Cách thay the từ trong Excel

Việc tìm kiếm và thay thế trong Word để tìm kiếm các dữ liệu dễ dàng đã không còn gì xa lạ với mọi người, thế nhưng có thể áp dụng việc tìm kiếm và thay thế đó trên Excel được hay không. Hãy cũng mình tìm hiểu nhé.

5 cách tìm kiếm, thay thế trong Excel từ cơ bản đến nâng cao

Bài viết được thực hiện trên laptop hệ điều hành Windows với phiên bản Excel 2013, ngoài ra cũng có thể thực hiện trên các phiên bản Excel 2003, 2007, 2010, 2016 và trên macOS với thao tác tương tự.

I. Lợi ích của việc tìm kiếm và thay thế trong Excel

• Tìm kiếm được dữ liệu nhanh và dễ dàng
• Có thể thay thế hoặc sửa lỗi các dữ liệu đang tìm
• Có thể tìm kiếm được trên nhiều dữ liệu

II. Cách sử dụng tìm kiếm [Find] trong Excel

1. Tìm dữ liệu trong 1 vùng, bảng tính hoặc tập tin làm việc

Bước 1: Tô chọn vùng dữ liệu bạn cần tìm kiếm > Mở hộp thoại Find and Replace bằng cách nhấn Ctrl + F hoặc bạn cũng có thể vào thẻ Home > Editing > Find & Select > Find…

Mở hộp thoại Find and Replace bằng cách nhấn Ctrl + F hoặc bạn cũng có thể vào thẻ Home > Editing > Find & Select > Find…

Bước 3: Trong ô Find what, điền vào ký tự hoặc giá trị bạn muốn tìm kiếm sau đó nhấn chọn Find All hoặc Find Next

Trong ô Find what, điền vào ký tự hoặc giá trị bạn muốn tìm kiếm sau đó nhấn chọn Find All hoặc Find Next

Mẹo: Bạn hãy điền vào đúng chữ đúng định dạng nếu muốn tìm chính xác hơn nhé.

Trong đó:

• Find All: Sẽ mở ra 1 danh sách liệt kê tất cả các lần xuất hiện của giá trị tìm kiếm, bạn có thể điều hướng bằng dấu mũi tên.
• Find Next: Sẽ chọn giá trị tìm kiếm xuất hiện đầu tiên trên bảng tính, khi nhấn chọn Find Next lần thứ 2 sẽ chọn giá trị xuất hiện thứ 2 và cứ như vậy.

2. Các tùy chọn sử dụng để tìm kiếm nâng cao trong Excel

Để tùy chọn cho việc tìm kiếm dữ liệu của bạn sát với những gì cần tìm kiếm hơn thì những lựa chọn sau đây sẽ cực kỳ hữu ích

Để mở được hộp thoại này đầu tiên bạn hãy nhấn vào Options nhé!

Trong đó:

• Within: Tìm kiếm giá trị cụ thể trong bảng tính hiện tại [Sheet] hoặc toàn bộ tập tin [Workbook].
• Search: Tìm kiếm các giá trị từ trái sang phải [By Rows] hoặc từ trên xuống dưới [By Columns].
• Look in: Giúp bạn tìm kiếm được kiểu dữ liệu nhất định Kiểu công thức [Formulas], Giá trị [Values], Bình luận [Comments].
• Match case check: Tìm kiếm chính xác chữ in hoa hoặc chữ thường
• Match entire cell contents: Tìm kiếm các ô chỉ chứa duy nhất những ký tự mà đã điền vào Find What

Lưu ý: Nếu bạn muốn tìm kiếm có điều kiện thì hãy chọn những vùng phía trên trước rồi sau đó nhập những giá trị bạn muốn tìm kiếm nhé!!

Các tùy chọn

3. Tìm kiếm các ô với định dạng cụ thể trong Excel

Lưu ý:Nếu bạn tìm kiếm một sốđịnh dạngkhông có trên bảngtính bạn đang sử dụng thì Excel sẽbáo lỗivà không tìm được giá trị bạn muốn, đểsửa lỗinày bạn chỉ cần vàoFind & Replace> Ở thẻ Find chọnOptions> Nhấn vàomũi tên bên cạnh Format> ChọnClear Find Format >Nhập lại dữ liệu.

Bước 1: Nhấn tổ hợp Ctrl + Fđể mở hộp thoạiFind & Replace > bấmOptions > Format… và chọn lựa kiểu định dạng bạn muốn tìm kiếm trong hộp thoạiFind Format.

