Viết đơn xin tham gia đội tình nguyện bằng tiếng Anh

18372

Thông tin tác giả

Tham khảo

X

wikiHow là một trang "wiki", nghĩa là nhiều bài viết ở đây là nội dung của nhiều tác giả cùng viết nên. Để tạo ra bài viết này, 11 người, trong đó có một số người ẩn danh, đã thực hiện chỉnh sửa và cải thiện bài viết theo thời gian.

Bài viết này đã được xem 14.370 lần.

Tình nguyện là khi bạn dành thời gian và công sức của mình để giúp đỡ người khác hoặc tham gia các tổ chức mà không tính đến lợi ích về tiền bạc. Đầu tiên bạn nên chọn một tổ chức để tham gia tình nguyện. Khi đã tìm được tổ chức mình mà muốn cống hiến, bạn có thể viết một lá thư trình bày lý do tham gia tình nguyện, vị trí mong muốn và những kỹ năng cũng như kinh nghiệm của bản thân. Khi biết cách viết thư xin ứng tuyển vào vị trí tình nguyện và những thông tin cần trình bày trong thư, bạn sẽ có thể tim được một vai trò có thể thay đổi cuộc đời tại tổ chức mà bạn quan tâm.

Các bước

Phần 1

Phần 1 của 3:

Tìm vị trí mong muốn

1. 1

   Xem qua các vị trí tình nguyện đang tìm kiếm ứng viên. Những vị trí này thường được đăng tải trên trang web của một công ty nào đó, có thể nó sẽ nằm cùng danh sách những công việc có lương khác, hoặc nằm tại một danh sách dành riêng cho công việc tình nguyện.

   • Tìm hiểu nhiều vị trí khác nhau để tìm được vị trí phù hợp nhất.
   • Tìm hiểu những kỹ năng cần có cho vị trí mà bạn quan tâm. Bạn cần cân nhắc điều này trước khi đăng ký, vì dù không được trả lương nhưng các công việc tình nguyện vẫn đòi hỏi tình nguyện viên phải có những kỹ năng, kinh nghiệm và trình độ học vấn nhất định.

2. 2

   Tìm hiểu về tổ chức. Khi đã tìm được vị trí mong muốn, bạn cần có chút hiểu biết về công ty hoặc tổ chức mà bạn muốn tham gia. Dù bạn yêu thích và có đủ năng lực cho một vị trí cụ thể, nhưng có thể những giá trị của tổ chức lại khác với giá trị của bạn. Trước khi đăng ký tình nguyện, bạn nên chắc chắn rằng mình cảm thấy hạnh phúc khi làm công việc đó và là ứng cử viên phù hợp với tổ chức.

   • Đọc mục tiêu và sứ mệnh của tổ chức. Những thông tin này thường có sẵn đâu đó trên trang web của tổ chức. Tìm hiểu trước sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và không bị thất vọng khi vào làm việc.

3. 3

   Tìm thông tin liên hệ. Dù vị trí tình nguyện mà bạn muốn ứng tuyển được đăng thông tin trên mạng hay ở dưới dạng văn bản in, trong đó sẽ có thông tin liên lạc dành cho các ứng viên quan tâm. Bạn cần biết ai là người chịu trách nhiệm tuyển dụng nhân viên mới cũng như thông tin liên lạc của người đó.

   • Nếu trong thông báo tuyển dụng không có thông tin liên lạc cần thiết, hãy thử tìm trên trang web của tổ chức để biết ai là người phụ trách mảng tuyển dụng ở đó. Có thể bạn sẽ cần phải liên hệ với bộ phận nhân sự của tổ chức này để biết thông tin.
   • Nếu quyết định tuyển dụng phụ thuộc vào một nhân viên cấp cao, có thể bạn sẽ phải gửi thư đích danh tới người đó.

