When we're smart with our time, we spend less of it doing useless things, like scrolling mindlessly through our inboxes. Our proposed solution: an inline response, but not simply inline replying in general.
"Trả lời nội tuyến" nghĩa là gì khi nó thực sự được thực hiện đúng? Trả lời nội tuyến là thực hành trả lời tin nhắn trong phần chính của email, thay vì viết email của riêng bạn từ đầu.
Trả lời nội tuyến đã là một điều bình thường mà hầu hết chúng ta đã làm theo thời gian thực tế, chúng ta sẽ lập luận rằng đó là thứ nên được sử dụng thường xuyên hơn nhiều. Chúng tôi đã có một vài quy tắc mà bạn có thể ghi nhớ để duy trì các luồng email nội tuyến luôn được sắp xếp và dễ theo dõi.
Email nội tuyến: có nghĩa là, chúng tôi đang trả lời email sai mỗi ngày
Sự đối lập với sự trả lời nội tuyến là một thứ gọi là "bài đăng hàng đầu" -Đây là nơi bạn nhấn trả lời email và chỉ cần bắt đầu nhập vào đầu hộp văn bản.
Đây là cách phần lớn các thông điệp email ngày nay được sáng tác. Trừ khi bạn chỉ xử lý với các cuộc hội thoại email cực kỳ đơn giản, bài đăng hàng đầu có thể gây ra tất cả các loại vấn đề.
Trước hết, khi đăng bài hàng đầu, hãy tham khảo lại email gốc trở thành một rắc rối lớn. Cuối cùng, bạn đã quét qua email sau khi email để tìm những gì bạn đang tìm kiếm. Sau đó, bạn phải cuộn lại vào email gốc, bạn đang soạn thảo để diễn giải những gì bạn vừa tìm thấy, ngoài bối cảnh và thường thiếu điểm nổi bật.
Đôi khi, một người nhận có thể trả lời email của bạn trong một email hoàn toàn mới. Cuộc trò chuyện của bạn đang diễn ra trong hai hoặc nhiều luồng riêng biệt và tất cả có thể tránh được với phản hồi email nội tuyến.
Nếu bạn là một phần của cuộc trò chuyện nhóm, mọi thứ có thể trở nên may mắn hơn. Theo dõi ai trả lời những gì, khi nào, và hơn thế nữa trở thành một kỳ tích gần như không thể.
Liên quan: Cách gửi email
Trả lời nội tuyến là giải pháp
Thay vì đăng bài hàng đầu, chúng ta nên trả lời nội tuyến, đó là từ trong phần thân của thông điệp email gốc.
Trong Outlook và Apple Mail, bạn có thể thấy tin nhắn gốc ngay khi bạn đánh trả lời. Trong Gmail, chỉ cần nhấn ba dấu chấm ở dưới cùng của màn hình Soạn để hiển thị toàn bộ cuộc hội thoại. Để xóa dòng trích dẫn dọc khỏi câu trả lời của bạn trong Gmail, hãy tô sáng toàn bộ email và nhấp vào nút ít hơn .
Trả lời nội tuyến có nghĩa là bạn sẽ không bao giờ cần phải cuộn qua tin nhắn sau tin nhắn một lần nữa. Email gốc được bao gồm và có thể tìm kiếm, ngay bên cạnh thông điệp gần đây nhất bạn đã nhận được trong cuộc trò chuyện đó.
Ngoài ra, bạn sẽ không phải lãng phí thời gian diễn giải các tin nhắn của người khác hoặc sao chép các đoạn email của email chỉ để đặt câu trả lời nội tuyến của riêng bạn vào bối cảnh. Với câu trả lời nội tuyến, mọi thứ đều có để mọi người tham khảo bất cứ lúc nào.
Cách trả lời email bằng cách sử dụng Inline Trả lời đúng cách
Khi hầu hết mọi người trả lời nội tuyến, họ chỉ cần viết các câu trả lời nội tuyến của họ cùng với văn bản mà họ muốn trả lời, gọi văn bản này được in đậm hoặc đỏ.
Điều này là xa lý tưởng. Nếu ai đó mở email bằng văn bản thuần túy, họ sẽ không thể thấy định dạng này. Và, ngay khi bạn mời một vài người khác vào chủ đề, mọi thứ có thể trở nên lộn xộn nhanh chóng.
