Hướng dẫn cách sử dụng máy quét mã vạch sao cho đúng. Nếu bạn có kế hoạch điều hành một cửa hàng rất nhỏ, đôi khi được gọi là cửa hàng “mẹ và bé”, bạn có thể có thể nhập tay thông tin về giá khi gọi điện đặt hàng của khách hàng. Tuy nhiên, đối với một hoạt động quy mô lớn hơn, bạn có thể cần một máy quét mã vạch và hệ thống máy tính đi kèm. Trước khi bạn mua máy quét mã vạch, trước tiên bạn nên tìm hiểu cách sử dụng một hệ thống như vậy.
Khi bạn bán sản phẩm bán lẻ, việc sử dụng máy quét mã vạch sẽ thuận tiện và hiệu quả. Máy quét này cho phép bạn tự động chuyển thông tin về sản phẩm sang hệ thống máy tính của mình để bạn có thể theo dõi thu nhập, đặt hàng cho hàng tồn kho mới và kiểm soát các hoạt động của sản phẩm đó. Một số máy quét tương thích với cổng USB để bạn có thể cắm chúng vào máy tính tiêu chuẩn có cổng USB.
Vậy cách sử dụng máy quét mã vạch như thế nào mới đúng tiêu chuẩn và đúng cách?
Dưới đây là các bước để sử dụng đúng cách máy quét mã vạch theo tiêu chuẩn:
1. Trước tiên hãy cài đặt bất kỳ phần mềm nào đi kèm với máy quét mã vạch USB vào máy tính của bạn. Một số máy tính có thể tự động cài đặt trình điều khiển cần thiết để vận hành phần cứng mới này.
2. Cắm máy quét mã vạch USB vào cổng USB tương ứng và đợi hệ thống nhận ra nó. Khởi động lại máy tính nếu cần thiết để thiết bị hoạt động tốt.
3. Lập trình máy quét USB của bạn. Quá trình phụ thuộc vào kiểu máy quét, nhưng rất có thể bạn sẽ phải quét một loạt mã vạch trên sổ tay thiết bị in theo một thứ tự nhất định để máy quét hoạt động chính xác cho các mục khác của bạn. Máy quét hoạt động như một loại thiết bị nhập bàn phím, đọc thông tin từ mã vạch và nhập nó vào một trường trống trên chương trình của bạn, chẳng hạn như chương trình cơ sở dữ liệu Microsoft Access hoặc chương trình xử lý văn bản Microsoft Word.
4. Tải chương trình bạn chọn [cơ sở dữ liệu hoặc xử lý văn bản] nơi bạn muốn nhập thông tin mã vạch. Quét mục đầu tiên của bạn bằng thiết bị – đặt đèn đỏ trực tiếp ở giữa mã vạch – và chờ thông tin, bao gồm tên sản phẩm, số UPC hoặc số ISBN, giá và dữ liệu của nhà xuất bản hoặc nhà sản xuất, để hiển thị.
[ux_product_categories style=”default” type=”row” col_spacing=”xsmall” columns=”3″ ids=”5637,5636,215,268,800″ image_height=”100%”]
Nhận biết
Máy quét mã vạch, còn được gọi là máy đọc mã vạch, là một thiết bị có khả năng đọc dữ liệu từ mã vạch được in. Mã vạch được tạo thành từ một tập hợp các dòng, đại diện cho thông tin về sản phẩm. Máy quét phải kết nối với hệ thống máy tính để lấy và lưu trữ thông tin về sản phẩm. Hướng dẫn cách sử dụng máy quét mã vạch chuẩn bài nhất.
Chúng tôi đã có bài viết về: khái niệm máy quét mã vạch là gì?
Tính năng, đặc điểm
Một máy quét mã vạch truyền một chùm ánh sáng cực tím [thường là màu đỏ tươi] khi bật nguồn. Ánh sáng liên tục tìm kiếm sự hiện diện của mã vạch. Một số máy quét cường độ cao công nghiệp [được gọi là máy quét laser tầm xa] có đèn đủ mạnh để nhận mã vạch từ khắp phòng. Loại máy quét này thường chỉ sử dụng trong các nhà máy sản xuất để check.
Các loại máy quét mã vạch
Có rất nhiều máy quét và công nghệ quét khác nhau trên thị trường hiện nay. Các biến thể được sử dụng phổ biến nhất bao gồm nguồn ánh sáng đỏ hoặc laser đọc dữ liệu từ nhãn mã vạch và đưa nó vào hệ thống POS. Tên kỹ thuật cho một thiết bị quét sử dụng tia laser là Thiết bị ghép nối phí, còn được gọi là đầu đọc CCD hoặc máy quét CCD.
