Bởi: Einvoice.vn - 06/07/2019 Lượt xem: 35476 Cỡ chữ
Hầu hết các phần mềm hóa đơn điện tử hiện nay đều xuất hóa đơn điện tử có đuôi XML vì ưu điểm của định dạng này là dung lượng nhẹ, dễ lưu trữ. Cùng hiểu kĩ hơn về định dạng hóa đơn điện tử, cách đọc, cách nhận và lưu trữ hóa đơn điện tử có đuôi XML qua bài viết sau đây.
1. Hóa đơn điện tử có dạng như thế nào?
Hóa đơn điện tử khi xuất ra thông thường sẽ có 2 file đi cùng nhau đó là bản thể hiện của hóa đơn thuộc dạng PDF và file dữ liệu hóa đơn thường dùng file XML. Đối với bản thể hiện của hóa đơn là file thể hiện nội dung kinh tế nghiệp vụ của hóa đơn điện tử, có dạng như một tờ hóa đơn thông thường. Nhưng do chỉ là bản thể hiện của file XML nên file PDF hoặc các bản in này không có giá trị pháp lý.
File dữ liệu hóa đơn XML là file chứa dữa liệu của toàn bộ hóa đơn và có giá trị pháp lý khi chưa bị sửa đổi. XML là viết tắt của Extensible Markup Language hay còn được gọi là ngôn ngữ đánh dấu mở rộng. Các file XML cho phép tạo biểu tượng, đánh đấu riêng để mô tả nội dung được sử dụng nhằm phục vụ cho các dịch vụ website về các lĩnh vực như thuế, kế toán.
2. Phần mềm đọc hóa đơn điện tử đuôi XML
Hiện nay, người dùng hóa đơn điện tử thường gặp tình trạng tải tải file hóa đơn điện tử có đuôi XML về nhưng lại không thể mở lên và không xem được gì. Thực tế, đây là tình trạng hoàn toàn bình thường của các file XML. Người dùng muốn đọc được file hóa đơn điện tử có đuôi XML thì cần phải sử dụng phần mềm hay trang web mềm hỗ trợ đọc chuyên biệt. Theo đó, một trong những cách đọc file XML của hóa đơn điện tử nhanh chóng, dễ dàng nhất chính là bạn sử dụng ngay trang hỗ trợ của ThaisonSoft. Cụ thể cách đọc file XML của hóa đơn điện tử sẽ được tiến hành như sau:
Bước 1: Bạn truy cập theo đường link này để có thể thực hiện việc đọc hóa đơn file XML. Thực tế, các doanh nghiệp khi sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice của ThaisonSoft không chỉ dùng trang hỗ trợ này để đọc file XML mà còn dùng để tra cứu, kiểm tra tính hợp lệ của các hóa đơn điện tử đã xuất.
Bước 2: Trên giao diện "Kiểm tra hóa đơn đơn điện tử", bạn cần nhập đầy đủ những thông tin được yêu cầu thì mới có thể đọc được file hóa đơn XML. Việc điền đẩy đủ thông tin cũng rất đơn giản: Bạn nhấn "Chọn file: để tải file hóa đơn XML mà mình đang muốn đọc lên hệ thống; nhập "Mã kiểm tra" một cách chính xác; cuối cùng thì nhấn ô "Kiểm tra hóa đơn".
Bước 3: Hệ thống sẽ trả bạn kết quả ngay sau khi đã hoàn tất thông tin và nhấn lệnh kiểm tra. Khi này, thông tin file hóa đơn điện tử có đuôi XML bạn muốn xem sẽ được hiển thị chi tiết nhất.
Ngoài ra, hệ thống còn hiển thị cả thông báo xác nhận hóa bản hóa đơn điện tử bạn đang xem đã hợp lệ hay chưa để bạn có thể nắm rõ hơn thông tin về bản hóa đơn điện tử mình muốn xem và kiểm tra.
Định dạng đuôi XML là định dạng thông dụng nhất của hóa đơn điện tử.
3. Cách nhận hóa đơn điện tử
Để xem hóa đơn điện tử, người sử dụng cần liên hệ với Nhà phát hành hóa đơn điện tử để được hướng dẫn và có được ứng dụng xem hóa đơn điện tử. Thông thường, người dùng không cần cài thêm ứng dụng gì mà chỉ cần truy cập vào web tra cứu hóa đơn của nhà phát hành. Để xem được hóa đơn điện tử trên website khác hàng cần máy tính, điện thoại có kết nối Internet, Internet Explorer, Google chorme, Fire Fox, thông tin tài khoản truy cập website. Trường hợp khách hàng muốn xem trên máy tính, laptop [máy tính xách tay], các thiết bị số như máy tính bảng, smart phone hoặc xem bản hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử thì cần cài đặt thêm các chương trình như: giải nén Winrar, hoặc dùng tính năng giải nén của Windows dùng để giải nén file nén .zip, và các chương trình đọc file XML như phần mềm Intaxviewer.
