Các tính năng Excel mới này để làm việc với văn bản và danh sách sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian
|
Excel, thường được gọi là "công cụ trộn dữ liệu toàn cầu", đang thử nghiệm các phương pháp mới để xử lý văn bản lộn xộn và nhập văn bản đó nhanh chóng và chính xác hơn Show
Microsoft Excel có nhiều tùy chọn để chuyển đổi, chuyển đổi, dọn dẹp, làm phong phú và nói chung là sắp xếp dữ liệu thô thành hình dạng phù hợp để sử dụng. Công nghệ Power Query trong Excel (hiện được gọi là Get & Transform) rất tốt trong việc chuyển đổi dữ liệu, đó là nền tảng của ứng dụng Power BI trên máy tính để bạn có thể xử lý trước dữ liệu nhiều lần cho phân tích, trực quan hóa và các mục đích khác XEM CHÍNH SÁCH CÀI ĐẶT PHẦN MỀM (TECHREPUBLIC PREMIUM) Tìm hiểu thêm về phần mềm
Các công cụ chuyển đổi dữ liệu khác nhau trong Excel rất hữu ích cho dù bạn cần xóa danh sách địa chỉ, xóa dấu chấm câu và thẻ HTML khỏi dữ liệu được sao chép từ các nguồn trực tuyến hay định dạng lại bảng sao kê thẻ tín dụng để bạn có thể sao chép các giao dịch vào yêu cầu chi phí của mình. Bạn không cần kết nối với các nguồn dữ liệu ngoài để sử dụng các công cụ chuyển đổi dữ liệu của Excel. Ngoài ra, bạn có thể kiểm tra xem ngày tháng và số tiền tệ có được định dạng chính xác hay không và thêm thông tin bổ sung, chẳng hạn như tỷ giá hối đoái, bằng cách sử dụng hàm XLOOKUP, được thêm vào năm 2019 Mở bảng tính có ngày ở Hoa Kỳ cho biết tính năng Chuyển văn bản thành cột (nằm trong Dữ liệu, Công cụ dữ liệu) có thể làm được bao nhiêu. S. định dạng? . S. định dạng ngày tháng trong, chọn Được phân tách trên màn hình đầu tiên của trình hướng dẫn, sau đó bỏ chọn mọi dấu phân cách được đề xuất trên màn hình tiếp theo. Đặt định dạng Ngày trên màn hình thứ ba thành MDY; Văn bản thành Cột cũng có thể chia văn bản thành nhiều ô, rất hữu ích để xóa các chi tiết bổ sung như số người bán của giao dịch thẻ tín dụng hoặc chuyển mã bưu chính sang một trường khác để có thể sắp xếp địa chỉ theo vị trí. Bạn có thể kết hợp các hàm TÌM KIẾM, TÌM, TRÁI, PHẢI, MID, LEN, SUBSTITUTE và SEQUENCE để ngắt văn bản bằng cách sử dụng các dấu phân cách như dấu phẩy hoặc thậm chí là khoảng cách giữa các từ, nhưng cuối cùng bạn sẽ phải viết các biểu thức chính quy phức tạp nếu bạn muốn làm điều đó một cách tự động Excel mới. Tại sao Microsoft liệt kê (TechRepublic) Bản beta Người dùng nội bộ Office mới nhất dành cho người đăng ký Microsoft 365 thêm các chức năng mới hoạt động giống như trình hướng dẫn Chuyển văn bản thành cột. TEXTSPLIT chia văn bản trong một ô thành nhiều ô (một ô cho mỗi dấu phân cách) Bạn có thể chia văn bản thành nhiều cột hoặc thành nhiều hàng nếu bạn muốn chuyển một đoạn văn bản thành các câu riêng lẻ bằng cách chỉ định dấu phân cách cột hoặc hàng. Giá trị đầu tiên bạn cung cấp cho hàm là ô có dữ liệu của bạn trong. Nếu bạn muốn TEXTSPLIT xử lý nhiều dấu phân cách theo cùng một cách, hãy liệt kê chúng dưới dạng một