Định dạng Page Layout giúp hình thức của tài liệu trở nên ấn tượng và chuyên nghiệp hơn. Đây là công cụ đặc biệt hữu ích khi cần thay đổi kích cỡ, canh lề văn bản cho phù hợp với việc in ấn, báo cáo,…
Trung Tâm Tin Học ĐH Khoa Học Tự Nhiên gửi đến các bạn bài hướng dẫn ngắn giới thiệu chi tiết toàn bộ cách định dạng trang in trong Microsoft Word.
Page Layout [bố cục] có thể được tùy chỉnh bằng những thông số chi tiết như Paper size [kích cỡ], Page margins [lề], Page orientation [hướng].
1.Thay đổi Page Orientation [hướng]
Thông thường các trang văn bản thường được hiển thị dưới dạng trangA4 thẳng đứng. Tuy nhiên, trong một số trường hợp đặc biệt, các trang có thể được xoay ngang để phù hợp với yêu cầu nội dung văn bản. Các bước thực hiện như sau:
- B1: Chọn tab Page Layout trên thanh menu
- B2: Click vào Orientation trong nhóm Page Layout
- B3: Click chọn Landscape để xoay ngang trang văn bản [mặc định là Portrait – thẳng đứng]
2.Thay đổi Page Size [kích thước]
Có nhiều kích cỡ trang in như dạng A4, A3, Letter, Statement… Tùy theo từng mục đích khác nhau, các bạn có thể chọn kích cỡ phù hợp nhất với mong muốn để hoàn thiện việc in tài liệu, văn bản. Cách định dạng kích cỡ cũng đơn giản với các bước sau:
- B1: Chọn tab Page Layout
- B2: Click chọn mục Size, trong hộp menu sổ xuống, dạng page size hiện tại của trang sẽ được tô vàng để phân biệt
- B3: Các bạn chọn Size phù hợp [mặc định thường là dạng Letter]
3.Định dạng Page Margins [lề]
Những văn bản, báo cáo thường được yêu cầu phải tuân thủ quy định cụ thể về canh lề trang in. Thao tác định dạng lề cũng bao gồm những bước đơn giản sau:
- B1: Chọn tab Page Layout
- B2: Click vào mục Margins, 1 menu tùy chọn sẽ xuất hiện, thông thường lề Normal sẽ được chọn mặc định và được tô vàng để phân biệt
- B3: Click chọn loại Margin bạn mong muốn hoặc tự tùy chỉnh thông số lề cho văn bản.
- Để tự điều chỉnh kích cỡ lề, các bạn làm bằng cách sau:
-Chọn Custom Margins ở phía cuối của menu xuất hiện ở bước 2; hộp thoại Page Setup sẽ xuất hiện
-Điền các thông số Top, Bottom, Left, Right trong phần Margins
-Click OK để hoàn tất
* Lưu ý:
Để hiển thị nhanh hộp thoại Page Setup, các bạn vào tab Page Layout, click chọn mũi tên nhỏ ở góc phải.
Nguồn: Tổng hợp
Những thao tác định dạng nhanh Page Layout tuy đơn giản nhưng lại giúp cho bài báo cáo, luận văn trở nên hoàn thiện và ấn tượng hơn rất nhiều. Các bạn cũng có thể tìm hiểu thêm các kiến thức Tin học bổ ích khác tại đây
Làm đầy kho tri thức của bản thân để gặt hái thành công trong cuộc sống, bạn nhé!
Ngành Tin Học Ứng Dụng
Trung Tâm TIn Học - ĐH Khoa Học Tự Nhiên
Cùng Top lời giải trả lời chính xác nhất cho câu hỏi trắc nghiệm: “Mục đích của định dạng văn bản là” kết hợp với những kiến thức mở rộng về định dạng văn bản là tài liệu hay dành cho các bạn học sinh trong quá trình luyện tập trắc nghiệm môn Tin học 6.
