Công nghệ thông tin giúp chủ doanh nghiệp quản lý được gì

Nền CNTT ngày càng phát triển đã tạo ra hàng loạt sản phẩm CNTT phục vụ nhu cầu của từng doanh nghiệp.Tuy nhiên, không phải tất cả các doanh nghiệp đều có thể áp dụng CNTT vào quản lý doanh nghiệp một cách có hiệu quả. Vậy làm thế nào để các doanh nghiệp có thể áp dụng CNTT cho doanh nghiệp của mình?

Muôn màu sản phẩm CNTT và “muôn mặt” giá cả của sản phẩm CNTT trên thị trường, nhưng vấn đề ở đây không phải là giá cả, mà điều tiên quyết để doanh nghiệp chọn các gói giải pháp CNTT là sự đầu tư hợp lý. 

Cụ thể là các doanh nghiệp Việt Nam hiện phải biết “liệu cơm gắp mắm”, sử dụng các gói CNTT nào vừa túi tiền lại phát huy được hiệu quả trong điều kiện thực tiễn của mình.

Xác định rõ thực trạng và nhu cầu về CNTT của doanh nghiệp để đầu tư đúng mức gần như là một nguyên tắc cơ bản mà doanh nghiệp cần phải “thuộc bài”.

Đầu tư hợp lý

Trên thực tế, tùy vào quy mô hoạt động và độ chuyên nghiệp trong hệ thống quản lý, CNTT có thể được áp dụng tại doanh nghiệp từ mức cơ bản [công cụ tác nghiệp, kết nối liên lạc, quảng bá, tiếp thị…] đến chuyên môn hóa cao [sản xuất, cung ứng, kế hoạch, kiểm soát, đo lường, cải tiến, huấn luyện…].

Vì thế, trước khi quyết định đầu tư xây dựng hệ thống CNTT, doanh nghiệp cần nhìn thấy những lợi ích thực tiễn qua việc ứng dụng CNTT vào công tác quản lý, tùy vào nhu cầu ở các cấp độ khác nhau của doanh nghiệp như:

1. Lập trang web để quảng bá hình ảnh, thương hiệu.

2. Áp dụng hệ thống CNTT để tăng khả năng quản lý, hợp tác với đối tác.

3. Tạo lợi thế cạnh tranh [một trang web chuyên nghiệp có thể xóa đi ranh giới về tiềm lực tài chính, tuổi đời… của doanh nghiệp nhỏ].

Các giai đoạn nên đầu tư CNTT trong quản lý doanh nghiệp

Dưới đây là bốn giai đoạn đầu tư CNTT trong doanh nghiệp, có thể tham khảo"

1. Xây dựng cơ sở hạ tầng - Trang bị máy tính.- Thiết lập mạng nội bộ [LAN].- Kết nối Internet và viễn thông.- Hệ thống an ninh cơ bản [tường lửa, phần mềm chống virus].- Công cụ tác nghiệp căn bản [các phần mềm hệ thống, văn phòng, kế toán…].

2. Nâng cao hiệu quả hoạt động - Trang web, e-mail, diễn đàn điện tử, blog…- Soạn thảo trực tuyến.- Họp trực tuyến.- Làm việc từ xa qua mạng riêng ảo.

3. Tạo lợi thế cạnh tranh bền vững - Các phần mềm quản lý nhân sự, tài liệu, dự án, quan hệ khách hàng…- Cổng thông tin nội bộ.

4. Biến đổi và phát triển doanh nghiệp - Hoạch định tài nguyên doanh nghiệp.- Quản lý chuỗi cung ứng.- Quản lý quy trình kinh doanh.

Bốn giai đoạn này nên tạo thành một vòng khép kín, tức là sau khi hoàn tất bốn bước đầu tư CNTT, doanh nghiệp cần quay lại bước ban đầu để tiếp tục đầu tư nâng cấp, nhằm tránh tụt hậu trước sự biến đổi của CNTT trên thế giới.

Đối với các doanh nghiệp nhỏ và vừa ở Việt Nam, để tránh những lãng phí không cần thiết cho việc đầu tư CNTT thì nên thực hiện bốn bước sau:

1. Nghĩ lớn [doanh nghiệp cần nghĩ đến tương lai phát triển của mình]. 

2. Bắt đầu nhỏ [chỉ cần đầu tư trước mắt những công nghệ vừa sức mình].

3. Sử dụng ngay [để có thể hiệu chỉnh theo nhu cầu].

4. Tăng dần đều [đầu tư lâu dài, mang tính chiến lược nên phải liên tục nâng cấp].

Lựa chọn công nghệ và nhà cung cấp uy tín là một nguyên tắc nữa mà doanh nghiệp không thể không tuân thủ. Trong hàng loạt sản phẩm CNTT của các nhà cung cấp khác nhau, nếu không có kiến thức và đủ tỉnh táo, doanh nghiệp có thể không chọn đúng giải pháp CNTT mà mình cần.

