Maẫu 04 khi sai sót hóa đơn điện tử năm 2024

Quy định gửi thông báo sai sót đối với hóa đơn điện tử được thực hiện theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP của Chính Phủ và hướng dẫn chi tiết tại Thông tư 78/2021/TT-BTC. Những chia sẻ dưới đây sẽ giúp bạn đọc hiểu rõ hơn và kịp thời xử lý tránh bị phạt gây thiệt hại về tài chính cho đơn vị, doanh nghiệp.

Maẫu 04 khi sai sót hóa đơn điện tử năm 2024
Quy định gửi thông báo sai sót hóa đơn điện tử.

1. Căn cứ pháp lý quy định về thông báo xử lý sai sót hóa đơn điện tử

Hiện nay, việc sử dụng hóa đơn điện tử (HĐĐT) phổ biến ở hầu hết các đơn vị, doanh nghiệp. Do có quá nhiều sản phẩm hàng hóa, người mua hoặc quá nhiều hóa đơn cần lập việc xảy ra sai sót là không thể tránh khỏi. Bên cạnh việc xử lý các sai sót người lập cần thực hiện thông báo tới người mua và cơ quan thuế các sai sót về hóa đơn đã lập. Căn cứ pháp lý quy định gửi thông báo xử lý sai sót đối với hóa đơn điện tử được tuân thủ theo các văn bản pháp lý hiện hành gồm:

  • Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 - Quy định về hóa đơn chứng từ
  • Thông tư 78/2021/TT-BTC ngày 17/9/2021 - Hướng dẫn thực hiện một số điều của luật quản lý thuế ngày 13 tháng 6 năm 2019, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19 tháng 10 năm 2020 của chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ.

2. Quy định gửi thông báo sai sót đối với hóa đơn điện tử

Quy định gửi thông báo sai sót hóa đơn điện tử được căn cứ theo Điều 19, Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 - Quy định về hóa đơn, chứng từ và Khoản 1, Điều 7, Thông tư 78/2021/TT-BTC - Hướng dẫn thực hiện một số điều của luật quản lý thuế ngày 13/6/2019, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ.

Maẫu 04 khi sai sót hóa đơn điện tử năm 2024
Gửi thông báo sai sót HĐĐT cho người mua và cho cơ quan thuế.

2.1. Đối với hóa đơn điện tử phải cấp lại mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn cần xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế đã gửi cho người mua

Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải cấp lại mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử có sai sót cần xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định thì người bán thực hiện thông báo sai sót như sau:

  • Thông báo cho người mua về việc hóa đơn điện tử có sai sót.
  • Sử dụng Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP để thông báo việc điều chỉnh cho từng hóa đơn có sai sót hoặc thông báo việc điều chỉnh cho nhiều hóa đơn điện tử có sai sót.

Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và người bán đã xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định sau đó lại phát hiện hóa đơn tiếp tục có sai sót thì các lần xử lý tiếp theo người bán sẽ thực hiện theo hình thức đã áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu.

2.2. Quy định về thông báo sai sót đối với hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có sai sót

Trường hợp người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có sai sót thì người bán thực hiện thông báo như sau:

  • Thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP về việc hủy hóa đơn có mã đã lập có sai sót và lập hóa đơn điện tử mới, ký số gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua.
  • Cơ quan thuế thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của cơ quan thuế.

Sau khi hóa đơn điện tử mới được cơ quan thuế cấp mã, người mua tiến hành gửi cho người bán hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn cũ đã bị hủy theo quy định.

2.3. Quy định về thông báo sai sót đối với hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế nhưng đã gửi cho người mua

Trường hợp hóa đơn điện tử có sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai sót thì người bán thực hiện thông báo như sau:

  • Thông báo cho người mua về việc hóa đơn điện tử có sai sót và không phải lập lại hóa đơn.
  • Thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử có sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP.

Trường hợp hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế có sai sót về tên, địa chỉ của người mua (các nội dung khác không sai sót) chưa gửi dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế thì không phải thông báo với cơ quan thuế. \>> Có thể bạn quan tâm: Thông báo phát hành hóa đơn điện tử.

