Cắm chứng thư số vào máy tính như thế nào năm 2024

Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được sử dụng để xác thực danh tính và tính toàn vẹn của một tài liệu điện tử. Dưới đây là hướng dẫn cách sử dụng chữ ký số đối với người mới cần lưu ý để giao dịch điện tử được thuận lợi.

Cách sử dụng chữ ký số cho người mới.

1. Các bước để sử dụng chữ ký số

Doanh nghiệp, cá nhân muốn thực hiện các giao dịch điện tử an toàn cần mua chữ ký số của các đơn vị được Bộ thông tin và truyền thông cấp giấy phép theo quy định của pháp luật.

Để sử dụng chữ ký số người dùng cần chuẩn bị máy tính kết nối internet và tiến hành các bước như sau:

• Chuẩn bị chữ ký số: Đơn vị/ cá nhân cần mua chữ ký số (USB Token) từ các nhà cung cấp được Bộ Thông tin và Truyền thông cấp giấy phép cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số.
• Cài đặt phần mềm quản lý chữ ký số trên máy tính: Sau khi mua chữ ký số, nhà cung cấp sẽ cấp cho bạn phần mềm quản lý chữ ký số và USB Token. Khi này người dùng cần cài đặt phần mềm quản lý chữ ký số của nhà cung cấp trên máy tính của mình (cách cài đặt theo hướng dẫn của từng nhà cung cấp).
• Kích hoạt chữ ký số và đổi mã Pin: Sau khi cài đặt phần mềm quản lý chữ ký số, người dùng kích hoạt chữ ký số bằng cách cắm Usb Token vào máy và thực hiện đăng nhập lần đầu bằng mã Pin của nhà cung cấp. Sau đó thực hiện đổi mã Pin để tăng tính bảo mật.
• Ký số: Sau khi cài đặt chữ ký số và kích hoạt thành công người dùng đã có thể sử dụng chữ ký số để ký số trong các giao dịch điện tử.

2. Hướng dẫn ký số bằng chữ số USB Token

Để thực hiện ký số cho các văn bản, thông điệp dữ liệu điện tử bạn thực hiện theo các bước như sau:

• Bước 1: Cắm USB token - chữ ký số vào máy tính đã cài đặt phần mềm chữ ký số của nhà cung cấp
• Bước 2: Mở văn bản, tài liệu điện tử cần ký.
• Bước 3: Chọn chức năng ký chữ ký số.
• Bước 4: Người dùng nhập mã PIN của USB Token.
• Bước 5: Nhấn ký để hoàn tất.

Lưu ý khi sử dụng chữ ký số:

• Bảo quản chữ ký số trong tủ khóa, không đưa cho người khác mượn hoặc sử dụng, thực hiện quản lý chặt chẽ;
• Bảo mật thông tin mã Pin, thay đổi mã Pin định kỳ để tăng tính bảo mật, tránh bị sử dụng trái phép;
• Sử dụng chữ ký số an toàn để ký các tài liệu quan trọng;
• Thực hiện kiểm tra thời hạn của chữ ký số để kịp thời gia hạn chữ ký số;
• Khi gặp các sự cố lưu ý tìm hiểu nguyên nhân, trường hợp không tự giải quyết được cần liên hệ với nhà cung cấp để được hỗ trợ xử lý.

3. Các giao dịch điện tử sử dụng chữ ký số

Chữ ký số hiện nay có thể áp dụng đối với hầu hết các giao dịch điện tử ở mọi lĩnh vực nhằm đảm bảo giao dịch điện tử có giá trị pháp lý, được pháp luật công nhận.

Sử dụng chữ ký số trong việc lập hóa đơn chứng từ điện tử.

• Thực hiện khai thuế điện tử, khai bảo hiểm xã hội điện tử, khai hải quan điện tử
• Nộp hồ sơ hành chính
• Ký hợp đồng thương mại điện tử, ký hợp đồng lao động điện tử thương mại điện tử
• Giao dịch với ngân hàng
• Ký hóa đơn điện tử
• Sử dụng cho các văn bản thông báo, quyết định trong cơ quan nhà nước, nội bộ doanh nghiệp

4. Lợi ích của sử dụng chữ ký số

Sử dụng chữ ký số mang đến rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp và cá nhân trong hoạt động sản xuất kinh doanh.

• Chữ ký số giúp xác thực danh tính của người ký một cách chính xác.
• Chữ ký số giúp đảm bảo tính toàn vẹn của tài liệu, bảo mật, giữ an toàn thông tin.
• Đảm bảo giá trị pháp lý của giao dịch trong trường hợp xảy ra tranh chấp đồng thời giảm thiểu rủi ro gian lận, giả mạo giấy tờ, chữ ký.
• Chữ ký số giúp tiết kiệm thời gian và chi phí đi lại, tổ chức phòng hợp, ký kết…
• Hỗ trợ thực hiện giao dịch điện tử, làm thủ tục dễ dàng tại bất cứ đâu, bất cứ thời điểm nào.
• Giúp Dễ dàng chuyển tài liệu, hồ sơ đã ký cho đối tác, khách hàng, cơ quan quản lý

Trên đây Thái Sơn đã cung cấp thông tin hướng dẫn cách sử dụng chữ ký số cho người mới. Chữ ký số là một công cụ hữu ích giúp đảm bảo tính toàn vẹn và bảo mật của các tài liệu điện tử giúp doanh nghiệp, cá nhân nâng cao hiệu suất làm việc giảm thiểu rủi ro gian lận và tiết kiệm thời gian, chi phí.