉnh và chi tiết giúp ích rất nhiều cho doanh nghiệp trong nhiều phương diện: 

• Giúp doanh nghiệp tiến hàng và duy trì hoạt động sản xuất một cách thuận lợi.

• Tối thiểu hoá chi phí nhờ xác định được đầu vào, đầu ra cụ thể.

• Giúp doanh nghiệp tối đa hoá năng suất sản xuất nhờ tận dụng hiệu quả các nguồn lực.

• Giúp doanh nghiệp hạn chế tối đã lãng phí trong sản xuất nhờ lê kế hoạch cụ thể phương hướng sản xuất cũng như kế hoạch sử dụng nguồn lực.

II. 6 bước trong quy trình quản lý sản xuất của doanh nghiệp

1. Kiểm tra, đánh giá năng lực sản xuất của doanh nghiệp

Việc kiểm tra đánh giá năng lực sản xuất thường xuyên là rất quan trọng, giúp doanh nghiệp linh hoạt và chủ động hơn trong việc lên kế hoạch sản xuất và cung ứng sản phẩm ra thị trường. 

1. Lên kế hoạch sử dụng nguồn lực

Dựa vào kết quả kiểm tra, đánh giá năng lực sản xuất cũng như điều tra thị trường, doanh nghiệp cần lên kế hoạch để có thể mua bán cũng như sử dụng nguồn lực đầu vào một cách tốt nhất, từ đó có sự chủ động trong việc quản lý kho và cung ứng ra thị trường. 

Quản lý trong khi sản xuất cũng là một khâu vô cùng quan trọng, mang tính quyết định đến cả quá trình sản xuất. Doanh nghiệp cần có phương án quản lý chặt chẽ mọi khâu sản xuất từ máy móc, thiết bị cho đến nhân công để hạn chế rủi ro, sai sót dẫn đến lãng phí. 

1. Quản lý, đánh giá chất lượng thành phẩm

Sau khi sản xuất, việc đánh giá chất lượng rất cần thiết nhằm kiểm tra lại kết quả của quá trình sản xuất, hạn chế sản phẩm lỗi từ đó tăng năng lực cạnh tranh cũng như uy tín của doanh nghiệp. Chỉ cần có một sản phẩm lỗi, doanh nghiệp sẽ mất đi rất nhiều sự tín nhiệm từ khách hàng trên thị trường. 

Đây là một bước bắt buộc trong tổng thể quy trình sản xuất của doanh nghiệp. Việc định giá cần phải dựa trên chi phí đầu vào, chi phí sản xuất, hao mòn máy móc, chi phí cho lao động, cùng với đó là dựa trên xu hướng giá cả trên thị trường và các đối thủ cạnh tranh. 

1. Quản lý dịch vụ hậu sản xuất

Các dịch vụ hậu sản xuất được thực hiện tốt sẽ giúp ưu thế cạnh tranh và giá trị của doanh nghiệp tăng lên đáng kể. Các dịch vụ như bảo hành, giao hàng, chăm sóc khách hàng… cần được thực hiện cẩn thận. 

III. Các bước lập kế hoạch sản xuất hiệu quả

1. Xác định sản phẩm cần sản xuất

Bước đầu tiên trong việc lập một kế hoạch sản xuất chính là xác định đúng sản phẩm cần sản xuất về mặt số lượng, chất lượng đầu ra để phù hợp với mục tiêu của doanh nghiệp, thị hiếu của người tiêu dùng hoặc yêu cầu của khách hàng. Việc xác định sai sản phẩm sẽ dẫn đến hàng loạt những sai sót sau này trong cả quy trình sản xuất. 

1. Lên danh sách các khâu cần làm trong quy trình sản xuất

Sau khi xác định được sản phẩm cần sản xuất một cách chính xác thì bước tiếp theo chính là lên danh sách các khâu cần thực hiện trong quy trình sản xuất tổng thể. Doanh nghiệp cần xác định rõ ràng và cẩn thận từ việc tìm nguồn cung ứng, đàm phán giá cả, vận chuyển nguyên vật liệu đến sản xuất ra thành phẩm, lưu kho, quản lý kho vận và dịch vụ hậu sản xuất… Việc lên danh sách như thế này giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý đầu mục công việc và giảm thiểu những rủi ro thiếu sót hoặc nhầm lẫn. 

