Dự toán chi phí tốt là điều cần thiết để giữ một dự án dưới ngân sách. Nhiều chi phí có thể xuất hiện trong vòng đời của một dự án và một phương pháp ước tính chính xác có thể là sự khác biệt giữa một kế hoạch thành công và một kế hoạch thất bại. Ước tính, tuy nhiên, nói dễ hơn làm. Các dự án mang lại rủi ro, và rủi ro mang lại chi phí bất ngờ.
Cost estimation is the process that takes those factors into account, and calculates a budget that meets the financial commitment necessary for a successful project. Project cost estimation applies to everything from building a bridge to developing that new killer app. It all costs money, so the clearer you are on the amount required, the more likely you’ll achieve your objective.
Dự toán chi phí là quá trình tính đến các yếu tố đó và tính toán ngân sách đáp ứng cam kết tài chính cần thiết cho một dự án thành công. Dự toán chi phí dự án áp dụng cho mọi thứ, từ xây dựng cầu nối đến phát triển ứng dụng sát thủ mới đó. Tất cả đều tốn tiền, vì vậy bạn càng rõ ràng về số tiền cần thiết, bạn càng có nhiều khả năng đạt được mục tiêu của mình.
An Overview of Cost Estimation
Tổng quan về dự toán
Put another way, the United States Government Accountability Office defines cost estimation as “the summation of individual cost elements, using established methods and valid data, to estimate the future costs of a program, based on what is known today.”
Nói cách khác, Văn phòng Trách nhiệm Chính phủ Hoa Kỳ định nghĩa ước tính chi phí là cách tính tổng các yếu tố chi phí riêng lẻ, sử dụng các phương pháp đã thiết lập và dữ liệu hợp lệ, để ước tính chi phí trong tương lai của chương trình, dựa trên những gì được biết đến ngày hôm nay.
It further defines the basic characteristics of credible cost estimation as including:
Nó xác định thêm các đặc điểm cơ bản của ước tính chi phí đáng tin cậy bao gồm:
- Clear identification of tasks
- Broad participation in preparing estimates
- Availability of valid data
- Standardized structures for the estimates
- Provisions for program uncertainties
- Recognition of inflation
- Excluded costs
- Independent reviews of estimates
- Revision of estimates for significant program changes
Xác định rõ nhiệm vụ Tham gia rộng rãi vào việc chuẩn bị dự toán Có sẵn dữ liệu hợp lệ Cấu trúc tiêu chuẩn cho các ước tính Dự phòng cho sự không chắc chắn của chương trình Ghi nhận lạm phát Không bao gồm chi phí Đánh giá độc lập về dự toán
- Sửa đổi dự toán cho những thay đổi quan trọng của chương trình
12-Step Process for Cost Estimation
Quy trình 12 bước để ước tính chi phí
The U.S. government has identified a 12-step process that results in reliable and valid cost estimates. Those twelve steps are outlined below.
Chính phủ Hoa Kỳ đã xác định một quy trình gồm 12 bước dẫn đến ước tính chi phí đáng tin cậy và hợp lệ. Mười hai bước được nêu dưới đây.
- Define Estimate’s Purpose: Determine the purpose of the estimate, the level of detail which is required, who receives the estimate and the overall scope of the estimate.
- Develop Estimating Plan: Assemble a cost-estimating team, and outline their approach. Develop a timeline, and determine who will do the independent cost estimate. Finally, create the team’s schedule.
- Define Characteristics: Create a baseline description of the purpose, system and performance characteristics. This includes any technology implications, system configurations, schedules, strategies and relations to existing systems. Don’t forget support, security, risk items, testing and production, deployment and maintenance, and any similar legacy systems.
- Determine Estimating Approach: Define a work breakdown structure [WBS], and choose an estimating method that is best suited for each element in the WBS. Cross-check for cost and schedule drivers; then create a checklist.
- Identify Rule and Assumptions: Clearly define what is included and excluded from the estimate, and identify specific assumptions.
- Obtain Data: Create a data collection plan, and analyze data to find cost drivers.
- Develop Point Estimate: Develop a cost model by estimating each WBS element.
- Conduct Sensitivity Analysis: Test sensitivity of costs to changes in estimating input values and key assumptions, and determine key cost drivers.
- Conduct Risk and Uncertainty Analysis: Determine the cost, schedule and technical risks inherent with each item on the WBS and how to manage them.
- Document the Estimate: Have documentation for each step in the process to keep everyone on the same page with the cost estimate.
- Present Estimate to Management: Brief decision-makers on cost estimates to get approval.
- Update Estimate: Any changes must be updated and reported on. Also, perform a postmortem where you can document lessons learned.
1. Xác định Mục đích Ước tính: Xác định mục đích của ước tính, mức độ chi tiết được yêu cầu, ai nhận được ước tính và phạm vi tổng thể của ước tính.
- Xây dựng kế hoạch dự toán: Tập hợp một nhóm dự toán chi phí và phác thảo phương pháp của họ. Xây dựng một dòng thời gian và xác định ai sẽ thực hiện dự toán chi phí độc lập. Cuối cùng, tạo lịch trình của đội.
- Xác định các đặc điểm: Tạo một mô tả cơ bản về các đặc điểm mục đích, hệ thống và hiệu suất. Điều này bao gồm bất kỳ ý nghĩa công nghệ, cấu hình hệ thống, lịch trình, chiến lược và quan hệ với các hệ thống hiện có. Đừng quên hỗ trợ, bảo mật, các mục rủi ro, thử nghiệm và sản xuất, triển khai và bảo trì và bất kỳ hệ thống di sản tương tự nào.
