Kỹ năng đàm phán được đánh giá là cực kì quan trọng, cần thiết đối với tất cả chúng ta, nhất là trong lĩnh vực kinh doanh. Tuy nhiên, không phải nhà đàm phán nào cũng là thiên tài bẩm sinh mà cần phải trải qua rèn luyện và trải nghiệm thực tế. CareerLink.vn sẽ giúp bạn chỉ ra một số lỗi thông thường trong khi thương lượng kinh doanh cần phải tránh để đảm bảo cuộc đàm phán thành công và đạt được mục đích của mình.
Không hiểu rõ đối tác
Tìm hiểu rõ thông tin về đối tác là điều kiện bắt buộc đối với một nhà đàm phán. Bạn không thể ngồi thảo luận những điều kiện hợp đồng với họ mà thậm chí không biết họ là ai hoặc nói sai tên cá nhân, công ty của họ. Điều này sẽ cho đối tác thấy bạn không hề chuẩn bị kỹ càng trước khi đàm phán cũng như không dành cho họ sự tôn trọng nhất định trong kinh doanh. Bên cạnh đó, việc không tìm hiểu rõ đặc tính kinh doanh, phương pháp đàm phán cũng như điểm mạnh, điểm yếu của đối tác, nhất là các đối tác quốc tế có thể khiến cuộc đàm phán thất bại ngay từ những phút đầu tiên.
Không có kế hoạch cụ thể
Cuộc đàm phán không có kế hoạch cụ thể định trước sẽ không đem lại kết quả như mong muốn. Những người đàm phán khi chưa chuẩn bị trước có khả năng đi sai hướng bởi nếu bạn chưa chuẩn bị cho cuộc thương lượng thì rõ ràng bạn đã đặt bản thân vào tình thế bất lợi rõ rệt. Hãy xác định rõ ràng được mục tiêu của mình là gì, thì khi bước vào bàn đàm phán bạn cũng cần vạch rõ đâu là những điều mình cần phải đạt được mục đích. Để từ đó, bạn sẽ đặt ra những phương án thích hợp, kế hoạch rõ ràng, đảm bảo cho một cuộc đàm phán “thắng lợi”.
Bộc lộ cảm xúc bột phát cá nhân
Sẽ có nhiều đối tác từ chối thẳng thừng hoặc có thể cáu gắt vì không đồng ý với những điều kiện công ty bạn mang lại. Đây là những tình huống thường gặp khi ngồi trên bàn đảm phán, vì vậy nếu gặp trường hợp bạn hãy cư xử thật khéo léo và lịch sự, đừng tỏ ra chán nản và khó chịu với khách hàng. Không nên biểu lộ cảm xúc “hỉ nộ ái ố” quá mức nhưng cũng không nên giữ một bộ mặt lạnh băng. Bởi như vậy rất dễ đem lại thất bại cho cuộc nói chuyện, tệ hơn nữa họ có thể đánh giá bạn là người không lịch sự và không đáng tin tưởng để hợp tác.
Không biết cách lắng nghe
Có không ít nhà đàm phán không thành công trong việc thuyết phục đối tác ký kết hợp đồng chỉ bởi một lý do rất cơ bản nhưng lại rất cần thiết, đó là lắng nghe. Nhiều người vẫn lầm tưởng rằng đàm phán là quá trình thuyết phục và thiên về khả năng nói. Họ đã quên rằng việc thuyết phục sẽ trở nên rất khó khăn khi không dự đoán trước được tâm ý của người mà bạn đang cố gắng để thuyết phục. Bởi thế, họ đã đánh mất nhiều cơ hội để hiểu rõ được yêu cầu và mục đích của đối tác.
