Tôi đã học được rằng làm nhiều việc cùng một lúc không bao giờ thực sự giúp bạn hoàn thành bất cứ công việc nào. Đa nhiệm không giúp tôi đạt được mục tiêu của mình và nó cũng chẳng đưa tôi đến đâu.
Còn đây là cách hầu hết những người tuyên bố họ giỏi multi-task thực sự làm.
- Họ xác định những nhiệm vụ cần làm.
- Họ bắt đầu, chuyển và đổi trọng tâm loại tiềm thức trong bộ não tùy theo những nhiệm vụ.
- Với mỗi lần thay đổi, họ mất tập trung và họ dần dần xa rời phương hướng.
Nếu bạn đang lái xe trên một đường thẳng, bạn liên tục để ý những thứ khác nhau theo dọc suốt hành trình, bạn có thể chệch ra xa khỏi con đường mình đang đi.
Những hình dung về một người đa nhiệm có vẻ đầy cảm hứng.
Thật vậy, chúng ta muốn trở thành người mà khiến người khác phải nhìn vào và nói ‘’tôi không hiểu tại sao họ làm được nhiều việc như vậy’’. Và đó là một phần lý do tại sao chúng ta nỗ lực để trở thành một người đa nhiệm, nó có vẻ rất mơ mộng. Việc này cũng giống như lý do mà chúng ta muốn nói với người khác rằng chúng ta bận rộn khi họ hỏi thăm tình hình. Nó làm cho chúng ta có vẻ quan trọng. Tuy nhiên thực tế là con người không thể làm được điều đó vì multi-task rất tốn sức, nó giàn trải và không gắn mới một phương hướng rõ ràng nào cả. Đa nhiệm khiến chúng ta không có trọng tâm.
Đó là những gì đa nhiệm hoạt động và chính là nguyên nhân tại sao nó nguy hiểm. Đa nhiệm có nghĩa là bạn liên tục điều chỉnh phương hướng cho tới khi bạn sa lầy trong những thứ không đáng quan tâm, điều làm bạn không thể thực sự trở lại đúng với nhiệm vụ ban đầu với bất cứ hiệu quả nào.
Multi-task cũng tốn công sức! Sử dụng năng lượng cho quá trình điều chỉnh liên tục tiêu tốn nhiến năng lượng hơn so với việc tập trung vào một mục tiêu duy nhất.
Daniel Levitin - một nhà tâm lý học người Mỹ đã từng nói: ‘’Việc multi-task luôn đi kèm với một chi phí sinh học khiến chúng ta mệt mỏi nhanh và nhiều hơn rất nhiều nếu tập trung lên một việc’’
Khi bạn làm việc đa nhiệm vụ, bạn sử dụng năng lượng mà lẽ ra để dành riêng cho một công việc hay dự án cho nhiều mục đích khác nhau, điều này đồng nghĩa với việc không có cách nào để đảm bảo bạn tối đa hóa tác động của nó.
Vậy giải pháp thay thế là gì? - Hãy chuyên tâm một việc.
Cống hiến bản thân cho 1 nhiệm vụ duy nhất. Đặt một mốc thời gian và hướng tới nó. Bỏ qua tất cả các phân tâm hay cản trở và duy trì nỗ lực cho đến mốc thời gian đã đặt ra.
Nếu điều đó làm bạn cảm thấy quá nhiều áp lực, cố gắng bắt đầu một mục tiêu bằng việc chọn một mục tiêu đơn lẻ, viết ra chính xác những kết quả cần đặt được và tập trung cho nhiệm vụ đó, không dừng lại cho đến khi bạn chạm được đến đích.
Bài viết trên được dịch từ Medium, tác giả Jon Westenberg. Mời các Spiders cùng thảo luận. Mình cũng là người hay bị sao nhãng và thích multi-task. Có bạn nào Multi task mà vẫn rất năng suất không?
Dưới đây là danh sách những việc tôi làm mỗi ngày, nhằm giúp cải thiện bản thân và tăng năng suất làm việc. Xin chia sẻ với mọi người để thử áp dụng. Xin lưu ý là cách tốt với người này chưa chắc đã tốt với người khác Trong bài có nhiều thuật ngữ tôi dùng tiếng anh để dễ thể hiện.
