Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài là gì

Thành lập văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam như thế nào?

Hỏi:

Thành lập văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam như thế nào?

Trả lời:

Thứ nhất, điều kiện cấp giấy phép thành lập văn phòng đại diện

       Theo quy định tại Điều 7, Nghị định 07/2016/NĐ-CP thì điều kiện cấp giấy phép thành lập văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài tại Việt Nam là

     “1. Thương nhân nước ngoài được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật các quốc gia, vùng lãnh thổ này công nhận;

      2. Thương nhân nước ngoài đã hoạt động ít nhất 01 năm, kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký;

      3. Trong trường hợp Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài có quy định thời hạn hoạt động thì thời hạn đó phải còn ít nhất là 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ;

     4. Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện phải phù hợp với cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên;

     5. Trường hợp nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, việc thành lập Văn phòng đại diện phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ quản lý chuyên ngành (sau đây gọi chung là Bộ trưởng Bộ quản lý chuyên ngành).”

     Thứ hai, hồ sơ thành lập văn phòng đại diện

     Điều 10, Nghị định 07/2016/NĐ-CP quy định hồ sơ này bao gồm:

Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện theo mẫu của bộ công thương do đại diện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài ký

Hợp đồng thuê nhà hoặc thuê cao ốc văn phòng của công ty có chức năng kinh doanh bất động sản phải có công chứng

Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương có quy định thời hạn hoạt động của thương nhân nước ngoài thì thời hạn đó phải còn ít nhất là 01 năm. (Dịch ra tiếng việt, được cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài chứng thực và thực hiện việc hợp pháp hóa lãnh sự).

Báo cáo tài chính có kiểm toán của công ty hoặc tài liệu khác có giá trị tương đương chứng minh được sự tồn tại và hoạt động thực sự của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất. (Dịch ra tiếng việt, được cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài chứng thực và thực hiện việc hợp pháp hóa lãnh sự).

Bản sao Điều lệ hoạt động của thương nhân đối với thương nhân nước ngoài là các tổ chức kinh tế.(Dịch ra tiếng việt, được cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài chứng thực và thực hiện việc hợp pháp hóa lãnh sự).

Bản sao Chứng minh nhân dân (đối với người Việt Nam) hoặc hộ chiếu (đối với người nước ngoài) của người đứng đầu văn phòng đại diện.

Thư ủy quyền cho do đại diện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài ký :

Các mục 3 – 4 – 5 phải hợp thức hóa lãnh sự và dịch sang Tiếng Việt.

Hợp đồng thuê nhà phải có công chứng hoặc thuê cao ốc văn phòng của công ty có chức năng kinh doanh bất động sản.

     Thứ ba, Trình tự, thủ tục, thời gian cấp giấy phép thành lập văn phòng đại diện.

      Được quy định tại điều 11, Nghị định 07

     “1. Thương nhân nước ngoài nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua đường bưu điện hoặc trực tuyến (nếu đủ điều kiện áp dụng) đến Cơ quan cấp Giấy phép nơi dự kiến đặt Văn phòng đại diện.

     2. Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ, Cơ quan cấp Giấy phép kiểm tra và yêu cầu bổ sung nếu hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ. Việc yêu cầu bổ sung hồ sơ được thực hiện tối đa một lần trong suốt quá trình giải quyết hồ sơ.

     3. Trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Cơ quan cấp Giấy phép cấp hoặc không cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài. Trường hợp từ chối cấp phép phải có văn bản nêu rõ lý do.

      4. Trường hợp quy định tại Khoản 5 Điều 7 Nghị định này và trường hợp việc thành lập Văn phòng đại diện chưa được quy định tại văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành, Cơ quan cấp Giấy phép gửi văn bản lấy ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được văn bản xin ý kiến của Cơ quan cấp Giấy phép, Bộ quản lý chuyên ngành có văn bản nêu rõ ý kiến đồng ý hoặc không đồng ý cấp phép thành lập Văn phòng đại diện. Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành, Cơ quan cấp Giấy phép cấp hoặc không cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài. Trường hợp không cấp phép phải có văn bản nêu rõ lý do.”