Phần 2

Phần 2 của 3:

Viết thư

1. 1

   Viết một cách chuyên nghiệp. Bạn nên viết thư xin ứng tuyển vị trí tình nguyện giống như khi viết thư xin làm một công việc có lương. Lá thư cần thể hiện sự chuyên nghiệp và sự phù hợp của bạn với công việc. Một lá thư kém thu hút có thể sẽ làm bạn bị mất cơ hội.

   • Sử dụng nhất quán cỡ chữ và phông chữ phù hợp. Nên sử dụng cỡ chữ từ 10 đến 12 và chọn kiểu phông chữ dễ đọc, nét chữ rõ ràng như các loại phông chữ thuộc dòng sans-serif. Một vài kiểu phông chữ chuyên nghiệp bao gồm Arial, Century Gothic, Futura, Lucida Sans, News Gothic, Technical, Times New Roman và Rockwell.[1]
   • Không dùng màu chữ không thông dụng. Phần nội dung lá thư nên viết chữ màu đen.

2. 2

   Định dạng bố cục lá thư. Trình bày lá thư theo mẫu phù hợp để thể hiện sự chuyên nghiệp nhất có thể.

   • Cung cấp thông tin liên lạc của bạn ở góc trên bên trái lá thư. Các thông tin liên lạc bao gồm họ tên đầy đủ, địa chỉ, số điện thoại và địa chỉ email.[2]
   • Cách một hoặc hai dòng, sau đó ghi thông tin người nhận. Bắt đầu bằng họ và tên đầy đủ của người nhận [hoặc chức danh phù hợp nếu bạn không biết tên họ, ví dụ: Ms.Stone [Bà Stone]], bộ phận làm việc, tên và địa chỉ tổ chức.[3]
   • Bạn có thể viết thêm ngày tháng để người đọc biết bạn gửi thư ứng tuyển khi nào. Ngày tháng có thể nằm giữa thông tin liên lạc của bạn và thông tin của tổ chức bạn xin ứng tuyển.[4]

3. 3

   Mở đầu thư. Điều đầu tiên bạn nên làm [sau khi cung cấp thông tin liên lạc của bạn và của tổ chức] là viết lời chào người nhận với chức danh của họ. Nếu người nhận có học vị tiến sĩ, bạn nên gọi theo chức danh là tiến sĩ [Dr.], nếu không bạn có thể gọi là Ông [Mr.] hoặc Bà [Ms]. Nếu không biết rõ giới tính của người nhận, bạn có thể dùng họ tên đầy đủ thay cho chức danh.[5] Nếu thông báo tuyển dụng không cung cấp thông tin liên hệ và bạn không biết mình cần gửi thư đến ai, bạn có thể viết một dòng tiêu đề thay cho lời chào trân trọng.[6]

4. 4

   Viết đoạn đầu tiên. Trong đoạn này, bạn cần giới thiệu bản thân với nhà tuyển dụng và nêu ra mục đích viết thư.

   • Viết một câu thể hiện sự quan tâm đến vị trí ứng tuyển.
   • Đề cập đến việc bạn biết thông báo tìm ứng viên tình nguyện bằng cách nào.
   • Viết hai đến ba câu sơ lược về kinh nghiệm và chuyên môn của bạn về lĩnh vực ứng tuyển.
   • Giới thiệu nếu bạn được đào tạo chính quy hoặc đã học về lĩnh vực ứng tuyển.
   • Nêu ra tầm quan trọng của sứ mệnh hay mục tiêu của tổ chức đối với bạn. Bạn cũng nên gắn trình độ chuyên môn, kinh nghiệm và sự quan tâm của mình với sứ mệnh của tổ chức. Hãy cho nhà tuyển dụng thấy rằng bạn sẵn sàng và có khả năng cống hiến cho mục đích chung của họ.

5. 5

   Viết đoạn thứ hai. Sau khi đã giới thiệu bản thân và thể hiện mong muốn ứng tuyển vị trí tình nguyện ở đoạn văn thứ nhất, hãy để nhà tuyển dụng biết thêm về bạn ở đoạn văn này.

