Trong hoạt động kinh doanh, mỗi doanh nghiệp luôn sở hữu cho mình những bí mật kinh doanh riêng nhằm tạo ra lợi nhuận và nâng cao lợi thế cạnh tranh. Đây là yếu tố quan trọng quyết định phần lớn sự thành công của một thương hiệu.
Bảo Vệ Bí Mật Kinh Doanh – Sự Sống Còn Của Doanh Nghiệp
Tuy nhiên, hiện nay vẫn còn rất nhiều doanh nghiệp vẫn chưa ý thức được tầm quan trọng của việc bảo vệ bí mật kinh doanh, và phải chịu hậu quả nặng nề khi những thông tin này bị đánh cắp.
Vậy bí mật kinh doanh là gì? Vì sao cần bảo vệ bí mật kinh doanh? Bài viết sau đây sẽ cung cấp cho ban câu trả lời chính xác nhất.
Bí mật kinh doanh là gì?
Bí mật kinh doanh [hay còn được biết đến là bí mật thương mại] là thông tin thu được từ hoạt động đầu tư tài chính, trí tuệ, chưa được bộc lộ và có khả năng sử dụng trong kinh doanh.
Theo định nghĩa trên, những thông tin được coi là bí mật kinh doanh phải đáp ứng các điều kiện sau đây:
– Không là hiểu biết thông thường; được tạo ra từ quá tình nghiên cứu tìm tòi, nghiên cứu của chủ sở hữu.
– Có khả năng áp dụng trong kinh doanh và khi được sử dụng sẽ tạo cho người nắm giữ thông tin đó lợi thế hơn so với người không nắm giữ hoặc không sử dụng nó.
– Được chủ sở hữu bảo mật bằng các biện pháp cần thiết để không bị tiết lộ và không dễ dàng tiếp cận được.
Bảo vệ bí mật kinh doanh được xem là vấn đề sống còn của doanh nghiệp
Bí mật kinh doanh có thể liên quan đến các loại thông tin khác nhau như kỹ thuật và khoa học [công thức sản xuất, cấu tạo kỹ thuật, mã máy tính, dữ liệu thử nghiệm,…]; thương mại [danh sách các nhà cung cấp và khách hàng, các chiến lược tiếp thị, quảng cáo và kinh doanh, kết quả nghiên cứu thị trường, phương pháp bán hàng,…]; tài chính [cơ cấu giá nội bộ, danh mục giá,…]; thông tin phủ định [tình trạng bế tắc trong nghiên cứu, các giải pháp kỹ thuật đã bị rút bỏ,…]….
Vì sao Bí mật kinh doanh cần được bảo vệ tuyệt đối?
Những thông tin độc quyền và các bí mật kinh doanh trên thương trường được được xem là tài sản có giá trị vô cùng lớn, là yếu tố giúp xây dựng thương hiệu vững mạnh. Ngày nay, mức độ cạnh tranh trên thị trường ngày càng khốc liệt nên các đối thủ chắc chắn không hề muốn chia sẻ thông tin cho nhau.
Nhiều doanh nghiệp sẵn sàng tìm mọi cách khai thác bí mật kinh doanh từ doanh nghiệp khác để phục vụ cho mục đích kinh doanh của mình, hoặc thậm chí là phá hoại.
Bí mật kinh doanh cần được bảo vệ tuyệt đối
Bên cạnh đó, khi mà người lao động có quyền tự do lựa chọn và thay đổi nơi làm việc, nếu doanh nghiệp không có biện pháp bảo vệ, khả năng rất cao là họ mang theo thông tin đến nơi làm việc mới là các đối thủ cạnh tranh.
Ngoài ra, trong một số trường hợp, các thông tin bí mật không đủ điều kiện để được Pháp luật bảo hộ dưới danh nghĩa sáng chế và không thể đăng ký bảo hộ do vấn đề bảo mật của thông tin. Do đó, doanh nghiệp cần có những biện pháp tự bảo vệ thông tin quan trọng của chính mình trước sự nhòm ngó của đối thủ và tin tặc.