Với những khách hàng muốn nhận hóa đơn dưới dạng giấy thì bên bán có thể in hóa đơn chuyển đổi từ HĐĐT, ký tên, đóng dấu đỏ và gửi cho khách hàng và chỉ được in 1 lần duy nhất, bản thứ 2 trở đi không có giá trị pháp lý.
Với khách hàng mua hàng hóa dịch vụ tại các nhà cung cấp sử dụng hóa đơn điện tử thì sẽ được nhận hóa đơn như sau:
4. Cách lưu trữ hóa đơn điện tử
Do tính chất là định dạng đuôi XML nên việc lưu trữ hóa đơn có thể thực hiện lưu trên hệ thống cơ sở dữ liệu của doanh nghiệp hoặc của nhà cung cấp phần mềm hóa đơn diện tử.
Căn cứ theo luật Kế toán số 88/2015/QH13, Thông tư 32/2011/TT-BTC, Doanh nghiệp có thể tiến hành lưu trữ hóa đơn điện tử. Cụ thể:
- Doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử để ghi sổ kế toán. Khi lập báo cáo tài chính phải lưu trữ hóa đơn điện tử thời hạn 10 năm theo quy định của Luật Kế toán. Nếu hóa đơn điện tử được khởi tạo từ hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử thì tổ chức trung gian cũng phải thực hiện lưu trữ thời hạn như trên.
- Doanh nghiệp là đơn vị kế toán, tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử có trách nhiệm sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra bút nhớ, đĩa CD và DVD, đĩa cứng ngắn ngoài, đĩa cứng gắn trong hoặc thực hiện sao lưu trực tuyến.
Doanh nghiệp nên hợp tác với đơn vị trung gian cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử uy tín để được tư vấn cụ thể về việc cài đặt chương trình đọc hóa đơn hay cách nhận và lưu trữ hóa đơn. Phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice của Thái Sơn mang lại nhiều lợi ích vượt trội và đồng hành là đội ngũ chăm sóc khách hàng nhiều kinh nghiệm hỗ trợ 24/7.
Phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice được Tổng cục Thuế thẩm định chất lượng.
E-Invoice được nhiều doanh nghiệp lớn như Honda, CJ CGV, Golden Gate, Grab, Unicharm đánh giá cao bởi những tính năng ưu việt, đặc biệt là khả năng lưu trữ trực tuyến và back-up, khôi phục dữ liệu hóa đơn, đảm bảo tính an toàn và tin cậy tuyệt đối.
Để biết thêm thông tin chi tiết và được tư vấn sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice nhanh chóng nhất, Quý khách hàng vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
Các tin tức liên quan:
30/09/2019-17000 lượt xem
23/12/2019-46337 lượt xem
Một vấn đề mà rất nhiều Kế toán gặp phải khi mới sử dụng hóa đơn điện tử là không biết cách mở file xml hóa đơn điện tử sau khi tải về máy tính. Phần lớn các phần mềm hóa đơn điện tử đều xuất ra file định dạng XML. Nếu không biết cách, Kế toán dễ gặp lỗi khi mở file này. Vậy sau khi tải hóa đơn điện tử về máy cần phải làm gì và cách đọc file như thế nào? Thông tin giải đáp sẽ có ngay dưới đây.
Bạn đang xem: Phần mềm đọc hóa đơn điện tử xml
1. Sau khi tải hóa đơn điện tử về máy tính cần phải làm gì?
Sau khi khách hàng tải về hóa đơn điện tử, đa phần file ở dạng nén [.zip], bạn tiến hành các bước sau để mở hóa đơn:
Giải nén file .zip bằng chương trình giải nén của windows hoặc Winrar.Trong thư mục bạn vừa giải nén, tìm đến file hóa đơn điện tử có định dạng XML và click chuột phải, chọn “Open with” sau đó chọn trình duyệt để mở hóa đơn như Internet Explorer, Google Chrome,...Trường hợp máy tính không hiển thị danh sách trình duyệt thì bạn có thể lựa chọn bằng cách click vào “Browse”.Hóa đơn điện tử xuất ra ở định dạng file XML.
