Bạn đang thắc mắc “file excel quản lý kho là gì” Các rủi ro khi quản lý kho bằng excel là như thế nào? Tất cả những thắc mắc sẽ được giải đáp hết trong bài viết này. Sử dụng mẫu file Excel quản lý kho hàng hóa là một trong những phương pháp được nhiều chủ áp dụng khi quản lý toàn diện xuất nhập tồn kho. Hãy cùng bePOS tìm hiểu về file excel quản lý kho để hiểu rõ hơn về phương pháp này nhé.
File excel quản lý kho là gì?
File Excel quản lý kho là một công cụ kiểm soát xuất nhập tồn hiệu quả, đơn giản, dễ sử dụng. Tuy nhiên, hiện nay vẫn còn khá nhiều người chưa biết cách sử dụng do ít thành thạo về Excel hoặc không quen thuộc các thuật toán. Nhận thấy được tình trạng này, bePOS xin giới thiệu một số mẫu file excel quản lý kho và các lưu ý để kiểm soát tốt nhất cho bạn đọc cùng tham khảo.
Các số liệu cần có trong file Excel nhập xuất tồn hàng hóa
Một bảng file excel nhập xuất tồn hàng hóa thay thế phần mềm quản lý kho cần có:
– Bảng nhập số liệu gồm có: Ngày ghi sổ, chứng từ, mã hàng hóa, số lượng nhập.
- Sổ kho: Số thứ tự, sản phẩm, tồn đầu ngày, nhập trong ngày, xuất bán trong ngày, tồn cuối ngày.
- Báo cáo nhập xuất tồn: Mã hàng hóa, tên hàng hóa, đơn vị tính, dư đầu kỳ, nhập trong kỳ, xuất trong kỳ, tồn cuối kỳ.
- Sổ chi tiết hàng hóa: Chứng từ, diễn giải, tài khoản đối ứng, đơn giá, xuất, nhập, tồn.
- Sổ kho để in: Ngày, chứng từ, nội dung, nhập xuất tồn [số lượng, giá tiền].
- Mẫu phiếu nhập kho – xuất kho: Số thứ tự, tên, nhãn hiệu, phẩm chất hàng hóa/vật tư, mã số, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền.
– File excel quản lý kho cần có mẫu phiếu nhập kho, xuất kho gồm những thứ sau: Số thứ tự, tên, nhãn hiệu, hàng hóa, vật tư, mã số, đơn vị tính, đơn giá, số lượng, thành tiền.
Các lưu ý giúp quản lý kho hàng bằng file excel hiệu quả
Quản lý kho hàng bằng file excel không chỉ đơn giản mà còn giúp cho chủ cửa hàng tiết kiệm rất nhiều chi phí đầu tư cũng như chi phí sử dụng. Để sử dụng file excel quản lý kho đơn giản miễn phí các chủ cửa hàng cần lưu ý một số vấn đề sau.
Phải thiết kế file Excel quản lý kho phù hợp với cửa hàng mình
Mỗi doanh nghiệp hay cửa hàng sẽ có tình trạng kinh doanh cùng những đặc điểm hàng hóa khác nhau. Chính vì vậy mà chủ cửa hàng cần xây dựng được file Excel quản lý kho phù hợp với cửa hàng và lĩnh vực kinh doanh của mình. Điều này không chỉ đem lại lợi ích về việc quản lý nhanh chóng, chính xác mà còn giúp dữ liệu của cửa hàng được lưu trữ thống nhất, dễ kiểm soát hơn.
Phải có kiến thức về Excel để xử lý những lỗi cơ bản
Có một điều lưu ý cho các chủ cửa hàng khi sử dụng phần mềm file excel quản lý kho đơn giản miễn phí đó là người dùng phải có kiến thức nhất định về Excel bởi các hàm tính toán cũng như việc sử dụng các thao tác trong phần mềm khá phức tạp. Nếu chủ cửa hàng không không nắm vững kiến thức về Excel thì sẽ gặp rất nhiều khó khăn khi sử dụng Excel để quản lý kho. …
Những lưu ý khác
– Ngoài ra, các chủ cửa hàng cần chú ý khi nhập các hàm tính để tránh mắc những lỗi sai cơ bản như lỗi về giá trị hay lỗi tham chiếu.