- Xác định phương pháp ước tính: Xác định cấu trúc phân chia công việc [WBS] và chọn phương pháp ước tính phù hợp nhất cho từng yếu tố trong WBS. Kiểm tra chéo cho chi phí và lịch trình trình điều khiển; sau đó tạo một danh sách kiểm tra.
- Xác định quy tắc và giả định: Xác định rõ ràng những gì được bao gồm và loại trừ khỏi ước tính và xác định các giả định cụ thể.
- Lấy dữ liệu: Tạo kế hoạch thu thập dữ liệu và phân tích dữ liệu để tìm trình điều khiển chi phí.
- Phát triển Ước tính Điểm: Phát triển mô hình chi phí bằng cách ước tính từng yếu tố WBS.
- Phân tích độ nhạy: Kiểm tra độ nhạy của chi phí đối với các thay đổi trong việc ước tính giá trị đầu vào và các giả định chính và xác định các trình điều khiển chi phí chính.
- Tiến hành phân tích rủi ro và không chắc chắn: Xác định chi phí, lịch trình và rủi ro kỹ thuật vốn có với từng mục trên WBS và cách quản lý chúng.
- Tài liệu Ước tính: Có tài liệu cho từng bước trong quy trình để giữ mọi người trên cùng một trang với dự toán chi phí.
- Ước tính hiện tại cho quản lý: Người ra quyết định ngắn gọn về dự toán chi phí để được phê duyệt.
Challenges of Cost Estimation
Những thách thức của dự toán
There are many factors that are uncertain when cost estimating. For example, if the project is not like prior ones, then experience won’t help guide you. If the planning horizon is further out, the greater the uncertainty. That said, the longer the project’s duration, the less in focus cost estimations will be.
Có nhiều yếu tố không chắc chắn khi ước tính chi phí. Ví dụ: nếu dự án không giống như dự án trước, thì kinh nghiệm sẽ không giúp hướng dẫn bạn. Nếu chân trời quy hoạch càng xa thì sự không chắc chắn càng lớn. Điều đó nói rằng, thời gian của dự án càng dài, dự toán chi phí tập trung sẽ càng ít.
Then there is the team: the level of skill and experience available are going to have a big factor on overall costs of the project.
Sau đó là nhóm: mức độ kỹ năng và kinh nghiệm có sẵn sẽ có một yếu tố lớn trên tổng chi phí của dự án.
Project Cost Estimation Techniques
Kỹ thuật dự toán chi phí dự án
All of these factors impact project cost estimation, making it difficult to come up with precise estimates. Luckily, there are techniques that can help with developing a more accurate cost estimation.
Tất cả các yếu tố này tác động đến ước tính chi phí dự án, gây khó khăn cho việc đưa ra các ước tính chính xác. May mắn thay, có những kỹ thuật có thể giúp phát triển một dự toán chi phí chính xác hơn.
Analogous Estimating
Dự toán tương tự
Seek the help of experts who have experience in similar projects, or use your own historical data. If you have access to relevant historical data, try analogous estimating, which can show precedents that help define what your future costs will be in the early stages of the project.
Tìm kiếm sự giúp đỡ của các chuyên gia có kinh nghiệm trong các dự án tương tự hoặc sử dụng dữ liệu lịch sử của riêng bạn. Nếu bạn có quyền truy cập vào dữ liệu lịch sử có liên quan, hãy thử ước tính tương tự, có thể hiển thị các tiền lệ giúp xác định chi phí tương lai của bạn sẽ là gì trong giai đoạn đầu của dự án.
Statistical Modeling
Mô hình thống kê
There is statistical modeling, or parametric estimating, which also uses historical data of key cost drivers and then calculates what those costs would be if the duration or another aspect of the project is changed.
Có mô hình thống kê, hoặc ước tính tham số, cũng sử dụng dữ liệu lịch sử của các trình điều khiển chi phí chính và sau đó tính toán các chi phí đó sẽ là gì nếu thời lượng hoặc khía cạnh khác của dự án bị thay đổi.
Bottom-Up Estimating
Dự toán từ dưới lên
A more granular approach is bottom-up estimating, which uses estimates of individual tasks and then adds those up to determine the overall cost of the project.
Một cách tiếp cận chi tiết hơn là ước tính từ dưới lên, trong đó sử dụng các ước tính của các nhiệm vụ riêng lẻ và sau đó thêm chúng để xác định chi phí chung của dự án.
Three-point Estimate
Ước tính ba điểm
Another approach is the three-point estimate, which comes up with three scenarios: most likely, optimistic and pessimistic ranges. These are then put into an equation to develop an estimation.
Một cách tiếp cận khác là ước tính ba điểm, đưa ra ba kịch bản: rất có thể, phạm vi lạc quan và bi quan. Chúng sau đó được đưa vào một phương trình để phát triển một ước tính.
Reserve Analysis
Phân tích dự trữ
Reserve analysis determines how much contingency reserve must be allocated. This approach tries to wrangle uncertainty.
Phân tích dự trữ xác định mức dự phòng phải được phân bổ. Cách tiếp cận này cố gắng để đánh bại sự không chắc chắn.
Cost of Quality
Chi phí chất lượng
Cost of quality uses money spent during the project to avoid failures and money applied after the project to address failures. This can help fine-tune your overall project cost estimation. And comparing bids from vendors can also help figure out costs.
Chi phí chất lượng sử dụng tiền chi tiêu trong dự án để tránh thất bại và tiền áp dụng sau dự án để giải quyết các thất bại. Điều này có thể giúp điều chỉnh dự toán chi phí tổng thể của dự án của bạn. Và so sánh giá thầu từ các nhà cung cấp cũng có thể giúp tìm ra chi phí.