Số ký hiệu của văn bản hành chính thông thường, cỡ tên gọi được ghi theo cách nào

Số là một trong các thành phần chính và không thể thiếu trong tất cả các loại Công văn. Theo đó việc ghi số trong văn bản phải đảm bảo đúng các quy định pháp luật. 

– Số, ký hiệu của văn bản được đặt canh giữa dưới tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản. Từ “Số” được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng; sau từ “Số” có dấu hai chấm [:]; với những số nhỏ hơn 10 phải ghi thêm số 0 phía trước.

Số của văn bản hành chính là số thứ tự văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành trong một năm được đăng ký tại Văn thư cơ quan theo quy định. Số của văn bản được ghi bằng chữ số Ả Rập. 

Theo khoản 2 Điều 22 Nghị định 30/2020/NĐ – CP quy định, Số đến của văn bản được lấy liên tiếp theo thứ tự và trình tự thời gian tiếp nhận văn bản trong năm, thống nhất giữa văn bản giấy và văn bản điện tử. 

Điều 15 Nghị định 30/2020/NĐ – CP quy định: 

1. Số và thời gian ban hành văn bản được lấy theo thứ tự và trình tự thời gian ban hành văn bản của cơ quan, tổ chức trong năm [bắt đầu liên tiếp từ số 01 vào ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm]. Số và ký hiệu văn bản của cơ quan, tổ chức là duy nhất trong một năm, thống nhất giữa văn bản giấy và văn bản điện tử.

a] Việc cấp số văn bản quy phạm pháp luật: Mỗi loại văn bản quy phạm pháp luật được cấp hệ thống số riêng.

b] Việc cấp số văn bản chuyên ngành do người đứng đầu cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực quy định.

c] Việc cấp số văn bản hành chính do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định.

2. Đối với văn bản giấy, việc cấp số, thời gian ban hành được thực hiện sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản mật được cấp hệ thống số riêng.

3. Đối với văn bản điện tử, việc cấp số, thời gian ban hành được thực hiện bằng chức năng của Hệ thống. 

Như vậy, việc đánh số trong văn bản phải đảm bảo đáp ứng các quy định tại Nghị định 30/2020/NĐ – CP. Đây là cách ghi số và ký hiệu văn bản áp dụng với cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp Nhà nước, tuy nhiên, các cơ quan, tổ chức khác hoàn toàn có thể và nên áp dụng để quản lý hệ thống văn bản thuận tiện hơn. 

Từ khóa liên quan số lượng

Câu hỏi question date

Ngày hỏi:08/08/2018

 Văn bản hành chính  Công tác văn thư

Thưa luật sư, hiện tại em đang là sinh viên năm cuối của trường Đại học Cần Thơ. Nay đang trong quá trình đi thực tập và có một số vấn đề không biết giải quyết như thế nào mong luật sư hướng dẫn giúp em về việc trình bày số, ký hiệu của văn bản trong văn bản hành chính và bản sao văn bản ạ. Em xin chân thành cảm ơn luật sư.

Thu Hường [01266***]

Nội dung này được Ban biên tập Thư Ký Luật tư vấn như sau:

• Theo quy định tại Phụ lục I Thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản hành chính và bản sao văn bản ban hành kèm theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định về việc trình bày số, ký hiệu như sau:

  * Số của văn bản

  - Số của văn bản là số thứ tự văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành trong một năm được đăng ký tại Văn thư cơ quan theo quy định. Số của văn bản được ghi bằng chữ số Ả Rập.

  Trường hợp các Hội đồng, Ban, Tổ của cơ quan, tổ chức [sau đây gọi chung là tổ chức tư vấn] được ghi là “cơ quan ban hành văn bản” và được sử dụng con dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức để ban hành văn bản thì phải lấy hệ thống số riêng.

  - Số của văn bản được đặt canh giữa dưới tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản. Từ “Số” được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng; sau từ “Số” có dấu hai chấm [:]; với những số nhỏ hơn 10 phải ghi thêm số 0 phía trước.

