Nếu công việc của bạn thường xuyên làm việc với Excel và xử lý dữ liệu thì việc phải nắm vững các hàm tìm kiếm là bắt buộc. Trong bài viết này, mình sẽ chia sẻ với các bạn hai hàm tìm kiếm thường xuyên được sử dụng là hàm Vlookup và Hlookup.
VLOOKUP là hàm dùng để tìm kiếm giá trị tương ứng trên ô cột đầu tiên của bảng tham chiếu và cho kết quả tương ứng trong cột chỉ định
Cú Pháp:
VLOOKUP[Lookup_value,Table_ array,Col_index_Num,Range_lookup]
Trong đó:
- Lookup_value: giá trị đối chiếu với cột đầu tiên của bảng tham chiếu để lấy được giá trị cần tìm.
- Table_ array: địa chỉ tuyệt đối của bảng tham chiếu, không lấy dòng tiêu đề.
- Col_index_Num: Số thứ tự cột chứa giá trị cần lấy của bảng tham chiếu [tính theo thứ tự từ trái qua phải và bắt đầu từ 1].
- Range_lookup: Cách tìm kiếm trên bảng tham chiếu. + 0: Cột đầu tiên của bảng tham chiếu chưa sắp xếp. + 1: Cột đầu tiên của bảng tham chiếu đã sắp xếp theo chiều tăng dần [ngầm định].
Mình có ví dụ như sau cho các bạn dễ hiểu nhé
Để tìm kiếm giá trị mức thưởng của bảng tham chiếu và cho ra kết quả Học Bổng tương ứng với mức thưởng đó chúng ta làm như sau:
Trong đó:
- K6: Cột Mức thưởng cần đối chiếu với cột đầu tiên của bảng tham chiếu
- $A$12:$B$14 : là địa chỉ tuyệt đối của bảng tham chiếu
- 2: cột học bổng là cột thứ 2 của bảng tham chiếu
- 0: cột đầu tiên của bảng tham chiếu chưa sắp xếp
Kết quả nhận được:
2. Hàm HLOOKUP
HLOOKUP là hàm tìm kiếm một giá trị trên dòng đầu tiên của bảng tham chiếu và cho kết quả tương ứng trong dòng chỉ định.
Cú pháp :
HLOOKUP[Lookup_value,Table_ array,Row_index_Num,Range_lookup]
Trong đó:
- Lookup_value: giá trị đối chiếu với dòng đầu tiên của bảng tham chiếu để lấy được giá trị cần tìm.
- Table_ array: là địa chỉ tuyệt đối của bảng tham chiếu, không lấy cột tiêu đề.
- Row_index_Num: Số thứ tự dòng chứa giá trị cần lấy của bảng tham chiếu [tính theo thứ tự từ trên xuống dưới và bắt đầu từ số 1].
- Range_lookup: Cách tìm kiếm trên bảng tham chiếu. + 0: Dòng đầu tiên của bảng tham chiếu chưa sắp xếp. + 1: dòng đầu tiên của bảng tham chiếu đã sắp xếp theo chiều tăng dần [ngầm định].
Ví dụ:
Để tìm kiếm giá trị Mã đơn vị của bảng tham chiếu và cho ra kết quả Đơn vị tương ứng với mức thưởng đó chúng ta làm như sau:
Ta có: =HLOOKUP[A2:A4;$A$6:$D$7;2;1]
Trong đó:
- A2:A4: là địa chỉ Mã đơn vị đối chiếu với dòng đầu tiên của bảng tham chiếu
- $A$6:$D$7: là địa chỉ tuyệt đối của bảng tham chiếu [các bạn chú ý không lấy tiêu đề nhé]
- 2: dòng đơn vị là dòng thứ 2 của bảng tham chiếu
- 1: dòng đầu tiên của bảng tham chiếu đã sắp xếp theo chiều tăng dần [ngầm định]
Kết quả nhận được như sau:
Để có thể ứng dụng tốt Excel vào trong công việc, chúng ta không chỉ nắm vững được các hàm mà còn phải sử dụng tốt cả các công cụ của Excel. Những hàm nâng cao giúp áp dụng tốt vào công việc như SUMIFS, COUNTIFS, SUMPRODUCT, INDEX + MATCH … Những công cụ thường sử dụng là Data validation, Conditional formatting, Pivot table …
Toàn bộ những kiến thức này các bạn đều có thể học được trong khóa học EX101 – Excel từ cơ bản tới chuyên gia của Học Excel Online. Hiện nay hệ thống đang có ưu đãi rất lớn cho bạn khi đăng ký tham gia khóa học. Chi tiết xem tại: HocExcel.Online
=VLOOKUP[Lookup_value, Table_array, Col_index_ num, [Range_lookup]]
Giải thích:
– Lookup_value: Giá trị cần dò tìm. Bạn có thể điền giá trị trực tiếp vào công thức hoặc tham chiếu tới một ô trên bảng tính Excel.