– Cần chỉnh độ rộng trước khi viết hàm.
– Chủ cửa hàng phải sử dụng tính năng bảo mật để hạn chế sự xâm nhập của người ngoài vào dữ liệu.
– Thêm nữa, chủ cửa hàng cần cẩn thận khi nhập dữ liệu, tránh các sai sót hay nhầm lẫn.
Các rủi ro khi quản lý kho hàng bằng excel
File Excel quản lý kho đơn giản miễn phí được xem là một giải pháp khá toàn diện được nhiều chủ cửa hàng đã và đang sử dụng. Mặc dù đem lại nhiều lợi ích đến vật thì file excel quản lý kho này vẫn còn tồn tại nhiều hạn chế chưa được khắc phục, vô tình gây khó khăn cho chủ chủ cửa hàng như”
File Excel quản lý kho cần nhập thủ công, dễ sai, tốn nhiều thời gian
File Excel quản lý kho đòi hỏi nhân viên phải nhập liệu từng con số, thông tin một cách chính xác. Bởi có thể khi số lượng thông tin quá lớn, nhân viên có thể dễ dàng nhập liệu nhầm lẫn kéo theo sai sót cho toàn bộ hệ thống, gây ra ảnh hưởng xấu đến bộ phận bán hàng và kho.
Chính vì vậy để chắc chắn các thông tin nhập vào file excel quản lý kho là chính xác, nhân viên cần phải có bước kiểm tra lại nhiều lần nên gây tốn kém nhiều thời gian. Ngoài ra nếu quy mô kinh doanh cả cửa hàng bạn quá lớn, cách thức quản lý kho bằng file Excel có thể cần nguồn nhân lực dồi dào hơn, gây ra lãng phí tiền của doanh nghiệp.
File Excel quản lý kho hàng không bảo mật được dữ liệu, dễ mất
File Excel quản lý kho được lưu trữ trên máy tính dùng chung cho một hệ thống cửa hàng nên không thể bảo mật tuyệt đối 100%. Đặc biệt, file Excel quản lý kho chưa có tính năng phân quyền cụ thể cũng như chưa thể hiện được lịch sử chỉnh sửa của từng cá nhân như công nghệ điện toán đám mây, dữ liệu cửa hàng dễ bị điều chỉnh mà không phục hồi được.
Ngoài ra, không ít những trường hợp máy tính gặp sự cố sẽ gây ra tình trạng file chưa được lưu hoặc người dùng vô tình làm mất dữ liệu. Lúc này, cửa hàng bạn không những không lấy lại được file Excel quản lý kho sản xuất mà chủ shop cũng không thể truy cứu trách nhiệm đến một cá nhân cụ thể nào vì không hiện được lịch sử ai là người chỉnh sửa.
File Excel quản lý hàng tồn kho dễ bị nhầm lẫn khâu quản lý công nợ
Khi có quá nhiều thông tin lưu trữ trong cùng 1 file Excel quản lý kho sẽ gây ra việc khả năng cao sẽ có trường hợp nhầm lẫn giữa các trường dữ liệu, đặc biệt là công nợ của các nhà cung cấp của cửa hàng. Đây là tình trạng phổ biến của nhiều người dùng Excel đã vô tình gây ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh cho cửa hàng.
File Excel quản lý kho khó cập nhật số liệu liên tục với các phòng ban khác
File excel quản lý kho không hỗ trợ chạy trên nền tảng Internet nên bạn không thể đồng bộ số liệu liên tục với các phòng ban khác. Khi cửa hàng bạn có bất kỳ sự thay đổi hàng hóa nào trong kho, bộ phận kho sẽ cần kiểm kê lại mới có thể báo cáo số lượng chính xác với phòng ban khác. Do tình trạng thông tin không kịp thời này đôi khi sẽ vô tình gây ra nhiều bất tiện cho việc quản lý.