  * Ký hiệu của văn bản

  - Ký hiệu của văn bản bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản và chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước có thẩm quyền ban hành văn bản. Đối với công văn, ký hiệu bao gồm chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành công văn và chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo hoặc lĩnh vực được giải quyết.

  Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức và các đơn vị trong mỗi cơ quan, tổ chức hoặc lĩnh vực do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định cụ thể, bảo đảm ngắn gọn, dễ hiểu.

  - Ký hiệu của văn bản được đặt canh giữa dưới tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản. Ký hiệu của văn bản được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng. Giữa số và ký hiệu văn bản có dấu gạch chéo [/], giữa các nhóm chữ viết tắt trong ký hiệu văn bản có dấu gạch nối [-], không cách chữ.

  Ví dụ: Số: 15/QĐ-BNV; Số: 05/BNV-VP; Số: 12/UBND-VX

  Trân trọng!

Cách ghi số, ký hiệu văn bản theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP

Việc ghi số, ký hiệu trong văn bản hành chính đúng chuẩn theo quy định tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP thì không phải ai cũng nắm rõ, vậy mời các bạn cùng theo dõi bài viết dưới đây:

Nghị định 30 cũng quy định những trường hợp viết tắt trong văn bản hành chính từ ngày 05/3/2020. Chính vì vậy mọi người cần nắm rõ để trình bày văn bản sao cho đúng quy định. Đồng thời, Nghị định 30/2020/NĐ-CP cũng quy định quy tắc viết hoa.

Hướng dẫn ghi số hiệu văn bản theo Nghị định 30

• Từ “Số” được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng.
• Sau từ “Số” có dấu hai chấm [:].
• Với những số nhỏ hơn 10 phải ghi thêm số 0 phía trước.

• Ký hiệu của văn bản được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng. Giữa số và ký hiệu văn bản có dấu gạch chéo [/], giữa các nhóm chữ viết tắt trong ký hiệu văn bản có dấu gạch nối [-], không cách chữ.
• Ký hiệu của văn bản bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản và chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước có thẩm quyền ban hành văn bản.

Thứ nhất: Viết tắt tên 27 loại văn bản hành chính khi soạn thảo

Chữ viết tắt tên loại văn bản hành chính, bản sao văn bản hành chính được thực hiện theo bảng sau:

Thứ 2: Viết tắt khi ghi quyền hạn của người ký được thực hiện như sau:

• Trường hợp ký thay mặt tập thể thì phải ghi chữ viết tắt “TM.” vào trước tên tập thể lãnh đạo hoặc tên cơ quan, tổ chức.
• Trường hợp được giao quyền cấp trưởng thì phải ghi chữ viết tắt “Q.” vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.
• Trường hợp ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức thì phải ghi chữ viết tắt “KT.” vào trước chức vụ của người đứng đầu. Trường hợp cấp phó được giao phụ trách hoặc điều hành thì thực hiện ký như cấp phó ký thay cấp trưởng.
• Trường hợp ký thừa lệnh thì phải ghi chữ viết tắt “TL.” vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.
• Trường hợp ký thừa ủy quyền thì phải ghi chữ viết tắt “TUQ.” vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.

Thứ ba: Tên của cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp được viết tắt những cụm từ thông dụng.

Thứ tư: Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức và các đơn vị trong mỗi cơ quan, tổ chức hoặc lĩnh vực do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định cụ thể, bảo đảm ngắn gọn, dễ hiểu.

Thứ năm: Tên cơ quan, tổ chức nước ngoài được sử dụng trong văn bản ở dạng viết tắt: Viết bằng chữ in hoa như nguyên ngữ hoặc chuyển tự La-tinh nếu nguyên ngữ không thuộc hệ La-tinh. Ví dụ: WTO, UNDP, UNESCO, ASEAN,...

Cập nhật: 15/10/2020