Trong đó, vì định dạng của file hóa đơn điện tử là file XML nên chắc chắn sẽ có trường hợp không mở được file. Thực tế, hóa đơn điện tử xuất ra sẽ lưu trữ song song 2 file bao gồm định dạng PDF và định dạng XML. Tuy nhiên, file PDF chỉ là bản thể hiện của hóa đơn điện tử nên không có giá trị pháp lý. Ngược lại, file XML chứa toàn bộ dữ liệu của hóa điện tử nên sẽ có giá trị pháp lý khi chưa bị sửa đổi.
Vì vậy, Kế toán vẫn cần mở file XML của hóa đơn điện tử để sử dụng trong nhiều trường hợp. Vậy cách mở file xml hóa đơn điện tử như thế nào?
2. Hướng dẫn cách mở file xml hóa đơn điện tử
Để đọc được file XML của hóa đơn điện tử, bạn cần sử dụng phần mềm Itaxviewer
2.1 Phần mềm Itaxviewer đọc file XML của hóa đơn điện tử
Itaxviewer là phần mềm hỗ trợ đọc file XML của Tổng cục Thuế. Phần mềm này dùng để hỗ trợ doanh nghiệp đọc và nộp các tờ khai như hóa đơn tài chính, báo cáo Thuế,...
Interview được cung cấp để hỗ trợ doanh nghiệp nên sử dụng hoàn toàn miễn phí, giao diện đơn giản. Các tính năng khá đơn giản và dễ sử dụng. Đồng thời, các phiên bản được cập nhật thường xuyên nhằm khắc phục những hạn chế.
Phần mềm Itaxviewer dùng để đọc các báo cáo định dạng XML.
Xem thêm: Dịch Vụ Chụp Hình Chân Dung Cho Bé Đẹp Như Tranh Vẽ, Báo Giá Chụp Ảnh Cho Bé
Cách mở file XML của hóa đơn điện tử bằng Interview
Để thực hiện mở file XML của hóa đơn điện tử, trước tiên, bạn cần cài đặt phần mềm:
Bước 1: Tải phần mềm Interview về máy và giải nén, chọn nơi lưu và tiến hành cài đặt phần mềm. Bạn ấn “Next” để chuyển sang bước cài đặt.Bước 2: Ở cửa sổ “Select Additional Tasks”, bạn tích vào ô “Create a desktop shortcut” để tạo biểu tượng phần mềm.Bước 3: Cài đặt phần mềm, quá trình cài đặt sẽ diễn ra trong khoảng 10s-15s.Bước 4: Mở giao diện phần mềm Itaxviewer và chọn “Tệp hồ sơ” để mở tệp hóa đơn điện tử cần đọc. Hóa đơn điện tử file XML sẽ được hiển thị chi tiết trên màn hình.Lưu ý: Khi sử dụng phần mềm Itaxviewer, bạn cần cập nhật thường xuyên các phiên bản để được sử dụng các tính năng mới. Phiên bản mới nhất của Itaxviewer hiện nay là phiên bản 1.6.2, bạn cần cập nhật phiên bản này để tránh gặp những lỗi như:
Lỗi về xác minh chữ ký điện tử.Có thể xem tài liệu trên giao diện win 7, win 8 và win 10.Hỗ trợ cả Internet Explorer.Lỗi về hiển thị các tàiCần cập nhật phần mềm Itaxviewer thường xuyên để tránh gặp lỗi.
Bên cạnh đó, Itaxviewer chỉ có thể sử dụng trên hệ điều hành Windows. Vì vậy, phần mềm này hạn chế với các hệ điều hành khác.
3. Phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice - giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp
E-invoice là phần mềm hóa đơn điện tử do Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn cung cấp. Với giao diện thân thiện, thuận tiện cho doanh nghiệp cùng nhiều tính năng ưu việt, E-invoice được nhiều doanh nghiệp lớn tại Việt Nam tin tưởng và sử dụng như: Honda, Coca Cola, KFC, AEON MALL,...
E-invoice được nhiều tên tuổi lớn tin tưởng và sử dụng.
Mặt khác, E-invoice thường xuyên cập nhật phiên bản, áp dụng nhiều công nghệ hàng đầu nhằm giúp doanh nghiệp yên tâm trong việc lưu trữ dữ liệu. Doanh nghiệp có thể lên tra cứu và tải về file XML của hóa đơn điện tử bất cứ khi nào.
Trên đây là những hướng dẫn về cách mở file xml hóa đơn điện tử sau khi tải về máy tính. Kế toán có thể tham khảo thông tin trên đây để mở file và xử lý lỗi khi mở file nhằm thực hiện lưu trữ hóa đơn điện tử hoặc phục vụ các công việc khác.