1. Đưa ra các mục tiêu cần đạt được tương ứng với từng khâu sản xuất

Khi lập kế hoạch sản xuất, chỉ đề ra các khâu sản xuất là chưa đủ mà doanh nghiệp cần đề ra mục tiêu cần hoặc muốn đạt được tương ứng với mỗi khâu sản xuất. Việc này giúp doanh nghiệp biết được phương hướng quản lý và thực hiện, đánh giá từng khâu sản xuất xem đã phù hợp với mục tiêu đề ra hay chưa, cần cải thiện hay phát huy những gì…

1. Sắp xếp thứ tự ưu tiên các công việc

Việc sắp xếp thứ tự ưu tiên các công việc cũng không kém phần quan trọng, nhất là trong bối cảnh khó khăn như dịch bệnh, thiên tai, khủng hoảng… thì không phải công việc nào trong quy trình sản xuất cũng có thể được thực hiện đúng quy trình. Chính vì thế, việc ưu tiên công việc nào trước cũng giúp doanh nghiệp giảm thời gian sản xuất và tận dụng lợi thế trên thị trường. 

1. Thực hiện, kiểm tra, đánh giá kế hoạch

Sau khi kế hoạch được thực hiện, doanh nghiệp phải tiến hành kiểm tra đánh giá tổng thể kế hoạch để biết được liệu quy trình sản xuất có đạt được các mục tiêu đề ra trước đó hay không, cần thay đổi và tiếp tục phát huy yếu tố nào cho những kế hoạch sản xuất phía sau. Chính bởi vì hoạt động sản xuất của doanh nghiệp diễn ra liên tiếp không ngừng, nên doanh nghiệp cần tận dụng những thành công và kể cả những sai sót từ những kế hoạch phía trước để giúp các kế hoạch sau này hoàn chỉnh hơn. 

Ban Đào tạo Doanh nghiệp, Viện VJCC

Thông thường trước khi lên kế hoạch sản xuất, chúng ta sẽ lập kế hoạch bán hàng một năm theo từng tháng. Trong kế hoạch bán hàng, sẽ suy nghĩ và lên kế hoạch xem nên bán cái gì và bán bao nhiêu theo từng tháng.

1. Lên kế hoạch sản xuất một năm theo từng tháng

Lập kế hoạch bán hàng một năm làm mục tiêu, để đạt được điều đó, bạn cần suy nghĩ và lên kế hoạch sản xuất cái gì và sản xuất bao nhiêu. Để làm được điều đó, chúng ta sẽ quyết định số lượng cần thiết các thiết bị, nguồn nhân lực và nguyên vật liệu.

2. Lên kế hoạch sản xuất cho 3 tháng

Sau khi đã có kế hoạch sản xuất một năm theo từng tháng, lấy đó làm mục tiêu, bạn lên kế hoạch cần chuẩn bị bao nhiêu trang thiết bị, nhân lực và cần cung ứng bao nhiêu nguyên vật liệu để sản xuất đủ số lượng theo kế hoạch đề ra. Kế hoạch sản xuất theo tháng sẽ được làm chi tiết theo đơn vị tuần và đơn vị ngày. Bạn có thể phân chia sản phẩm theo loại sản xuất hàng ngày và loại sản xuất cách nhật.

3. Lên kế hoạch sản xuất từng ngày của tuần

Bạn lên kế hoạch sản xuất theo từng ngày, từng tuần của tháng dựa theo chủng loại sản phẩm và cách thức sản xuất. Cần lên kế hoạch cho mỗi tuần sản xuất sản phẩm gì và sản xuất bao nhiêu.

4. Lên kế hoạch sản xuất theo từng ngày

Cuối cùng, bạn sẽ quyết định sản xuất cái gì và sản xuất bao nhiêu cho từng ngày một. Ngoài ra, thứ tự đầu vào của sản phẩm cũng cần được quyết định. Ví dụ, lịch trình sản xuất sản phẩm theo thứ tự như thế nào, từ lúc giờ làm việc bắt đầu đến khi kết thúc.

Tùy theo từng ngành nghề mà quy trình lập kế hoạch sản xuất có sự thay đổi, nhưng về cơ bản thì quy trình là như trên. Kế hoạch sản xuất được lập càng chi tiết thì càng dễ ứng phó khi có những thay đổi đột ngột.

Vậy lập “kế hoạch sản xuất ổn định” như thế nào là tốt?