mảng. Đây là các giá trị thứ hai và thứ ba của hàm và bạn cần đặt dấu ngoặc kép xung quanh ký tự phân cách, chẳng hạn như "," cho dấu phẩy hoặc "=" cho ký hiệu bằng. Dấu phẩy và dấu chấm phẩy dùng để phân tách văn bản sẽ bị loại bỏ bằng lệnh TEXTSPLIT(A1,"",",",";") Ngoài ra, bạn có thể cho TEXTSPLIT biết về các dấu phân cách cho cả hàng và cột để chuyển đổi văn bản của bạn thành một mảng (trong Excel, đây là bảng không được định dạng dưới dạng bảng) TEXTSPLIT sử dụng mảng động để văn bản tràn vào nhiều ô nếu cần (bạn sẽ gặp lỗi nếu mảng tràn sẽ ghi đè lên một ô đã có dữ liệu, để đảm bảo rằng bạn không bị mất dữ liệu mà không nhận ra). Ví dụ: nếu bạn bắt đầu với dữ liệu Red=54,Yellow=16,Purple=99 trong ô A1, TEXTSPLIT(A1,",") sẽ tạo ba ô mới với Red=54 trong ô đầu tiên, Theo mặc định, TEXTSPLIT bỏ qua giá trị trống, nhưng nếu bạn đặt TRUE làm giá trị thứ tư trong hàm, hàm sẽ thêm vào các ô trống nếu có hai dấu phân cách cạnh nhau và không có giá trị ở giữa, cho phép bạn luôn có cùng một số Bạn chỉ định dấu phân cách theo cách tương tự với TEXTBEFORE và TEXTAFTER, nhưng bạn cũng chỉ định mục nào trong danh sách bạn muốn (1 cung cấp cho bạn mục đầu tiên, 2 mục thứ hai hoặc -1 mục cuối cùng và -2 mục cuối cùng). Điều này đặc biệt hiệu quả vì dấu phân cách không nhất thiết phải là dấu chấm câu thông thường; Các chức năng mới để thay đổi hình dạng của dữ liệu cho phép bạn thực hiện điều đó bằng một công thức thay vì sao chép và dán chuyển vị khi bạn có dữ liệu được sắp xếp theo cột và bạn muốn dữ liệu đó theo hàng (hoặc ngược lại). WRAPROWS và WRAPCOLS biến các hàng và cột thành mảng, TOROW và TOCOL biến một mảng thành một hàng và TOROW và TOCOL biến nó thành một cột Nếu nội dung của bạn đã có trong nhiều ô, thì có một tập hợp các hàm cho phép bạn lấy các cột và hàng ra khỏi một mảng bằng cách chỉ định các cột và hàng bạn muốn (CHOOSEROWS và CHOOSECOLS) hoặc bằng cách cho biết bạn muốn chọn những hàng và cột nào Vì bất kỳ công thức nào trả về nhiều kết quả đều đưa chúng vào một mảng ô động, nên giờ đây cần có các hàm để nhắm mục tiêu các cột và hàng bên trong các mảng đó. Excel đã cho phép bạn nhắm mục tiêu các cột trong bảng khá dễ dàng, nhưng làm việc với mảng không đơn giản như vậy danh sách tự độngSử dụng bảng trên bảng tính của bạn cho những gì sẽ được hiển thị trong danh sách để bạn có thể dễ dàng mở rộng bảng khi tạo danh sách thả xuống nếu bạn muốn đảm bảo tính nhất quán khi nhập văn bản cho những thứ như tên sản phẩm, danh mục kế toán, chữ viết tắt cho trạng thái trong địa chỉ hoặc bất kỳ thứ gì . Nếu bạn muốn ngăn mọi người thay đổi các mục trong danh sách, hãy đặt mục đó trên một tab khác và chọn mục đó trong hộp Nguồn. Bạn cũng có thể khóa hoặc ẩn tab Bạn có thể thêm một điều khiển biểu mẫu hộp tổ hợp cho phép mọi người bắt đầu nhập và yêu cầu Excel điền vào ô các mục từ danh sách khớp với nội dung họ đang nhập, nhưng đó không còn là ô tiêu chuẩn nữa (và bạn phải tạo một