File quản lý kho bằng Excel miễn phí khó có thể báo cáo kinh doanh
Khi cửa hàng của bạn sử dụng file quản lý kho hàng bằng Excel miễn phí, chủ shop không thể theo dõi được báo cáo tổng quát về tình hình kinh doanh của cửa hàng mà chỉ có thể xem được một số bảng tính và những biểu đồ đơn giản về dữ liệu xuất nhập tồn. Đây được xem là một nhược điểm lớn khi sử dụng file quản lý kho bằng Excel.
Các file quản lý kho bằng excel miễn phí
Mẫu file excel quản lý kho đơn giản miễn phí
Để thay thế được phần mềm quản lý kho miễn phí bạn có thể quản lý kho bằng Excel, điều đầu tiên người dùng cần làm đó là phải thiết kế và nhập số liệu trong file Excel.
Số liệu cần có trong file excel quản lý kho:
– Bảng nhập số liệu: Ngày ghi sổ, chứng từ, mã hàng hóa, số lượng nhập.
– Mẫu phiếu nhập kho – xuất kho: Số thứ tự, tên, nhãn hiệu, phẩm chất hàng hóa/vật tư, mã số, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền.
Các phần mềm quản lý kho hàng
Vì những điểm hạn chế của file excel quản lý kho đơn giản nên các phần mềm quản lý kho miễn phí ra đời, giúp cho các chủ cửa hàng quản lý dễ dàng hơn, chặt chẽ hơn. bePOS giới thiệu tới bạn ứng dụng quản lý bán hàng miễn phí bePOS – Siêu App bán hàng hiệu quả, đang được rất nhiều cửa hàng sử dụng trong và ngoài nước hiện nay.
Quản lý kho bằng ứng dụng bePOS sẽ giúp bạn kiểm soát được thông tin sản phẩm, ngày xuất nhập sản phẩm và số lượng sản phẩm còn hay đã hết, giá vốn giá bán sản phẩm và báo cáo tồn kho theo từng ngày, từng tháng. Quản lý kho bằng excel sẽ không thể linh hoạt như bạn quản lý ngay trên điện thoại của mình bằng ứng dụng phần mềm quản lý kho hàng bePOS, bạn có thể kiểm tra thông tin mọi lúc mọi nơi và dễ dàng để các phòng ban khác cùng cập nhật.
Ngoài ra khi sử dụng phần mềm quản lý kho hàng sẽ giúp bạn miễn phí:
- Quản lý khách hàng
- Quản lý nhân viên
- Quản lý doanh thu
- Quản lý thu – chi
- Quản lý hàng hóa
- Tạo đơn hàng
>>> Xem thêm: TOP NHỮNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ KHO MIỄN PHÍ TRÊN ĐIỆN THOẠI HIỆU QUẢ NHẤT
Tổng kết
Hi vọng với những chia sẻ trong bài viết này của bePOS, bạn sẽ biết cách sử dụng file quản lý kho bằng excel miễn phí và hiệu quả, tạo được mẫu file excel quản lý kho đơn giản phù hợp với cửa hàng của mình và tham khảo được một ứng dụng quản lý bán hàng miễn phí cũng như một phần mềm kho tốt giúp việc kinh doanh cửa hàng của bạn thuận lợi và phát triển hơn.
FAQ
Sử dụng file quản lý kho bằng excel miễn phí có khó khăn không?
Câu trả lời là CÓ. Việc sử dụng file quản lý kho bằng excel miễn phí có thể gây ra những rủi ro sau:
- File quản lý kho bằng excel xuất nhập tồn kho cần nhập thủ công, dễ sai, tốn nhiều thời gian
- File Excel quản lý kho hàng không bảo mật được dữ liệu, dễ mất
- File Excel quản lý kho hàng tồn dễ bị nhầm lẫn khâu quản lý công nợ
- File quản lý kho bằng Excel miễn phí sẽ khó cập nhật số liệu liên tục với các phòng ban khác
- File quản lý kho bằng Excel miễn phí không thể báo cáo kinh doanh
Kỹ năng sử dụng quản lý kho hàng như thế nào để khắc phục được rủi ro?
– Sử dụng ứng dụng phần mềm quản lý kho bePOS. Với siêu app quản lý bán hàng này, bạn sẽ không lo những lỗi sai thường gặp phải cũng như tiết kiệm thời gian, công sức hơn so với sử dụng file quản lý bán hàng bằng excel miễn phí.