Không bao giờ lùi bước
Trong đàm phán, sẽ có đôi lúc cuộc thương lượng đi vào bế tắc vì bất đồng quan điểm cũng như không thể dung hòa lợi ích của hai bên. Vì vậy, bạn cần linh hoạt những phương án “tác chiến” thích hợp chứ đừng khăng khăng giữ nguyên ý kiến ban đầu của mình. Ðiều này đã hạn chế rất nhiều phạm vi đàm phán cũng như không thể hiện thiện ý hợp tác của bạn. Và như thế, không chỉ gây thất bại cho lần đàm phán thương thuyết này mà còn tạo ra định kiến và báo trước thất bại cho cả những lần đàm phán sau. Vì vậy, hãy luôn chuẩn bị một khoảng lùi để đàm phán và tránh từ chối thẳng thừng mà nên tìm một phương phán dung hòa ý kiến của các bên. Xác định rõ điều này ngay từ ban đầu, bạn sẽ dễ dàng hơn trong quá trình đàm phán, bởi bạn sẽ biết được đâu là những điều có thể nhượng bộ, đâu là những điều nhất định phải đạt được để đảm bảo quyền lợi của mình.
Tìm cách áp đảo đối tác
Người đàm phán giỏi không tìm cách áp đảo, dạy bảo đối tác mà nên tự đặt mình là người thể hiện tinh thần học hỏi khi đàm phán. Trong mọi cuộc đàm phản, bạn không nên có những lời lẽ, cử chỉ mang tính áp đảo gây mất cảm tình, khó chịu cho đối tác. Điều này sẽ không chỉ khiến cuộc đàm phán bị đổ vỡ mà còn là dấu chấm hết cho những quan hệ hợp tác tiếp theo. Và thực tế cũng cho thấy phương pháp đàm phán mềm dẻo, tích cực là phương pháp khôn ngoan và được áp dụng trong phần lớn những cuộc đàm phán quốc tế.
Không chú ý đến thời gian và không gian
Một yếu tố tưởng chứng như rất đơn giản nhưng lại mà vấn đề mấu chốt của nhiều cuộc đàm phán đó chính là không gian và thời gian. Không có quy định cụ thể nào về thời gian diễn ra cuộc đàm phán, nhưng tốt nhất là bạn nên tổ chức vào buổi sáng bởi lúc đó mọi người sẽ có tinh thần thoải mái và phấn khởi trước khi bước vào bàn thương lượng. Thông thường, một buổi đàm phán kéo dài khoảng 2 tiếng và địa điểm diễn ra phải có sự đồng ý của cả hai bên. Nếu đàm phán diễn ra dài hơn, cần phải có thời gian nghỉ giải lao ít nhất 30 phút, đó cũng là lúc bạn có thời gian suy nghĩ thêm về các quyết định của mình.
Đàm phán dựa vào trực giác
Trong thực tế, rất nhiều lúc bạn bị gây áp lực để đưa ra quyết định ngay lập tức, những suy nghĩ của chúng ta sẽ hướng đến trực giác nhiều hơn lí trí. Tuy nhiên, trực giác có thể mang lại các chiến lược kinh doanh mới lạ nhưng đôi khi cũng có thể phải trả giá đắt. Một nhà đàm phán khôn ngoan nên phán đoán dựa trên những dữ liệu khách quan, tham khảo các cố vấn đứng ngoài và suy nghĩ kĩ càng trước khi đưa ra bất cứ quyết định nào.
CareerLink.vn mong muốn rằng sau bài viết này, các bạn có thể rút ra cho mình thêm những kinh nghiệm hữu ích trong quá trình đàm phán khi kinh doanh. Những kỹ năng này cần phải được rèn luyện qua thời gian cũng như kinh nghiệm thực tế, không phải có thể có được trong một sớm một chiều. Chúc bạn thành công.
Phương Thảo
Thương lượng tập thể là việc đàm phán, thỏa thuận giữa một bên là một hoặc nhiều tổ chức đại diện người lao động [NLĐ], với một bên là một hoặc nhiều người sử dụng lao động [NSDLĐ] hoặc tổ chức đại diện NSDLĐ nhằm xác lập điều kiện lao động; quy định mối quan hệ giữa các bên; xây dựng quan hệ lao động tiến bộ, hài hòa và ổn định.