Đầu đọc loại bút: bao gồm nguồn sáng và photodiode trên đầu bút.
Máy quét laser: hoạt động tương tự như Đầu đọc loại bút nhưng sử dụng chùm tia laser.
Trình đọc dựa trên máy ảnh: được cài đặt với các kỹ thuật xử lý hình ảnh và máy ảnh trong việc đọc mã vạch.
Đầu đọc CCD: có một số cảm biến ánh sáng để quét mã vạch.
Máy quét mã vạch Omni-Directional: rất tiên tiến và rất hiệu quả trong việc giải mã mã vạch bị in sai, nhàu nát và thậm chí bị rách trên các sản phẩm.
Ngày càng có nhiều công ty sử dụng điện thoại thông minh của họ làm đầu đọc mã vạch tạm thời, và trong khi phương pháp đó có thể hoạt động tốt trong một số cài đặt, nhiều công ty yêu cầu máy quét mã vạch chuyên dụng , đáng tin cậy, chuyên dụng và máy tính di động để hoàn thành công việc. Hướng dẫn cách sử dụng máy quét mã vạch như thế nào mới ngon cơm.
Máy quét mã vạch không dây
Chúng tôi nghĩ rằng thật tuyệt vời khi máy quét mã vạch ra đời với sự đa dạng của thiết bị cầm tay. Tuy nhiên, bây giờ chúng ta có thể có được một máy quét mã vạch không dây. Thậm chí có thể có được một máy quét mã vạch với công nghệ Bluetooth. Các máy quét này thuận tiện hơn nhiều so với máy quét mã vạch cầm tay vì chúng không bị hạn chế bởi một sợi dây.
Máy quét mã vạch không dây truyền thống hoạt động giống như một chiếc điện thoại không dây. Máy quét tự giao tiếp với một cơ sở. Đế được kết nối với máy tính và cũng có nhiệm vụ sạc máy quét để nó không hết pin. Công nghệ này cho phép nhân viên sử dụng máy quét mã vạch không dây mà không phải ở bên cạnh máy tính. Hướng dẫn cách sử dụng máy quét mã vạch không dây cũng rất đơn giản
Máy quét mã vạch không dây truyền thống là tuyệt vời, nhưng bây giờ chúng thậm chí còn đi kèm với công nghệ Bluetooth. Công nghệ Bluetooth thường được sử dụng trong điện thoại di động và các thiết bị điện tử khác. Sử dụng máy quét mã vạch không dây với công nghệ này cho phép máy quét giao tiếp với nhiều loại sản phẩm miễn là chúng cũng được trang bị công nghệ Bluetooth.
Những lợi ích của việc sử dụng máy quét mã vạch không dây thuộc bất kỳ loại nào cũng có thể rất tuyệt vời. Bạn có thể tiết kiệm thời gian và tiền bạc. Tuy nhiên, máy quét không dây sẽ là một khoản đầu tư lớn hơn.
Những lưu ý khi mua và sử dụng máy quét mã vạch
Ngoài bản thân máy quét, bạn cũng cần một hệ thống máy tính tương thích [cho dù là PC, máy tính xách tay hoặc đăng ký kỹ thuật số] để tải xuống, xử lý và duy trì thông tin về mục bạn đã quét. Ngoài ra, phần mềm thích hợp phải được cài đặt trên hệ thống máy tính để có thể quản lý thông tin. Trong một số trường hợp, máy quét có thể truyền dữ liệu đến một bảng tính, cơ sở dữ liệu hoặc chương trình xử lý văn bản cơ bản.
Sử dụng
Thật đơn giản để sử dụng một máy quét mã vạch sau khi bạn đã thiết lập nó. Đầu tiên, hãy kiểm tra máy quét để đảm bảo đèn đọc đang hoạt động. Tiếp theo, đặt đèn máy quét ở giữa mã vạch và đợi máy quét lấy dữ liệu. Bạn có thể phải di chuyển đèn quét lên và xuống mã vạch để đọc. Khi thiết lập máy quét mã vạch lần đầu tiên, bạn có thể được yêu cầu quét một vài mã sơ bộ để lập trình thiết bị đúng cách.
Mã vạch là gì?