Nếu bạn muốn tìm các ô khớp với định dạng của một ô khác trong bảng tính của bạn hay xóa bất kỳ tiêu chí nào trong hộpFind what, hãy nhấp vào mũi tên bên cạnhFormat, chọnChoose Format From Cellvà nhấp vào ô có định dạng mong muốn.

Nhấn tổ hợp Ctrl + Fđể mở hộp thoạiFind & Replace > bấmOptions > Format… và chọn lựa kiểu định dạng bạn muốn tìm kiếm trong hộp thoạiFind Format.

Bước 2: Chọn định dạng mong muốn

Chọn định dạng mong muốn

Bước 3: Ô đã được định dạng

Ô đã được định dạng

4. Tìm kiếm các ô có công thức trong Excel

• Nếu phần Look in phía trên chỉ giúp bạn tìm kiếm được các công thức cho 1 giá trị nhất định thì ở phần Go to Special sẽ tìm được các ô có chứa công thức mà bạn muốn
• Các ô đáp ứng các yêu cầu của bạn được tìm thấy thì sẽ được bôi màu nổi bật
• Các ô đáp ứng yêu cầu của bạn không được tìm thấy thì Excel sẽ hiện 1 thông báo không tìm thấy những ô này.

Bước 1: Chọn vùng dữ liệu bạn muốn tìm kiếm hoặc chọn 1 ô bất kỳ để tìm kiếm được trên toàn bảng tính > Nhấp vàoFind & Select > Chọn Go to Special

Chọn vùng dữ liệu bạn muốn tìm kiếm hoặc chọn 1 ô bất kỳ để tìm kiếm được trên toàn bảng tính > Nhấp vàoFind & Select > Chọn Go to Special

Bước 2: Trong hộp thoại Go to Special > Chọn Formulas > Đánh dấu những lựa chọn tương ứng với kết quả công thức bạn muốn tìm > Nhấn OK.

Trong đó:

• Numbers: Tìm các công thức chứa giá trị số [Kể cả ngày tháng]
• Text: Tìm kiếm các công thức chứa các giá trị văn bản
• Logicals: Tìm các công thức chứa giá trị TRUE và FALSE
• Errors: Tìm các ô với các công thức chứa lỗi như #N/A, #NAM ?, #REF!, #VALUE!, #DIV/0 !, #NULL! và #NUM!.

Trong hộp thoại Go to Special > Chọn Formulas > Đánh dấu những lựa chọn tương ứng với kết quả công thức bạn muốn tìm > Nhấn OK.

Mẹo:

• Bạn có thể sử dụngCtrl + Ađể chọn toàn bộ dữ liệu đã tìm và bấmCtrl + Cđể sao chép sang 1 trang tính khác hoặc cột khác
• Bạn cũng có thể xóa tất cả các ô hoặc hàng đã tìm thấy chỉ trong một lượt thao tác. Nhấp chuột phải vào các ô đã chọn trên trang tính và chọnDeletetừ menu. Hoặc, với các ô đã chọn, hãy nhấp vào mũi tên của nútDeletetrên thẻHome > Cells, sau đó nhấp vàoDelete Cells…để xóa từng ô hoặcDelete Sheet Rowsđể xóa toàn bộ hàng.
• Nếu bạn lỡ tay ấn Delete thì đừng lo nhé, bạn có thể nhấn tổ hợp phím Ctrl + Z để quay lại.

Lưu ý:Chỉ sử dụng cách trên để xóa các dữ liệu trên bảng tính, nếu bạn sử dụngphím Deletetrên bàn phím thì chỉ xóa được các dữ liệu bạn đã tìm kiếm trong hộp thoại Find.

5. Sử dụng ký tự đại diện để tìm kiếm với Excel Find&Replace

Việc sử dụng các ký tự đại diện chẳng hạn như dấu hoa thị và dấu chấm hỏi có thể thay thế chuỗi ký tự, văn bản và thay thế khác trong Excel.

Sử dụngdấu hoa thị[*] để tìm bất kỳchuỗiký tự nào. Ví dụ: đối với từ tìm kiếm “sm*”, ta sẽ tìm thấy “Smile” và “Small”.