hộp tổ hợp . Nhưng điều đó trở nên khó sử dụng khi bạn có hàng trăm hoặc hàng nghìn mục trong danh sách mà mọi người phải cuộn qua hoặc nhập một cách hoàn hảo Bạn không phải thay đổi bất cứ điều gì; . Khi bạn nhấp để mở danh sách, bạn có thể bắt đầu nhập để lọc nó; Điều này đã gây ra một số khó chịu, vì thực tế là ngay cả khi bạn có phiên bản Office Insider mới nhất, bạn có thể không thấy nó trong bản dựng của mình do lỗi. Như với tất cả các tính năng trong bản beta Người dùng nội bộ Office, các tính năng này có thể thay đổi hoặc thậm chí biến mất trước khi chúng được phát hành đầy đủ Thay vì bật các tính năng cho mọi người trong tổ chức hoặc đối tượng thuê Office 365, các đợt này thường được thực hiện trên tất cả người dùng. Điều này cho phép Microsoft kiểm tra phạm vi rộng nhất của cấu hình phần cứng và phần mềm, cấu trúc liên kết mạng, băng thông và các yếu tố khác. (Nếu tính năng này được bật cho bạn, tính năng này sẽ xuất hiện trong Tệp, Tài khoản, Có gì mới. Tuy nhiên, danh sách các tính năng quá dài và khó tìm kiếm, đồng thời hộp thoại tạo danh sách thả xuống không thay đổi nếu bạn có tính năng mới. ) Kênh hiện tại (Bản xem trước) bao gồm các tính năng sẽ có trong bản phát hành tiếp theo để bạn có thể cho phép người dùng dùng thử sớm và vẫn được hỗ trợ-nhưng vẫn không đảm bảo rằng mọi người sử dụng bản dựng Người dùng nội bộ Office sẽ nhận được các tính năng mới cùng một lúc. Nếu điều đó gây khó chịu (hoặc khiến người dùng của bạn bối rối), hãy đảm bảo rằng họ không sử dụng các bản phát hành beta (không được hỗ trợ và chỉ được thiết kế cho môi trường thử nghiệm) Bản tin hàng tuần của MicrosoftBằng cách đọc các bảng gian lận Windows và Office này, bạn có thể trở thành người trong cuộc của Microsoft trong công ty của mình Thường được gọi là công cụ trộn dữ liệu phổ biến, Excel đang thử các tùy chọn mới để xử lý văn bản lộn xộn cũng như nhập văn bản nhanh và chính xác hơn ngay từ đầu Một trong những lý do khiến Microsoft Excel trở nên phổ biến đối với rất nhiều tác vụ không nhất thiết phải liên quan đến tài chính hoặc số học là do có nhiều tùy chọn để chuyển đổi, chuyển đổi, làm sạch, làm phong phú và nói chung là sắp xếp dữ liệu thô thành hình dạng phù hợp để sử dụng. Công nghệ Power Query trong Excel (hiện được gọi là Get & Transform) rất tốt trong việc chuyển đổi dữ liệu, đó là nền tảng của ứng dụng Power BI trên máy tính để bạn có thể xử lý trước dữ liệu nhiều lần cho phân tích, trực quan hóa và thậm chí cả máy học HIỂU. Chính sách cài đặt phần mềm (TechRepublic Premium) Tìm hiểu thêm về phần mềm
