Cach trinh bầy văn bản theo quy đinh chuẩn năm 2024
|
Nghị định 30/2020/NĐ-CP đã đưa ra nhiều điểm mới liên quan đến việc soạn thảo, kiểm tra, phê duyệt và phát hành văn bản hành chính. Các quy định mới này nhằm tối ưu hóa quy trình làm việc, tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý và sử dụng thông tin chính xác và hiệu quả hơn. Trong bối cảnh này, các cơ quan hành chính cần cập nhật và tuân thủ theo Nghị định mới để đảm bảo tính nhất quán và tuân thủ luật pháp trong công tác văn bản hành chính. Tham khảo ngay Hướng dẫn cách trình bày văn bản chuẩn Nghị định 30 tại bài viết sau: Show
Theo khoản 3 Điều 3 Nghị định 30/2020/NĐ-CP, văn bản hành chính được định nghĩa như sau: “Văn bản hành chính” là những tài liệu được tạo ra trong quá trình chỉ đạo, điều hành, và giải quyết các công việc của các cơ quan, tổ chức, nhằm đảm bảo sự thống nhất và hiệu quả trong quản lý và thực hiện các nhiệm vụ hành chính. Các loại văn bản hành chính bao gồm, nhưng không giới hạn, các danh mục sau đây: Nghị quyết (đặc biệt), quyết định (đặc biệt), chỉ thị, quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản thỏa thuận, giấy ủy quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, phiếu gửi, phiếu chuyển, phiếu báo, thư công. Định nghĩa này rõ ràng và toàn diện, giúp xác định mọi tài liệu thuộc loại văn bản hành chính và áp dụng quy trình và quy định tương ứng. Hướng dẫn cách trình bày văn bản chuẩn Nghị định 30Theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP, quy định về căn chỉnh và lề của văn bản hành chính như sau: Văn bản hành chính nên được trình bày trên giấy kích thước A4 (210 mm x 297 mm) theo chiều dài của khổ A4. Trong trường hợp nội dung của văn bản bao gồm các bảng, biểu mà không được tạo thành các phụ lục riêng, văn bản hành chính có thể được trình bày theo chiều rộng. Ngoài ra, việc căn chỉnh và định lề văn bản hành chính phải tuân theo các quy định sau:
Như vậy, định lề trang tổng cộng bao gồm cách lề trên và lề dưới khoảng 20 – 25 mm và cách lề trái và lề phải khoảng 30 – 35 mm. Các quy định này giúp đảm bảo tính chuẩn mực và thống nhất trong việc trình bày văn bản hành chính. Ngoài việc đảm bảo quy định về căn lề, cũng cần chú trọng đến việc giãn dòng chuẩn trong nội dung của văn bản hành chính. Nội dung văn bản hành chính nên được canh đều cả hai lề, tức là khoảng cách từ mép trái và mép phải đều phải đồng đều và cân đối. Để tạo sự rõ ràng và dễ đọc, khoảng cách giữa các đoạn văn cần được giữ ít nhất là 6pt, giúp phân tách rõ ràng giữa các phần khác nhau của văn bản. Đồng thời, khoảng cách giữa các dòng nên tuân theo tiêu chuẩn là dòng đơn, tối thiểu là một dòng, và tối đa không vượt quá 1,5 lines. Điều này đảm bảo tính ngăn nắp và dễ đọc của văn bản hành chính, giúp người đọc nắm bắt thông tin một cách hiệu quả và dễ dàng. Chào chị, Ban biên tập xin gửi đến chị một số nguyên tắc, tiêu chuẩn quan trọng về cách soạn thảo văn bản hành chính như sau: 1. Phông chữ trình bày văn bảnPhông chữ tiếng Việt Times New Roman, bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001, màu đen. Riêng cỡ chữ sẽ tùy thuộc vào từng vị trí và thành phần của văn bản. 2. Khổ giấy và kiểu trình bày văn bảnTất cả các loại văn bản hành chính đều sử dụng khổ A4 (210 mm x 297 mm). Trình bày theo chiều dài của khổ A4. Trường hợp nội dung văn bản có các bảng, biểu nhưng không được làm thành các phụ lục riêng thì văn bản có thể được trình bày theo chiều rộng. 3. Định lề trang văn bảnCách mép trên và mép dưới 20 - 25 mm, cách mép trái 30 - 35 mm, cách mép phải 15 - 20 mm. 4. Số trang văn bảnĐược đánh từ số 1, bằng chữ số Ả Rập, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, được đặt canh giữa theo chiều ngang trong phần lề trên của văn bản, không hiển thị số trang thứ nhất. 5. Cách trình bày nội dung văn bảnNội dung văn bản được trình bày bằng chữ in thường, được canh đều cả hai lề, kiểu chữ đứng; cỡ chữ từ 13 đến 14; khi xuống dòng, chữ đầu dòng lùi vào 1 cm hoặc 1,27 cm; khoảng cách giữa các đoạn văn tối thiểu là 6pt; khoảng cách giữa các dòng tối thiểu là dòng đơn, tối đa là 1,5 lines. 6. Cách ghi tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản- Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản bao gồm tên của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và tên của cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có). - Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng. - Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa dưới tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ. - Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp được trình bày cách nhau dòng đơn. Trường hợp tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản, tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp dài có thể trình bày thành nhiều dòng. 7. Số, ký hiệu của văn bản- Số của văn bản là số thứ tự văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành trong một năm được đăng ký tại Văn thư cơ quan theo quy định. Số của văn bản được ghi bằng chữ số Ả Rập. Trường hợp các Hội đồng, Ban, Tổ của cơ quan, tổ chức được ghi là “cơ quan ban hành văn bản” và được sử dụng con dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức để ban hành văn bản thì phải lấy hệ thống số riêng. - Ký hiệu của văn bản bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản và chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước có thẩm quyền ban hành văn bản. Đối với công văn, ký hiệu bao gồm chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành công văn và chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo hoặc lĩnh vực được giải quyết. Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức và các đơn vị trong mỗi cơ quan, tổ chức hoặc lĩnh vực do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định cụ thể, bảo đảm ngắn gọn, dễ hiểu. Lưu ý: Số, ký hiệu của văn bản được đặt canh giữa dưới tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản. Từ “Số” được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng; sau từ “Số” có dấu hai chấm (:); với những số nhỏ hơn 10 phải ghi thêm số 0 phía trước. Ký hiệu của văn bản được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng. Giữa số và ký hiệu văn bản có dấu gạch chéo (/), giữa các nhóm chữ viết tắt trong ký hiệu văn bản có dấu gạch nối (-), không cách chữ. 8. Địa danh và thời gian ban hành văn bản- Địa danh ghi trên văn bản do cơ quan nhà nước ở trung ương ban hành là tên gọi chính thức của tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi cơ quan ban hành văn bản đóng trụ sở. Địa danh ghi trên văn bản do cơ quan nhà nước ở địa phương ban hành là tên gọi chính thức của đơn vị hành chính nơi cơ quan ban hành văn bản đóng trụ sở. Đối với những đơn vị hành chính được đặt theo tên người, bằng chữ số hoặc sự kiện lịch sử thì phải ghi tên gọi đầy đủ của đơn vị hành chính đó. Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức, đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân thuộc phạm vi quản lý của Bộ Công an, Bộ Quốc phòng được thực hiện theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của Bộ Công an, Bộ Quốc phòng. - Thời gian ban hành văn bản Thời gian ban hành văn bản là ngày, tháng, năm văn bản được ban hành. Thời gian ban hành văn bản phải được viết đầy đủ; các số thể hiện ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả Rập; đối với những số thể hiện ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2 phải ghi thêm số 0 phía trước. Lưu ý: Địa danh và thời gian ban hành văn bản được trình bày trên cùng một dòng với số, ký hiệu văn bản, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ nghiêng; các chữ cái đầu của địa danh phải viết hoa; sau địa danh có dấu phẩy (,); địa danh và ngày, tháng, năm được đặt dưới, canh giữa so với Quốc hiệu và Tiêu ngữ. 9. Cách ký tên, đóng dấu- Cách ký tên: + Chữ ký của người có thẩm quyền là chữ ký của người có thẩm quyền trên văn bản giấy hoặc chữ ký số của người có thẩm quyền trên văn bản điện tử. + Việc ghi quyền hạn của người ký được thực hiện như sau: Trường hợp ký thay mặt tập thể thì phải ghi chữ viết tắt “TM.” vào trước tên tập thể lãnh đạo hoặc tên cơ quan, tổ chức. Trường hợp được giao quyền cấp trưởng thì phải ghi chữ viết tắt “Q.” vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức. Trường hợp ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức thì phải ghi chữ viết tắt “KT.” vào trước chức vụ của người đứng đầu. Trường hợp cấp phó được giao phụ trách hoặc điều hành thì thực hiện ký như cấp phó ký thay cấp trưởng. Trường hợp ký thừa lệnh thì phải ghi chữ viết tắt “TL.” vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức. Trường hợp ký thừa ủy quyền thì phải ghi chữ viết tắt “TUQ.” vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức. - Cách đóng dấu + Đóng dấu của cơ quan, tổ chức: Dấu đóng bên trái chữ ký, trùm lên 1/3 chữ ký. + Đóng dấu treo: Các văn bản ban hành kèm theo văn bản chính hoặc phụ lục: Dấu được đóng lên trang đầu, trùm một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề phụ lục. + Đóng dấu giáp lai: Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản. 10. Sơ đồ vị trí các thành phần thể thức văn bảnVị trí trình bày các thành phần thể thức văn bản trên một trang giấy khổ A4 được thực hiện theo sơ đồ bố trí như sau: Ô số Thành phần thể thức văn bản 1 Quốc hiệu và Tiêu ngữ 2 Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản 3 Số, ký hiệu của văn bản 4 Địa danh và thời gian ban hành văn bản 5a Tên loại và trích yếu nội dung văn bản 5b Trích yếu nội dung công văn 6 Nội dung văn bản 7a, 7b, 7c Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền 8 Dấu, Chữ ký số của cơ quan, tổ chức 9a, 9b Nơi nhận 10a Dấu chỉ độ mật 10b Dấu chỉ mức độ khẩn 11 Chỉ dẫn về phạm vi lưu hành 12 Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành 13 Địa chỉ cơ quan, tổ chức; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại; số Fax. 14 Chữ ký số của cơ quan, tổ chức cho bản sao văn bản sang định dạng điện tử Xem thêm các thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản khác tại Phụ lục I Nghị định 30/2020/NĐ-CP. Ngoài ra, người soạn thảo cần lưu ý về các quy tắc: Quy tắc viết hoa trong văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Phụ lục II Nghị định 30/2020/NĐ-CP Quy tắc viết tắt tên loại văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Phụ lục III Nghị định 30/2020/NĐ-CP Đây là nội dung tóm tắt, thông báo văn bản mới dành cho khách hàng của THƯ VIỆN PHÁP LUẬT. Nếu quý khách còn vướng mắc vui lòng gửi về Email: [email protected] |