Sử dụng dấu hoa thị [*] để tìm bất kỳ chuỗi ký tự nào

Sử dụng dấu hỏi [?] để tìm bất kỳ ký tự đơn lẻ nào. Ví dụ:đối với từ tìm kiếm “gr?y”, ta sẽ tìm thấy “grey” và “gray”.

Sử dụng dấu hỏi [?] để tìm bất kỳ ký tự đơn lẻ nào

III. Cách sử dụng thay thế [Replace] trong Excel

• Việc sử dụng lệnh Thay thế [Replace] trong Excel sẽ thay đổi toàn bộ dữ liệu bạn muốn thay thế trên vùng dữ liệu đã chọn, trang tính, bảng tính.
• Để cho việc thay thế được thực hiện 1 cách thuận lợi không gặp bất cứ lỗi nào bạn hãy Clear tất cả định dạng ở phần Find what trước nhé!!

1. Thay 1 giá trị bằng 1 giá trị khác

Bước 1: Chọn vùng dữ liệu bạn muốn thay thế hoặc chọn ô bất kỳ để thay thế trên toàn bộ bảng tính > Nhấn tổ hợp phímCtrl + Hđể mở thẻReplacehoặc mở thẻHome>EditingchọnFind & Select> ChọnReplace.

Chọn vùng dữ liệu bạn muốn thay thế hoặc chọn ô bất kỳ để thay thế trên toàn bộ bảng tính > Nhấn tổ hợp phímCtrl + Hđể mở thẻReplacehoặc mở thẻHome>EditingchọnFind & Select> ChọnReplace.

Bước 3: Trong hộp thoại Find What, gõ giá trị tìm kiếm, trong ô Replace with, gõ giá trị thay thế > Nhấp vàoReplaceđể thay thế từng kết quả một hoặcReplace Allđể thay đổi tất cả kết quả tìm kiếm.

Mẹo:

• Nếu bạn nhận được kết quả khác với những gì bạn muốn thì bạn có thể nhấn tổ hợp phím Ctrl + Z để làm lại nhé
• Ngoài ra bạn cũng có thể sử dụng các tính năng như ở phần Find phía trên cho phần Replace nhé

Trong hộp thoại Find What, gõ giá trị tìm kiếm, trong ô Replace with, gõ giá trị thay thế > Nhấp vào Replace hoặc Replace All

2. Thay thế văn bản hoặc số với khoảng trắng

Để thay thế tất cả kết quả tìm kiếm với khoảng trắng thì bạn chỉ cần gõ giá trị cần tìm kiếm vào hộp Find what > để trống hộp Replace with > nhấn chọn Replace All

Gõ giá trị cần tìm kiếm vào hộp Find what > để trống hộp Replace with > nhấn chọn Replace All

3. Tìm và thay thế một ngắt dòng trong Excel

Để thay thế dấu ngắt dòng bằng bất cứ dấu tách nào bạn muốn thì hãy nhập ký tự ngắt dòng trong phần Find what bằng tổ hợp phím Ctrl + J. Phím tắt này là mã kiểm soát ASCII cho ký tự 10 [ ngắt dòng hoặc dòng cấp dữ liệu]

Sau khi xuất hiện dấu chấm nhấp nháy nhỏ thì gõ ký tự thay thế vào hộp Replace with.

Ví dụ: nhập ký tự “ “ [khoảng trắng] và nhấn vào Replace All.

Mẹo: Nếu bạn muốn thay thế bất cứ ký tự nào bằng ký tự ngắt dòng thì hãy làm ngược lại nhé!!

Thay thế bằng dấu ngắt dòng

4. Cách thay đổi định dạng của dữ liệu trên 1 cột hoặc trên bảng tính trong Excel

Lưu ý: Phương pháp này chỉ thay đổi các định dạng theo cách thủ công, nó sẽ không dùng được với các ô định dạng có điều kiện.

Bước 1: Mở thẻ Replace của hộp thoại Options > Nhấp vào mũi tên của nút Format bên cạnh hộp Find what > Chọn Clear Find Format [Nếu ô bạn tìm không có định dạng] hoặc Choose Format From Cell [Nếu ô của bạn tìm có định dạng].

Mở thẻ Replace của hộp thoại Options > Nhấp vào mũi tên của nút Format bên cạnh hộp Find what > Chọn Clear Find Format hoặc Choose Format From Cell.

Bước 2: Bên cạnh hộp Replace with > Nhấn vào nút Format và chọn những định dạng mới bằng cách sử dụng hộp thoại Replace Format hoặc bạn cũng có thể làm như Bước 1 để thay đổi theo những định dạng từ những ô có sẵn.

