Một sự kiện có thực sự thành công hay không còn phụ thuộc vào nhiều yếu tố, trong đó yếu tố quan trọng đầu tiên là vấn đề chi phí tổ chức sự kiện.Việc dự trù kinh phí như là một kỹ năng, một chuyên môn buộc phải có ở những người tổ chức sự kiện chuyên nghiệp.Bảng dự trù kinh phí sẽ đảm bảo trong những tình huống, trường hợp phát sinh sẽ không thiếu hụt về ngân sách về tiếp tục thực hiện sự kiện.Khách hàng lựa chọn một đơn vị hay một cá nhân phụ trách tổ chức sự kiện sẽ dựa vào nhiều yếu tố và kinh phí là vấn đề hàng đầu họ ưu tiên.
2. Quy trình lập bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện
Bảng dự trù kinh phí nói có vẻ dễ nhưng thật ra rất khó khăn và đòi hỏi người làm bảng dự trù kinh phí phải thật sự tỉ mỉ và kỹ lưỡng. Đặc biệt, sẽ càng khó khăn hơn nếu bạn là một người mới vào nghề, chưa có nhiều kinh nghiệm thực tiễn. Để hoàn thành bảng dự trù một cách dễ dàng bạn nên áp dụng công thức 4 bước dưới đây :
2.1. Bước 1: Nghiên cứu và hiểu rõ kế hoạch sự kiện
Để hoàn thành bảng dự trù kinh phí hiệu quả, bạn nên xem và hiểu rõ proposal. Sự kiện đó tổ chức trong nhà hay ngoài trời, quy mô bao nhiêu khách, chủ đề chính của sự kiện đó là gì, có những hoạt động gì sẽ diễn ra trong sự kiện, danh sách những tiết mục, khách mời, khán giả, thời điểm và thời gian tổ chức sự kiện ra sao, sự kiện có ý nghĩa và mục đích gì?,...
Việc này giúp bạn nắm vững được toàn bộ sự việc gây tốn kém, đồng thời tính toán các chi phí phát sinh thêm nếu có.
2.2. Bước 2: Tổng hợp và liệt kê tất cả các hạng mục
Khi tổ chức sự kiện bạn cần biết sắp xếp những hạng mục cần thiết, hoặc có thể kèm theo các loại phụ kiện, thiết bị, ấn phẩm, dịch vụ hàng hóa, quà tặng,... Tất cả đều phải được xác định rõ số lượng cần cho mỗi hạng mục, chi phí và chất lượng.
Trong quá trình xây dựng bảng dự trù kinh phí bạn phải tính tổng tất cả phí quản lý [khoảng từ 10- 15% tùy vào đơn vị đứng ra tổ chức] và khoảng 10% phí VAT [giá trị gia tăng].
Về cơ bản, bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện thường sẽ bao gồm các hạng mục như sau:
2.3 Bước 3 : Lên danh sách kinh phí dự trù cho những rủi ro
Một sự kiện diễn ra theo những gì có trong kế hoạch từ A cho đến Z là rất hiếm. Rủi ro là vấn đề nan giải mà ngay cả những nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp cũng chưa thể kiểm soát được hoàn toàn các tình huống sẽ phát sinh.
Có thể kể đến một số rủi ro thường gặp như rủi ro với khách mời, rủi ro về địa điểm tổ chức, rủi ro từ hệ thống trang thiết bị, rủi ro kỹ thuật, rủi ro về chi phí tổ chức sự kiện,… Do đó, khi dự toán bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện, bạn nên cân nhắc thiết lập các con số thể hiện được tính chênh lệch.
2.4. Bước 4: Tính tổng kinh phí sau khi hoàn thành
Sau khi đã hoàn thành bảng dự trù kinh phí, và trước khi trình bảng này lên cho khách hàng. Nhân viên tổ chức sự kiện cần tính tổng chi phí và xác định được con số cuối cùng cho toàn bộ sự kiện bao gồm cả chi phí cho những rủi ro phát sinh.
Nếu bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện không được tính hiệu quả, chi phí dự toán thấp hơn chi phí thực tế, đơn vị mà bạn đang phụ trách sẽ buộc phải bỏ ra ngân sách tương ứng để bù vào.
3. Những lưu ý khi lập bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện
Một sự kiện diễn ra chắc chắn sẽ có những vấn đề phát sinh khó tránh. Để chuẩn bị tốt cho những trường hợp phát sinh, bạn nên dự trù thêm chi phí chênh lệch giá nếu sự kiện diễn ra vào mùa cao điểm. Việc lập bảng dự trù kinh phí đòi hỏi người thực hiện phải cẩn thận, tỉ mỉ trong tính toán, cân nhắc chi phí, có kinh nghiệm dự đoán và ứng phó với những rủi ro có thể phát sinh.Tuy nhiên điều quan trọng vẫn là nên hiểu rõ, nắm bắt chính xác từng công đoạn và chi tiết từng hoạt động trong sự kiện.
