Quá trình chuyển đổi hóa đơn điện tử là quá trình chuyển đổi hóa đơn từ dạng giấy sang dạng điện tử, giúp tiện lợi hơn cho việc lưu trữ, quản lý và trao đổi thông tin hóa đơn.
Việc chuyển đổi hóa đơn điện tử giúp giảm bớt sử dụng giấy tờ, tiết kiệm thời gian và công sức trong việc xử lý hóa đơn, cũng như tăng tính chính xác và minh bạch trong quá trình giao dịch kinh doanh. Để biết cách chuyển đổi hóa đơn đúng với quy định của pháp luật, dưới đây là hướng dẫn của Z.com
Hướng dẫn chuyển đổi hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 & Nghị định 123
Hóa đơn điện tử K-Invoice
Bước 1: Xác định doanh nghiệp thuộc đối tượng áp dụng Hóa đơn điện tử có mã hay không có mã của Cơ quan thuế [CQT]
Trước hết, doanh nghiệp cần kiểm tra xem liệu họ thuộc đối tượng áp dụng hóa đơn điện tử có mã hay không có mã theo quy định của Cơ quan thuế. Thông thường, CQT sẽ cung cấp hướng dẫn cụ thể về việc xác định đối tượng áp dụng hóa đơn điện tử trong tài liệu hướng dẫn và thông tư liên quan.
Bước 2: Lập Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT - gửi tới CQT để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
Hướng dẫn chuyển đổi hóa đơn điện tử
Sau khi xác định được đối tượng áp dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần lập Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT theo mẫu mà CQT quy định. Mẫu này chứa thông tin cơ bản về doanh nghiệp và các thông tin liên quan đến quá trình chuyển đổi sang hóa đơn điện tử. Sau khi điền đầy đủ thông tin, doanh nghiệp gửi mẫu đăng ký này tới CQT để được xác nhận và cấp mã hóa đơn điện tử.
Bước 3: Lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ/phần mềm Hóa đơn điện tử uy tín
Doanh nghiệp cần tìm kiếm và lựa chọn một đơn vị cung cấp dịch vụ hoặc phần mềm hóa đơn điện tử uy tín và đáp ứng đầy đủ yêu cầu theo quy định của CQT. Việc này đảm bảo rằng quá trình triển khai hóa đơn điện tử diễn ra một cách hiệu quả và đúng quy định.
Bước 4: Thực hiện hủy hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử mẫu cũ
Trước khi bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 và Nghị định 123, doanh nghiệp cần thực hiện quy trình hủy hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử mẫu cũ theo quy định của CQT. Điều này bao gồm việc thông báo cho khách hàng về quyết định chuyển đổi sang hóa đơn điện tử và tiến hành hủy bỏ các hóa đơn giấy cũ.
Bước 5: Lập, xuất hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 và gửi cho khách hàng
Sau khi đã nhận được mã hóa đơn điện tử từ CQT và đã hoàn tất quá trình hủy hóa đơn giấy cũ, doanh nghiệp có thể bắt đầu lập và xuất hóa đơn điện tử theo quy định của Thông tư 78.
Hướng dẫn chuyển đổi hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử này sau đó được gửi tới khách hàng theo các phương tiện và phương thức mà CQT và đơn vị cung cấp dịch vụ đã hướng dẫn.
Một số lưu ý bạn cần biết khi chuyển đổi hóa đơn điện tử
Dưới đây là một số lưu ý bạn cần biết khi chuyển đổi sang hóa đơn điện tử:
- Đảm bảo rằng quá trình chuyển đổi tuân thủ đầy đủ các quy định của pháp luật liên quan đến hóa đơn điện tử. Kiểm tra và nắm rõ các điều lệ, thông tư, nghị định và hướng dẫn của cơ quan thuế.
- Đảm bảo rằng hệ thống hóa đơn điện tử được tích hợp chặt chẽ với hệ thống quản lý doanh nghiệp, bao gồm kế toán, bán hàng, và các quy trình nội bộ khác.
- Sử dụng chứng thực và chữ ký số để đảm bảo tính xác thực và chống giả mạo của hóa đơn điện tử. Điều này cũng giúp tăng cường tính toàn vẹn của dữ liệu.
Một số lưu ý bạn cần biết khi chuyển đổi hóa đơn điện tử
- Thông báo cho khách hàng về quá trình chuyển đổi và cung cấp hỗ trợ nếu họ có bất kỳ thắc mắc nào liên quan đến hóa đơn điện tử. Điều này giúp duy trì mối quan hệ tích cực với khách hàng.
- Thông báo cho khách hàng về quá trình chuyển đổi và cung cấp hỗ trợ nếu họ có bất kỳ thắc mắc nào liên quan đến hóa đơn điện tử. Điều này giúp duy trì mối quan hệ tích cực với khách hàng.
- Lưu ý rằng các quy định và quy trình chuyển đổi hóa đơn điện tử có thể thay đổi theo từng quy định của CQT và luật pháp hiện hành. Vì vậy, hãy luôn cập nhật thông tin từ các nguồn chính thức và tư vấn với chuyên gia phù hợp để đảm bảo tuân thủ đúng quy định.
- Khi chuyển sang NĐ 123, bạn vẫn có thể tiếp tục sử dụng những hóa đơn cũ mà bạn đã mua nhưng chưa dùng hết. Tuy nhiên, hãy kiểm tra và tuân thủ các quy định và chính sách của NĐ 123 để đảm bảo rằng việc sử dụng hóa đơn cũ vẫn được phép và không vi phạm quy định của NĐ 123.
Hóa đơn điện tử K-Invoice
Kết luận
Trên đây là hướng dẫn chuyển đổi hóa đơn điện tử chi tiết cho những doanh nghiệp, đơn vị kinh doanh và mọi đối tượng cần sử dụng hóa đơn này. Hãy nghiêm túc tuân thủ quy trình và chọn cho mình đơn vị quản lý uy tín để được hỗ trợ kịp thời nhé!