ĐỂ TĂNG NĂNG SUẤT LÀM VIỆC
1. Giải phóng não bộ bằng cách luôn mang bên mình công cụ giúp bạn ghi lại các đầu việc, cuộc hẹn, deadline… kể cả những ý tưởng bất chợt nảy sinh trong đầu.
- Nên để bộ não tập trung vào công việc tư duy tính toán. Đừng ép bộ não phải kiêm thêm nhiệm vụ ghi nhớ các công việc. “Our mind is a thinking device, not a storage. You need a bucket of to-do list to store all of your task”. So sánh ví von thì não của bạn là cái CPU, đừng ép nó kiêm thêm nhiệm vụ của ổ HDD, bởi vì cố lắm thì não cũng chỉ trở thành bộ RAM [“tắt máy” đi cái là quên gần sạch]
- Hãy chuẩn bị cho mình công cụ để dễ dàng take note, ghi chú tất cả mọi thứ: từ những deadline công việc, những mục tiêu của dự án bạn đang triển khai [trong ngày, trong tuần, trong tháng hoặc thậm chí cả năm]. Công cụ đơn giản nhất là sổ, mang ra mang vào rất dễ dàng. Bản thân tôi thì sử dụng trello [//trello.com] vì tôi chủ yếu làm việc bên máy tính.
- Sau đó, bạn sắp xếp các đầu việc theo một thứ tự ưu tiên hợp lý và cứ thế triển khai theo thứ tự đó. Khi đấy, bộ não sẽ được dành 100% công suất cho việc tư duy giải quyết từng vấn đề.
- Một trong những thứ đáng để ghi lại là ý tưởng. Bất kể bạn đang đi đâu, làm gì, nếu bạn nghĩ ra một ý tưởng mới nào đó: một ý tưởng kinh doanh, một giải pháp cho cộng đồng, một câu triết lý bạn tự vẽ ra, những đầu sách hay được giới thiệu và bạn dự định muốn mua….nói chung bất kỳ ý tưởng nào bạn cũng nên ghi lại. Thời gian sau bạn đọc lại sẽ thấy nhiều cái hữu ích lắm.
- >>>Túm cái váy: nên tập thói quen ghi chép những thứ cần phải nhớ, và nên có thói quen mang theo 1 công cụ để ghi chép mọi lúc mọi nơi.
Khuyến khích bạn đọc thêm bài này: //lifehacker.com/productivity-…
2. Single task. Cái này thì nhiều người nói rồi. Khoa học cũng chứng minh là single task thì tốt hơn là multitask. Tuy nhiên, biết là một chuyện, làm được lại là chuyện khác. Trong cuộc sống có ti tỉ thứ khiến chúng ta bị mất tâp trung: đang học bài thì gấu inbox facebook đòi tỉ tê nói chuyện, đang làm việc thì bị sếp gọi vào sai vặt linh tinh….Khi đó sẽ bị multitask ngay lập tức: vừa học vừa chat với gấu, vừa làm việc của mình vừa làm việc vặt của sếp… Vậy phải làm sao? Cách giải quyết:
- Bước 1: Bình tĩnh hít thở sâu, xác định lại tất cả những việc mình đang phải làm hiện tại. Ghi toàn bộ chúng ra giấy/ công cụ ghi chú. [Đấy là lý do vì sao tôi đặt nguyên tắc phải có công cụ ghi chú ngay trên cùng]. Đặc biệt lưu ý: bạn phải phân công việc ra từng đầu việc nhỏ nhất ra có thể. Ví dụ bạn đang học bài, bài có 3 chương, thì phân nó ra là 3 task chứ ko phải 1 task chung là “học bài”.
- Bước 2: Phân chia từng mục công việc [task] theo các tiêu chí khác nhau. Ví dụ “độ gấp của công việc”, “độ cần thiết/ quan trọng của công việc”, “khả năng đáp ứng hiện tại”…-
- Bước 3: Sau khi phân chia xong thi sắp xếp task theo thứ tự cái nào làm trước, cái nào làm sau. Nhất quyết nói không với hai việc một lúc. Thậm chí có những việc bỏ hẳn đi hoặc chuyển sang ngày mai.
