Tại sao cần giám đốc lưu trú
Trợ lý giám đốc là cánh tay đắc lực cho sếp? Cụ thể công việc của họ là gì, nhiệm vụ chức năng ra sao, chuẩn bị những kỹ năng gì để trợ thành một trợ lý cừ khôi?,.... hãy tìm cùng Ms Uptalent hiểu thông tin được tổng hợp từ các chuyên gia HRchannels nhé! Show
1. Nhiệm vụ của Trợ lý giám đốcNếu như trước đây, Trợ lý thường được biết đến là công việc nhẹ nhàng, đơn giản như xử lý sổ sách, lên lịch, sắp xếp cuộc hẹn, cuộc họp cho Giám đốc thì ngày nay, nghề này yêu cầu tính chất khó hơn nhiều, bắt buộc Trợ lý phải nắm bắt được tốc độ phát triển của xã hội đối với vị trí này, đáp ứng được những tiêu chuẩn nhất định. - Thực hiện công việc hỗ trợ CEO, giám sát, quản lý theo yêu cầu của Giám đốc. - Ghi nhận, triển khai các chỉ đạo từ cấp trên. - Trợ lý giám đốc xác định mục tiêu cụ thể, lập kế hoạch hoạt động cho phòng ban. Ngoài ra báo cáo với Giám đốc điều hành CEO để điều phối, giám sát hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp. - Lập báo cáo theo định kỳ cho Giám đốc/phòng ban khác. - Theo dõi tiến độ thực hiện mục tiêu công việc của công ty, các công tác liên quan đến nhân sự, hỗ trợ lập ngân sách và giám sát nguồn ngân sách này. - Thay mặt Giám đốc đưa ra các quyết định khi cần thiết, giám sát tiến độ công việc. Những việc làm hấp dẫn>>> Xem thêm: Toàn bộ thông tin về tuyển dụng Trợ lý Giám đốc 2. Chức năng của Trợ lý giám đốcTùy vào lĩnh vực của doanh nghiệp, chuyên môn của Giám đốc mà chức năng của Assitant Director có thể thay đổi từ việc quản lý việc hành chính đơn giản đến điều phối, phân bổ, tổ chức công việc cho đối tượng trợ lý, nhưng nhìn chung đều có chức năng hỗ trợ công việc hàng của Giám đốc. Bên cạnh đó, Trợ lý giám đốc còn phải cung cấp đầy đủ thông tin cho Giám đốc bao gồm: Hoạt động các phòng ban, nghiên cứu khách hàng, tìm hiểu đối tác, lập báo cáo để giúp giám đốc hiểu rõ tình hình hoạt động của công ty. Chức năng quản lý uy tín và danh tiếng của Giám đốc điều hành CEO. Một Trợ lý giỏi là phải biết khắc phục điểm yếu trong công tác của CEO để giúp họ cải thiện được vấn đề. Lập kế hoạch, Trợ lý khác với Thư ký, họ sử dụng chuyên môn để giúp việc cho giám đốc, tham mưu, tư vấn cho cấp trên đưa ra những kế hoạch, chiến lược đúng đắn. Chức năng tổ chức là điều có thể thấy rõ của người đảm nhận vai trò Trợ lý, giúp Giám đốc sắp xếp hiệu quả thời gian, không gian, tạo lịch làm việc khoa học, chuyên nghiệp. Hơn thế nữa, một Assistant Manager còn phối hợp với các phòng ban khác, đồng nghiệp trong nhóm để thực hiện tốt mục tiêu đề ra, cấp trên giao phó. Được ủy quyền từ Giám đốc, Trợ lý cũng có khả năng chỉ huy, lãnh đạo trong trường hợp cần thiết, thay mặt Giám đốc cho ra một số quyết định phù hợp. Cuối cùng là chức năng kiểm soát, thay mặt sếp, Trợ lý cũng tiến hành theo dõi, giám sát công việc để đạt được chất lượng cao nhất. >>> Xem thêm: Top 8 câu hỏi tuyển dụng trợ lý tổng giám đốc thông dụng nhất 3. Vai trò của Trợ lý giám đốcLà vị trí thuộc bộ phận Quản lý nhân sự hành chính, đây cũng là một nhân sự cấp cao trong bộ máy tổ chức, bao quát toàn bộ công việc của đơn vị. Có thể nói họ đóng góp công sức không nhỏ giúp Giám đốc hoàn thành tốt công việc của mình. Nhắc đến thành công của doanh nghiệp người ta thường chỉ nghĩ đến Giám đốc điều hành, ban giám đốc mà ít ai nhận ra đóng góp không nhỏ của các Trợ lý, người luôn bên cạnh các nhà lãnh đạo. Nếu CEO là tướng quân thì Trợ lý chính là quân sư không thể thiếu, họ tiếp nhận những kế hoạch từ CEO, cố vấn, thâm mưu và thực hiện chúng hiệu quả. Công việc Trợ lý giám đốc đem lại nhiều điều bài học kinh nghiệm vô giá, đây cũng là con đường trở thành giám đốc nhanh nhất. Hy vọng những chia sẻ trên có thể giúp bạn định hướng được nghề nghiệp tương lai của mình, hiểu được nhiệm vụ, chức năng và vai trò cần đảm nhận ở vị trí này. >>Xem thêm: Mẫu mô tả công việc trợ lý giám đốc 4. Một số mẫu mô tả công Việc điển hình của Trợ lý Giám đốcMẫu mô công việc trợ lý giám đốc vận hành I. Mô tả công việc