Quan hệ lao động vốn không phải là quan hệ có sự bình đẳng tuyệt đối giữa NSDLĐ và NLĐ bởi vị trí, điều kiện của các chủ thể khác nhau, dẫn đến NLĐ luôn ở vị trí yếu thế khi muốn xác lập các quyền và lợi ích của mình trong doanh nghiệp. Để khắc phục thực trạng đó, pháp luật lao động đặt ra yêu cầu phải xây dựng quan hệ lao động qua đối thoại, thương lượng, thỏa thuận theo nguyên tắc tự nguyện, thiện chí, bình đẳng, hợp tác, công khai, minh bạch. Tuy nhiên, để cuộc thương lượng giữa NSDLĐ và đại diện NLĐ thành công; vừa mang lại nhiều lợi ích hợp pháp, chính đáng cho NLĐ, vừa phù hợp với mục tiêu phát triển bền vững của doanh nghiệp, thì tổ chức đại diện NLĐ - một bên trong thương lượng tập thể cần phải có những kỹ năng cần thiết, áp dụng linh hoạt các nguyên tắc, tận dụng những cơ hội và tránh những yếu tố bất lợi trong quá trình thương lượng. Bài viết này sẽ gợi ý một số nội dung liên quan đến phương pháp, kỹ năng, kinh nghiệm và những điều cần lưu ý để tạo nên cuộc thương lượng tập thể thành công dưới góc độ của bên đại diện NLĐ.
* Các phương pháp, kỹ năng cần có trong thương lượng tập thể
Chuẩn bị thương lượng: Đây là công việc vô cùng quan trọng, quyết định đến sự thành công của các cuộc thương lượng. Để công tác chuẩn bị được đầy đủ, kỹ lưỡng, tổ chức đại diện NLĐ cần tiến hành các công việc sau:
Thu thập, xử lý thông tin: Trước khi thương lượng, tổ chức đại diện NLĐ cần nắm được các thông tin của doanh nghiệp về: hoạt động sản xuất kinh doanh; tình hình lao động và sử dụng lao động [tổng số lao động, số NLĐ ký HĐLĐ, loại hợp đồng]; việc thực hiện các chế độ chính sách trong doanh nghiệp [lương, thưởng, phụ cấp, các phúc lợi khác]; điều kiện làm việc, tình hình thực hiện ATVSLĐ; về kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất;... Việc này giúp cho tổ chức đại diện NLĐ hiểu rõ về tình hình của doanh nghiệp, từ đó xác định được các vấn đề liên quan trực tiếp đến hoạt động thương lượng. Việc thu thập thông tin có thể từ chính NSDLĐ và các nguồn khác như thông tin đại chúng, đồng nghiệp, khách hàng, đối tác,...[tuy nhiên phải lựa chọn các thông tin mang tính chính xác, khách quan]. Ngoài ra, để phục vụ cho việc thương lượng thuận lợi, tổ chức đại diện NLĐ cũng có thể thu thập thêm một số thông tin về giá cả sinh hoạt, mức sống người dân; chính sách của các doanh nghiệp trong vùng, trong ngành, ngoài ngành; tình hình chính trị, kinh tế xã hội trong và ngoài nước; các văn bản pháp luật có liên quan... để làm cơ sở so sánh, phân tích, đưa ra yêu cầu.
Xác định nội dung, mục tiêu: Trên cơ sở nắm bắt và xử lý các thông tin nêu trên, tổ chức đại diện NLĐ xác định nội dung cần thương lượng, mục tiêu cần đạt được. Ở khâu này đòi hỏi phải xác định được đâu là nội dung chính, đâu là mục tiêu tối đa, vấn đề nào cần kiên quyết bảo lưu, điểm nào có thể nhượng bộ. Mục tiêu đặt ra phải rõ ràng cụ thể, đo đếm được, có tính khả thi và có thời hạn để thực hiện. Việc xác định đúng nội dung và mục tiêu cần tập trung giúp quá trình thương lượng giữa các chủ thể không sa đà và làm mất thời gian để giải quyết các vấn đề mà các bên không quan tâm.
Lấy ý kiến NLĐ: Đây là bước vừa nhằm nắm bắt nhu cầu, tâm tư, nguyện vọng NLĐ vừa nhằm dẫn dắt, định hướng và thuyết phục NLĐ đồng thuận với những nội dung dự kiến đưa ra thương thảo với NSDLĐ. Việc lấy ý kiến NLĐ có thể thực hiện thông qua hình thức lập phiếu hỏi; thông qua hội nghị toàn thể hoặc hội nghị đại biểu NLĐ. Ở những đơn vị có nhiều ý kiến khác nhau, hoặc nhiều NLĐ không chấp nhận nội dung thương lượng do chưa thấu hiểu, tổ chức đại diện NLĐ cần xây dựng một lực lượng nòng cốt là những người hiểu biết, có chính kiến, có khả năng vận động, có uy tín và sức ảnh hưởng để kết nối, cung cấp thông tin cho đồng nghiệp, mở rộng phạm vi và sự ủng hộ của NLĐ trong từng tổ, bộ phận, rồi lan rộng tới toàn doanh nghiệp.
