Ngày nay, việc các doanh nghiệp ủy quyền thanh toán mua hàng hóa cho các chủ thể bằng tài khoản cá nhân không còn xa lạ. Trong trường hợp này, các chủ doanh nghiệp có trách nhiệm thực hiện việc lập và theo dõi danh sách các tài khoản thẻ tín dụng thẻ tín dụng cá nhân của người lao động được ủy quyền để nhằm mục đích thanh toán tiền mua hàng hóa, dịch vụ để giải trình cho cơ quan thuế khi cần. Pháp luật nước ta cũng đã ban hành các quy định cụ thể về vấn đề này.
Luật sư tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài: 1900.6568
1. Quy định chung về tài khoản:
1.1. Một số quy định về chủ tài khoản:
Ta có thể hiểu như sau, chủ tài khoản được hiểu là người đứng tên mở tài khoản và là chủ sở hữu hay người đại diện chủ sở hữu thực hiện quyền sở hữu đối với tài khoản ở tổ chức quản lý tài khoản.
Các tổ chức, cơ quan, doanh nghiệp hay là các cá nhân thuộc tất cả các thành phần kinh tế cùng với các tổ chức, cá nhân ở nước ngoài có phương tiện tiền tệ gửi vào tài khoản tại bất cứ nơi nào.
Chủ tài khoản hoặc người được chủ tài khoản ủy quyền là người ký phát các ủy nhiệm thu, chi để các tổ chức quản lí tài khoản thực hiện các khoản thanh toán từ tài khoản sử dụng trong thanh toán của mình.
Chủ tài khoản phải hoàn toàn tự chịu trách nhiệm trước pháp luật về khoản tiền có trên tài khoản và mục đích sử dụng khoản tiền đó.
Chủ tài khoản có quyền yêu cầu ngân hàng trích chuyển trả cho bất kì đối tượng nào có tài khoản ở ngân hàng và có quyền rút tiền trên tài khoản để sử dụng cho nhu cầu sản xuất, kinh doanh cùng với các chỉ phí khác.
Khi mở tài khoản, đơn vị [tổ chức hoặc cá nhân] mở tài khoản phải xác định rõ trong hồ sơ xin mở tài khoản ai là chủ tài khoản kèm theo mẫu chữ kí giao dịch, người được kí thay chủ tài khoản và mẫu chữ kí của người đó.
1.2. Tài khoản là gì?
Tài khoản là công cụ để ghi chép, phản ánh vốn tiền tệ của chủ tài khoản. Tài khoản được sử dụng trong thanh toán gọi là tài khoản thanh toán. Tài khoản thanh toán là tài khoản tiền gửi không kì hạn của khách hàng mở tại ngân hàng để sử dụng các dịch vụ thanh toán do ngân hàng cung ứng. Tài khoản thanh toán là tài khoản do người sử dụng dịch vụ thanh toán mở tại các tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán để thực hiện giao dịch thanh toán theo quy định của Ngân hàng Nhà nước.
Xem thêm: Mức hình phạt tại Khoản 2 Điều 134 Bộ luật hình sự năm 2015
Tùy thuộc vào công dụng trong thanh toán, tài khoản được chia làm các loại sau đây, cụ thể là:
– Thứ nhất: tài khoản bên trả tiền là nơi ghi chép sổ tiền phải trả.
– Thứ hai: tài khoản bên nhận tiền là nơi ghi chép số tiền nhận được. Tùy theo yêu cầu của người nhận tiền, số tiền được trả sẽ đưa vào tài khoản thích hợp của người nhận tiền.
– Thứ ba: tài khoản trung gian là những tài khoản do các bên trung gian thanh toán lập ra để nhằm mục đích ghi nhận tạm thời số tiền chi trả trước khi chuyển đến cho người nhận.
Cần lưu ý rằng, để có thể thực hiện việc thanh toán qua trung gian thì việc thanh toán thì ít nhất là một bên thanh toán phải có tài khoản tại trung gian thanh toán, về bản chất pháp lí, quan hệ giữa các bên thanh toán trong việc mở và sử dụng tài khoản [chủ tài khoản] với trung gian quản lí tài khoản là quan hệ pháp luật.