– Table_array: Bảng giới hạn để dò tìm, bạn cần F4 để Fix cố định giá trị cho mục đích copy công thức tự động, nếu bạn sử dụng laptop, có thể bạn sẽ cần bấm phím FN+F4 để cố định tham chiếu cho vùng bảng tính này.
– Col_index_num: Số thứ tự của cột lấy dữ liệu trong bảng cần dò tìm, tính từ trái qua phải.
– Range_lookup: Là giá trị Logic [TRUE=1, FALSE=0] quyết định so sánh, tìm kiếm chính xác hay so sánh, tìm kiếm tương đối với bảng giới hạn.
+ Nếu Range_lookup = 1 [TRUE]: So sánh tương đối.
+ Nếu Range_lookup = 0 [FALSE]: So sánh chính xác.
+ Nếu bỏ qua đối này thì Excel hiểu là Range_lookup = 1 một cách mặc định.
Vậy khi nào thì sử dụng hàm Vlookup và khi nào dùng hàm Hlookup?
Đơn giản thôi, nếu bảng giới hạn dò tìm xếp dọc như ví dụ dưới đây thì ta dùng hàm Vlookup, còn bảng giới hạn dò tìm là ngang thì ta dùng hàm Hlookup, vậy bạn chỉ cần nhớ V – dọc, H – ngang [Trong tiếng Anh, V – viết tắt của từ Vertical, còn H – viết tắt của từ Horizontal]
Ví dụ cách sử dụng hàm Vlookup trong Excel
Cách tính thuế nhập khẩu theo đối tượng
Ví dụ. Bạn hãy tính thuế nhập khấu theo Đối tượng của các mặt hàng dưới đây:
Trong ví dụ trên, tại ô G5 ta gõ công thức: =VLOOKUP[D5,$D$17:$F$20,2,0]*E5
Trong đó:
- Vlookup: là hàm dùng để tìm kiếm ra thuế nhập khẩu tại Bảng quy định thuế.
- D5: Giá trị là đối tượng cần tìm ở đây là các đối tượng từ 1,2,3,4.
- $D$17:$F$20: Bảng giới hạn dò tìm, chính là D17:F20 nhưng được F4 để Fix cố định địa chỉ ô để Copy công thức xuống các ô G6->G12 thì công thức sẽ không bị thay đổi.
- 2: Thứ tự cột giá trị cần lấy, trong trường hợp này chính là cột Thuế nhập khẩu
- 0: Trường hợp này chúng ta lấy giá trị tuyệt đối nên chọn là 0 hoặc False
- E5: Chính là đơn giá sản phẩm để tính ra thuế nhập khẩu.
Với công thức trên, kết quả ta được là:
Copy công thức xuống các ô G6->G12 ta được kết quả như ảnh trên.
Cách dùng hàm VLOOKUP để tìm kiếm gần đúng
Sẽ có bạn hỏi mình, làm thế nào xác định được Range_lookup=1 hay Range_lookup=0?
Theo đúng định nghĩa của Microsoft Office Range_lookup=1 khi chúng ta cần tìm giá trị tương đối nghĩa là gần đúng hay giá trị hợp lý nhất khi không thể tìm thấy một giá trị chính xác.
Ví dụ: Để xếp loại học sinh dựa trên điểm trung bình trong trường hợp dưới đây thì Range_lookup=1, vì để xếp loại theo bảng tham chiếu thì ta bắt buộc phải lấy giá trị tương đối nghĩa là gần đúng, 9.1 gần với 9, 5.3 gần với 5 … hay diễn đạt theo một cách khác, chúng ta có thể đưa ra tiêu chí xếp loại như sau:
- Từ 9: xếp loại giỏi [ lớn hơn hoặc bằng 9, 9