Để hiểu cách hoạt động của máy quét mã vạch, trước tiên bạn cần hiểu cách thức hoạt động của mã vạch. Mã vạch là một mã có thể quét được với một bản sao số ở phía dưới. Nó có một mô hình các đường song song thường có màu đen trên nền trắng. Mặc dù, đó không phải là luôn luôn như vậy.
Chúng tôi đã có bài viết: Mã vạch là gì? Khái niệm về mã vạch
Mẫu này của các đường màu đen và khoảng trắng lưu trữ dữ liệu. Khi mã vạch được quét bằng máy quét mã vạch hoặc điện thoại thông minh trong một số trường hợp, dữ liệu sẽ được dịch thành thông tin có thể đọc được. Thông thường, thông tin này được hiển thị trên màn hình của hệ thống POS . Vì vậy, để thêm một mặt hàng vào đơn hàng trên hệ thống POS, tất cả nhân viên thu ngân phải làm là quét mã vạch. Sau đó, thông tin về mặt hàng đó như tên và giá của nó hiện lên trên màn hình. Đơn giản hơn nhiều so với việc nhập thông tin bằng tay.
Tập hợp các số ở dưới cùng của mã vạch được gọi là Mã sản phẩm chung [UPC] . Các đường song song của mã vạch là phiên bản có thể quét được của UPC. Tất cả thông tin được đính kèm theo mã vạch được chứa trong chuỗi số. Các đường song song là phiên bản dễ đọc của máy. Mã vạch có thể lưu trữ tất cả các loại thông tin, nhưng trong kinh doanh bán lẻ, chúng chủ yếu được sử dụng cho dữ liệu hàng tồn kho và hàng hóa, cũng như để lưu trữ hồ sơ thông qua biên lai mua hàng.
Mã vạch để quản lý hàng tồn kho
Sử dụng mã vạch giúp việc tổ chức và quản lý kho của bạn dễ dàng hơn nhiều. Để tiếp cận thông minh hơn với tổ chức, bạn có thể gắn nhãn cho mỗi phần của kho lưu trữ bằng một UPC duy nhất. UPC đó có thể tương ứng với một mã khác trên kệ lưu trữ của bạn, vì vậy bạn luôn biết những gì đi đâu.
Mã vạch giúp quản lý hàng tồn kho vì chúng giúp chủ doanh nghiệp dễ dàng biết được số lượng sản phẩm họ có trong kho. Bạn có thể thực hiện đếm hàng tồn kho nhanh bằng cách quét mã vạch trên hộp của mình thay vì tổng số thủ công kho bằng bút và giấy. Bạn có thể sử dụng quy trình tương tự để nhanh chóng cập nhật số lượng hàng tồn kho khi bạn nhận được cổ phiếu mới từ các nhà cung cấp.
Mã vạch để mua hàng nhanh hơn
Một trong những cách rõ ràng hơn mà các doanh nghiệp sử dụng mã vạch là trong các giao dịch bán hàng. Thay vì nhập mã mặt hàng, giá cả và số lượng theo cách thủ công, tất cả những gì nhân viên thu ngân cần làm là quét mã vạch của các mặt hàng mà khách hàng đang mua. Điều này dẫn đến việc kiểm tra nhanh hơn và ít sai sót hơn khi gọi điện cho khách hàng. Khi làm như vậy, trải nghiệm thanh toán tổng thể trở thành một quy trình hiệu quả và dễ chịu hơn cho cả nhân viên thu ngân và khách hàng.
Tham khảo thêm bài viết: Cách tạo và in nhãn mã vạch cho doanh nghiệp
Mã vạch cho Biên lai
Một số hệ thống POS sẽ in mã vạch ở cuối biên lai như một cách để lưu trữ thông tin từ giao dịch. Điều này có thể bao gồm sổ đăng ký nơi giao dịch diễn ra, tên của nhân viên thu ngân, phương thức thanh toán, các mặt hàng mà khách hàng đã mua và mỗi mặt hàng có giá bao nhiêu. Nó thậm chí có thể bao gồm thông tin về chương trình khách hàng thân thiết của bạn nếu khách hàng là thành viên.
Loại mã vạch này giúp nhà bán lẻ dễ dàng tra cứu thông tin mua hàng cụ thể để theo dõi hoạt động kinh doanh tốt hơn. Nó cũng thường được sử dụng để xử lý trả lại hoặc trao đổi. Thay vì nhân viên thu ngân định vị hồ sơ mua hàng bằng cách tìm kiếm thủ công một số đơn đặt hàng cụ thể, họ có thể chỉ cần quét mã vạch.