Bạn không cần phải kết nối với các nguồn dữ liệu bên ngoài để thấy các công cụ chuyển đổi dữ liệu khác nhau trong Excel hữu ích. Nếu bạn cần xem xét các câu trả lời từ các biểu mẫu và bảng câu hỏi trực tuyến, xóa danh sách địa chỉ, loại bỏ dấu chấm câu và thẻ HTML khỏi dữ liệu được sao chép từ các nguồn trực tuyến hoặc định dạng lại bảng sao kê thẻ tín dụng của bạn để bạn có thể sao chép các giao dịch vào yêu cầu chi phí của mình, thì Excel là . Bạn cũng có thể đảm bảo ngày và số tiền được định dạng chính xác hoặc thêm dữ liệu bổ sung như tỷ giá hối đoái (hàm XLOOKUP được thêm vào năm 2019 là lý tưởng cho điều đó) Tính năng Chuyển văn bản thành cột (tìm trong phần Dữ liệu, Công cụ dữ liệu) làm được nhiều việc hơn so với cái tên gợi ý. Mở bảng tính có ngày ở dạng U. S. định dạng? . hoặc bạn có thể sử dụng trình hướng dẫn Chuyển văn bản thành cột để chuyển đổi tất cả chúng cho bạn. Chọn các ô có chữ U. S. định dạng ngày tháng, chọn Phân cách trên màn hình đầu tiên của trình hướng dẫn, sau đó xóa tất cả các Dấu phân cách được đề xuất trên màn hình thứ hai. Trên màn hình thứ ba, đặt định dạng Ngày thành MDY. Bản xem trước vẫn có thể sai nhưng khi bạn nhấp vào Kết thúc, ngày sẽ có định dạng đúng Văn bản thành Cột cũng có thể tách văn bản thành nhiều ô. thuận tiện cho việc loại bỏ thông tin bổ sung như số người bán trong giao dịch thẻ tín dụng hoặc chuyển mã bưu chính sang một trường riêng biệt để bạn có thể sắp xếp địa chỉ theo vị trí. Nếu bạn muốn làm điều đó tự động trên hàng trăm bảng tính mà không cần tạo đường dẫn dữ liệu bằng công cụ Get & Transform, thì một công thức có thể là cách tiếp cận tốt hơn so với hộp thoại mà bạn phải bấm qua. Bạn có thể kết hợp các hàm TÌM KIẾM, TÌM, TRÁI, PHẢI, MID, LEN, SUBSTITUTE và SEQUENCE để ngắt văn bản bằng cách sử dụng các dấu phân cách như dấu phẩy hoặc thậm chí là khoảng cách giữa các từ, nhưng cuối cùng bạn lại viết các biểu thức chính quy phức tạp HIỂU. Tại sao Microsoft Lists là Excel mới (TechRepublic) Bản beta Người dùng nội bộ Office mới nhất dành cho người đăng ký Microsoft 365 thêm các chức năng mới hoạt động giống như trình hướng dẫn Chuyển văn bản thành cột. TEXTSPLIT ngắt văn bản trong một ô thành nhiều ô (một ô cho mỗi dấu phân cách). giá trị đầu tiên bạn cung cấp cho hàm là ô có dữ liệu của bạn trong. Bạn có thể chia văn bản thành nhiều cột hoặc thành nhiều hàng nếu muốn chuyển một đoạn văn bản thành các câu riêng lẻ bằng cách chỉ định dấu phân cách cột hoặc hàng. Đây là các giá trị thứ hai và thứ ba trong hàm và bạn cần đặt dấu ngoặc kép xung quanh ký tự phân cách – như “,” cho dấu phẩy hoặc “=” cho ký hiệu bằng. Nếu bạn muốn TEXTSPLIT xử lý nhiều dấu phân cách theo cùng một cách, hãy liệt kê chúng dưới dạng một mảng. TEXTSPLIT(A1,{“,”,”;”}) sẽ chia nhỏ văn bản được phân tách bằng cả dấu phẩy và dấu chấm phẩy Hoặc bạn có thể biến văn bản của mình thành một mảng (trong Excel đó là một bảng không được định dạng dưới dạng bảng) bằng cách cho TEXTSPLIT biết về các dấu phân cách cho cả hàng và cột Nếu bạn bắt đầu với dữ liệu Red=54,Yellow=16,Purple=99 trong ô A1, TEXTSPLIT(A1,”,”) sẽ tạo ba ô mới với Red=54 trong ô đầu tiên, Yellow=16 trong ô tiếp theo và Purple . TEXTSPLIT sử dụng các mảng động để văn bản tràn vào bao nhiêu ô tùy ý (bạn sẽ gặp lỗi nếu mảng bị tràn sẽ ghi đè lên một ô đã có dữ liệu, để đảm