Excel Data Validation là công cụ thiết yếu, đóng vai trò rất quan trọng trong việc hạn chế nhập liệu sai và đảm bảo tính nhất quán của dữ liệu. Nếu biết cách sử dụng hiệu quả công cụ này, người dùng có thể tối ưu hóa cho việc phân tích và thống kê, từ đó nâng cao độ tin cậy của bảng tính.
Excel Data Validation là gì?
Hàm Data Validation trong Excel là một tính năng quan trọng cung cấp khả năng xác định và áp dụng điều kiện dữ liệu cho các ô tính cụ thể. Data Validation chỉ cho phép người dùng điền dữ liệu được xác định trước. Từ đó hạn chế lỗi xuất hiện trong quá trình nhập thông tin, dữ liệu của người dùng.
Nếu sử dụng hiệu quả tính năng này, quá trình thống kê dữ liệu sẽ trở nên rõ ràng và hiệu quả hơn, đồng thời tạo sự nhất quán trong các hoạt động như điền thông tin hay kiểm kê.
Tìm hiểu chức năng Data Validation trong Excel
Nói một cách đơn giản và dễ hiểu thì Excel Data Validation có chức năng là kiểm duyệt dữ liệu được nhập vào sao cho đảm bảo dữ liệu đó phải được nhập vào đúng nơi và đúng chỗ.
Cụ thể, sau đây những chức năng cơ bản của Data Validation:
- Tạo danh sách dạng thả xuống để người dùng dễ dàng chọn từ các tùy chọn có sẵn trong Excel.
- Thiết lập các cài đặt cảnh báo về loại dữ liệu phù hợp cho ô đang được chọn.
- Hiển thị thông báo lỗi khi dữ liệu nhập vào không đúng hoặc không hợp lệ, từ đó giúp người dùng sửa chữa kịp thời.
Data Validation có điều kiện trong Excel nâng cao hiện nay được sử dụng phổ biến với nhiều những mục đích khác nhau nhằm hỗ trợ công việc của mọi người. Cụ thể, người dùng có thể sử dụng hàm Excel này để nhập các ký tự, các con chữ giống nhau trong cùng một cột; Hoặc xây dựng biểu đồ báo cáo tài chính với những tiêu chí bắt buộc như theo mốc thời gian hàng tháng, hàng quý, hàng năm, theo địa phương, khu vực hoặc quốc gia khác nhau…
Hướng dẫn cách sử dụng Excel Data Validation chi tiết
Để có thể áp dụng hiệu quả cách tạo Data Validation có điều kiện trong Excel, hãy tham khảo nội dung dưới đây để được hướng dẫn chi tiết.
Hướng dẫn sử dụng Data Validation List với nguồn là Table
Sử dụng nguồn cho danh sách chọn là một Table [Bảng] hoặc một cột trong Table sẽ làm cho Excel Data Validation trở nên linh hoạt hơn đáng kể. Thay vì sử dụng một vùng cố định không liên quan đến Table hoặc phải dùng những công thức hàm Excel phức tạp để tạo danh sách cho Data Validation cao cấp, người dùng có thể liên kết trực tiếp với dữ liệu có sẵn trong Table.
Khi người dùng thêm dữ liệu vào Table, danh sách chọn cũng tự động được hệ thống cập nhật mà không cần thay đổi nguồn cho Data Validation cao cấp một cách thủ công.
Tham khảo ví dụ trường hợp Table lấy làm nguồn chỉ có 1 cột
Nếu người dùng chỉ đang làm việc với một Table có một cột duy nhất thì người dùng chỉ cần tham chiếu trực tiếp tên của bảng đó. Trong phần Data Validation, nhấn chọn vào List; Tại phần Source, hãy sử dụng công thức sau: =INDIRECT[“”]
Ví dụ trong trường hợp Bảng lấy làm nguồn chỉ có 1 cột thì hãy nhập theo ví dụ dưới đây là =INDIRECT[“Table1”]
Trong đó công thức này, “Table1” thường được coi là tên của một bảng [Table] trong Excel.
Khi sử dụng công thức INDIRECT để gọi tới tên “Table1”, có nghĩa là người dùng muốn sử dụng nó để làm nguồn cho hệ thống chọn một ô hay một vùng nhập liệu nào đó và kết quả trả về dữ liệu trong bảng có tên là “Table1”.
