Sau khi "rút ruột và thay thế" Dự luật 208 của Thượng viện Illinois vào đầu phiên họp lập pháp năm 2023, Đạo luật Nghỉ phép có lương cho tất cả người lao động đã được cả hai viện của cơ quan lập pháp thông qua vào ngày 1 tháng 1. 10. Luật pháp đã được gửi đến thống đốc, người nói rằng ông đang mong được ký nó
Sau khi ký, bắt đầu từ tháng 1. Kể từ ngày 1 tháng 1 năm 2024, luật sẽ yêu cầu gần như tất cả các chủ lao động được bảo hiểm ở Illinois cung cấp cho nhân viên được bảo hiểm tối đa 40 giờ nghỉ phép có lương mỗi năm để sử dụng cho bất kỳ mục đích nào. Điều này sẽ khiến Illinois trở thành tiểu bang thứ ba có thời gian nghỉ phép bắt buộc có lương, sau Nevada và Maine
Luật áp dụng cho tất cả các chủ lao động ở Illinois, bao gồm cả chính quyền tiểu bang và địa phương. Tuy nhiên, nó không bao gồm các khu học chánh được tổ chức theo Bộ luật Trường học hoặc các khu công viên được tổ chức theo Bộ luật Quận công viên
Pháp luật bao gồm tất cả nhân viên, với các ngoại lệ sau
- Nhân viên được bảo hiểm theo Đạo luật Bảo hiểm Thất nghiệp Đường sắt liên bang hoặc Đạo luật Lao động Đường sắt
- Sinh viên-nhân viên cao đẳng hoặc đại học tạm thời
- Một số nhân viên ngắn hạn của một tổ chức giáo dục đại học
- Nhân viên làm việc trong ngành xây dựng được bảo vệ bởi thỏa thuận thương lượng tập thể có thiện ý [CBA]
- Nhân viên được bảo vệ bởi CBA trung thực với chủ lao động cung cấp dịch vụ giao, nhận và vận chuyển bưu kiện, tài liệu và vận chuyển hàng hóa trong nước và quốc tế
Nó không áp dụng cho nhân viên được bảo vệ bởi CBA hợp lệ có hiệu lực vào tháng 1. 1, 2024. Sau ngày đó, các yêu cầu của pháp luật có thể được miễn trừ trong một CBA trung thực nếu việc miễn trừ được quy định rõ ràng trong thỏa thuận với các điều khoản rõ ràng và rõ ràng
Tích lũy, chuyển sang và tải trước
Vào tháng Giêng. kể từ ngày 1 tháng 1 năm 2024 hoặc khi bắt đầu làm việc, nhân viên được bảo hiểm sẽ tích lũy một giờ nghỉ phép có lương cho mỗi 40 giờ làm việc. Nhân viên được miễn thuế được coi là làm việc 40 giờ mỗi tuần làm việc trừ khi tuần làm việc thông thường của họ ít hơn 40 giờ, trong trường hợp đó, ngày nghỉ có lương được cộng dồn dựa trên tuần làm việc thông thường đó
Nhân viên có thể tích lũy tới 40 giờ trong khoảng thời gian 12 tháng. Khoảng thời gian 12 tháng có thể là bất kỳ khoảng thời gian 12 tháng nào được người sử dụng lao động chỉ định bằng văn bản tại thời điểm thuê. Nhân viên có thể kéo dài tối đa 40 giờ nghỉ phép có lương từ khoảng thời gian 12 tháng này sang khoảng thời gian 12 tháng tiếp theo
Thay cho thời gian tích lũy, người sử dụng lao động có thể chọn cấp [hoặc "dốc trước"] 40 giờ nghỉ phép có lương vào ngày đầu tiên của giai đoạn 12 tháng. Nếu toàn bộ 40 giờ được tải trước, thì không cần chuyển từ năm này sang năm khác và bất kỳ ngày nghỉ không sử dụng nào sẽ bị hủy bỏ vào cuối khoảng thời gian 12 tháng
Nhân viên không thể sử dụng ngày nghỉ có lương cho đến khi họ hoàn thành 90 ngày làm việc theo lịch hoặc ngày 31 tháng 3 năm 2024, tùy theo ngày nào đến sau
Người sử dụng lao động có thể yêu cầu thông báo trước tối đa bảy ngày về nhu cầu nghỉ phép có lương có thể thấy trước. Nếu nghỉ phép là không thể đoán trước, nhân viên chỉ cần thông báo càng sớm càng tốt. Người sử dụng lao động yêu cầu thông báo trước cho sự vắng mặt không lường trước được phải áp dụng chính sách bằng văn bản bao gồm các thủ tục để nhân viên cung cấp thông báo
Không giống như hầu hết các luật nghỉ phép có lương, luật mới nghiêm cấm người sử dụng lao động yêu cầu tài liệu hoặc chứng nhận để hỗ trợ nhu cầu nghỉ phép của nhân viên
Sử dụng nghỉ phép
Người sử dụng lao động có thể đặt mức tăng thời gian sử dụng tối thiểu hợp lý cho thời gian nghỉ phép có lương, nhưng không được quá hai giờ. Nếu thời lượng ca làm việc của nhân viên ít hơn hai giờ, thì mức tăng sử dụng tối thiểu sẽ là thời lượng ca làm việc theo lịch trình của nhân viên
Nhân viên phải nhận được mức lương theo giờ của họ khi sử dụng nghỉ phép có lương, không bao gồm hoa hồng hoặc tiền thưởng. Tuy nhiên, mức lương theo giờ của nhân viên khi nghỉ phép không thể giảm xuống dưới mức lương tối thiểu áp dụng