bảo bạn không bị mất dữ liệu mà không nhận ra) Nếu bạn cần luôn có cùng số lượng cột hoặc hàng ngay cả khi không có cùng lượng dữ liệu, bạn có thể yêu cầu TEXTPLIT tạo các ô trống nếu có hai dấu phân cách cạnh nhau không có giá trị ở giữa. Theo mặc định, TEXTSPLIT bỏ qua giá trị trống nhưng đặt TRUE làm giá trị thứ tư trong hàm và nó sẽ thêm vào các ô trống Nếu bạn chỉ muốn sao chép một phần văn bản ra khỏi một ô, hãy sử dụng TEXTBEFORE và TEXTAFTER. Bạn chỉ định dấu phân cách theo cách tương tự, nhưng bạn cũng cho biết mục nào trong danh sách bạn muốn (1 cung cấp cho bạn mục đầu tiên, 2 mục thứ hai hoặc -1 mục cuối cùng và -2 mục thứ hai đến cuối cùng). Sự khác biệt giữa hai hàm là bạn lấy văn bản ở trước hay sau dấu phân cách. Điều này đặc biệt hiệu quả vì dấu phân cách không nhất thiết phải là dấu chấm câu thông thường; Khi bạn có dữ liệu được sắp xếp theo cột và bạn muốn dữ liệu đó theo hàng (hoặc ngược lại), bạn có thể sao chép rồi dán chuyển vị để sắp xếp lại dữ liệu. Thay vào đó, các chức năng mới để thay đổi hình dạng của dữ liệu cho phép bạn thực hiện điều đó bằng một công thức. TOROW biến một mảng thành một hàng, TOCOL biến nó thành một cột và WRAPROWS và WRAPCOLS biến các hàng và cột thành mảng Bạn cũng có thể nối hai mảng bằng cách sử dụng VSTACK và HSTACK để xếp chúng bên dưới mảng kia hoặc cạnh nhau, loại bỏ bất kỳ ô trống nào giữa chúng. Và nếu nội dung của bạn đã có trong nhiều ô, thì có một tập hợp các hàm cho phép bạn lấy các cột và hàng ra khỏi một mảng bằng cách chỉ định các cột và hàng bạn muốn (CHỌN và CHỌN) hoặc bằng cách cho biết bạn muốn chọn những hàng và cột nào Excel đã cho phép bạn nhắm mục tiêu các cột trong bảng khá dễ dàng, nhưng làm việc với mảng không dễ dàng như vậy và giờ đây, bất kỳ công thức nào trả về nhiều kết quả đều đưa chúng vào một mảng ô động, có các hàm nhắm mục tiêu cột và hàng bên trong các mảng đó là danh sách tự độngNếu bạn đang nhập văn bản và bạn muốn đảm bảo rằng bạn nhất quán về những thứ như tên sản phẩm, danh mục kế toán, chữ viết tắt cho trạng thái trong địa chỉ hoặc bất kỳ thứ gì khác mà bạn đang chọn một cách hiệu quả từ danh sách các khả năng, bạn có thể tạo danh sách thả xuống . Sử dụng một bảng trên bảng tính của bạn cho những gì sẽ được hiển thị trong danh sách để bạn có thể dễ dàng mở rộng nó. bạn có thể đặt nó trên một tab khác và chọn nó trong hộp Nguồn (ẩn hoặc khóa tab nếu bạn không muốn mọi người có thể thay đổi nội dung trong danh sách) Nhưng điều đó trở nên khó sử dụng khi bạn có hàng trăm hoặc hàng nghìn mục trong danh sách mà mọi người phải cuộn qua hoặc nhập một cách hoàn hảo. Bạn có thể thêm một điều khiển biểu mẫu hộp tổ hợp cho phép mọi người bắt đầu nhập và yêu cầu Excel điền vào ô bằng các mục từ danh sách khớp với nội dung họ đang nhập, nhưng đó không còn là ô tiêu chuẩn nữa (và bạn phải tạo hộp tổ hợp ở mọi nơi Đây là một yêu cầu phổ biến đến mức có các tiện ích mở rộng Excel để thực hiện và Microsoft