2. Điều kiện, hồ sơ khấu trừ thuế giá trị gia tăng khi thanh toán bằng tài khoản cá nhân:
Theo quy định của pháp luật, điều kiện khấu trừ thuế giá trị gia tăng khi thanh toán bằng tài khoản cá nhân bao gồm các điều kiện cụ thể sau đây:
– Người thanh toán bằng tài khoản cá nhân là lao động của Doanh nghiệp.
– Hình thức thanh toán bằng khoản cá nhân được quy định trong quy chế tài chính của công ty và theo quy định pháp luật.
Xem thêm: Có được thanh toán bằng tài khoản cá nhân cho hợp đồng thương mại của công ty?
– Công ty phải có giấy ủy quyền cho nhân thực hiện giao dịch thanh toán.
– Doanh nghiệp phải thực hiện việc chuyển tiền từ tài khoản doanh nghiệp sang tài khoản cá nhân.
– Phải có đầy đủ các loại hồ sơ chứng từ về các giao dịch mua bán hàng hóa dịch vụ.
– Thực hiện thanh toán bằng tài khoản cá nhân có được khấu trừ thuế.
Ngoài ra, điều kiện khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào bao gồm các điều kiện cơ bản như sau:
– Doanh nghiệp phải có hóa đơn giá trị gia tăng hợp pháp của hàng hóa, dịch vụ mua vào hoặc chứng từ nộp thuế giá trị gia tăng khâu nhập khẩu hoặc chứng từ nộp thuế giá trị gia tang thay cho phía nước ngoài theo hướng dẫn của Bộ Tài chính áp dụng đối với các tổ chức nước ngoài không có tư cách pháp nhân Việt Nam và cá nhân nước ngoài kinh doanh hoặc có thu nhập phát sinh tại Việt Nam.
– Doanh nghiệp phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với hàng hóa, dịch vụ mua vào [bao gồm cả hàng hóa nhập khẩu] từ hai mươi triệu đồng trở lên, trừ trường hợp tổng giá trị hàng hóa, dịch vụ mua vào từng lần theo hóa đơn dưới hai mươi triệu đồng theo giá đã có thuế giá trị gia tăng.
– Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt gồm chứng từ thanh toán qua ngân hàng và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt khác theo quy định của pháp luật.
Xem thêm: Khấu trừ thuế thu nhập cá nhân của cộng tác viên
Điều kiện để khoản chi phí thanh toán qua thẻ tín dụng cá nhân được khấu trừ thuế giá trị gia tăng và được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp thì cần 1 bộ hồ sơ có các loại giấy tờ, văn bản như sau:
– Hình thức thanh toán này phải được quy định cụ thể tại Quy chế quản lý tài chính của doanh nghiệp, hoặc Quyết định về việc ủy quyền của doanh nghiệp cho cá nhân.
– Các hồ sơ liên quan đến việc ủy quyền của doanh nghiệp cho cá nhân thanh toán với người bán và thanh toán lại với doanh nghiệp đó.
– Hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ mang tên và mã số thuế của doanh nghiệp.
– Chứng từ chuyển tiền từ tài khoản thẻ tín dụng cá nhân cho người bán và chứng từ chuyển tiền từ tài khoản của doanh nghiệp đã đăng ký với Cơ quan thuế vào tài khoản cá nhân.
3. Thanh toán bằng tài khoản cá nhân có được khấu trừ thuế không?
Theo quy định tại công văn số 3671/TCT-DNL ngày 16/08/2016 của Tổng cục thuế có nội dung như sau:
Khi các công ty ủy quyền cho cá nhân là người lao động của công ty sử dụng thẻ ngân hàng, thẻ tín dụng mang tên cá nhân đó để thực hiện thanh toán tiền mua hàng hóa, dịch vụ cho người bán sau đó về thanh toán lại với doanh nghiệp nếu có đủ hồ sơ, chứng từ chứng minh hàng hóa, dịch vụ được sử dụng cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty bao gồm các loại giấy tờ sau:
– Hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ mang tên công ty.
Xem thêm: Doanh nghiệp mua ô tô có được khấu trừ thuế GTGT đầu vào?
– Hồ sơ nên quan đến việc ủy quyền của doanh nghiệp cho cá nhân thanh toán với người bán và thanh toán lại với doanh nghiệp.
– Chứng từ chuyển tiền từ tài khoản của công ty cho cá nhân và chứng từ chuyển tiền từ thẻ của cá nhân cho người bán.