Trừ khi người sử dụng lao động đang áp dụng chính sách thời gian nghỉ phép có lương hào phóng hơn để tuân thủ, họ không bắt buộc phải trả lương cho nhân viên cho thời gian nghỉ phép có lương chưa sử dụng sau khi nghỉ việc
Thời gian không sử dụng phải được phục hồi và cung cấp để sử dụng nếu nhân viên được tuyển dụng lại trong vòng 12 tháng kể từ khi nghỉ việc. Có lẽ, những yêu cầu phục hồi này sẽ không áp dụng trong trường hợp nghỉ phép không sử dụng được trả lương sau khi nghỉ việc, nhưng luật pháp không giải quyết vấn đề này. Nhân viên chuyển đến một bộ phận, tổ chức hoặc địa điểm riêng biệt sẽ giữ lại thời gian nghỉ phép có lương tích lũy của họ
Người sử dụng lao động có thể sử dụng các loại chính sách nghỉ phép có lương khác để đáp ứng nghĩa vụ của họ về việc cung cấp thời gian nghỉ phép có lương theo luật mới. Người sử dụng lao động không bắt buộc phải sửa đổi chính sách của mình, nếu nó đáp ứng số ngày nghỉ phép tối thiểu theo quy định của pháp luật và nhân viên được phép nghỉ phép có lương vì bất kỳ lý do gì
Nếu người sử dụng lao động sử dụng một loại ngân hàng kỳ nghỉ khác để đáp ứng các nghĩa vụ của mình theo luật, thì bất kỳ ngày nghỉ không sử dụng nào cũng phải được thanh toán sau khi nghỉ việc, phù hợp với các yêu cầu theo Đạo luật Thu tiền và Thanh toán Tiền lương của Illinois
Thông báo và yêu cầu lưu trữ hồ sơ
Người sử dụng lao động phải đăng thông báo do Bộ Lao động Illinois [IDOL] cung cấp ở nơi dễ thấy trong khuôn viên của người sử dụng lao động và bao gồm một bản sao của thông báo trong một tài liệu bằng văn bản, hoặc văn bản hướng dẫn nhân viên hoặc chính sách. Nếu lực lượng lao động của chủ lao động bao gồm một phần đáng kể những người không nói tiếng Anh, họ sẽ phải đăng thông báo bằng ngôn ngữ này, IDOL sẽ cung cấp mẫu thông báo này
Người sử dụng lao động phải duy trì hồ sơ chính xác cho từng nhân viên, thể hiện số giờ làm việc của nhân viên, số ngày nghỉ có lương được tích lũy và sử dụng, cũng như số dư ngày nghỉ có lương còn lại. Hồ sơ phải được lưu giữ ít nhất ba năm và phải có sẵn để IDOL kiểm tra. Mặc dù các khoản tích lũy nghỉ phép có lương của nhân viên không cần phải báo cáo trên phiếu lương, nhưng người sử dụng lao động phải cung cấp thông tin này cho nhân viên khi được yêu cầu
Người sử dụng lao động không thể yêu cầu nhân viên tìm kiếm hoặc tìm một công nhân thay thế để làm việc cho số giờ mà nhân viên nghỉ phép có lương. Pháp luật bao gồm các điều khoản chống phân biệt đối xử và trả đũa rộng rãi, đồng thời nghiêm cấm rõ ràng việc coi việc sử dụng thời gian nghỉ phép có lương như một yếu tố tiêu cực trong bất kỳ hành động tuyển dụng nào liên quan đến việc đánh giá, thăng chức, kỷ luật hoặc tính thời gian nghỉ phép có lương theo chính sách đi học không có lỗi
IDOL sẽ được giao nhiệm vụ quản lý và thực thi pháp luật. Nhân viên có thể nộp đơn khiếu nại với IDOL trong vòng ba năm kể từ khi bị cáo buộc vi phạm. Dường như không có quyền hành động riêng tư cho nhân viên
Các vi phạm sẽ khiến người sử dụng lao động phải chịu trách nhiệm với nhân viên bị ảnh hưởng về các thiệt hại dưới hình thức thanh toán thiếu thực tế, bồi thường thiệt hại và phạt ít nhất 500 đô la nhưng không quá 1.000 đô la. Các nhân viên bị ảnh hưởng cũng sẽ được hưởng trợ cấp công bằng bao gồm phí luật sư, phí nhân chứng chuyên gia hợp lý và các chi phí pháp lý khác. Ngoài ra, những người vi phạm sẽ phải chịu hình phạt dân sự $2,500 cho mỗi lần vi phạm riêng biệt. Vì vi phạm các yêu cầu về thông báo/đăng tin, người sử dụng lao động sẽ phải chịu phạt dân sự $500 cho lần vi phạm kiểm toán đầu tiên và phạt dân sự $1.000 cho mỗi lần vi phạm kiểm toán tiếp theo
Việc áp dụng chế độ nghỉ phép có lương bắt buộc trên toàn tiểu bang sẽ là một sự thay đổi đáng kể đối với các nhà tuyển dụng ở Illinois. Chúng tôi hy vọng sẽ có hướng dẫn bổ sung từ IDOL trước khi luật có hiệu lực vào tháng 1. 1, 2024 ngày có hiệu lực. Tuy nhiên, người sử dụng lao động nên bắt đầu phân tích chiến lược tuân thủ của họ đối với việc sử dụng các chính sách nghỉ phép có lương hiện có
Stephanie Mills-Gallan là luật sư của Littler ở Milwaukee. Jeff Nowak và Meg Karnig là luật sư của Littler ở Chicago. © 2023. Đã đăng ký Bản quyền. In lại với sự cho phép