Chẳng hạn sử dụng phần mềm gì, giá cả ra sao, khả năng phần mềm tương thích với phần cứng hay không…

Theo các chuyên gia CNTT thì tốt nhất doanh nghiệp có thể chọn nhà cung cấp phần cứng đáng tin còn phần mềm phải là nhà cung cấp thay đổi được phần mềm theo yêu cầu để phù hợp cho doanh nghiệp của mình.

Như vậy, việc nâng cấp, phát triển CNTT của doanh nghiệp trong tương lai dễ dàng hơn và các chi phí bỏ ra cũng sẽ được sử dụng hiệu quả. Với nhiều sản phẩm CNTT như phần mềm dùng thử, phầm mềm miễn phí, phần mềm thương mại với nhiều giá cả khác biệt, vì thế bắt buộc doanh nghiệp phải hiểu chính mình muốn gì từ hệ thống CNTT, từ đó mới có thể quyết định việc dùng phần mềm mã nguồn mở, phần mềm miễn phí, phần mềm giá rẻ hay phần mềm cao cấp…

Để có thể hội nhập một cách có hiệu quả vào nền kinh tế thế giới, các doanh nghiệp Việt nam [hầu hết đều có quy mô nhỏ và vừa] cần cấu trúc lại doanh nghiệp sao cho phù hợp và thích nghi được với những thay đổi đang diễn ra rất nhanh chóng trong môi trường kinh doanh toàn cầu. Cuộc cách mạng về khoa học – công nghệ thông tin đã làm thay đổi căn bản cách nhìn của các nhà quản trị và thúc đẩy công nghệ quản trị phát triển mạnh mẽ.

