Sử dụng file Excel cho các quá trình quản lý từ lâu đã được rất nhiều doanh nghiệp sử dụng, trở thành một công cụ phổ biến, dễ sử dụng và kiểm soát. Trong bài viết này, cùng bePOS thực hiện quản lý công nợ bằng Excel sao cho hiệu quả bạn nhé!
Trước tiên chúng ta cần hiểu rõ khái niệm công nợ, đó là một khoản phải thu từ khách hàng hoặc khoản phải trả cho các nhà cung cấp. Tuỳ theo bản chất của công nợ mà chúng ta chia ra công nợ phải thu và công nợ phải trả.
Để kiểm soát khoản công nợ này và tránh các tranh chấp về sau cũng như kiểm soát được dòng tiền và ngân sách của doanh nghiệp, người ta thường sử dụng hai phương pháp: sử dụng phần mềm quản lý bán hàng có tính năng quản lý công nợ hoặc sử dụng một file Excel riêng biệt để quản lý công nợ. Như vậy, quản lý công nợ bằng Excel chính là theo dõi, kiểm soát tình hình công nợ của khách hàng, nhà cung cấp bằng các file Excel, sử dụng các hàm tính toán và thống kê của công cụ này.
Lợi ích khi sử dụng file Excel theo dõi công nợ
Nhiều người khi sử dụng Excel theo dõi công nợ hoặc cho các quá trình quản lý khách của doanh nghiệp đều có bài toán so sánh với các phần mềm quản lý khác và lo ngại Excel không đảm bảo được các nhu cầu thiết yếu. Tuy nhiên, là một phần mềm được sử dụng phổ biến trên toàn cầu, file Excel có những lợi thế nhất định như sau:
Dễ dàng thống kê, phân loại dữ liệu
File Excel là dạng bảng tính, do đó bạn có thể dễ dàng thay đổi số cột, số hàng cũng như thêm các thành tố khác cần thiết và tuỳ biến file để phù hợp nhất cho quy trình quản lý của mình.
Ví dụ, khi cần quản lý công nợ phải thu từ khách hàng, chúng ta cần các yếu tố trong file Excel như số thứ tự, tên khách hàng, số tiền phải thu, thời gian,…
Tìm kiếm dữ liệu nhanh chóng
Nếu bạn từng rất mệt mỏi với việc tìm kiếm dữ liệu thủ công từ các quyển số sách dày cộp, mất thời gian và dễ nhầm lần thì sử dụng Excel quản lý công nợ chính là một giải pháp hữu hiệu. Mọi dữ liệu bạn cần đều có thể được liệt kê một cách nhanh chóng và chính sách dựa vào thuật toán của Excel.
Miễn phí
Thay vì sử dụng các phần mềm quản lý bán hàng, quản lý công nợ phải trả phí, thậm chí cần phải đặt nhà phát hành tuỳ biến một phiên bản dành riêng cho doanh nghiệp của mình thì quản lý công nợ bằng Excel, bạn hoàn toàn không cần trả bất cứ chi phí gì. Điều này rất có lợi cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ cũng như các doanh nghiệp đang start up.
Những thông tin cần có trong file quản lý công nợ bằng Excel
- Thông tin khách hàng, nhà cung cấp: bao gồm tên, địa chỉ, mã khách hàng/nhà cung cấp, số điện thoại
- Thông tin công nợ phải trả: Nội dung công nợ, phải trả đầu kỳ, phải trả tăng, giảm và cuối kỳ, ghi chú và tên người thực hiện
- Thông tin về công nợ phải thu: Nội dung công nợ, phải thu đầu kỳ, phải thu tăng, giảm và cuối kỳ, ghi chú và tên người thực hiện.
Các bước để tạo file quản lý công nợ trên Excel
Khi sử dụng Excel quản lý công nợ, một trong những bước quan trọng nhất chính là tạo file: Các thông tin có trong file sẽ quyết định thông tin được quản lý dưới cách nào, có khoa học không và các hàm tính toán thực hiện như thế nào. Bạn có thể thực hiện theo các bước cơ bản sau đây:
- Bước 1: Mở Microsoft Excel và tạo bảng tính
- Bước 2: Nhập thông tin các cột STT, tên khách hàng/nhà cung cấp, mã khách hàng, nợ đầu kỳ, phát sinh nợ, nợ cuối kỳ
- Bước 3: Nhập thông tin tương ứng vào các cột, trong đó cột nợ cuối kỳ lập hàm tính lấy nợ đầu kỳ trừ phát sinh để ra nợ cuối kỳ.