- Bước 4: Làm xong 1 task thì thay vì chuyển sang task 2 [như chúng ta thường làm], bạn nên review lại xem trong thời điểm hiện tại, thứ tự các công việc có thay đổi hay không? Nếu có thì xếp lại thứ tự triển khai các task và…chiến tiếp.
Ví dụ thực tế: lúc này tôi đang vừa viết bài này, vừa chat với team trên facebook và qua slack. Để đảm bảo tính tập trung, ngay từ đầu tôi đã gạch ra những ý chính của bài. Sau mỗi lần tôi hoàn thành xong một ý, tôi lại quay ra chat với team. Khi nào xong việc của team thì tôi lại quay về viết tiếp ý chính thứ 2.
3. Áp dụng Phương pháp Pomodoro và 4. Tìm mọi cách nhằm loại bỏ sự xao nhãng xung quanh khi đang làm việc. Giải thích về Pomodoro: //bit.ly/21PQsKc. Tựu chung, phương pháp đó là:
- Bạn phân chia khoảng thời gian làm việc của bạn thành từng “block”. Mỗi block kéo dài 25 phút.
- Trong 25 phút đó, bạn chỉ tập trung làm 1 việc duy nhất – one single task only. – Kết thúc 25 phút hoặc xong task đó, bạn nghỉ 5 phút.
- Nghỉ ở đây tức là đứng dậy, đi dạo, đi uống nước, nói chuyện với đồng nghiệp…chứ không phải ngồi lướt facebook.
- Sau đó lại tiếp tục với block tiếp theo. Được 3 block thì bạn nghỉ khoảng 15 – 20 phút
- Điều quan trọng là trong 25 phút bạn làm việc, bạn không được phép mất tập trung dù là bất kỳ lý do gì. Và bạn chỉ được làm 1 task duy nhất. Nếu bạn bị xao nhãng thì phải bắt đầu lại từ đầu.
Cá nhân tôi thích phương pháp này, bởi vì:
- Tôi dễ chán. Bắt tôi làm việc gì đó hơn 30 45p là tôi phát ngán lên rồi.
- Khoa học đã chứng minh con người tập trung tốt nhất trong khoảng 25 phút đổ lại. Ai xem TED Talk thì biết.
- Với việc ép mình phải làm việc trong khoảng 25p và nghỉ 5p, nó giúp tôi buộc phải tập trung để làm xong việc nhanh hơn, và bắt tôi phải đứng dậy đi lại nhiều hơn [tôi khá béo, và bị anh em bạn bè chê nhiều về việc đấy].
Còn để loại bớt sự xao nhãng thì có nhiều cách:
- Tắt facebook – Tắt chuông điện thoại
- Đeo tai nghe và nghe nhạc nhằm loại bổ tạp âm hoặc những cuộc nói chuyện của đồng nghiệp]
- Không check email
- Để bên cạnh mình chai nước [đỡ phải đứng lên đi lại lấy nước] …..
Như cách tôi làm: để tăng tính tập trung và không bị xao nhãng, cũng như để biết thời gian trong block của mình còn bao nhiêu phút, tôi dùng extension “Noisli” [link: //www.noisli.com/ ] cho chrome. Noisli là extension giúp tạo tiếng động môi trường xung quanh [như tiếng mưa rơi, tiếng tàu chạy…] nhằm giúp người nghe tăng năng suất làm việc và sự tập trung. Đặc biệt hiệu quả nếu bạn dùng tai nghe. Lý do tôi lựa chọn extension này vì nó vừa có timer giúp tôi chia block 25 phút, vừa giúp tôi tập trung, đặc biệt là nếu hêt 25 phút thì âm thanh sẽ tự tắt để tôi biết đường mà nghỉ ngơi.
5. Chỉ dùng facebook cho công việc và những việc quan trọng Đây là cách tôi làm
- Nói không với newfeed. [không tức là hoàn toàn không check, không cuộn newfeed chút nào]
- Vào facebook chỉ khi cần: check inbox [team tôi hay trao đổi qua facebook messenger]; check notification [cùng thời điểm với check inbox, còn không mặc kệ]; check chỉ số fanpage [kênh quảng cáo của cty tôi chủ yếu vẫn trên fanpage]
- Ai cần mình thì họ sẽ phải liên hệ trực tiếp: gấp thì gọi điện, hơi gấp thì inbox, không gấp thì tag. Nói chung ai cần mình thì họ tự biết đường mà liên hệ, ko cần quan tâm.