Chuẩn bị lực lượng và các điều kiện khác: Tổ chức đại diện NLĐ cần chuẩn bị thành phần đảm bảo cho việc tham gia thương lượng. Về số lượng, thành viên của mỗi bên do các bên thỏa thuận, tuy nhiên bên NLĐ không nên bố trí số người ít hơn bên NSDLĐ. Về chất lượng: những người tham gia cần có đại diện các bộ phận chức năng liên quan đến nội dung và đối tượng chịu tác động của thương lượng; đồng thời phải là những người có kiến thức, bản lĩnh, có khả năng trình bày, phân tích, lập luận. Bên đại diện NLĐ cần phân công cụ thể nhiệm vụ từng thành viên, thống nhất về chiến lược, chiến thuật, có thể tổ chức thử các phiên thương lượng để tập dượt; ghi chép lại những vấn đề còn lỗi để rút kinh nghiệm cho phiên thương lượng thật. Đặc biệt, mỗi bên thương lượng có quyền mời tổ chức đại diện cấp trên của mình cử người tham gia là đại diện thương lượng và bên kia không được từ chối, miễn rằng đảm bảo số lượng của mỗi bên theo thỏa thuận. Ngoài việc chuẩn bị nhân sự thương lượng, bên đại diện NLĐ cũng cần xây dựng chi phí cần thiết và chuẩn bị tài chính phục vụ cho yêu cầu công việc của phía mình và các chi phí giải quyết tranh chấp lao động có thể xảy ra trong quá trình thương lượng [thuê luật sư, trưng cầu ý kiến chuyên gia, bồi dưỡng các thành viên,...]
Tiến hành thương lượng: Khi bước vào thương lượng chính thức, các thành viên tham gia thương lượng phải chuẩn bị tâm lý thật tốt, bình tĩnh để lắng nghe và trình bày ý kiến cũng như kiểm soát được các nội dung trao đổi; sử dụng cách xưng hô tạo ra sự bình đẳng; tập trung vào các mục tiêu đã đề ra; trang phục lịch sự; tư thế chững chạc, điềm đạm. Trong phiên thương lượng, tùy diễn biến cụ thể mà các thành viên sử dụng một hoặc kết hợp nhiều chiến thuật như: biến khó khăn của một bên thành của chung để tạo áp lực; "vừa đấm vừa xoa" - vừa gây áp lực với đối tác sau đó tìm cách xoa dịu; "cho trước, nhận sau" - nhân nhượng để tạo cảm tình của đối tác sau đó đưa ra các yêu cầu; "mượn lời người khác" để nêu quan điểm; khi cần thiết thì cũng phải thể hiện thái độ cứng rắn nếu thương lượng lâm vào bế tắc, sau đó tìm cách để tạo không khí vui vẻ trở lại...Nói chung, cần phải kết hợp cả phương pháp ôn hòa và cứng rắn trong cùng một phiên thương lượng để đạt được kết quả tối ưu. Tuy nhiên, dù là phương pháp nào thì điều cốt lõi là phải đưa ra được các thông tin, số liệu, cơ sở mang tính thuyết phục, hợp tình hợp lý để bên NSDLĐ chấp thuận.