Khi có đầy đủ các giấy tờ trên thì công ty được kê khai, khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào và được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp.
Để khoản chi phí của doanh nghiệp chi từ tài khoản của cá nhân là chi phí được trừ, kế toán cần căn cứ vào các bằng chứng kế toán cụ thể sau đây:
– Thứ nhất: Giấy ủy quyền hợp pháp của doanh nghiệp cho cá nhân thực hiện thanh toán bằng tài khoản cá nhân.
– Thứ hai: Hồ sơ mua hàng hóa dịch vụ đều đứng tên doanh nghiệp đó và nội dung giao dịch phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh ví dụ cụ thể như: Hợp đồng kinh tế, Biên bản giao nhận, nghiệm thu khối lượng dịch vụ, Hóa đơn giá trị gia tăng, Phiếu nhập kho [nếu là hàng hóa]…
– Thứ ba: Chứng từ chuyển tiền từ tài khoản của cá nhân cho người bán.
– Thứ tư: Chứng từ chuyển tiền nhờ chi hộ từ doanh nghiệp cho cá nhân thông qua hình thức chuyển khoản.
Xem thêm: Quy định về việc trả lương cho người lao động qua tài khoản
4. Trường hợp cụ thể
Tóm tắt câu hỏi:
Em chào luật sư ạ! Em đang có thắc mắc mong luật sư giải đáp và đưa ra hướng giải quyết giúp em với ạ. Vào ngày 15/2/2017 kế toán công ty em có nộp tiền cá nhân vào tài khoản của công ty A để chuyển trả tiền mua hàng còn thiếu của công ty em trong tổng giá trị đơn hàng là hơn 300 triệu. Do mới vào làm giám đốc đi vắng không kí được ủy nhiệm chi nên cứ nghĩ nộp tiền vào tài khoản công ty họ ghi với nội dung công ty B chuyển trả tiền mua hàng thì sau này giải trình với thuế cũng được. Nhưng theo em thấy thì làm như thế là sai ạ. Vậy luật sư cho e hỏi với trường hợp kế toán công ty em như vậy thì hướng xử lý như thế nào ạ? Em cảm ơn nhiều ạ!
Luật sư tư vấn:
Các khoản chi mà doanh nghiệp được khi xác định thu nhập chịu thuế phải đáp ứng quy định tại khoản 1 Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC như sau:
– Là khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp;
– Là khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
– Là khoản chi nếu có hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên [giá đã bao gồm thuế GTGT] khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt;
Khoản chi của bên bạn trong trường hợp này là 300 triệu lớn hơn 20 triệu thì khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Cụ thể trong trường hợp của bên bạn là chuyển khoản qua ngân hàng. Điều 1 Thông tư 173/2016/TT-BTC quy định: Chứng từ thanh toán qua ngân hàng được hiểu là có chứng từ chứng minh việc chuyển tiền từ tài khoản của bên mua sang tài khoản của bên bán mở tại các tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán theo các hình thức thanh toán phù hợp như séc, ủy nhiệm chi hoặc lệnh chi, ủy nhiệm thu, nhờ thu, thẻ ngân hàng, thẻ tín dụng, sim điện thoại [ví điện tử] và các hình thức thanh toán khác theo quy định [bao gồm cả trường hợp bên mua thanh toán từ tài khoản của bên mua sang tài khoản bên bán mang tên chủ doanh nghiệp tư nhân hoặc bên mua thanh toán từ tài khoản của bên mua mang tên chủ doanh nghiệp tư nhân sang tài khoản bên bán].
Xem thêm: Khấu trừ thuế tại nguồn là gì? Khấu trừ thuế TNCN tại nguồn?
Như vậy, ủy nhiệm chi không phải hình thức thanh toán duy nhất được ghi nhận là chứng từ thành toán qua ngân hàng hợp pháp. Nếu kế toán của bên bạn thực hiện việc chuyển khoản cá nhân từ tài khoản cá nhân mang tên chủ doanh nghiệp tư nhân sang tài khoản của bên khách hàng thì vẫn được ghi nhận là chứng từ thanh toán hợp pháp. Các trường hợp còn lại đều không được nghi nhận để trừ chi phí cho doanh nghiệp.