“Công nghệ thông tin [CNTT] là tập hợp các phương pháp khoa học, các phươngtiện và công cụ kỹ thuật hiện đại - chủ yếu là kỹ thuật máy tính và viễn thông- nhằmtổ chức, khai thác và sử dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên thông tin rất phongphú và tiềm tàng trong mọi lĩnh vực hoạt động của con người và xã hội”.Khái niệm về CNTT ở trên khá bao quát. Phương tiện và công cụ kỹ thuậthiện đại ở đây chính là máy tính, phần mềm máy tính và mạng truyền thông…Từkhái niệm trên có thể hiểu CNTT là bao gồm tất cả các ngành khoa học, công nghệliên quan đến thông tin và các quá trình xử lý thông tin.Ngày 29 tháng 6 năm 2006, Quốc hội đã thông qua Luật Công nghệ thôngtin nhằm tạo hành lang pháp lý cơ bản để điều chỉnh các hoạt động ứng dụng vàphát triển CNTT. Theo qui định tại điều 4 của Luật Công nghệ thông tin năm2006: “Công nghệ thông tin là tập hợp các phương pháp khoa học, công nghệ vàcông cụ kỹ thuật hiện đại để sản xuất, truyền đưa, thu thập, xử lý lưu trữ và traođổi thông tin số”. Trong đó, thông tin số là thông tin được tạo lập bằng phươngpháp dùng tín hiệu số.Từ hai khái niệm trên về CNTT, CNTT được hiểu là một hệ thống cácphương pháp khoa học, công nghệ, phương tiện, công cụ chủ yếu là máy tính, mạngtruyền thông và các kho dữ liệu nhằm tổ chức, lưu trữ, truyền dẫn và khai thác, sửdụng có hiệu quả các nguồn thông tin trong mọi lĩnh vực hoạt động kinh tế, vănhóa, xã hội, v.v... của con người.Trong thời đại bùng nổ thông tin, thông tin nhiều tới mức vượt ra ngoài khảnăng xử lý của con người nếu chỉ dùng phương pháp thủ công và các công cụ tínhtoán thô sơ. Sự ra đời của máy tính điện tử đã giúp việc xử lý thông tin một cáchđầy đủ, chính xác, nhanh chóng, kịp thời và mở ra kỷ nguyên mới: kỷ nguyên conngười sáng tạo ra các công cụ tự động thay thế cho hoạt động trí óc của bản thânmình. Là một tiến bộ khoa học công nghệ mũi nhọn của thời đại, CNTT được ứngdụng rộng rãi trên hầu hết các lĩnh vực của xã hội như: nghiên cứu khoa học kỹ27thuật, văn hóa thông tin, điều khiển tự động, điều tra cơ bản, dự báo thời tiết và nhấtlà trong công tác quản lý: quản lý sản xuất, quản lý kinh tế và xã hội.1.2. Vai trò của công nghệ thông tin với doanh nghiệpỨng dụng CNTT trong doanh nghiệp là việc sử dụng CNTT vào các hoạtđộng sản xuất, kinh doanh nhằm nâng cao năng suất, chất lượng, hiệu quả của cáchoạt động này. Nói đến vai trò của ứng dụng công nghệ thông tin trong doanhnghiệp chính là đề cập đến những khả năng tạo ra sự thay đổi trong quá trình sảnxuất, kinh doanh nhằm đáp ứng mục tiêu, chiến lược kinh doanh thông qua ứngdụng công nghệ thông tin. Khoa học - công nghệ, đặc biệt là CNTT đã làm thay đổicơ bản phương thức sản xuất và phương thức quản lý, điều hành doanh nghiệp baogồm từ việc tổ chức sản xuất đến huy động mọi nguồn lực của doanh nghiệp. Vaitrò của CNTT với doanh nghiệp thể hiện ở những điểm cơ bản sau:Thứ nhất, việc tổ chức sản xuất đã được hỗ trợ một cách đắc lực bởi côngnghệ thông tin và truyền thông như hệ thống quản lý dữ liệu trên mạng nội bộ, thưđiện tử,v.v... Với các công cụ này, các nhà quản lý doanh nghiệp có thể giám sátđược hoạt động sản xuất và kinh doanh không chỉ của một văn phòng, xưởng máy,nhà máy mà còn của cả các chi nhánh của công ty trên quy mô một quốc gia hoặctoàn cầu, gần như tức thì, để có những quyết sách kịp thời. Nhà quản lý có thể bỏđược nhiều khâu trung gian trong điều hành sản xuất, mà vẫn mở rộng được quy môsản xuất.Thứ hai, CNTT là công cụ đắc lực để huy động mọi nguồn lực sản xuất mộtcách hiệu quả nhất. CNTT, với hệ thống Internet, thư điện tử, fax, v.v... là nhữngcông cụ lý tưởng để truyền đạt ý tưởng, tri thức và kinh nghiệm v.v... nhanh và rộngkhắp. Cách mạng công nghệ trong lĩnh vực truyền thông đã xóa đi những rào cản vềkhông gian và thời gian. Với CNTT, việc quản lý các luồng vốn cũng trở nên hiệuquả hơn. Các khoản vốn lớn được lưu động và chu chuyển từ quốc gia này sangquốc gia khác với sự trợ giúp của thị trường chứng khoán toàn cầu và các ngân hàngđiện tử là yếu tố mạnh mẽ thúc đẩy đầu tư. Thêm vào đó, việc ứng dụng các phầnmềm chuyên dụng giúp cho doanh nghiệp quản lý những thông tin về nhân lực, tàichính, máy móc, thiết bị và đầu tư cơ bản, v.v... hiệu quả hơn. CNTT giúp