- Nhớ ai thì vào timeline của họ mà xem. Còn nếu bạn chỉ nhớ tới họ khi thấy stt họ trên newfeed, thì thôi cũng không cần quan tâm.
Cá nhân tôi đánh giá facebook giờ bị loạn quá rồi. Khi đã đi làm thì các mối quan hệ bong bóng cũng nhiều quá. Nói chung nếu đã muốn giữ tình bạn thì không cần dùng facebook để cập nhật xem nó còn sống hay đã chết.
6. Mỗi ngày nên đọc những bài viết và thông tin có ích cho bản thân hoặc công việc đang làm. Tức là không đọc báo nhảm, hoặc tôi là không đọc báo luôn. Biết thêm tình hình chính trị xã hội cũng chả có ích gì cho công việc của mình.Những trang hiện tại tôi dành thời gian mỗi ngày để vào [Xếp theo thứ tự tôi hay vào đọc thường xuyên]
- //www.quora.com/: highly recommend cho các bạn trẻ
- //medium.com: nhiều bài blog hay về nhiều chủ đề
- //www.ted.com/nổi rồi, ko cần giới thiệu thêm
- //www.blinkist.com/en/ cái này mới mò ra. Túm lại là bạn sẽ được đọc tóm tắt toàn bộ nội dung của 1 quyển sách nào đó mỗi ngày. Nếu trả tiền thì được đọc nhiều hơn. –
- Ngoài ra ai quan tâm hơn thì nên follow blog của mấy thánh đỉnh đỉnh ở nước ngoài [về marketing, SEO, entrepreurship….].
7. Mỗi ngày tập viết, và viết bằng Tiếng Anh Tiếng Anh của tôi rất là ngu. Một trong những lý do tôi ngu là vì tôi lười. Vì dốt tiếng anh quá nên chả ma nào tuyển tôi về làm, giờ cầu bất cầu bơ ngồi viết note là vì thế. Tôi đặt mục tiêu mỗi ngày phải viết 1 đoạn ngắn bằng tiếng anh. Cơ mà viết cho mình mình đọc thì rỗi hơi quá. Do đó tôi đặt mục tiêu vào //www.quora.com/ và trả lời tối thiểu 1 câu hỏi trên đó mỗi ngày. Và không bỏ cách ngày nào. Quora là cộng đồng hỏi đáp rất tuyệt vời, vì có nhiều câu hỏi không chỉ về kiến thức mà còn về suy nghĩ và kinh nghiệm sống, phù hợp để các bạn vừa luyện tiếng anh, vừa luyện khả năng viết, vừa có cơ hội chia sẻ bản thân. Ví dụ như đây là bài post gần nhất của tôi. Được vài trăm upvote là tôi vui lắm rồi.
VÀ NHỮNG LỜI CHIA SẺ TỪ KINH NGHIỆM XƯƠNG MÁU
8.Gia đình là quan trọng nhất. Cố gắng mỗi ngày nói chuyện hoặc quan tâm tới bố mẹ, người thân của bạn nhiều hơn hôm trước. 9.Tập thói quen bớt lo chuyện thiên hạ và đừng xía vào chuyện người khác. Mỗi khi nhìn thấy chuyện gì ngứa mắt nhưng không liên quan gì đến quyền lợi của mình, tập thói quen bình tĩnh, hít một hơi dài thở ra và tập trung vào việc khác. Đừng có tham gia thêm dầu vào lửa. Ví dụ thấy tin gì ngắt mắt trên new feed thì đừng có share, thấy bạn bè mình đang nói xấu ai đó thì cũng không tham gia nhận xét cùng. 10. Có gấu rồi thì luôn dặn lòng đừng lấy vợ sớm. Còn nếu đã lỡ thì hãy đừng bao giờ cãi nhau với vợ, bởi dù bạn đúng hay sai, bạn cũng phải xin lỗi mà thôi *************Cảm ơn mọi người đã dành 10 phút quý giá của cuộc đời cho bài viết này. Ai thấy hay cứ việc share. Cảm ơn thêm lần nữa vì điều đó.
Tác giả: Nguyen Hoang Giang