Để lên kế hoạch sản xuất ổn định, quan trọng là lập một cách chặt chẽ “kế hoạch ngày tiêu chuẩn” – vấn đề trụ cột khi lập kế hoạch sản xuất. Kế hoạch ngày tiêu chuẩn là kế hoạch hoạt động cho từng công đoạn sản xuất trong một ngày. Đây là kế hoạch để làm rõ mỗi công đoạn cần bao nhiêu thời gian, và điều chỉnh để không làm phát sinh sự trì trệ công việc. Về cơ bản thì kế hoạch được lập riêng cho từng dây chuyền sản xuất và từng nhóm sản phẩm.

Đối với bất kỳ một doanh nghiệp sản xuất nào cũng cần có một kế hoạch triển khai được sắp xếp một cách hợp lý, nhằm đảm bảo quy trình sản xuất được diễn ra trơn tru. Những nhân viên kế hoạch sản xuất chính là những người sẽ chịu trách nhiệm cho vấn đề này. 

Nếu bạn đang nhắm đến vị trí trên, hãy cùng đọc hết bài viết dưới đây để hiểu cụ thể nhân viên kế hoạch sản xuất là gì và họ làm những công việc gì nhé!

Hiểu đúng về nhân viên kế hoạch sản xuất 

Khái niệm nhân viên kế hoạch sản xuất là gì?

Nhân viên kế hoạch sản xuất [hay Production Planner] là người đưa ra kế hoạch và đảm bảo quy trình sản xuất sẽ diễn ra đúng với kế hoạch một cách chính xác và kịp thời.

Họ sẽ phải đảm bảo được các yếu tố như: Kế hoạch sản xuất hợp lý và tối ưu, nguyên vật liệu và hàng hóa dùng cho sản xuất cung ứng kịp thời, không gian làm việc đúng quy chuẩn, v.v.

Tìm hiểu nhân viên kế hoạch sản xuất là gì

Nhân viên phòng kế hoạch sản xuất có thể nói là đóng vai trò nòng cốt, không thể thiếu đối với một doanh nghiệp sản xuất vì quy trình sản xuất là điểm cốt lõi cho sự tồn tại của doanh nghiệp.

Họ chịu trách nhiệm lên kế hoạch sản xuất chi tiết, theo sát và đảm bảo kế hoạch sản xuất được tiến hành chính xác và kịp thời.

Không chỉ như thế, công việc của nhân viên kế hoạch sản xuất còn phụ thuộc vào quy mô và cơ cấu của doanh nghiệp. Họ còn có thể mở rộng vai trò từ hỗ trợ và phối hợp sang vai trò quản lý và điều hành sản xuất.

Công việc của nhân viên kế hoạch sản xuất làm gì?

Nhân viên kế hoạch sản xuất được xem là một nhân sự nòng cốt trong doanh nghiệp sản xuất, vậy công việc của nhân viên kế hoạch sản xuất là gì cụ thể là gì? Cùng Glints tìm hiểu tiếp nhé!

Nhân viên lên kế hoạch sản xuất cần phải:

• Làm việc với bộ phận kinh doanh để nắm rõ yêu cầu khách hàng đối với sản phẩm: Số lượng, chất lượng, thời gian giao hàng và các yêu cầu cụ thể khác.
• Xác định các yếu tố cần thiết để thực hiện quy trình sản xuất: Nguyên vật liệu, hàng hóa, thiết bị sản xuất, số lượng nhân công, các chi phí có liên quan, rồi từ đó tính ra chi phí sản xuất.
• Lên kế hoạch sản xuất chi tiết theo tuần/tháng/quý/năm cho từng khâu và đảm bảo sao cho các khâu phối hợp với nhau hiệu quả, kịp tiến độ, tiết kiệm thời gian và tối ưu chi phí.
• Đóng vai trò kết nối, làm việc với các bên cung ứng, khách hàng, sản xuất, nhằm giúp cho quy trình sản xuất diễn ra đúng kế hoạch, tránh các vấn đề thiếu nguyên vật liệu, sản xuất sai yêu cầu, chậm hạn giao hàng, v.v.
• Phối hợp với quản lý sản xuất giám sát chất lượng sản phẩm, các quy chuẩn trong sản xuất, vận hành máy móc, v.v.
• Phối hợp cùng bộ phận kiểm soát chất lượng nhằm đảm bảo sản phẩm đến tay khách hàng đạt chuẩn, đồng bộ và đúng yêu cầu.
• Theo sát hoạt động giao hàng, đảm bảo hàng hóa đến tay khách hàng đủ số lượng, đạt chất lượng và đúng thời gian hẹn.
• Quản lý các giấy tờ, hồ sơ có liên quan trong quá trình sản xuất như: Hợp đồng với khách hàng, các hóa đơn thu mua, các biên bản và giấy chứng nhận, v.v.
• Thu thập thông tin về quá trình sản xuất của nhân viên và các bộ phận sản xuất, từ đó tiến hành đánh giá và đưa ra các phương án tối ưu hiệu suất trong các kế hoạch sản xuất sau.