Nhược điểm của quản lý công nợ bằng Excel
Tuy được rất nhiều doanh nghiệp sử dụng, tuy nhiên sử dụng file Excel cho quá trình quản lý vẫn còn tồn tại nhiều nhược điểm mà bạn cần hết sức thận trọng khi thực hiện các nghiệp vụ quản lý của mình như:
- Không quản lý được khối lượng thông tin lớn: khi dữ liệu về công nợ quá lớn, ngay lập tức file Excel sẽ để lộ các vấn để của mình như: xử lý dữ liệu chậm, gây sai sót trong quá trình thống kê,…
- Excel không phải là một phần mềm quản lý kinh doanh hay quản lý bán hàng chuyên nghiệp, do đó các thông tin công nợ trên Excel không được quản lý thống nhất mà được chia thành các file riêng lẻ, độc lập nhau. Điều này đôi khi gây nhiều trở ngại cho các cấp quản lý muốn có cái nhìn tổng quan nhất về tình trạng doanh nghiệp.
- Bảo mật thông tin chưa tốt: hệ thống bảo mật của Excel chưa thực sự ấn tượng, do đó bạn cần phải đối mặt với các rủi ro thất thoát thông tin, bị mất thông tin do các cuộc tấn công mạng hoặc do virus tấn công. Đồng thời việc khôi phục các dữ liệu này cũng rất khó khăn do Excel chưa hỗ trợ sao lưu dữ liệu lên các bộ nhớ đám mây.
- Các hàm tính toán chưa thực sự dễ sử dụng: Nếu bạn không biết gì về Excel trước đó, các hàm này có thể sẽ là một vấn đề, ảnh hướng đến tính chính xác của các số liệu thống kê và cũng gây tốn thời gian cho quá trình thống kê báo cáo.
Mẫu theo dõi công nợ bằng Excel
Để các bạn dễ hình dung, chúng ta có thể tham khảo một số mẫu theo dõi công nợ bằng Excel sau đây và áp dụng quản lý công nợ bằng Excel cho doanh nghiệp của mình.
Mẫu file quản lý công nợ trong trường hợp phát sinh, đến hạn và quá hạn
Mẫu theo dõi công nợ bằng Excel này sẽ giúp bạn quản lý được:
- Báo cáo chi tiết tình hình bán hàng, tình hình thu tiền
- Báo cáo chi tiết tình hình mua hàng, nhập hàng của nhà cung cấp
- Quản lý công nợ của từng khách hàng, đơn hàng vào từng thời điểm khác nhau.
Mẫu theo dõi công nợ phải thu và trả
Mẫu file này cung cấp cho bạn các thông tin như: danh mục khách hàng, thông tin nhà cung cấp: tên, địa chỉ, số điện thoại, mã khách hàng/nhà cung cấp,…
Như vậy, chúng ta thấy rằng quản lý công nợ bằng Excel hoàn toàn chứng minh được hiệu quả của mình nếu doanh nghiệp ứng dụng phương pháp này một cách phù hợp. Có lợi thế đơn giản, nhanh gọn và dễ sử dụng, Excel sẽ phát huy tối đa tính năng khi xử lý một lượng thông tin vừa đủ, hoặc xử lý một phần trong quá trình quản lý chung. Hãy thông minh lựa chọn các phương pháp quản lý phù hợp nhất với điều kiện doanh nghiệp bạn nhé.
FAQ
1. Một file Excel quản lý công nợ đơn giản bao gồm những gì?
Một file Excel quản lý công nợ đơn giản thường bao gồm các yếu tố như: thông tin khách hàng/nhà cung cấp, thông tin công nợ, số công nợ và thời gian. Đây là các yếu tố quan trọng nhất trong một file Excel quản lý công nợ đơn giản.
2. Quản lý công nợ phải thu thực hiện như thế nào?
Bạn có thể sử dụng riêng một file Excel để quản lý công nợ phải thu cùng với quản lý công nợ phải trả trong Excel.
3. Quản lý công nợ phải trả như thế nào?
Tương tự như trên, bạn cũng có thể sử dụng riêng một file để quản lý công nợ phải trả hoặc sử dụng cả hai trong một file Excel.
4. Có bao nhiêu cách theo dõi công nợ khách hàng?
Hiện nay có 3 cách theo dõi công nợ khách hàng: thủ công bằng sổ sách, sử dụng file Excel hoặc sử dụng phần mềm quản lý. Mỗi hình thức đều có ưu nhược điểm riêng, bạn hãy dựa vào tình hình của doanh nghiệp để lựa chọn cách theo dõi công nợ khách hàng.
5. Kiểm soát công nợ phải thu như thế nào?
Để kiểm soát công nợ phải thu, bạn có thể sử dụng các phần mềm quản lý bán hàng, hoặc sử dụng file Excel. Hãy lựa chọn phương pháp tốt nhất để kiểm soát công nợ phải thu nhé.
6. Theo dõi công nợ khách hàng như thế nào?
Để theo dõi công nợ khách hàng, bạn có thể lập một file Excel riêng, tác biệt với công nợ của nhà phân phối. Đây là cách theo dõi công nợ khách hàng rất khoa học.