Tham khảo ví dụ trường hợp Table lấy làm nguồn có nhiều hơn 1 cột
Trong ví dụ này, người dùng có một bảng dữ liệu với hai cột là “HH” và “DG”.
Mục tiêu của người dùng là muốn tạo một danh sách cho ô E2, dựa trên những giá trị trong cột “DG” của Bảng Table1.
Vì Bảng này có nhiều cột nên khi sử dụng Data Validation để tạo danh sách, người dùng bắt buộc phải chỉ định rõ sẽ tham chiếu đến một cột cụ thể.
Công thức chung có thể sử dụng để làm việc này là: =INDIRECT[“[]”].
Trong trường hợp ví dụ dưới đây, công thức trong mục Source của Data Validation List sẽ là: =INDIRECT[“Table1[DG]”].
Giờ đây, khi người dùng thêm dữ liệu vào Table nguồn thì đồng thời dữ liệu ở trong danh sách chọn Data Validation List cũng sẽ được cập nhật nhanh chóng mà người dùng không cần phải thay đổi lại nguồn một cách thủ công.
Hướng dẫn sử dụng Data Validation trong Excel để tạo List và kiểm tra dữ liệu nhập
Để người dùng biết cách sử dụng Excel Data Validation trong việc tạo List và kiểm tra dữ liệu nhập thì hãy tham khảo ví dụ dưới đây của FPT Smart Cloud.
Yêu cầu 1: Điền tên công ty chỉ được chọn 1 trong số các công ty đã cho
Bước 1: Đầu tiên, người dùng tiến hành quét chọn vùng địa chỉ của “Công ty SX” từ B11:B15 và đặt chuột vào vùng Name box đặt tên. Cuối cùng nhấn phím Enter như hình minh họa dưới đây.
Bước 2: Sau đó người dùng quét chọn vùng địa chỉ từ C3:C8, nhấn chọn thẻ Data, click để chọn Data Validation. Một giao diện sẽ hiển thị trên màn hình như dưới đây. Tại thẻ Settings, người dùng tiến hành chọn và nhập các số liệu như sau:
- Tại mục Allow, nhấn chọn List.
- Tại mục Source, nhập lệnh \=congtysx
Cuối cùng nhấn OK là hoàn thành.
Yêu cầu 2: Chỉ chọn những sản phẩm tương ứng với công ty sản xuất
Bước 1: Đầu tiên, người dùng cần quét vùng dữ liệu cột tên xe Toyota từ D12:D15 đang được đặt tên trong vùng Name box.
Bước 2: Sau đó, tiếp tục thực hiện quét chọn cột tên xe như HONDA, BMWG, AUDI, FORD… rồi tiến hành đặt tên tương tự như hướng dẫn ở trên.
Bước 3: Sau khi đặt tên vùng cho các cột tên xe, người dùng tiến hành quét chọn vùng địa chỉ từ D3:D8, sau đó chọn thẻ Data, click vào Data Validation, một giao diện sẽ xuất hiện để người dùng tiến hành chọn và điền thông tin như hình dưới.
Hướng dẫn cách bỏ định dạng Excel Data Validation
Để bỏ định dạng Excel Data Validation, người dùng thực hiện 2 bước đơn giản như sau:
Bước 1: Click để chọn ô [hoặc kéo chọn nhiều ô] cần bỏ định dạng, nhấn chọn Data trên thanh công cụ, click để chọn Data Validation có biểu tượng như hình dưới.
Bước 2: Để bỏ định dạng, người dùng nhấn chọn Clear All là hoàn thành.
Lời kết
Hi vọng những thông tin chia sẻ trên của chúng tôi sẽ giúp người dùng biết cách sử dụng Excel Data Validation một cách hiệu quả nhất. Từ đó đảm bảo hiệu suất công việc tốt nhất, hạn chế tối đa những rủi ro, sai sót trong quá trình nhập liệu!
Nếu doanh nghiệp muốn sử dụng các ứng dụng của Office 365 hoặc Microsoft 365 for Business để phục vụ công việc cho tổ chức của mình, hãy liên hệ với FPT Smart Cloud để được chúng tôi giải đáp và tư vấn chuyên sâu nhất.