Các loại mã vạch khác
Bạn thậm chí có thể tìm thấy mã vạch bên ngoài thế giới bán lẻ. Một số ứng dụng truyền thông xã hội sử dụng phiên bản nâng cao hơn của mã vạch như một cách để xác định người dùng, giống như tên người dùng. Ví dụ: nếu bạn muốn thêm một người bạn trên Snapchat hoặc Facebook Messenger, tất cả những gì bạn phải làm là đặt máy ảnh điện thoại của bạn [trong ứng dụng tương ứng] vào mã duy nhất của người đó để thêm họ vào danh sách bạn bè của bạn.
UPC so với SKU
Cũng đáng để thảo luận về UPC so với SKU. Rất nhiều nhà bán lẻ mới tin nhầm rằng Mã sản phẩm chung [UPC] và Đơn vị giữ cổ phiếu [SKU] là một trong cùng một. Mặc dù họ có những điểm chung, nhưng điều quan trọng cần lưu ý là sự khác biệt của họ, cũng như những khác biệt đó có ý nghĩa gì đối với doanh nghiệp của bạn.
Cả hai số là định danh số cho sản phẩm. Tuy nhiên, một UPC có nghĩa là một mã phổ quát. Nó được sử dụng để xác định một sản phẩm bất kể nó được bán ở đâu. Dưới đây là một ví dụ, một hộp nhãn hiệu ngũ cốc yêu thích của bạn sẽ có cùng UPC cho dù bạn mua nó ở quê nhà hay tiểu bang tiếp theo. Bản chất phổ quát này là những gì làm cho UPC và mã vạch trở nên hữu ích để nhanh chóng nhập hàng tồn kho mới vào hệ thống POS của bạn hoặc gọi mua hàng. Mọi thứ đều được chuẩn hóa, ngăn ngừa sai lầm.
Mặt khác, SKU là một con số duy nhất cho một công ty và chủ yếu được sử dụng cho các hoạt động hậu trường như quản lý hàng tồn kho. Sự khác biệt lớn là bạn đang kiểm soát SKU của mình . Bạn tạo chúng và có thể sử dụng chúng để theo dõi nhiều thông tin về một sản phẩm như bạn muốn, theo lý do. Tùy thuộc vào quy trình và công nghệ nội bộ của bạn, điều này có thể mang lại cho bạn sự tự do và linh hoạt hơn với cách bạn theo dõi và quản lý kho của mình. Nó cũng có thể giúp bạn hiểu rõ hơn về hiệu suất của hàng tồn kho của bạn.
Cũng cần lưu ý rằng đây không phải là một hoặc hoặc một đề xuất. Hầu hết các doanh nghiệp sử dụng cả hai, và trong tất cả các khả năng, bạn cũng nên như vậy. Cách bạn làm như vậy sẽ phụ thuộc vào các công cụ quản lý hàng tồn kho mà bạn sử dụng, cũng như phương pháp bạn sử dụng để theo dõi hàng tồn kho.
Nơi nhận mã vạch, UPC và SKU
Điều này sẽ phụ thuộc vào quản lý hàng tồn kho hoặc hệ thống điểm bán hàng bạn đang sử dụng. Ví dụ: khách hàng của ShopKeep có thể tạo UPC và SKU của riêng họ theo các hướng dẫn cụ thể khi họ thêm các mặt hàng mới vào kho của họ. Mã vạch được tạo tự động từ các mặt hàng đó khi khách hàng in nhãn với khả năng in nhãn của ShopKeep.
Máy quét 1D và 2D
Các máy quét mà các doanh nghiệp bán lẻ thường sử dụng thuộc hai loại chính: Một chiều [1D] và hai chiều [2D]. Máy quét 1D là mô hình truyền thống hơn. Họ có thể quét mã vạch tiêu chuẩn mà bạn quen thuộc nhất. Tuy nhiên, máy quét 2D có thể quét cả mã vạch và các mã phức tạp hơn như mã QR. Mã bạn chọn tùy thuộc vào loại mã bạn muốn sử dụng, cũng như ngân sách của bạn.
Tại sao nên sử dụng máy quét mã vạch?
Ai muốn gõ tất cả những số đó bằng tay? Máy quét tiết kiệm một lượng thời gian đáng kể cho nhân viên thu ngân và khách hàng. Một nhân viên thu ngân có thể dễ dàng quét mã vạch để kiểm tra khách hàng nhanh hơn nhiều so với những gì họ có thể. Họ cũng giúp loại bỏ lỗi bằng cách ngăn một nhân viên thu ngân vô tình nhập sai mã hoặc giá. Sự kết hợp giữa tốc độ và độ chính xác này là điều cần thiết trong một ngành bán lẻ tràn ngập các lựa chọn.
Nếu bạn không thể cung cấp mức độ dịch vụ mà khách hàng mong đợi , thì họ sẽ mua sắm ở nơi khác. Mã vạch và máy quét có thể không phải là điều đầu tiên bạn nghĩ đến khi bạn nghe dịch vụ khách hàng, nhưng chúng thực sự cung cấp.
XEM THÊM: 3 Cách để tạo mã vạch cho sản phẩm
Loại máy quét mã vạch nào là tốt nhất?
Loại độc giả bạn chọn phụ thuộc vào loại hình doanh nghiệp bạn điều hành. Máy quét được kết nối với hệ thống POS qua dây có giá rẻ hơn so với máy quét kết nối qua Bluetooth. Chúng có ý nghĩa nếu một nhân viên thu ngân đứng ở một nơi trong thời gian dài. Thế ” cách sử dụng máy quét mã vạch ” thế nào?
Tuy nhiên, đầu đọc Bluetooth là lựa chọn tốt hơn trong không gian hạn chế di chuyển. Một máy quét không dây cũng hữu ích nếu bạn bán các mặt hàng lớn hoặc nặng. Nhân viên thu ngân của bạn có thể quét các mặt hàng mà không cần phải nâng hoặc di chuyển đối tượng xung quanh để lấy mã vạch. Nếu bạn không chắc chắn cái nào phù hợp với mình, hầu hết các hệ thống POS hiện đại như ShopKeep đều có nhiều tùy chọn máy quét và phụ kiện có sẵn để lựa chọn dựa trên nhu cầu riêng của bạn.
Theo như 1D so với 2D, máy quét 1D là tốt nhất cho mã vạch tuyến tính truyền thống, nhưng hãy lưu ý về những gì có thể có nghĩa cho doanh nghiệp của bạn. Nếu đối tượng mục tiêu của bạn là một đám đông trẻ, am hiểu công nghệ hoặc nếu bạn cung cấp cho khách hàng tùy chọn biên lai gửi qua email, máy quét 2D có thể tốt hơn. Các máy quét này có thể đọc mã vạch và mã QR trực tiếp từ màn hình điện thoại thông minh của khách hàng của bạn.
Điều này cho phép bạn sử dụng các mã này trong tiếp thị và tiếp cận khách hàng của bạn cho các chương trình khuyến mãi và bán hàng. Điều này có thể giúp bạn theo dõi hiệu suất của các chương trình khuyến mãi này vì POS hoặc công cụ tiếp thị của bạn sẽ ghi lại mỗi lần quét mã khuyến mãi.
Cuối cùng, mỗi đầu đọc có các hướng dẫn thiết lập khác nhau và không phải tất cả đều tương thích với mọi hệ thống POS. Nếu bạn đã có hệ thống POS, hãy nhớ mua một máy quét tương thích với nó.
Tất cả điều này thoạt nhìn có vẻ phức tạp, nhưng hiểu mã vạch và cách tích hợp chúng vào doanh nghiệp của bạn có thể giúp mọi việc dễ dàng hơn với bạn, nhóm quản lý và nhân viên tuyến đầu của bạn. Chúng cho phép kiểm tra nhanh hơn, khả năng quản lý hàng tồn kho hiệu quả hơn và các chiến dịch quảng cáo có thể theo dõi cao. Nếu bạn chưa quen với bán lẻ, không ai nói rằng bạn cần lập ra mã QR được cá nhân hóa ngay lập tức hoặc mua máy quét 2D ngoài cổng. Nhưng việc thêm mã vạch cơ bản vào sản phẩm của bạn gần như chắc chắn sẽ tạo ra một thế giới khác biệt cho thành công chung của bạn.
Trên đây chúng tôi đã giới thiệu tới các bạn ” Hướng dẫn cách sử dụng máy quét mã vạch đúng cách ” . Nếu có bất kì thắc mắc nào, các bạn có thể liên hệ với chúng tôi qua hotline: 0355 659 353