2.4. Trường hợp cơ quan thuế phát hiện gửi thông báo sai sót đối với hóa đơn điện tử

Trường hợp cơ quan thuế phát hiện hóa đơn điện tử có sai sót sẽ thực hiện thông báo như sau:

  • Thông báo cho người lập hóa đơn sai sót trên theo Mẫu 01/TB-RSĐT ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP thông báo về việc tiếp nhận và kết quả xử lý về việc hóa đơn điện tử đã lập có sai sót.
  • Người bán sẽ lập và gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT cho cơ quan thuế theo đúng thời hạn ghi trên Mẫu 01/TB-RSĐT quy định mà cơ quan thuế đã gửi.
  • Gửi thông báo lần 2 trong trường hợp người bán chưa gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT mà đã hết hạn thông báo trên Mẫu 01/TB-RSĐT đã gửi trước đó.

Maẫu 04 khi sai sót hóa đơn điện tử năm 2024
Mẫu 01/TB-RSĐT.

Lưu ý: Sau khi cơ quan thuế gửi thông báo mà người bán quá hạn nộp Mẫu 04/SS-HĐĐT lần 2 thì cơ quan thuế sẽ xem xét chuyển tới trường hợp kiểm tra dùng hóa đơn điện tử của người bán. Theo đó, người bán lưu ý để đảm bảo nộp Mẫu 04/SS-HĐĐT đúng thời hạn quy định tránh gặp rủi ro kiểm tra, thanh tra sử dụng hóa đơn.

3. Mẫu số 04/SS-HĐĐT

Mẫu số 04/SS-HĐĐT là mẫu thông báo hóa đơn điện tử có sai sót theo Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2021/NĐ-CP.

Maẫu 04 khi sai sót hóa đơn điện tử năm 2024
Mẫu 04/SS-HĐĐT.

Mẫu Mẫu 04/SS-HĐĐT bao gồm các nội dung thông báo về hóa đơn sai sót như sau:

  • Thông tin về doanh nghiệp/hộ kinh doanh: Tên, mã số thuế, địa chỉ,...
  • Thông tin về hóa đơn điện tử: Kỳ hóa đơn, số hóa đơn, ngày lập hóa đơn, mã hóa đơn, mã số thuế người mua,...
  • Nội dung sai sót và nội dung sửa chữa sai sót

4. Thời hạn gửi thông báo sai sót đối với hóa đơn điện tử

Căn cứ theo quy định tại Khoản 1, Điều 7, Thông tư 78/2021/TT-BTC người bán gửi thông báo theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế bất cứ thời gian nào nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế giá trị gia tăng phát sinh hóa đơn điện tử điều chỉnh.

Maẫu 04 khi sai sót hóa đơn điện tử năm 2024
Thời hạn gửi thông báo sai sót đối với hóa đơn điện tử.

Trường hợp cơ quan thuế phát hiện sai sót trên hóa đơn điện tử thì người bán gửi thông báo sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT theo đúng thời hạn ghi trên Mẫu 01/TB-RSĐT của cơ quan thuế để tránh trường hợp phải thanh tra, kiểm tra hóa đơn điện tử. Người bán có thể gửi thông báo sai sót hóa đơn điện tử bằng 3 cách sau:

  • Gửi trực tiếp: người bán gửi trực tiếp tại cơ quan thuế nơi quản lý doanh nghiệp hoặc chi cục thuế nơi quản lý hộ kinh doanh.
  • Gửi qua bưu điện: người bán gửi qua đường bưu điện đến cơ quan thuế nơi quản lý doanh nghiệp hoặc chi cục thuế nơi quản lý hộ kinh doanh.
  • Gửi online: người bán gửi qua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế theo quy định, gửi qua phần mềm hóa đơn điện tử.

5. Không gửi thông báo sai sót đối với hóa đơn điện tử đúng hạn xử phạt như thế nào?

Trường hợp người bán không gửi thông báo sai sót đối với hóa đơn điện tử đúng hạn cho cơ quan thuế theo quy định khi cơ quan thuế phát hiện sẽ xử lý theo quy định tại Điều 29, Nghị định số 125/2020/NĐ-CP (được đính chính bởi mục 2 Công văn 29/CP-KTTH ngày 21/01/2021. Cụ thể mức phạt như sau:

Chậm nộp quá thời hạn quy định từ 91 ngày trở lên hoặc không gửi thông báo sai sót => Phạt tiền từ 05 – 15 triệu đồng.