* Một số kinh nghiệm và lưu ý khi thương lượng tập thể
Về thời điểm thương lượng: Lựa chọn thời điểm tốt nhất, phù hợp nhất để thương lượng: vào mùa mát mẻ để tránh không khí ngột ngạt, oi bức; dịp sinh nhật của NSDLĐ để tạo tâm lý vui vẻ, thoải mái; dịp đánh giá của khách hàng để gia tăng áp lực; khi sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp trên đà phát triển, doanh nghiệp ký kết được hợp đồng có giá trị lớn để tăng tính thuận lợi,...Theo kinh nghiệm của các chuyên gia về thương lượng thuộc tổ chức Công đoàn Công nghiệp toàn cầu [Industriall], ở một số quốc gia, tổ chức đại diện NLĐ trong các doanh nghiệp thường tổ chức chiến dịch thương lượng vào "mùa giao hàng", khi đơn hàng nhiều và phải làm gấp để kịp tiến độ. Thương lượng vào lúc này thường đạt được mục tiêu tối đa, thời gian thương lượng nhanh nhưng bù lại NLĐ phải tích cực sản xuất, tăng cường độ làm việc để không ảnh hưởng đến uy tín và thiệt hại cho doanh nghiệp.
Về địa điểm thương lượng: Lựa chọn địa điểm để tạo ra sự thoải mái cho cả hai bên, không nên chọn phòng làm việc của Lãnh đạo. Bàn ngồi thương lượng đảm bảo hai bên ngồi ở vị trí đối xứng, ko có người ngồi giữa chủ trì, chỉ đạo.
Về ngôn ngữ: Theo sự thống nhất của cả hai bên, trường hợp NSDLĐ là người nước ngoài thì cuộc thương lượng phải có phiên dịch, bên đại diện NLĐ phải có người thạo ngoại ngữ [hoặc thuê độc lập] để giám sát tính trung thực của người dịch, bản dịch.
Hài hòa lợi ích mỗi bên: Trong quá trình thương lượng có thể xảy ra các trường hợp: bên thắng - bên thua; cả hai bên cùng đạt được thỏa thuận; cả hai bên không đạt được thỏa thuận nào; thậm chí có những xung đột dẫn đến tranh chấp. Tuy nhiên, nguyên tắc của mọi cuộc thương lượng luôn đề cao sự tự nguyện, hợp tác, thiện chí, bình đẳng,..; đặc biệt, quan hệ lao động chỉ tốt đẹp khi hướng tới sự hài hòa thì mới đảm bảo mục tiêu ổn định và tiến bộ. Do vậy, một cuộc thương lượng đem đến kết quả cả hai bên cùng đạt được thỏa thuận thì đó là cuộc thương lượng hoàn hảo. Bởi thành công của thương lượng không phải là mỗi bên dành thắng lợi bằng mọi giá, mà phải đạt được điều cả đôi bên cùng mong muốn, trong ngưỡng có thể chấp nhận của mình.
Giải quyết mâu thuẫn trong thương lượng: Khi thương lượng xảy ra mâu thuẫn, các bên cần phải đảm bảo cho sự hoạt động ổn định của nhau và tuân thủ quy định của pháp luật để giải quyết mâu thuẫn. Bên NLĐ có thể có những hành động mang tính tập thể để bày tỏ thái độ, ý kiến, nhưng tuyệt đối không được thực hiện những hành động trái pháp luật để gây ảnh hưởng đến uy tín, thiệt hại đến tài sản của doanh nghiệp.
Vấn đề cần tránh trong thương lượng: Khi thương lượng, tổ chức đại diện NLĐ cần lưu ý để không mắc phải các sai lầm như: có định kiến với đối tác; không chuẩn bị kỹ các thông tin số liệu; chỉ có một phương án duy nhất mà không có phương án dự phòng; không xác định được thế mạnh của mình; không lựa chọn thời điểm hợp lý để kết thúc thương lượng; không kiểm soát được thời gian và để đối tác phá hỏng mục tiêu đã đặt ra...
---
Mỗi doanh nghiệp, mỗi ngành nghề có những đặc thù khác nhau và NSDLĐ cũng có quan điểm điều hành, tính cách khác nhau. Vì vậy không thể có công thức chung để tạo nên sự thành công của tất cả các cuộc thương lượng tập thể. Mỗi tổ chức đại diện NLĐ phải căn cứ điều kiện thực tế tại doanh nghiệp, tư duy, thái độ của lãnh đạo và nguyện vọng của NLĐ của đơn vị mình để thêm hoặc bớt các "gia giảm" trong các bước của quá trình thương lượng, tạo ra phương pháp tối ưu nhất cho việc thương lượng tập thể tại đơn vị mình đạt hiệu quả.
Thanh Hoàn