II. Yêu cầu công việc
Mẫu mô công việc trợ lý giám đốc thương hiệu I. Mô tả công việc
II. Yêu cầu công việc
5. Trợ lý cần Chuẩn bị những kỹ năng cừ khôi gì?Để trở thành mộ trợ lý cừ khôi, bạn cần chuẩn bị 9 yếu tố cần thiết để trở thành Trợ lý giám đốc mà bất cứ một Giám đốc, CEO nào cũng phải hài lòng, tin tưởng, gồm: 5.1. Ngoại hìnhTùy vào yêu cầu của mỗi Giám đốc nhưng mặt bằng chung của người làm trợ lý là diện mạo ưa nhìn, sáng sủa, gọn gàng. Điều này là cần thiết vì họ thay giám đốc xử lý
nhiều vấn đề, gặp đối tác,... Bạn có thể thấy hầu hết các Trợ lý đều có ngoại hình khá trở lên, không nhất thiết phải xuất sắc, xinh đẹp như hoa hậu nhưng tiêu chí tuyển chọn chuyên nghiệp sẽ là chiều cao hơn 1m6, gương mặt sáng, thân hình cân đối, tác phong nhanh nhẹn, trang phục gọn gàng. 5.2. Khả năng thích nghiTrợ lý phải đảm nhận nhiều công việc khác nhau, cái gì cũng phải biết để hỗ trợ tốt cho Giám đốc của mình, công việc của Trợ lý giám đốc là làm việc cạnh CEO, phải thường xuyên đối mặt với các vấn đề mà người lãnh đạo đó gặp phải. Bên cạnh đó, Trợ lý cũng tham gia vào hoạt động nội bộ liên quan đến các bộ phận khác, xử lý những tình huống phát sinh. Với tính chất công việc như vậy thì Trợ lý phải có khả năng ứng biến linh hoạt, thích nghi nhanh chóng với sự thay đổi đó, nhằm đưa ra kế hoạch giải quyết kịp thời. Nếu không có kỹ năng quan trọng này thì một Trợ lý sẽ khó gắn bó lâu dài được với nghề, dễ bị ‘đè bẹp’ bởi hàng loạt áp lực, thách thức trong công việc và từ cấp trên của mình. Vai trò một người hỗ trợ Giám đốc, Trợ lý trước hết phải rèn luyện tâm lý vững vàng, sẵn sàng đón nhận sự thay đổi, nỗ lực học tập không ngừng, trau dồi kiến thức chuyên môn lẫn kỹ năng làm việc. 5.3. Khả năng tổ chứcĐây cũng là một đòi hỏi quan trọng đối với Trợ lý giám đốc, là tiêu chuẩn đánh giá Trợ lý có làm việc hiệu quả hay không. Tổ chức về mặt không gian, có nghĩa là sắp xếp văn phòng làm việc của CEO bố trí ngăn nắp, khoa học, tài liệu được để một cách gọn gàng, dễ tìm kiếm, có óc tư duy và đánh giá xem đâu là tài liệu cần phê duyệt sớm, cái gì cần thiết hơn,.... giúp Giám đốc làm tốt vai trò của mình. Ngoài ra, Trợ lý còn phải biết phân chia thời gian cho các công việc theo thứ tự ưu tiên, công việc nào cần xử lý trước nhằm đảm bảo hoàn thành đúng thời gian, tiến độ, chất lượng. Tổ chức thời gian ở đây còn là việc giúp Giám đốc lên lịch các công việc, cuộc hẹn để tránh thiếu sót và trùng lặp. >>> Xem thêm: Kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả nhất 5.4. Chủ động dự đoán nhu cầuChủ động dự đoán ở đây chính là tinh tế và chu đáo, sở dĩ như vậy là vì Trợ lý giám đốc không chỉ giúp người lãnh đạo về công việc mà còn phải hiểu được những điều Giám đốc muốn, phong cách làm việc của sếp như thế nào. Khi hiểu được và đáp ứng được nhu cầu của Giám đốc thì sẽ khiến sếp hài lòng hơn. Từ việc nhỏ nhặt cũng sẽ giúp bạn để lại ấn tượng tốt trong mắt cấp trên cũng như mọi người ở công ty. Ví dụ: Sếp của bạn có cuộc họp muộn với phòng ban phải làm tăng