1. Nội dung hoạt động của chi nhánh, văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài
Căn cứ quy định tại Điều 30, Điều 31 Nghị định số 07/2016/NĐ-CP của Chính phủ ngày 25 tháng 01 năm 2016 quy định chi tiết Luật Thương mại về văn phòng đại diện, chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam:
– Văn phòng đại diện thực hiện chức năng văn phòng liên lạc, tìm hiểu thị trường, xúc tiến thúc đẩy cơ hội đầu tư kinh doanh của thương nhân mà mình đại diện, không bao gồm ngành dịch vụ mà việc thành lập Văn phòng đại diện trong lĩnh vực đó được quy định tại văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành.
– Chi nhánh hoạt động cung ứng dịch vụ trong các ngành dịch vụ, không bao gồm ngành dịch vụ mà việc thành lập Chi nhánh trong lĩnh vực đó được quy định tại văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành.
Trường hợp Chi nhánh hoạt động trong các ngành, nghề mà pháp luật quy định phải có điều kiện thì Chi nhánh chỉ được hoạt động khi đáp ứng các điều kiện theo quy định.
2. Vai trò của người đứng đầu Văn phòng đại diện, Chi nhánh
Điều 33 Nghị định số 07/2016/NĐ-CP quy định như sau:
– Người đứng đầu Văn phòng đại diện, Chi nhánh phải chịu trách nhiệm trước thương nhân nước ngoài về hoạt động của mình và của Văn phòng đại diện, Chi nhánh trong phạm vi được thương nhân nước ngoài ủy quyền.
– Người đứng đầu Văn phòng đại diện, Chi nhánh phải chịu trách nhiệm về các hoạt động của mình trong trường hợp thực hiện các hoạt động ngoài phạm vi được thương nhân nước ngoài ủy quyền.
– Người đứng đầu Văn phòng đại diện, Chi nhánh phải ủy quyền bằng văn bản cho người khác thực hiện quyền và nghĩa vụ của người đứng đầu Văn phòng đại diện, Chi nhánh theo pháp luật khi xuất cảnh khỏi Việt Nam. Việc ủy quyền này phải được sự đồng ý của thương nhân nước ngoài. Người đứng đầu Văn phòng đại diện, Chi nhánh vẫn phải chịu trách nhiệm về việc thực hiện quyền và nghĩa vụ đã ủy quyền.
– Trường hợp hết thời hạn ủy quyền theo quy định mà người đứng đầu Văn phòng đại diện, Chi nhánh chưa trở lại Việt Nam và không có ủy quyền khác thì người được ủy quyền có quyền tiếp tục thực hiện các quyền và nghĩa vụ của người đứng đầu Văn phòng đại diện, Chi nhánh trong phạm vi đã được ủy quyền cho đến khi người đứng đầu Văn phòng đại diện, Chi nhánh trở lại làm việc tại Văn phòng đại diện, Chi nhánh hoặc cho đến khi thương nhân nước ngoài bổ nhiệm người khác làm người đứng đầu Văn phòng đại diện, Chi nhánh.
– Trường hợp người đứng đầu Văn phòng đại diện, Chi nhánh không hiện diện tại Việt Nam quá 30 ngày mà không ủy quyền cho người khác thực hiện các quyền và nghĩa vụ của người đứng đầu Văn phòng đại diện, Chi nhánh hoặc bị chết, mất tích, tạm giam, kết án tù, bị hạn chế mất năng lực hành vi dân sự thì thương nhân nước ngoài phải bổ nhiệm người khác làm người đứng đầu Văn phòng đại diện, Chi nhánh.
3. Điều kiện của người đứng đầu Chi nhánh, Văn phòng đại diện
3.1. Người đứng đầu Văn phòng đại diện của một thương nhân nước ngoài không được kiêm nhiệm các chức vụ sau:

a) Người đứng đầu Chi nhánh của cùng một thương nhân nước ngoài;
b) Người đứng đầu Chi nhánh của thương nhân nước ngoài khác;
c) Người đại diện theo pháp luật của thương nhân nước ngoài đó hoặc thương nhân nước ngoài khác;
d) Người đại diện theo pháp luật của tổ chức kinh tế được thành lập theo quy định pháp luật Việt Nam.
Trong trường hợp người đứng đầu Văn phòng đại diện được thương nhân nước ngoài ủy quyền giao kết hợp đồng, sửa đổi, bổ sung hợp đồng đã giao kết thì thương nhân nước ngoài phải thực hiện việc ủy quyền bằng văn bản cho từng lần giao kết hợp đồng, sửa đổi, bổ sung hợp đồng đã giao kết.

3.2 Người đứng đầu Chi nhánh của thương nhân nước ngoài không được kiêm nhiệm các chức vụ sau:
a) Người đứng đầu Văn phòng đại diện của một thương nhân nước ngoài khác;
b) Người đứng đầu Vănphòng đại diện của cùng một thương nhân nước ngoài;
c) Người đại diện theo pháp luật của tổ chức kinh tế được thành lập theo quy định pháp luật Việt Nam.

Vlegal Đồng Khánh xin cảm ơn quý khách hàng đã quan tâm sử dụng dịch vụ của Công ty chúng tôi. Có bất cứ thắc mắc gì xin quý khách liên hệ tới địa chỉ sau, chúng tôi luôn sẵn sàng tư vấn giải đáp thắc mắc của quý khách:
CÔNG TY LUẬT TNHH VLEGAL ĐỒNG KHÁNH
Điện thoại: 0919 485331/0865 698331

Email: 
Website: www.luatdongkhanh.com – www.dongkhanhlegal.com