Dưới đây là một vài mẹo và thủ thuật email nội tuyến có thể giúp tiếp tục nhầm lẫn ở mức tối thiểu.
1. Đừng dựa vào định dạng
Như đã đề cập trước đây, một người nhận có thể không phải lúc nào cũng có thể thấy định dạng mà bạn bao gồm trong một email [ví dụ: chúng có thể thích văn bản đơn giản trên cùng]. Nếu ai đó bị mù màu, họ có thể thấy khó làm theo chủ đề có chứa nhiều màu sắc.
Sử dụng định dạng để trả lời dễ dàng hơn để tìm khi quét email, nhưng không phải là phương tiện tự nhận dạng duy nhất của bạn. Điểm tiếp theo này là một cách tiếp cận đáng tin cậy hơn nhiều.
2. Lời nói đầu trả lời với tên của bạn
Thay vì dựa vào định dạng, vào thói quen về việc hoàn tất tất cả các câu trả lời của bạn với tên của bạn và, nếu bạn cần được tổ chức đặc biệt, ngày. Yêu cầu tất cả người nhận làm như vậy.
Hiện tại, trong Gmail hoặc trong ứng dụng Web Outlook, bạn không có lựa chọn nào khác ngoài việc nhập tên của bạn theo cách thủ công. Tuy nhiên, nếu bạn sử dụng Outlook Desktop, có một tính năng sẽ tự động đưa lời trả lời của bạn với tên của bạn.
Để thực hiện việc này, hãy truy cập Tệp > Tùy chọn > Mail . Sau đó, hãy truy cập Trả lời & Chuyển tiếp , Kiểm tra Lời nói đầu với Các hộp và nhập tên của bạn vào. Khi bạn trả lời trong phần thân của một email, tên của bạn sẽ tự động xuất hiện trong ngoặc. File > Options > Mail. Then, go to Replies & Forward, check the Preface comments with the box, and type your name in. When you reply in the body of an email, your name will appear in brackets automatically.
Liên quan: Tiết kiệm thời gian và công sức với các mẹo email chuyên nghiệp này
3. Sử dụng ngắt dòng, xin vui lòng
Bất cứ khi nào bạn để lại một câu trả lời nội tuyến, nó sẽ nằm trên một dòng mới, thay vì chèn giữa câu hoặc ở cuối đoạn văn.
Điều này giúp người khác trả lời bình luận của bạn dễ dàng hơn và quét cuộc trò chuyện.
4. Trả lời đa cấp thụt lề
Khi nhiều điểm đang được giải quyết trong một email, bạn sẽ có nhiều luồng xảy ra trong một tin nhắn.
Để giữ các tổ chức này, bạn nên thụt trả lời ren để rõ ràng là những bình luận liên quan đến từng điểm. Cá nhân tôi tìm thấy bằng cách sử dụng dấu ngoặc góc [ >] to be the most intuitive character to choose, as bullet points may not always show up in plain-text emails.
5. Lần cuối: Sử dụng một công cụ khác
Trả lời nội tuyến là cách tốt nhất để giữ các dự án tiến về phía trước.Nó cũng giúp mọi người tiếp tục trên cùng một trang mà không lãng phí thời gian để vượt qua lịch sử của cuộc trò chuyện.Tuy nhiên, một số tìm thấy giải pháp này trở nên quá phức tạp, không cần thiết, và khó làm theo.
Các công cụ truyền thông như chùng, Yammer và hỗn loạn có thể giúp nhóm của bạn giảm bớt nỗi đau của giao tiếp điện tử.Cả ba tạo một giải pháp thay thế hoặc bổ sung email tuyệt vời nếu phi hành đoàn của bạn đang vật lộn.
Liên quan: Mẹo email để viết một dòng chủ đề mạnh mẽ
Thông báo
Các quy tắc trả lời nội tuyến đơn giản này đều tạo ra một giao dịch mượt mà hơn nhiều mỗi khi bạn và một đồng nghiệp có rất nhiều thứ để thảo luận qua email.
Ai biết?Bạn có thể cuối cùng là người chuyển đổi họ theo cách làm việc này.Thực sự không có nhược điểm;Sự khác biệt trở nên rõ ràng trong thời gian không có.