   • Nói về lịch sử công tác, công việc tình nguyện và sự liên quan của những kinh nghiệm đó đối với vi trí ứng tuyển. Nếu công việc trước đó của bạn không liên quan trực tiếp tới vị trí tình nguyện, bạn có thể dùng lịch sử công tác để làm nổi bật thế mạnh cụ thể nào đó của bản thân. Bạn có thể tập trung vào nguyên tắc làm việc, sự cống hiến cho công ty hiện tại hoặc công ty cũ và bất kỳ kỹ năng nào có liên quan đến vị trị ứng tuyển.
   • Kể ra các kỹ năng hữu ích hoặc liên quan phù hợp vị trí ứng tuyển và diễn giải tại sao những kỹ năng đó tại hữu ích cho nhà tuyển dụng.
   • Nếu bạn có bất kỳ thành tích lớn nào đáng tự hào [thể hiện được các kỹ năng hữu ích và liên quan], hãy giải thích chi tiết tại sao những thành tích đó làm bạn trở thành ứng viên lý tưởng cho vị trí tình nguyện.
   • Kể ra những vấn đề lớn trong công việc hiện tại hoặc công việc cũ [hoặc trong khi thực tập] mà bạn đã tìm ra và giải quyết được.[7]
   • Thảo luận về cách bạn đổi mới thành công các chính sách và quy trình làm việc tại công ty/cơ sở thực tập cũ/hiện tại.[8]
   • Kết hợp đưa ra các ví dụ chứng minh khả năng dẫn đầu, thể hiện tinh thần trách nhiệm hoặc kỹ năng lãnh đạo.[9]

6. 6

   Viết đoạn thứ ba. Nếu trong hai đoạn văn đầu, bạn đã thành công trong việc giới thiệu bản thân, trình bày lý do ứng tuyển vào vị trí tình nguyện và chứng minh mình là ứng viên sáng giá thì trong đoạn văn cuối, bạn cần kết thúc lá thư bằng việc đưa ra cam kết về những việc bạn có thể thực hiện.

   • Cho nhà tuyển dụng biết bạn có thể cam kết dành bao nhiêu thời gian làm việc mỗi tuần hoặc ngày nào, khoảng thời gian nào sẽ phù hợp nhất với lịch trình của bạn để bắt đầu làm việc nếu bạn được nhận.
   • Đừng ra vẻ bạn đã chắc chắn được nhận. Việc bạn viết về bản thân và đưa ra thời gian làm việc như thể bạn đã được nhận vị trí đó có thể là một điểm trừ trong mắt nhà tuyển dụng.
   • Đề xuất cơ hội được gặp và trao đổi thêm về vị trí ứng tuyển với nhà tuyển dụng và thời gian bạn có thể tới phỏng vấn. Bạn cần linh động khi hẹn lịch phỏng vấn, hãy cố gắng giữ một thời gian biểu mở và sẵn sàng đến dù được nhận thông báo trước một thời gian rất ngắn.

7. 7

   Kết thư một cách chuyên nghiệp. Bạn cần cảm ơn nhà tuyển dụng đã dành thời gian đọc và cân nhắc thư của bạn. Sử dụng ngôn ngữ trang trọng, phù hợp và kết thúc bằng các cụm từ như "Chân thành", "Trân trọng"."

8. 8

   Ký tên. Gửi cả chữ ký in và chữ ký tay. Nếu bạn gửi thư cho nhà tuyển dụng qua email, bạn có thể in lá thư ra và ký tay bằng bút mực đen [cùng màu với màu chữ trong nội dung thư], rồi scan bức thư đã ký thành dạng tập tin PDF.

