Các hướng dẫn về chứng thực chữ ký
|
Xin hỏi là để thực hiện việc chứng thực chữ ký thì thủ tục chứng thực chữ ký quy định thế nào? - Ngọc Trang (Hậu Giang) Show Thủ tục chứng thực chữ ký (Hình từ Internet) 1. Chứng thực chữ ký là gì?“Chứng thực chữ ký” là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứng thực. (Khoản 3 Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP) 2. Trách nhiệm trong việc chứng thực chữ kýTrách nhiệm của người yêu cầu chứng thực chữ ký và người thực hiện chứng thực chữ ký được quy định như sau: - Người yêu cầu chứng thực chữ ký phải chịu trách nhiệm về nội dung của giấy tờ, văn bản mà mình ký để yêu cầu chứng thực chữ ký; không được yêu cầu chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản có nội dung quy định tại Khoản 4 Điều 22 và Khoản 4 Điều 25 của Nghị định này. - Người thực hiện chứng thực chịu trách nhiệm về tính xác thực về chữ ký của người yêu cầu chứng thực trong giấy tờ, văn bản. (Điều 23 Nghị định 23/2015/NĐ-CP) 3. Thủ tục chứng thực chữ kýTại Điều 24 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định về thủ tục chứng thực chữ ký như sau: Bước 1: Người yêu cầu chứng thực chữ ký của mình phải xuất trình các giấy tờ sau đây: - Bản chính hoặc bản sao có chứng thực Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng; - Giấy tờ, văn bản mà mình sẽ ký. Bước 2: Người thực hiện chứng thực kiểm tra giấy tờ yêu cầu chứng thực, nếu thấy đủ giấy tờ theo quy định tại Khoản 1 Điều 24 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, tại thời điểm chứng thực, người yêu cầu chứng thực minh mẫn, nhận thức và làm chủ được hành vi của mình và việc chứng thực không thuộc các trường hợp quy định tại Điều 25 Nghị định 23/2015/NĐ-CP thì yêu cầu người yêu cầu chứng thực ký trước mặt và thực hiện chứng thực như sau: - Ghi đầy đủ lời chứng chứng thực chữ ký theo mẫu quy định; - Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực. Đối với giấy tờ, văn bản có từ (02) hai trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối, nếu giấy tờ, văn bản có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai. Bước 3: Đối với trường hợp chứng thực chữ ký tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông thì công chức tiếp nhận hồ sơ kiểm tra các giấy tờ, nếu nhận thấy người yêu cầu chứng thực có đủ điều kiện quy định tại Khoản 2 Điều 24 Nghị định 23/2015/NĐ-CP thì đề nghị người yêu cầu chứng thực ký vào giấy tờ cần chứng thực và chuyển cho người có thẩm quyền ký chứng thực. Lưu ý: Thủ tục chứng thực chữ ký nêu trên cũng được áp dụng đối với các trường hợp sau đây: - Chứng thực chữ ký của nhiều người trong cùng một giấy tờ, văn bản; - Chứng thực chữ ký của người khai lý lịch cá nhân; - Chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập theo quy định của pháp luật; - Chứng thực chữ ký trong Giấy ủy quyền đối với trường hợp ủy quyền không có thù lao, không có nghĩa vụ bồi thường của bên được ủy quyền và không liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản. 4. Trường hợp không được chứng thực chữ kýCăn cứ Điều 25 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định về trường hợp không được chứng thực chữ ký như sau: - Tại thời điểm chứng thực, người yêu cầu chứng thực chữ ký không nhận thức và làm chủ được hành vi của mình. - Người yêu cầu chứng thực chữ ký xuất trình Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu không còn giá trị sử dụng hoặc giả mạo. - Giấy tờ, văn bản mà người yêu cầu chứng thực ký vào có nội dung quy định tại Khoản 4 Điều 22 Nghị định 23/2015/NĐ-CP. - Giấy tờ, văn bản có nội dung là hợp đồng, giao dịch, trừ các trường hợp quy định tại Điểm d Khoản 4 Điều 24 Nghị định 23/2015/NĐ-CP hoặc trường hợp pháp luật có quy định khác. 5. Áp dụng chứng thực chữ ký trong trường hợp đặc biệtCăn cứ Điều 26 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định về việc áp dụng trong trường hợp đặc biệt như sau: Việc chứng thực chữ ký quy định tại các Điều 23, 24 và trường hợp không được chứng thực chữ ký tại Điều 25 Nghị định 23/2015/NĐ-CP cũng được áp dụng trong trường hợp chứng thực điểm chỉ khi người yêu cầu chứng thực chữ ký không ký được và trường hợp người yêu cầu chứng thực không thể ký, điểm chỉ được. - Người yêu cầu chứng thực phải chịu trách nhiệm về toàn bộ nội dung trong tờ khai lý lịch cá nhân của mình. Đối với những mục không có nội dung trong tờ khai lý lịch cá nhân thì phải gạch chéo trước khi yêu cầu chứng thực. Quy trình chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản (thủ tục này cũng được áp dụng trong trường hợp chứng thực điểm chỉ khi người yêu cầu chứng thực chữ ký không ký được và trường hợp người yêu cầu chứng thực không thể ký, điểm chỉ được) Cơ quan thực hiện:Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của UBND phường Cơ sở pháp lý:- Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch (có hiệu lực thi hành kể từ ngày 10 tháng 4 năm 