Mức lương và quyền lợi của nhân viên kế hoạch sản xuất có hấp dẫn không? 

Hiện nay, mức lương của nhân viên kế hoạch sản xuất trên thị trường được đánh giá là khá tốt. Thị trường tuyển dụng kế hoạch sản xuất cho các doanh nghiệp cũng khá sôi động. Chính vì thế mà vị trí này trở thành mục tiêu hướng tới của rất nhiều bạn trẻ. 

Dạo quanh các trang tìm việc uy tín, có thể thấy mức lương dao động:

• Người hoàn toàn chưa có kinh nghiệm: từ 8-10 triệu đồng/tháng
• Ứng viên từ 1 – 2 năm kinh nghiệm: 12-15 triệu đồng/tháng. 
• Người có kinh nghiệm dày dặn trong các doanh nghiệp, tập đoàn lớn: 20-25 triệu đồng/tháng.

Ngoài mức lương cơ bản, các doanh nghiệp cũng áp dụng các loại thưởng khác như:

• Thưởng theo dự án, doanh số
• Thưởng lễ tết
• Lương tháng 13
• Nhiều loại phụ, trợ cấp khác về ăn uống, đi lại, điện thoại, v.v.

Ở vai trò là một nhân viên kế hoạch sản xuất, bạn sẽ có cơ hội làm việc trực tiếp với nhiều phòng ban trong doanh nghiệp. Từ đó, bạn học được cách nắm rõ cách thức vận hành của một quy trình sản xuất.

Việc làm kế hoạch sản xuất này cũng tạo ra một môi trường năng động, nơi bạn luôn phải có sự thích nghi và thay đổi theo xu hướng của thị trường.

Bạn sẽ được rèn luyện sự linh hoạt, khả năng ứng đối, có cơ hội mở mang tầm nhìn và liên tục nâng cao bản thân.

Những tố chất để trở thành nhân viên kế hoạch sản xuất

Nếu bạn đang muốn trở thành một nhân viên kế hoạch sản xuất, sau đây là những gì bạn cần chuẩn bị cho mình:

Yêu cầu về bằng cấp và kiến thức

• Bằng cấp: Tốt nghiệp Đại học chính quy trở lên hoặc tương đương các chuyên ngành: Kinh tế, Kỹ thuật, Quản trị kinh doanh hoặc các ngành có liên quan.
• Kinh nghiệm làm việc: Bạn có thể bắt đầu từ con số 0. Nhưng nếu nhắm tới các cấp bậc quản lý hoặc mức lương cao, bạn nên có tối thiểu 3 năm kinh nghiệm làm việc liên quan đến vị trí quản lý kế hoạch sản xuất.
• Chứng chỉ liên quan: Không phải yêu cầu bắt buộc, nhưng nếu bạn có các loại chứng chỉ về quản lý chất lượng và các chứng chỉ khác trong lĩnh vực sản xuất sẽ là một lợi thế lớn.
• Kiến thức: Ngoài kiến thức chuyên môn, bạn nên trang bị cho mình khả năng về vi tính văn phòng, tiếng Anh [đọc và dịch tài liệu].

5 Kỹ năng thành công cho nhân viên kế hoạch sản xuất

Kỹ năng lập kế hoạch, tư duy logic

Nắm rõ cách thức làm sao để lập nên một kế hoạch có tính khả thi, đạt hiệu quả và tối ưu chi phí, thời gian chính là yêu cầu cơ bản đối với vị trí này.

Để có thể lập một kế hoạch tốt thì tư duy logic, việc xem xét vấn đề một cách liền mạch là một điều không thể thiếu.

Kỹ năng triển khai và quản lý quy trình sản xuất

Sau bước lập kế hoạch sẽ là bước triển khai và quản lý. Một kế hoạch chỉ thật sự đạt hiệu quả khi nó thực hiện được mục tiêu đề ra trong thời gian định trước.

Để một kế hoạch đi từ lý thuyết ra hiện thực và đem lại kết quả là một quá trình khó khăn. Nó đòi hỏi người nhân viên kế hoạch sản xuất phải có sự linh hoạt, nhanh nhạy, quyết đoán nhưng không kém phần tỉ mỉ và cẩn trọng.