ca thì bạn nên chủ động gọi chút đồ ăn hoặc thức uống về văn phòng để mời mọi người. Như vậy sẽ vừa cho thấy sự tinh tế, chu đáo của bạn vừa hỗ trợ mọi người đỡ mệt mỏi. 5.5. Khả năng làm việc độc lậpGiám đốc nào cũng mong muốn Trợ lý của mình chủ động và có thể làm việc độc lập, ý thức tự giác cao, có trách nhiệm. Nhiều khi, Trợ lý sẽ phải thay mặt giám đốc thực hiện một số công việc như giao dịch, đàm phán với đối tác nên đòi hỏi người này phải có khả năng tính toán, phân tích tốt. Để xử lý hiệu quả các tình huống, phản ứng nhanh và không bị rối thì hãy để ý cách làm việc của sếp, học hỏi từ người lãnh đạo của mình. Điều này rất bổ ích để bạn có thể ‘chống đỡ’ được các vấn đề một mình. 5.6. Kỹ năng giao tiếpKỹ năng giao tiếp là yếu tố quan trọng với bất cứ ai, là một Trợ lý thì lại càng cần thiết hơn nữa. Giao tiếp tốt sẽ giúp bạn tạo được thiện cảm với mọi người, đối tác, khách hàng, đồng nghiệp, thay sếp truyền đạt được ý tưởng, kế hoạch cho người khác. Kỹ năng giao tiếp không chỉ dừng lại ở mức ăn nói dễ nghe, rõ ràng, lưu loát mà còn thể hiện qua khả năng lắng nghe, thấu hiểu và nắm bắt được tâm lý người khác, khả năng thuyết phục. Ở trong môi trường tiếp xúc với nhiều văn hóa, người nước ngoài thì Trợ lý lại cần có sự am hiểu riêng. 5.7. Hiểu biết về kinh doanhĐể hiểu biết chuyên sâu như giám đốc thì không dễ nhưng Trợ lý cũng phải có kiến thức tốt về lĩnh vực kinh doanh. Các vị trí Giám đốc đều phải giỏi chuyên ngành của mình lẫn mảng kinh doanh, do đó, Trợ lý cũng phải học hỏi, bổ sung kiến thức cho mình để có thể góp ý, tham mưu cho sếp. Ngoài kinh doanh thì, Trợ lý giám đốc cũng cần có lượng kiến thức sâu rộng trong ngành, đối thủ cạnh tranh, xu hướng phát triển, khách hàng của công ty,.... Việc thiếu kiến thức sẽ dễ dẫn đến sai lầm nên Trợ lý cần hết sức lưu ý. 5.8. Kỹ năng sử dụng máy tính, kỹ thuậtThành thạo tin học văn phòng cùng nhiều phần mềm khác hỗ trợ công việc rất cần thiết để trở thành Trợ lý giỏi. Trợ lý giám đốc mà đánh máy chậm, không biết sử dụng máy in hay thiết bị văn phòng khác rất ảnh hưởng đến công việc của sếp. Do đó, người Trợ lý cần sử dụng thuần thục những yêu cầu cơ bản đó, đồng thời phải tiên phong trong việc dùng phần mềm công nghệ, hỗ trợ tối đa công việc, am hiểu để có thể hướng dẫn cho Giám đốc, đồng nghiệp. 5.9. Khả năng làm việc nhómBất cứ vị trí nào cũng cần có khả năng làm việc nhóm, chỉ như vậy mới có thể hoàn thành công việc một cách hiệu quả. Trợ lý giám đốc càng phải là người chủ động trong việc tạo ra sự thân thiện, môi trường làm việc vui vẻ giữa mọi người trong nhóm, thực hiện tốt công tác truyền tải thông tin, ý kiến của sếp, trao đổi với đồng nghiệp. 6. Việc làm của Trợ lý giám đốcNếu bạn đang có nhu cầu tìm việc làm Trợ lý giám đốc thì hãy để công ty tuyển dụng nhân sự cấp cao của HRChannels chúng tôi hỗ trợ, chắc chắn bạn sẽ hài lòng.
Chi tiết liên hệ: Website: Headunter Vietnam - HRchannels Hanoi Office 1: Floor 10, CIT Building, 15 Duy Tan str, Cau Giay, Hanoi Hanoi Office 2: B1 Villa - Vinhomes Botanica, Ham Nghi str, Nam Tu Liem, Hanoi Hai Phong Office: 108 Lach Tray Str, Ngo Quyen, Hai Phong HCM Office: Floor 9, Vietcomreal Building, 68 Nguyen Hue Str, District 1, HCMC Office Number: 84 24 32262768/ 84 24 37558453| Hotline: 08 3636 1080 | Nguồn ảnh: internet HRchannelsHRchannels là nền tảng tuyển dụng và thu hút nhân sự cấp cao hàng đầu tại Việt Nam. Với hơn 12 năm kinh nghiệm tuyển dụng nhân sự cấp cao. Chúng tôi là công ty headhunter hàng đầu ở Việt Nam. |