Phần 3

Phần 3 của 3:

Gửi thư

1. 1

   Kiểm tra chính tả. Kiểm tra cẩn thận các lỗi đánh máy, lỗi chính tả, ngữ pháp và dấu câu. Các lỗi này sẽ làm cho lá thư có vẻ cẩu thả và thiếu chuyên nghiệp.[10]

2. 2

   Gửi kèm sơ yếu lý lịch. Dù đã trình bày các kỹ năng, kinh nghiệm và trình độ trong thư xin việc, bạn vẫn cần gửi kèm một bản sơ yếu lý lịch. Sơ yếu lý lịch sẽ cho nhà tuyển dụng biết rõ hơn về lịch sử học tập và làm việc của bạn với các chi tiết như thời gian làm việc hoặc tham gia tình nguyện. Đính kèm sơ yếu lý lịch cũng thể hiện sự chuyên nghiệp trong cách làm việc. Nhà tuyển dụng sẽ thấy rằng bạn ứng tuyển một cách nghiêm túc và sẵn sàng cố gắng để giành được cơ hội trở thành một phần của tổ chức.

3. 3

   Chuẩn bị hai thư giới thiệụ. Tùy từng công việc mà bạn sẽ được yêu cầu cung cấp thư giới thiệu hoặc không. Tuy vậy, dù không được yêu cầu, việc gửi kèm thư giới thiệu cũng sẽ giúp bạn trở nên chuyên nghiệp hơn.[11]

   • Thư giới thiệu cần được viết bởi người có thẩm quyền, trong đó, họ sẽ xác minh nhân cách và năng lực của bạn.[12]
   • Ngoài ra, thay cho thư giới thiệu, bạn có thể cung cấp danh sách những người giới thiệu kèm thông tin liên lạc. Như vậy nhà tuyển dụng có thể liên lạc trực tiếp với họ nếu cần, và điều này cũng thể hiện rằng bạn có thể duy trì mối quan hệ tích cực với nhà tuyển dụng và đồng nghiệp cũ.

4. 4

   Gửi thư. Nhà tuyển dụng sẽ có yêu cầu cụ thể về việc nộp thư ứng tuyển online hay bản in giấy [đến nộp hoặc nộp qua bưu điện]. Hãy thực hiện đúng các yêu cầu được đưa ra. Nếu bạn gửi thư qua đường bưu điện, hãy đảm bảo thanh toán đủ bưu phí, ghi đúng tên và địa chỉ người nhận trên phong bì.

5. 5

   Gọi điện thăm dò. Đợi ít nhất là vài ngày [có thể là một tuần] trước khi gọi điện để thăm dò và đừng quá thúc giục hay đòi hỏi. Đơn giản chỉ cần gửi một email thân thiện hoặc gọi điện trong giờ hành chính cho người phụ trách tuyển dụng, thông báo rằng bạn đã gửi thư ứng tuyển và chính thức bày tỏ mong muốn được làm việc trong tổ chức. Nhớ luôn luôn tỏ ra chuyên nghiệp và lịch sự.

6. 6

   Viết thư cảm ơn sau phỏng vấn. Đây là một cách lịch sự và chuyên nghiệp để cảm ơn nhà tuyển dụng đã dành thời gian cho bạn. Thư cảm ơn có thể là email hoặc thư tay, và mỗi lá thư nên được gửi cho từng người đã phỏng vấn bạn.[13]

   • Viết lời chào người phỏng vấn với tên của họ[14]
   • Cảm ơn họ vì đã cho bạn cơ hội được gặp và trao đổi về vị trí ứng tuyển.[15]
   • Cố gắng nhắc lại một chi tiết cụ thể mà người phỏng vấn đã nói khi trao đổi với bạn. Hãy thể hiện rằng bạn rất quan tâm đến vấn đề họ nói để chứng minh sự tập trung và nghiêm túc về cơ hội làm việc của mình.[16]
   • Kết thúc một cách lịch sự, không tỏ vẻ là bạn đã phỏng vấn thành công. Hãy nói những câu như “Tôi mong có cơ hội được thảo luận thêm về cơ hội làm việc này”, hoặc chúc người phỏng vấn may mắn trong quá trình tuyển chọn.
   • Một số tổ chức sẽ có quá nhiều ứng viên đăng ký và có thể yêu cầu bạn không gọi điện thăm dò. Bạn chỉ nên gọi tùy vào từng trường hợp cụ thể.

Hiển thị thêm