Kết luận
Lập dự toán ngân sách 1 cách chính xác không chỉ giúp bạn chuẩn bị cho những trường hợp xấu nhất. Các khoản tiết kiệm của bạn có thể giúp đỡ một phần nào đó bao gồm cả chi phí dự phòng không biết trước được có thể xảy ra trong sự kiện.
Biên tập : Huỳnh Như
Nguồn: //timviec365.vn/blog/bang-du-tru-kinh-phi-to-chuc-su-kien-new12519.html
Chương trình giải trí là phần không thể thiếu trong sự kiện
Tìm hiểu kỹ lưỡng những điều đó, bạn sẽ biết được mình cần làm gì và giá tổ chức sự kiện mà mình sắp tổ chức. Nếu bạn chủ quan không nghiên cứu thì rất có thể sẽ bỏ qua một số hạng mục và ngân sách chi cho hạng mục này. Điều đó sẽ dẫn đến khá nhiều rắc rối khi sự kiện diễn ra thực tế.
Bảng báo giá dự trù kinh phí tổ chức sự kiện đầy đủ nhất 2018
Sau khi bạn đã nghiên cứu kỹ lưỡng bản kế hoạch để đưa ra những đánh giá ban đầu về chi phí tổ chức sự kiện thì tiếp theo bạn nên lập một bản dự trù kinh phí tổ chức sự kiện đầy đủ và chi tiết nhất.
Cần có sự giao động về chi phí cho chương trình
Bạn hãy liệt kê các danh mục, các dịch vụ và công cụ cần thiết để tổ chức event, về số lượng chi tiết, công cụ và chi phí một cách đầy đủ nhất của chúng. Để có thể có được số liệu chính xác và chi tiết thì bạn nên đến các cửa hàng, các dịch vụ, các cơ sở cung cấp trang thiết bị để xin bảng báo giá và lựa chọn những sản phẩm sao cho phù hợp nhất.
Khi làm một bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện, ngoài chi phí quản lý, phí thu nhập cá nhân thì việc dự trù kinh phí cho những khoản khó đoán biết sẽ dao động khoảng từ 10 đến 20 % tổng chi phí cho một chương trình.
Home » Blog »
Bạn đang bối rối không biết làm thế nào để xây dựng được bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện? Qua bài viết dưới đây, AIT Group sẽ giúp bạn lập một bảng kế hoạch dự trù hiệu quả và chi tiết. Hãy đọc bài biết để tìm hiểu ngay nhé!
>>>> Tìm hiểu chi tiết: Công ty tổ chức sự kiện Hà Nội AIT Group chuyên nghiệp, uy tín
1. Tại sao phải lập bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện?
Bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện là bảng liệt kê toàn bộ các khoản chi tiêu và đưa ra mức giá dự kiến cho các khoản đó. Sau đó, người lập bảng cần tổng lại số tiền dự trù cần chi. Một bảng kinh phí tổ chức sự kiện cần được trình bày chi tiết, rõ ràng để tránh sự thiếu sót trong các khoản chi.
Một kế hoạch dự trù phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro về ngân sách
Xây dựng kế hoạch dự trù giúp hạn chế các rủi ro thiếu hụt ngân sách của doanh nghiệp. Nếu không có một bảng chi phí rõ ràng, sự kiện có thể xảy ra những sai sót không đáng có. Việc này sẽ khiến khách hàng có ấn tượng không tốt về công ty. Ngoài ra, bảng dự trù kinh phí tổ chức hội thảo và các sự kiện khác còn giúp hạn chế những gian lận trong quá trình thu chi.
>>>> Đọc thêm: Tổ chức khai trương trọn gói cho cửa hàng, công ty, showroom
2. Hướng dẫn lập bảng dự trù kinh phí khi tổ chức sự kiện
2.1 Nghiên cứu proposal sự kiện
Proposal có thể được hiểu là những đề xuất về ý tưởng, phong cách, quy mô.. của sự kiện. Khi nghiên cứu kỹ proposal, bạn đã có thể nắm được những thông tin và chi phí cơ bản. Đây là bước đệm để doanh nghiệp liệt kê chi tiết các hạng mục cần thiết.
Nghiên cứu proposal là bước quan trọng trong quá trình lập bảng dự trù
>>>> Khám phá ngay: Tổ chức lễ khánh thành trọn gói | Quy trình & mẫu sự kiện chi tiết
2.2 Lập checklist các hạng mục cần chuẩn bị
Công việc tiếp theo bạn cần làm là liệt kê các hạng mục cần chuẩn bị để đảm bảo không có sự thiếu sót nào. Checklist này cũng giúp doanh nghiệp dự trù kinh phí đúng chuẩn hơn. Bạn cần chú ý liệt kê thật chi tiết các hạng mục để tránh sự thiếu hụt về ngân sách.