Thực trạng của việc bảo vệ bí mật kinh doanh tại Việt Nam
Việc đánh cắp bí quyết kinh doanh đang diễn ra ngày một phổ biến với những thủ đoạn tinh vi hơn. Các doanh nghiệp Việt Nam vẫn chưa thể lường trước hết được các tình huống có thể xảy ra. Các chế tài xử lý đối với hành vi xâm phạm bí mật kinh doanh chưa có tính răn đe, chủ yếu áp dụng biện pháp dân sự, hành chính, vì hành vi xâm phạm bí mật kinh doanh khi ít ảnh hưởng lớn tới người tiêu dùng và toàn xã hội mà chỉ ảnh hưởng tới chủ sở hữu nó.
Chính vì thế, các doanh nghiệp sở hữu bí mật kinh doanh phải có các biện pháp, chiến lược quản lý và bảo vệ bí mật kinh doanh của chính mình, tránh trường hợp “mất bò mới lo làm chuồng”, không nên quá phụ thuộc vào việc bảo hộ Pháp luật.
Biện pháp bảo vệ bí mật kinh doanh
Ngoài việc nhờ đến sự bảo hộ của Pháp Luật, doanh nghiệp hoàn toàn có thể tự bảo vệ bí mật kinh doanh của mình một cách an toàn với những lưu ý sau đây:
– Doanh nghiệp cần phải đánh giá các yếu tố như: phạm vi đã bộc lộ của thông tin; khả năng bảo mật thông tin; giá trị của thông tin đối với chính doanh nghiệp và các đối thủ cạnh tranh; độ khó để người khác thu thập và tiếp cận thông tin… Từ đó xác định mức độ quan trọng của thông tin và có kế hoạch bảo vệ phù hợp.
– Xây dựng chính sách bảo hộ bí mật kinh doanh minh bạch, rõ ràng; phải chứng minh được các cam kết bảo hộ trong trường hợp xảy ra vi phạm, phải tiến hành thủ tục tố tụng…
– Giáo dục ý thức cho nhân viên về đề bảo vệ bí mật kinh doanh của doanh nghiệp: hạn chế được việc bộc lộ thông tin do vô ý; đào tạo nhân viên mới về ý thức bảo mật thông tin; thường xuyên nhắc nhở, kiểm tra và xử lý nghiêm nếu vi phạm…
– Hạn chế tiếp cận các thông tin về bí mật kinh doanh, chỉ nên tiết lộ với những người cần phải biết thông tin đó [lãnh đạo doanh nghiệp, phòng ban liên quan…] và phân quyền truy cập đối cơ sở dữ liệu thông tin cần bảo mật…
– Đánh dấu những tư liệu quan trọng một cách thống nhất.
– Cách ly và bảo bộ về mặt vật lý: có thể thực hiện các biện pháp như nộp lưu có khóa riêng biệt; kiểm soát truy cập; xé nhỏ thông tin; kiểm tra giám sát thường xuyên
– Thiết lập hệ thống bảo vệ dữ liệu mạnh mẽ như kiểm soát truy cập; mã hóa, sao lưu dữ liệu, xây dựng tường lửa; giám sát kiểm tra dữ liệu đi và đến…
– Cẩn trọng với sự tiếp cận của đối tượng bên ngoài với doanh nghiệp, kiểm tra việc ra vào của khách; tiến hành theo dõi di chuyển của khách trong công ty…
– Xây dựng thỏa thuận bảo mật thông tin, thỏa thuận chống cạnh tranh với người lao động một cách chặt chẽ, quy định những hậu quả pháp lý mà người lao động phải chịu trong trường hợp vi phạm
Bảo vệ bí mật kinh doanh ảnh hưởng rất lớn đến sự tồn tại và phát triển của một thương hiệu.
Vì vậy, doanh nghiệp cần tìm ra những giải pháp bảo mật dữ liệu tối ưu nhất.