Bên cạnh hộp Replace with > Nhấn vào nút Format

Bước 3: Chọn những định dạng mới bằng cách sử dụng hộp thoại Replace Format hoặc bạn cũng có thể làm như Bước 1 để thay đổi theo những định dạng từ những ô có sẵn > Nhấn vào nút OK.

Chọn những định dạng mới bằng cách sử dụng hộp thoại Replace Format hoặc bạn cũng có thể làm như Bước 1 để thay đổi theo những định dạng từ những ô có sẵn > Nhấn vào nút Repalce All.

Bước 4: Sau khi chọn Replace hoặc Replace All thì Excel sẽ hiện thông báo thay đổi bao nhiêu ô.

Sau khi chọn Replace hoặc Replace All thì Excel sẽ hiện thông báo thay đổi bao nhiêu ô.

Bước 5: Kết quả có được sau khi thực hiện.

Kết quả có được sau khi thực hiện.

5. Cách tìm kiếm và thay thế bằng kí tự đại diện trong Excel

Nếu bạn cần tìm dấu hoa thị hoặc dấu chấm hỏi trong trang tính, gõ ký tự “~” trước chúng.

Ví dụ: Để tìm và thay thế các ô chứa dữ liệu và dấu chấm hỏi, bạn sẽ gõ ~ ? vào hộp Find what. Để thế các dấu ? đó bằng dấu * thì chúng ta sẽ điền dấu * vào ô Replace with.

Tìm và thay thế kí tự đại diện

6. Sử dụng phím tắt để tìm kiếm

Đây là một vài phím tắt có thể giúp bạn thao tác nhanh hơn để thực hiện các lệnh trên:

• Ctrl + F: phím tắt Findphím tắt mở thẻFindtrongFind & Replace
• Ctrl + H: phím tắt Replacemở thẻReplacetrongFind & Replace
• Ctrl + Shift + F4: kết quả tìm kiếm xuất hiện trước đó
• Shift + F4: kết quả tìm kiếm tiếp theo
• Ctrl + J: tìm hoặc thay thế một ngắt dòng

Xem thêm:

• Cách cố định và bỏ cố định dòng trong Excel có ví dụ chi tiết
• 3 cách filter, lọc dữ liệu trên Excel đơn giản, dễ làm, chi tiết
• Cách tìm kiếm và thay thế từ, cụm từ trong Word nhanh, đơn giản

Đó là những cách để tìm kiếm trong Excel cực đơn giản và hiệu quả, bạn hãy tham khảo và làm theo nhé. Nếu có thắc mắc gì bạn hãy để lại bình luận bên dưới, còn nếu thấy hay thì hãy chia sẻ cho mọi người cùng xem nhé. Chúc bạn thành công!!!

Mô tả

Hàm REPLACE thay thế một phần của chuỗi văn bản, dựa vào số ký tự do bạn chỉ định, bằng một chuỗi văn bản khác.

Hàm REPLACEB thay thế một phần của chuỗi văn bản, dựa vào số byte do bạn chỉ định, bằng một chuỗi văn bản khác.

Quan trọng:

• Các hàm này có thể không khả dụng ở mọi ngôn ngữ.

• Hàm REPLACE nhằm để dùng trong các ngôn ngữ sử dụng bộ ký tự byte đơn [SBCS], còn hàm REPLACEB nhằm để dùng với những ngôn ngữ sử dụng bộ ký tự byte kép [DBCS]. Thiết đặt ngôn ngữ mặc định trong máy tính của bạn sẽ ảnh hưởng tới giá trị trả về theo cách như sau:

• Hàm REPLACE luôn luôn đếm mỗi ký tự là 1, cho dù đó là byte đơn hay byte kép, bất kể thiết đặt ngôn ngữ mặc định là gì.

• Hàm REPLACEB đếm mỗi ký tự byte kép là 2 khi bạn đã cho phép soạn thảo một ngôn ngữ hỗ trợ DBCS, sau đó đặt nó làm ngôn ngữ mặc định. Nếu không, hàm REPLACEB đếm mỗi ký tự là 1.

Các ngôn ngữ hỗ trợ DBCS bao gồm Tiếng Nhật, Tiếng Trung Quốc [Giản thể], Tiếng Trung Quốc [Phồn thể] và Tiếng Hàn Quốc.