Checklist các hạng mục sẽ giúp doanh nghiệp dự trù đúng chuẩn hơn
>>>> Tham khảo chi tiết: Dịch vụ tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới kèm quy trình chi tiết
2.3 Tham khảo giá các bên cung cấp dịch vụ
Việc tham khảo giá các bên cung cấp dịch vụ giúp doanh nghiệp đưa ra mức giá dự kiến sát nhất với chi phí thực tế. Bên cạnh đó, việc tham khảo này cũng giúp bạn lựa chọn được đơn vị tổ chức họp báo, tổ chức họp báo ra mắt sản phẩm hay các chương trình sự kiện khác phù hợp với ngân sách công ty.
Tham khảo giá cũng là một tiến trình không thể thiếu
2.4 Tính toán chi phí phát sinh
Mặc dù đã liệt kê các hạng mục kỹ lưỡng, nhưng chi phí sự kiện thực tế vẫn có khả năng sẽ chênh lệch so với dự kiến. Vì vậy, doanh nghiệp đừng quên tính toán các chi phí phát sinh để khắc phục các sai sót ngoài ý muốn. Thông thường trong một sự kiện, các chi phí phát sinh sẽ chiếm tầm 5-10%.
Cần tính toán các chi phí phát sinh
2.5 Hoàn thành bản dự trù kinh phí
Sau khi hoàn thành bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện ngoài trời hoặc trong nhà… người lập bảng cần nhập các số liệu dưới dạng file excel, word… Trong file này sẽ có đầy đủ các hạng mục đã được liệt kê, giá dự kiến và chi phí phát sinh. Bạn có thể gửi bảng dự trù hoàn thiện này cho khách hàng hoặc cho ban quản lý, lãnh đạo.
3. Mẫu bảng dự trù kinh phí cho event mới nhất
Nếu bạn là một người chưa có kinh nghiệm thì có lẽ bạn sẽ gặp khó khăn khi xây dựng kế hoạch dự trù. Sau đây là một vài mẫu bảng dự trù kinh phí sự kiện bạn có thể tham khảo:
Bảng dự trù kinh phí tổ chức của một sự kiện
Dự trù kinh phí của một lễ kỷ niệm
Bảng chi phí dự kiến của một buổi ngoại khóa
>>>> Tìm hiểu thêm: Cách tổ chức sự kiện sinh nhật cho công ty hoành tráng
4. Lưu ý cần nhớ khi dự trù kinh phí cho event
Việc tổ chức sự kiện tất niên, giáng sinh… thường sẽ gặp nhiều rủi ro và các vấn đề phát sinh về địa điểm, thời tiết, kỹ thuật… Vì vậy doanh nghiệp cần lên kế hoạch dự phòng để ứng phó. Ngoài ra, người lập bảng có thể tham khảo những người có kinh nghiệm để bảng kế hoạch được hoàn thiện hơn.
Sự kiện Hội Xuân của Microsoft được AIT tổ chức ngoài trời
Đặc biệt, các sự kiện ngoài trời thường gặp vấn đề về thời tiết nên bạn hãy xây dựng phương thức giải quyết và lập ra khoản chi phí phát sinh cho vấn đề này. Vì vậy, bạn có thể liên hệ cho các đơn vị chuyên nghiệp để nhận báo giá tổ chức sự kiện chi tiết nhất.
>>>> Xem thêm: Cách tổ chức sự kiện giáng sinh ấn tượng, ấm cúng cho công ty
5. Cách tổ chức sự kiện tiết kiệm chi phí
Bên cạnh việc xây dựng một bảng dự trù chi tiết, doanh nghiệp cũng cần chọn một đơn vị tổ chức phù hợp để tiết kiệm chi phí. Agency đóng vai trò cực kỳ quan trọng trong việc tổ chức sự kiện. Một đơn vị “có tâm” sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa ngân sách, giảm thiểu các chi phí phát sinh.
Hội thi Nhân viên xuất sắc của Honda do AIT phụ trách
AIT Group là một đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp bạn có thể tham khảo. Đơn vị chúng tôi đã đầu tư vào mảng tổ chức sự kiện từ gần 20 năm trước. Đến nay, AIT đã trở thành một trong những công ty chuyên nghiệp, uy tín nhất. Với lực lượng lao động sáng tạo cùng những ý tưởng đột phá, AIT cam kết sẽ mang đến những sự kiện độc đáo, hoành tráng nhất.
Hy vọng bài viết trên của AIT Group đã giúp bạn biết thêm nhiều thông tin về bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện. Nếu bạn có nhu cầu tìm kiếm một công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, hãy gọi ngay cho chúng tôi qua thông tin liên hệ sau đây để được tư vấn nhé!
Thông tin liên hệ:
>>>> Click ngay: