Tính năng danh sách thả xuống trong Microsoft Excel giúp nhập dữ liệu dễ dàng, nhất quán và chuẩn hóa. Hãy xem lại cách nó hoạt động và cách kích hoạt nó.
Xác thực dữ liệu cho phép bạn thực hiện những việc liên quan đến cài đặt tùy chỉnh phức tạp như nhắc người dùng chọn một tùy chọn từ danh sách hoặc giới hạn ô đối với một số kiểu dữ liệu nhất định. Nó cực kỳ hữu ích khi bạn cần giữ cho dữ liệu Microsoft Excel của mình nhất quán và chuẩn hóa.
Hôm nay tôi sẽ hướng dẫn bạn cách tạo danh sách thả xuống trong một ô bằng cách sử dụng Data Validation. Mặc dù tôi đang chụp ảnh màn hình bằng Excel 2016, các bước vẫn giống nhau nếu bạn đang sử dụng phiên bản cũ hơn, chẳng hạn như Excel 2013.
Tạo bảng dữ liệu và danh sách các tùy chọn
Đầu tiên, hãy thiết lập một bảng dữ liệu cơ bản. Bạn có thể nhập dữ liệu của mình theo cách thủ công hoặc sao chép và dán từ một nguồn khác.
Tiếp theo, sẽ nhập danh sách các tùy chọn cho danh sách thả xuống. Bạn có thể làm điều đó khi bạn xác định xác thực dữ liệu hoặc bạn có thể xác định danh sách ở một vị trí khác trên cùng một trang tính hoặc trên một trang tính khác.
Đối với ví dụ này, sẽ liệt kê các tùy chọn cho danh sách thả xuống trên một trang tính khác, vì vậy hãy nhấp vào một trong các tab trang tính ở cuối cửa sổ Excel.
Nhập từng tùy chọn vào một cột [hoặc hàng], một tùy chọn vào một ô. Sau đó, quay lại trang tính với dữ liệu của bạn.
Bật xác thực dữ liệu cho các ô đã chọn
Đối với ví dụ này, chúng tôi muốn thêm danh sách thả xuống vào Rating cột hoặc cột B. Chọn các ô bạn cũng muốn thêm vào danh sách thả xuống. Trong trường hợp của chúng tôi, chúng tôi đã chọn B2 xuyên qua B10.
Sau đó, nhấp vào Data chuyển hướng.
bên trong Data Tools , nhấp vào Data Validation cái nút.
Thêm danh sách thả xuống vào các ô đã chọn
Các Data Validation hộp thoại hiển thị. Trên Settings , bạn có thể yêu cầu Excel hạn chế các mục nhập trong các ô đã chọn thành ngày, số, số thập phân, thời gian hoặc một độ dài nhất định.
Đối với ví dụ của chúng tôi, hãy chọn List từ Allow danh sách thả xuống để tạo danh sách thả xuống trong mỗi ô đã chọn.
Chọn nguồn cho các tùy chọn danh sách thả xuống
Bây giờ, chúng ta cần chỉ định nguồn cho các tùy chọn trong mỗi danh sách thả xuống. Có hai cách bạn có thể làm điều này. Phương pháp đầu tiên liên quan đến việc nhập thủ công các tùy chọn trong Source hộp cách nhau bằng dấu phẩy. Điều này có thể tốn thời gian nếu bạn có một danh sách dài các mục.
Trước đó trong bài viết này, chúng tôi đã tạo một danh sách các mục trên một trang tính riêng biệt. Bây giờ sẽ sử dụng danh sách đó để điền danh sách thả xuống vào mỗi ô đã chọn. Phương pháp thứ hai này rất dễ quản lý. Bạn cũng có thể ẩn trang tính có chứa các tùy chọn [nhấp chuột phải vào tab trang tính và chọn Hide] khi bạn phân phối sổ làm việc cho người dùng của mình.
Để thêm danh sách từ trang tính riêng biệt vào danh sách thả xuống của bạn, hãy nhấp vào mũi tên lên ở phía bên phải của Source hộp.
Các Data Validation hộp thoại thu nhỏ xuống chỉ Source và bạn có thể truy cập sổ làm việc của mình trong hộp thoại. Bấm vào tab cho trang tính có chứa các tùy chọn danh sách thả xuống.
Tiếp theo, chọn các ô chứa các tùy chọn. Tên trang tính và phạm vi ô với các tùy chọn được thêm vào Source hộp trên Data Validation hộp thoại.
Nhấp vào mũi tên xuống ở phía bên phải của Source để chấp nhận đầu vào và mở rộng hộp thoại.
Thêm tin nhắn đầu vào
Bạn có thể thêm một tin nhắn tùy chọn vào danh sách thả xuống. Có thể bạn muốn hiển thị thông báo trợ giúp hoặc mẹo. Bạn nên giữ cho thông điệp ngắn gọn.
Để thêm thông báo hiển thị khi một ô chứa danh sách thả xuống được chọn, hãy bấm vào Input Message chuyển hướng. Tiếp theo, nhập một Title và Input message trong những cái hộp.
Thêm cảnh báo lỗi
Một mục tùy chọn khác trên danh sách thả xuống là một thông báo lỗi, sẽ hiển thị khi người dùng cố gắng nhập dữ liệu không khớp với cài đặt xác thực. Trong ví dụ của chúng tôi, khi ai đó nhập một tùy chọn vào ô không khớp với bất kỳ tùy chọn đặt trước nào, thông báo lỗi sẽ hiển thị.
Để thêm thông báo lỗi, hãy nhấp vào Error Alert chuyển hướng. Tùy chọn mặc định cho Style của cảnh báo lỗi là Stop. Bạn cũng có thể chọn Warning hoặc Information. Đối với ví dụ này, hãy chấp nhận tùy chọn mặc định của Stop bên trong Style danh sách thả xuống.
Nhập Title và Error message cho Error Alert. Tốt nhất là giữ cho thông báo lỗi ngắn gọn và đầy đủ thông tin. Nhấp chuột OK.
Sử dụng danh sách thả xuống mới của bạn
Bây giờ, khi bạn nhấp vào ô mà bạn đã thêm danh sách xác thực dữ liệu, một danh sách thả xuống sẽ hiển thị và bạn có thể chọn một tùy chọn.
Nếu bạn đã thêm một Input Message vào danh sách thả xuống, nó sẽ hiển thị khi bạn chọn một ô chứa danh sách thả xuống.
Nếu bạn cố gắng nhập một tùy chọn không khớp với bất kỳ tùy chọn đặt trước nào, Error Alert bạn thiết lập hiển thị trên hộp thoại.
Bạn đã sử dụng danh sách thả xuống như thế nào trong Excel? Hãy cho chúng tôi biết trong phần bình luận. Ngoài ra, hãy xem cái khác của chúng tôi Mẹo Microsoft Office và hướng dẫn của chúng tôi cho tạo menu thả xuống trong Google Trang tính.