Trắc nghiệm: Mục đích của định dạng văn bản là:
A. Văn bản dễ đọc hơn
B. Trang văn bản có bố cục đẹp
C. Người đọc dễ ghi nhớ các nội dung cần thiết
D. Tất cả ý trên
Trả lời:
Đáp án đúng: D. Tất cả ý trên
Mục đích của định dạng văn bản giúp: Văn bản dễ đọc hơn; trang văn bản có bố cục đẹp; người đọc dễ ghi nhớ các nội dung cần thiết
Giải thích: Mục đích của định dạng văn bản dễ đọc trang văn bản có bố cục đẹp và người đọc dễ ghi nhớ các nội dung cần thiết.
Kiến thức tham khảo về Định dạng văn bản
1. Định dạng văn bản là gì?
Đối với những bạn làm việc trên word nhiều thì chắc chắn không còn xa lạ gì về thuật ngữ định dạng văn bản. Bởi đây chính là yêu cầu cần thiết khi thực hiện soạn thảo văn bản trên word khi học tập hay làm việc. Tuy nhiên, với những người mới bắt đầu học thì chưa hiểu rõ về định dạng văn bản là gì?
Giải đáp thắc mắc của các bạn về định dạng văn bản là gì thì thực chất đây chính là cách trình bày văn bản theo những thuộc tính quy định. Việc định dạng văn bản là nhằm đạt mục đích giúp cho văn bản được đẹp, rõ ràng, dễ hiểu, nhấn mạnh đến những nội dung quan trọng của bài viết. Từ đó giúp cho người đọc có thể dễ hiểu nội dung văn bản nhất.
2. Các cách định dạng văn bản
Cách 1: Dùng các chức năng định dạng trong Paragraph
Bạn chọn tab Home tìm vào nhóm Paragraph rồi chọn các chức năng tương ứng để định dạng.
Định dạng văn bản bằng hộp thoại ParagraphCách 2: Định dạng với hình mũi tên
Để định dạng văn bản bằng cách định dạng với hình mũi tên, bạn thực hiện các bước như sau:
- Bước 1: Kích chuột vào Layout trên thanh công cụ, sau đó bấm vào biểu tượng mũi tên trong Page Setup để tiến hành thiết lập trang.
- Bước 2: Tại hội thoại chỉnh lề, chọn Margins và tiến hành điều chỉnh lề theo kích thước chuẩn lề A4.
- Bước 3: Sau khi chỉnh sửa xong, nhấp vào mục OK để áp dụng.
Cách 3: Dùng thước ngang để định dạng văn bản
Định dạng văn bản bằng cách dùng thước ngang, bạn cần thực hiện các thao tác sau:
- Bước 1: Kích chuột vào tab View, sau đó chọn Ruler để mở hiển thị thước ngang.
- Bước 2: Thực hiện các thao tác căn chỉnh lề theo mong muốn.
+ First line indent: Thiết lập chế độ thụt đầu dòng cho dòng 1 của đoạn văn.
+ Left Indent: Thiết lập chế độ thụt đầu dòng từ dòng thứ 2 tới dòng cuối của đoạn văn.
+ Right Indent: Thiết lập lề phải cho các dòng của đoạn văn.
3. Các lệnh định dạng văn bản
Đối với định dạng văn bản thì thường có những lệnh sau đây:
a. Định dạng kí tự
Đây chính là lệnh để định dạng kiểu chữ, cỡ chữ, phông chữ, màu sắc.Định dạng đoạn văn bản: Đây chính là lệnh định dạng gồm căn lề, khoảng cách trước sau, trên dưới của chữ… Định dạng trang: Đây là lệnh dùng để định dạng hướng giấy, kích thước các lề
- Bước 1: Để có thể thực hiện căn lề chuẩn cho văn bản trên word thì bạn cần chuyển đổi kích thước sang định dạng “cm”. Tiếp đến, bạn cần căn chuẩn các lề bao gồm lề left - lề trái, right - lề phải, top - lề trên, bottom - lề dưới. Căn lề chuẩn theo khổ giấy A4 với tỷ lệ cụ thể như sau:
Top để 2 - 2,5 cm, Bottom để 2 - 2,5 cm, Left để 3 - 3,5 cm, Right để 1,5 - 2 cm
Với cách thực hiện đơn giản, văn bản bạn nhấn vào mục Page Layout và nhấn tiếp vào biểu tượng mũi tên trong Page Setup để thiết lập trang. Từ đó bước 1 được hoàn tất.