doanh28nghiệp theo dõi thường xuyên sự thay đổi của các nguồn lực sản xuất, đưa ra nhữngphân tích chính xác và nhanh chóng giúp cho các nhà quản lý có kế hoạch kinhdoanh kịp thời và hạn chế rủi ro.Việc ứng dụng CNTT như một đầu vào của sản xuất và công cụ huy độngnguồn lực đã làm tăng vượt bậc năng suất lao động. Hàm lượng tri thức trong sảnphẩm ngày càng tăng so với hàm lượng vốn, lao động, nguyên vật liệu.Thứ ba, cùng với sự phát triển nhanh chóng của CNTT và truyền thông làmxuất hiện phương thức kinh doanh mới là TMĐT. TMĐT bùng nổ đã mở ra mộtphương thức giao dịch và thanh toán chưa từng có và trở thành công cụ đắc lực đẩymạnh thương mại quốc tế. Phát triển TMĐT tạo ra những lợi thế rõ rệt về giá dogiảm được chi phí lưu kho, cửa hàng hoặc trung gian với những dịch vụ hướng tớikhách hàng tốt hơn. Phát triển TMĐT giúp các doanh nghiệp thực hiện kinh doanh24/24 giờ và tìm kiếm được khách hàng trên khắp thế giới.Như vậy, CNTT có vai trò đặc biệt quan trọng với doanh nghiệp. Ứng dụngCNTT giúp doanh nghiệp hiện đại hóa sản xuất kinh doanh, tiết kiệm chi phí vànâng cao năng suất lao động. Điều này tất nhiên sẽ tác động mạnh, hiệu quả đếnnăng lực cạnh tranh của doanh nghiệp.2. Mối quan hệ giữa năng lực cạnh tranh và ứng dụng công nghệ thông tin ởcác doanh nghiệp vừa và nhỏTrong suốt hơn 40 năm qua, mục đích sử dụng công nghệ thông tin trong hệthống sản xuất các sản phẩm và dịch vụ tại các DNVVN đã có nhiều sự thay đổi lớnlao. Với công nghệ thông tin, các tính toán truyền thống được thực hiện nhanh, tincậy và chính xác hơn nhiều. Các máy móc tương đối rẻ hơn sẽ thay thế cho laođộng của con người. Đến nay, CNTT đã xâm nhập hết sức sâu rộng vào hoạt độngkinh doanh, không chỉ là việc tự động hóa sản xuất và sản xuất linh hoạt, sự pháttriển của hệ thống thông tin quản trị trở thành hệ thống hỗ trợ quyết định đem đếnngày càng nhiều lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp. Một cách khái quát, lợi thếcạnh tranh này có thể có được theo ba cách:29Phát triển sản phẩm: đưa ra các sản phẩm hay dịch vụ mới trên thị trường.Các công nghệ chẳng hạn tự động hóa sản xuất dẫn đến cải tiến về gói sản phẩmhay dịch vụ.Phát triển thị trường: nghĩa là vươn tới thị trường mới với các sản phẩm haydịch vụ hiện tại. Với việc sử dụng các ứng dụng như marketing điện tử, TMĐT cóthể vươn tới các thị trường mới thông qua các kênh phân phối mới. Với TMĐT,doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể giới thiệu sản phẩm của mình tới khách hàng trênkhắp thế giới với chi phi thấp nhất.Đa dạng hóa: đưa ra các sản phẩm hay dịch vụ mới trên các thị trường mới.Thông qua việc ứng dụng CNTT và thêm vào cho các sản phẩm hay dịch vụ hiện cómột dịch vụ mới có thể tạo ra cho các khách hàng hiện tại. Dịch vụ này cũng có thểtạo ra hấp dẫn để doanh nghiệp có thể thâm nhập vào thị trường hoàn toàn mới.Để hiểu được sự tác động của CNTT đến năng lực cạnh tranh của DNVVNcần hiểu được nội hàm của khái niệm kinh doanh. Hoạt động kinh doanh được nóiđến ở trên bao gồm một số hoặc tất cả các công đoạn của quá trình đầu tư, từ sảnxuất đến tiêu thụ sản phẩm hoặc cung ứng dịch vụ trên thị trường nhằm mục đíchsinh lời. Nó bao gồm các hoạt động từ mua bán, tổ chức sản xuất đến tổ chức lưuthông, phân phối, từ đó hình thành nên một mạng lưới trong hệ thống phân phối vớicác doanh nghiệp lớn, doanh nghiệp vừa và nhỏ, các ngành công nghiệp phụtrợ,v.v… trong nền kinh tế. Ứng dụng CNTT vào hoạt động kinh doanh tức là sửdụng CNTT vào các hoạt động ở trên, từ sản xuất đến lưu thông, phân phối sảnphẩm nhằm mục đích cuối cùng là thu được lợi nhuận. Ứng dụng CNTT nhằm giảmchi phí, nâng cao năng suất, tăng cường khả năng quản lý rủi ro trong kinh doanh vànâng cao tính kịp thời, chính xác đối với công tác điều hành quản lý doanh nghiệp.Ứng dụng CNTT giúp DNVVN tiến hành kinh doanh hiệu quả, đồng thời nó cũngđược coi như một công nghệ - một yếu tố đầu vào của quá trình sản xuất. Nắm bắtđược công nghệ này, DNVVN sẽ có được lợi thế cạnh tranh so với các đối thủ.Trong hoạt động kinh doanh, muốn thu được lợi nhuận, DNVVN phải có vốnđầu tư và phải tính toán xem việc đầu tư như thế nào cho hiệu quả. Tuy nhiên, mộtkhó khăn không nhỏ mà DNVVN gặp phải là vấn đề tài chính, đây cũng chính là30