Cách kiểm tra xuất nhập tồn

Quy trình kiểm soát tồn kho là một trong những công đoạn cần thiết giúp nhà quản trị nắm được tình hình xuất, nhập, tồn trong kho hàng của doanh nghiệp của mình. Tuy nhiên, trong thực tế có rất ít nhà quản trị nắm được các bước chi tiết trong quy trình này. Trong bài viết dưới đây, chúng tôi xin chia sẻ tới nhà quản trị 5 bước trong việc kiểm soát hàng hóa tồn kho nhằm tăng mức độ chặt chẽ trong quản lý.

Quy trình kiểm soát tồn kho là gì?

Quy trình kiểm soát tồn kho là gì?

Hàng tồn kho là một loại tài sản của doanh nghiệp, có vai trò rất quan trọng trong sản xuất, kinh doanh. Quy trình kiểm soát tồn kho là công việc mà nhà quản trị cần thực hiện để nắm được tình hình xuất, nhập, tồn, từ đó dựa vào tình hình sản xuất, kinh doanh, tình trạng tồn kho để ra quyết định bổ sung, tiêu thụ hàng hóa, nguyên vật liệu.

Quy trình kiểm soát tồn kho có vai trò như thế nào?

Nếu nhà quản trị thực hiện tốt quá trình kiểm soát tồn kho, doanh nghiệp sẽ thu được rất nhiều lợi ích như:

• Giảm rất nhiều chi phí, thời gian vận chuyển, xuất, nhập,.
• Đảm bảo không gián đoạn sản xuất, không thiếu hàng hóa cho đơn hàng nhưng đồng thời cũng không được tồn đọng quá nhiều, gây ra tốn kém
• Tăng mức độ chặt chẽ trong quy trình quản lý kho hàng nói riêng và cả doanh nghiệp nói chung

5 bước trong quy trình kiểm soát tồn kho cho doanh nghiệp

5 bước trong quy trình kiểm tra tồn kho cho doanh nghiệp

Để quản lý kho hàng có bài bản, có khoa học, nhà quản trị cần có quy trình quản lý tồn kho cho phù hợp. Để thiết lập được quy trình, doanh nghiệp cần dựa vào tình hình kho, tình hình nguồn lực sản xuất, kinh doanh. Bên cạnh đó, nhà quản trị cũng cần bám sát 5 bước sau để xây dựng được một quy trình hoàn chỉnh.

• Lên kế hoạch và chuẩn bị

Bước đầu tiên trong quy trình kiểm soát tồn kho là lên kế hoạch và chuẩn bị. Việc quản lý hàng hóa tồn kho không chỉ yêu cầu đảm bảo số lượng đầy đủ, chính xác mà còn yêu cầu nhà quản trị đảm bảo nhập, xuất đúng thời gian, đúng yêu cầu về hàng hóa. Do đó, việc lên kế hoạch cho nhập, xuất hàng hóa có ý nghĩa rất lớn với doanh nghiệp. Nhà quản trị cần dựa vào tình hình kho hàng, tình hình sản xuất, kinh doanh để có sự chuẩn bị về kế hoạch, nhân sự và thiết bị cho phù hợp.

• Kiểm kê lại kho hàng

Kiểm kê kho hàng chính là bước kiểm tra tình hình tồn kho, tình trạng hàng hóa, nguyên vật liệu để có cơ sở lập kế hoạch cho phù hợp. Kiểm kê hàng hóa còn giúp doanh nghiệp nắm được tình trạng sản phẩm, nguyên vật liệu hiện tại để ra quyết định tiêu thụ hay bổ sung cho kịp thời.

Nhân viên kho tiến hành kiểm kê thực tế tồn kho định kỳ và đối chiếu với sổ sách kế toán để kịp thời điều chỉnh số liệu trùng khớp. Số liệu kiểm kê phải được báo cáo lại với nhà quản lý để quản lý nắm được tình hình tồn kho. Việc kiểm kê nên được thực hiện bởi hai hoặc nhiều hơn hai người và sau đó đối chiếu để đảm bảo chính xác. Ngày nay việc áp dụng kể thống quản lý trong quy trình kiểm soát tồn kho sẽ rút ngắn thời gian kiểm kê và có tính hiệu quả cao hơn.

• Quản lý xuất, nhập kho

Quản lý nhập kho bao gồm các công việc: quản lý mua hàng hóa, nguyên vật liệu, quản lý sản xuất, hàng bán trả lại, hàng chuyển kho,..

Quản lý xuất kho bao gồm các công việc: xuất kho bán hàng, xuất nguyên vật liệu, vật tư để sản xuất, hàng mua phải trả lại, hàng chuyển kho,..

Trước đây, việc quản lý xuất nhập thường được thực hiện qua sổ sách, giấy tờ. Tuy nhiên, ngày nay, doanh nghiệp có thể ứng dụng các phần mềm quản lý trong quy trình kiểm soát tồn kho hoặc dùng máy quét mã vạch để tăng tốc quy trình quản lý xuất, nhập hàng.

• Quản lý tồn kho

Doanh nghiệp có thể ứng dụng phương pháp thủ công hoặc phần mềm quản lý để kiểm tra giữa lượng hàng thực tế và số lượng trên sổ sách của kế toán. Kiểm kê sẽ giúp nhà quản trị nắm được mặt hàng nào sắp hết, mặt hàng nào sắp đến hạn sử dụng, mặt hàng nào bán chạy cần bổ sung,.

• Kết chuyển và tổng kết

Sau khi kiểm tra sổ sách, xác định lượng hàng hóa thực tồn kho, tổng lượng nhập xuất vào cuối kỳ, kế toán thực hiện kết chuyển số dư cuối kỳ này sang đầu kỳ tiếp theo. Đồng thời, kế toán phụ trách lưu trữ chứng từ, phiếu nhập, xuất, lập và in các báo cáo tồn kho, báo cáo trong kỳ để nộp cho nhà quản lý.

Quy trình kiểm soát tồn kho với 5 bước dễ dàng chắc chắn sẽ giúp doanh nghiệp giải quyết bài toán quản lý kho của mình. Ngoài ra, nếu doanh nghiệp có nhu cầu tìm kiếm phần mềm quản lý kho, xin liên hệ với chúng tôi qua Cloudify.vn để được tư vấn miễn phí.

Xem thêm

App quản lý kho cho doanh nghiệp có đặc điểm gì nổi bật?
Phần mềm kiểm kho trong doanh nghiệp có những tính năng gì?
Hệ thống quản lý kho trong doanh nghiệp có thực sự phức tạp?

Video liên quan