cuối cùng đã thêm AutoComplete cho danh sách thả xuống. Bạn không phải làm bất cứ điều gì khác nhau. Tạo danh sách thả xuống của bạn như bình thường bằng tính năng Xác thực dữ liệu và khi bạn nhấp để mở danh sách, bạn có thể bắt đầu nhập để lọc danh sách. Nếu có một trận đấu duy nhất, trận đấu đó sẽ được tự động hoàn thành; Như với tất cả các tính năng trong bản beta Người dùng nội bộ Office, các tính năng này có thể thay đổi hoặc thậm chí biến mất trước khi chúng được phát hành đầy đủ; . Điều đó gây ra một số khó chịu, vì thực tế là ngay cả khi bạn có phiên bản Người dùng nội bộ Office mới nhất, bạn có thể không thấy nó trong bản dựng của mình vì Một tính năng mới được phát hành cho một nhóm nhỏ người dùng; . Các đợt này thường được thực hiện trên tất cả người dùng thay vì bật các tính năng cho mọi người trong một tổ chức hoặc trên đối tượng thuê Office 365, vì điều đó cho phép Microsoft thử nghiệm trên phạm vi rộng nhất của cấu hình phần cứng và phần mềm, cấu trúc liên kết mạng, băng thông, v.v. (Tệp, Tài khoản, Có gì mới sẽ hiển thị nếu tính năng này được bật cho bạn nhưng đó là một danh sách dài các tính năng mà bạn không thể dễ dàng tìm kiếm và hộp thoại để tạo danh sách thả xuống trông không khác gì nếu bạn có tính năng mới. ) Nếu điều đó gây khó chịu (hoặc gây nhầm lẫn cho người dùng của bạn), hãy đảm bảo rằng họ không sử dụng các bản phát hành beta (không được hỗ trợ và chỉ được thiết kế cho môi trường thử nghiệm). Kênh hiện tại (Bản xem trước) bao gồm các tính năng sẽ có trong bản phát hành tiếp theo để bạn có thể cho phép người dùng dùng thử sớm và vẫn được hỗ trợ–nhưng vẫn không đảm bảo rằng mọi người sử dụng bản dựng Người dùng nội bộ Office sẽ nhận được các tính năng mới cùng một lúc Bản tin hàng tuần của MicrosoftHãy trở thành người trong Microsoft của công ty bạn bằng cách đọc các mẹo, thủ thuật và cheat sheet dành cho Windows và Office này Một số tính năng mới nhất trong Excel là gì?Các hàm Excel mới mà bạn cần biết (Cập nhật tháng 8 năm 2022) . Chức năng văn bản. khả dụng. Excel cho Web & Office 365. . Hàm mảng. . Hoạt động nhóm Power Query. . Các cải tiến đối với Kết nối Excel và Power BI. . Chèn hình ảnh vào ô. . Hiển thị tùy chọn thay đổi. . Hàm mới trong Excel cho Web 3 tính năng của Excel là gì?Các tính năng chính của Microsoft Excel là gì? . Các tính năng chính của MS Excel bao gồm chèn bảng tổng hợp, sắp xếp dữ liệu được lập bảng, thêm công thức vào trang tính và tính toán dữ liệu lớn .
Tính năng nào trong Excel giúp bạn tạo chuỗi số hoặc văn bản một cách nhanh chóng?Hàm SEQUENCE cho phép bạn tạo danh sách các số thứ tự trong một mảng, chẳng hạn như 1, 2, 3, 4
Phiên bản Excel nào có chức năng Textsplit?Hàm TEXTSPLIT chỉ khả dụng trong Excel cho Microsoft 365 (Windows và Mac) và Excel cho web . Lời khuyên. Trong các phiên bản Excel không có chức năng TEXTSPLIT (ngoài Excel 365), bạn có thể sử dụng trình hướng dẫn Chuyển văn bản thành cột để tách ô.
|