2015); - Thông tư số 01/2020/TT-BTP ngày 03 tháng 03 năm 2020 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp Quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch; - Thông tư số 226/2016/TT-BTC ngày 11 tháng 11 năm 2016 của Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí chứng thực (có hiệu lực kể từ ngày 01 tháng 01 năm 2017). - Nghị định 61/2018/NĐ-CP về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính. - Thông tư 01/2018/TT-VPCP ngày 23/11/2018 hướng dẫn thi hành một số quy định của nghị định số 61/2018/NĐ-CP ngày 23/04/2018 của Chính phủ về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính. - Quyết định số 2700/QĐ-UBND ngày 29 ttháng6 năm 2018 của UBND thành phố Hồ Chí Minh về việc công bố thủ tục hành chính mới ban hành, được sửa đổi, bổ sung, thay thế và bãi bỏ thuộc phạm chuẩn hóa tại Thành phố Hồ Chí Minh. - Quyết định số 1114 /QĐ-UBND ngày 30 tháng 3 năm 2020 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố về việc phê duyệt quy trình nội bộ giải quyết thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền tiếp nhận của UBND phường, xã, thị trấn. Trình tự thực hiện: TT Trình tự Trách nhiệm Thời gian Biểu mẫu/Kết quả B1 Nộp hồ sơ: Công dân có nhu cầu nộp hồ sơ trực tiếp tại bộ phận TN&TKQ của UBND phường hoặc qua hệ thống bưu chính Công dân Khi có nhu cầu Theo mục 5.2 B2 - Kiểm tra nội dung văn bản, các giấy tờ tùy thân và năng lực hành vi của người yêu cầu chứng thực chữ ký hoặc điểm chỉ. - Trường hợp hồ sơ đầy đủ và hợp lệ thì yêu cầu người chứng thực ký hoặc điểm chỉ vào giấy tờ cần chứng thực; Lập giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả theo mẫu số 01 (đối với trường hợp tiếp nhận hồ sơ sau 15 giờ); thực hiện tiếp bước B3. - Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ hoặc chưa hợp lệ thì hướng dẫn người yêu cầu chứng thực bổ sung, hoàn thiện hồ sơ theo mẫu số 02 hoặc hướng dẫn nộp hồ sơ đến cơ quan có thẩm quyền chứng thực, nếu nộp hồ sơ không đúng cơ quan có thẩm quyền. - Trường hợp hồ sơ không đáp ứng đầy đủ điều kiện giải quyết theo quy định thì lập Phiếu từ chối tiếp nhận, giải quyết hồ sơ theo mẫu số 03, trong đó giải thích rõ lý do từ chối. Bộ phận TN&TKQ 0,5 giờ làm việc Mẫu số 01, 02, 03, 06 (Thông tư 01/2018/TT-VPCP) Hồ sơ B3
Cán bộ thụ lý hồ sơ 2 giờ làm việc Mẫu số 01, 03 (Thông tư 01/2018/TT-VPCP Dự thảo kết quả B4 Ký duyệt kết quả : Lãnh đạo UBND phường xem xét và ký tên trên văn bản, giấy tờ cần chứng thực chữ ký hoặc điểm chỉ Lãnh đạo UBND phường 1 giờ làm việc Giấy tờ, văn bản được chứng thực chữ ký/điểm chỉ B5 Đóng dấu và sao lưu : Tiếp nhận kết quả, chuyển văn thư lấy số đóng dấu Lưu 01 bản giấy tờ, văn bản đã chứng thực chữ ký hoặc điểm chỉ theo quy định Phát hành văn bản và chuyển về bộ phận TN&TKQ Cán bộ thụ lý hồ sơ 0,5 giờ làm việc Mẫu số 06 (Thông tư 01/2018/TT-VPCP) Kết quả B6 Trả kết quả cho công dân theo quy định Bộ phận TN&TKQ Theo phiếu hẹn Ghi chú: Nếu hồ sơ bị chậm muộn thì cán bộ thụ lý báo cáo lãnh đạo và phải có phiếu xin lỗi theo mẫu số 04 (Thông tư 01/2018/TT-VPCP) trả cho TCCN Cách thức thực hiện: Thành phần và số lượng:Xuất trình bản chính giấy tờ, văn bản làm cơ sở để chứng thực bản sao. Nộp bản sao cần chứng thực (số lượng bản sao theo nhu cầu của người yêu cầu chứng thực). * Trường hợp chứng thực ngoài trụ sở thì người yêu cầu chứng thực phải nộp văn bản yêu cầu chứng thực ngoài trụ sở. Số lượng hồ sơ: 01 bộ Thời gian giải quyết:Trong ngày tiếp nhận yêu cầu hoặc trong ngày làm việc tiếp theo, nếu tiếp nhận yêu cầu sau 15 giờ Đối tượng thực hiện: Kết quả: Yêu cầu và điều kiện:- Những trường hợp không được chứng thực chữ ký: + Tại thời điểm chứng thực, người yêu cầu chứng thực chữ ký không nhận thức và làm chủ được hành vi của mình; + Người yêu cầu chứng thực chữ ký xuất trình Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu không còn giá trị sử dụng hoặc giả mạo; + Giấy tờ, văn bản mà người yêu cầu chứng thực ký vào có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội; tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử của dân tộc Việt Nam; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức; vi phạm quyền công dân; + Giấy tờ, văn bản có nội dung là hợp đồng, giao dịch, trừ các trường hợp chứng thực chữ ký trong Giấy ủy quyền đối với trường hợp ủy quyền không có thù lao, không có nghĩa vụ bồi thường của bên được ủy quyền và không liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản hoặc trường hợp pháp luật có quy định khác. - Khi chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài, nếu người thực hiện chứng thực không hiểu rõ nội dung của giấy tờ, văn bản thì có quyền yêu cầu người yêu cầu chứng thực nộp kèm bản dịch ra tiếng Việt nội dung của giấy tờ, văn bản đó. Bản dịch giấy tờ, văn bản không phải công chứng hoặc chứng thực chữ ký người dịch; người yêu cầu chứng thực phải chịu trách nhiệm về nội dung của bản dịch. |