Căn lề phù hợp để văn bản đẹp hơn- Bước 2: Thực hiện điều chỉnh lề cho văn bản tại giao diện hiển thị. Ở phần tab Margins sẽ có các mục để bạn căn chỉnh, khi bạn căn chỉnh như thế nào thì lệnh in sẽ ra như vậy.
Top: Căn lề trên Bottom: Căn lề dưới Left: Căn lề trái Right: Căn lề phải
- Bước 3: Chỉnh khổ ngang và khổ dọc của văn bản
Trong phần Orientation sẽ có bố cục để điều chỉnh văn bản thành khổ ngang hoặc khổ dọc. Nếu bạn muốn dùng khổ dọc thì hãy chọn Portrait, còn nếu muốn dùng khổ ngang thì hãy chọn Landscape là hoàn tất.
b. Định dạng Font chữ trong Word
Định dạng font chữ: Bạn có thể thực hiện các tùy chọn như chọn cỡ chữ, màu chữ, font chữ, kiểu in đậm, in nghiêng… Để thực hiện cho việc định dạng font chữ này thì trong tab Home ta nhấn vào biểu tượng nhóm Font rồi nhấn vào biểu tượng mũi tên. Tại đây sẽ hiển thị giao diện để chỉnh font chữ trong tài liệu để bạn chọn cho phù hợp. Lúc soạn thảo thay vì bạn phải đổi font chữ liên tục thì hãy đặt font chữ mặc định cho phiên Word đang hoạt động và những lần sau.
Định dạng font chữ phù hợpChỉnh khoảng cách chữ: Hãy mở mục Font rồi chuyển sang Character Spacing để thiết lập. Tại mục Spacing sẽ có 3 tùy chọn để có thể điều chỉnh với khoảng cách như sau:
Normal: Bình thường Expanded: Rộng hơn bình thường Condensed: Thu hẹp lại By: Nhập giá trị tùy chỉnh cho phù hợp
c. Sao chép định dạng Format Painter Word
Tại Format Painter sẽ giúp sao chép định dạng từ vùng văn bản này sang vùng văn bản khác. Nếu như văn bản của bạn có nhiều vùng định dạng giống nhau thì nên dùng lệnh này. Cụ thể bạn hãy bôi đen vùng văn bản cần định dạng rồi click vào tab Home, chọn tiếp biểu tượng Format Painter có hình chổi. Lúc này sẽ hiển thị biểu tượng hình chổi để chúng ta bôi đen vào vùng văn bản mà bạn cần định dạng. Từ đó vùng nội dung sẽ có phần định dạng giống như văn bản trước.
d. Định dạng văn bảng bằng các phím tắt
Trong khi dùng văn bản có nhiều phím tắt thông dụng được dùng nhiều trong word:
+ Bôi đen văn bản rồi nhấn tổ hợp phím Ctrl+B: In đậm toàn văn bản
+ Ctrl+D: Để mở ra hộp thoại định dạng font chữ
+ Bôi đen văn bản rồi nhấn tổ hợp phím Ctrl+I: In nghiêng văn bản
+ Bôi đen văn bản rồi nhấn tổ hợp phím Ctrl+U: Gạch chân đoạn văn, câu hoặc văn bản
+ Bôi đen văn bản rồi nhấn tổ hợp phím Ctrl + Shift + >: Để tăng kích cỡ văn bản
+ Bôi đen văn bản sau đó nhấn tổ hợp phím Ctrl + Shift +