Được xem là một trong những công việc không có nhiều áp lực cho nên hành chính văn phòng trở thành một công việc lý tưởng của nhiều chị em phụ nữ. Tuy nhiên, thực tế công việc này có rất nhiều việc cần phải làm cũng như không hề nhàn nhã như mọi người vẫn nghĩ. Vậy mô tả công việc của nhân viên hành chính văn phòng là gì? Bài viết này sẽ trả lời giúp bạn.
Giới thiệu về vị trí nhân viên hành chính văn phòng
Hành chính văn phòng là một bộ phận cần thiết của mỗi doanh nghiệp. Đây là bộ phận đảm nhiệm các công việc liên quan đến thủ tục hành chính, phụ trách văn thư, hỗ trợ nhân viên về các loại giấy tờ cũng như là lễ tân của doanh nghiệp và còn nhiều các công việc không tên khác.
Bên cạnh đó, hành chính văn phòng còn có nhiệm vụ chuẩn bị giấy tờ, trang thiết bị cho các cuộc hội họp, tổ chức sự kiện,… cho công ty. Cũng như đặt hàng các vật dụng văn phòng cần thiết cho quá trình hoạt động của công ty như giấy, viết,…
Như vậy, bạn có thể thấy được rằng công việc của nhân viên hành chính văn phòng là khá nhiều. Cho nên, đây không thể xem là công việc nhàn nhã như mọi người vẫn nghĩ.
Mô tả công việc
Với những giới thiệu như trên, bạn đã có thể hiểu sơ lược về công việc của nhân viên hành chính văn phòng là gì? Phần tiếp theo đây, chúng tôi sẽ giới thiệu kỹ hơn về mô tả công việc của bộ phận hành chính văn phòng, bạn cùng đọc tiếp nhé.
- Quản lý hồ sơ, giấy tờ
Nhân viên hành chính văn phòng có nhiệm vụ tiếp nhận các loại giấy tờ, hồ sơ, công văn,… được gửi đến công ty. Sau đó chuyển đến các bộ phận có liên quan khác.
Hành chính văn phòng là bộ phận lưu trữ các loại giấy tờ, thủ tục quan trọng của công ty.
Các báo cáo về tình trạng của nhân viên như đau ốm, thai sản, nghỉ phép,… đều được đưa đến hành chính văn phòng tiếp nhận và xử lý.
Lập các văn bản theo yêu cầu của ban lãnh đạo cũng như các phòng ban trong công ty và in ấn, phát hành khi cần thiết.
- Công tác lễ tân
Nhân viên hành chính văn phòng có nhiệm vụ nhận các cuộc gọi đến và chuyển sang bộ phận có liên quan. Cũng như đón tiếp khách hàng, đối tác,… đến làm việc tại công ty.
Các cuộc hội, họp sẽ do bộ phận hành chính văn phòng chuẩn bị tài liệu, giấy tờ, nước uống,… theo yêu cầu.
Tổ chức các sự kiện với khách hàng, sự kiện cho nhân viên trong công ty,… theo những chỉ thị từ ban lãnh đạo.
- Công tác quản lý tài sản, thiết bị
Lập danh sách theo dõi, lên kế hoạch mua, tu sửa các trang thiết bị, tài sản của công ty phù hợp với tình hình, yêu cầu thực tế, đảm bảo cho quá trình làm việc tốt nhất của nhân viên.
Lập danh sách, kế hoạch mua các thiết bị văn phòng phẩm kịp thời phục vụ quá trình làm việc của công ty.
- Quản lý hồ sơ nhân viên
Hành chính văn phòng chính là bộ phận có nhiệm vụ lưu trữ các hồ sơ của nhân viên.
Đây cũng là bộ phận xử lý các thủ tục, giấy tờ cần thiết cho nhân viên, ví dụ như nghỉ phép, nghỉ việc,…
Lên hợp đồng thử việc, hợp làm việc chính thức và thực hiện công tác ký kết hợp đồng với nhân viên.
Cập nhật các loại giấy tờ của nhân viên đảm bảo đầy đủ theo yêu cầu của Pháp luật.
Giải quyết những thắc mắc, yêu cầu bổ sung về BHXH, BHYT của nhân viên cũng như những phúc lợi, thưởng phạt chung của công ty.
Với phần mô tả công việc như trên đã phần nào giúp bạn xác định được những công việc của nhân viên hành chính văn phòng là gì? Việc tìm hiểu trước khi lựa chọn làm việc sẽ giúp bạn xác định phần việc cần làm của công việc đó. Từ đó có sự chuẩn bị để tránh trường hợp choáng ngợp trước khối lượng công việc quá lớn hay bị hụt hẫng khi công việc mình làm không như tưởng tượng. Hy vọng bài viết này đã cung cấp đến bạn những thông tin bổ ích.
Dưới đây là bản mô tả công việc mẫu mà JobsGO tổng hợp và đưa ra. Dựa vào bản mẫu này, bạn hoàn toàn có thể điều chỉnh để tạo ra bản jd hành chính văn phòng phù hợp nhất. Sau khi hoàn thành, hãy đăng tin trên hệ thống website tuyển dụng JobsGO để trải nghiệm hệ thống tuyển dụng thông minh nhé!
1. Trách nhiệm
Hành chính văn phòng bao gồm những công việc hàng ngày như quản lý công tác lễ tân, khánh tiết, đưa đón và tiếp khách cho công ty, sắp xếp lịch làm việc, lịnh họp, đảm bảo tốt cơ sở vật chất, trang thiết bị, phương tiện làm việc cho cán bộ, mua sắm trang thiết bị, văn phòng phẩm cho công ty, quản lý và thực hiện việc .
2. Mô tả công việc
- Theo dõi, làm các công việc liên quan đến văn phòng
- Nhận điện thoại, fax, phụ trách công văn chứng từ đến và đi.
- Quản lý file hồ sơ, công văn và các chứng từ hợp đồng cung cấp hàng hóa dịch vụ.
- Soạn thảo các biểu mẫu, văn bản hành chính theo yêu cầu của cấp trên.
- Quản lý, trang bị văn phòng phẩm, thiết bị văn phòng cho công ty.
- Lên kế hoạch, theo dõi, bảo trì các thiết bị điện tử [máy tính, máy in, máy photo.. ]và quản lý tài sản công ty.
- Làm các công việc khác liên quan đến văn phòng theo yêu cầu của cấp trên
3. Yêu cầu
- Tốt nghiệp Cao đẳng chính quy trở lên
- Ưu tiên có kinh nghiệm tại các vị trí công việc liên quan lĩnh vực Hành chính, Văn phòng
- Tác phong làm việc nhanh nhẹn, trung thực, có trách nhiệm, có ý thức tự giác, chủ động trong công việc, giao tiếp tốt.
- Kỹ năng tin học văn phòng tốt, quản lý thời gian, giao tiếp tốt
Một bản mô tả công việc chất lượng và hiệu quả sẽ đem về nhiều ứng viên chất lượng hơn. Đăng tuyển ngay trên hệ thống JobsGO để được tư vấn tối ưu JD, cùng nhiều quyền lợi khác miễn phí!