Khả năng phân tích và giải quyết các vấn đề

Bạn cần phân tích các yếu tố liên quan để có thể đưa ra phương án chuẩn xác và ít sai sót nhất. Từ đó, bạn sẽ tiến hành giải quyết một cách nhanh chóng, triệt để nhằm đảm bảo quy trình sản xuất diễn ra thuận lợi.

Kỹ năng giao tiếp và làm việc nhóm

Như đã đề cập trước đó, vị trí này sẽ cần phải làm việc với rất nhiều các bộ phận có liên quan. Do vậy, kỹ năng giao tiếp và làm việc nhóm là vô cùng quan trọng.

Nhân viên kế hoạch sản xuất không chỉ cần giao tiếp tốt, mà còn cần cả kỹ năng đàm phán và thương lượng khi làm việc với khách hàng và các bên cung ứng.

Kỹ năng làm việc nhóm ở đây, không chỉ dừng lại ở mức phối hợp với nhân viên khác mà bạn còn phải khéo léo và tạo được động lực làm việc cho công nhân trong các bộ phận sản xuất.

Kỹ năng giao tiếp và làm việc nhóm tốt sẽ giúp tạo động lực cho công nhân sản xuất

Việc lập kế hoạch, quản lý tiến độ, chứng từ, v.v. gần như đều không tránh khỏi việc sử dụng máy tính. Vậy nên, việc sở hữu các kỹ năng tin học văn phòng và thành thạo các công cụ hỗ trợ quản lý sẽ giúp ích rất nhiều cho bạn.

Cần chuẩn bị gì khi tham gia phỏng vấn nhân viên phòng kế hoạch sản xuất

Tạo ấn tượng với CV thu hút nhà tuyển dụng

Hãy bắt đầu với việc tạo cho mình một CV ấn tượng, thu hút nhà tuyển dụng, làm cho bạn trở nên nổi bật và đánh bại các đối thủ khác.

• Thông tin liên hệ: Ngắn gọn, nhưng đầy đủ các thông tin như: Họ tên, năm sinh, số điện thoại, địa chỉ, email. Và bạn đừng quên kèm theo một bức ảnh để tạo ấn tượng nhé!
• Kinh nghiệm làm việc: Thay vì liệt kê những thứ không liên quan, hãy tập trung nói về kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực kế hoạch sản xuất.
•  Học vấn: Hãy đưa vào các bằng cấp và các chứng chỉ của các khóa đào tạo mà bạn đã đạt được. Dĩ nhiên sẽ tuyệt vời hơn nếu chúng có liên quan đến vị trí bạn ứng tuyển.
• Kỹ năng: Hãy tập trung vào những kỹ năng cần thiết đối với vị trí nhân viên kế hoạch sản xuất như làm việc nhóm, giao tiếp, lập kế hoạch, v.v.

Một CV ấn tượng sẽ giúp bạn đi được hơn nửa chặng đường rồi đấy

Sau khi đã vượt qua vòng CV, hãy chuẩn bị sẵn sàng cho một buổi phỏng vấn chất lượng. Sau đây là một số câu hỏi thường gặp cho vị trí nhân viên phòng kế hoạch sản xuất:

• Bạn thường lập kế hoạch và theo dõi quá trình triển khai của nó như thế nào? Có sử dụng công cụ hỗ trợ nào không?
• Bạn dựa vào đâu để tính chi phí sản xuất? Bạn xử lý ra sao khi chi phí thực tế cao hơn chi phí dự toán?
• Một ngày của một nhân viên kế hoạch làm gì theo ý kiến của bạn?
• Hãy chia sẻ về một lần bạn gặp sự cố phát sinh trong quá trình triển khai kế hoạch sản xuất và bạn xử lý nó như thế nào?
• Theo bạn đâu là nguyên tắc của một nhân viên kế hoạch sản xuất

Đọc thêm: 10 Kỹ Năng Trả Lời Phỏng Vấn Xin Việc Bạn Cần Biết

Kết luận 

Qua bài viết trên, Glints hy vọng đã mang đến cho bạn câu trả lời nhân viên kế hoạch sản xuất là gì và nhân viên phòng kế hoạch làm những công việc gì trong một doanh nghiệp.

Nếu bạn đang tìm cơ hội nghề nghiệp cho vị trí này, đừng ngần ngại truy cập website của Glints Việt Nam. Chúng mình luôn kết nối những nhà tuyển dụng nhân viên kế hoạch sản xuất với ứng viên nhằm tạo ra những cơ hội việc làm mới và hấp dẫn!

Tác Giả