Đếm countif qua nhiều sheet

Trong tất cả các hàm Excel, hàm đếm có điều kiện COUNTIFS và COUNTIF có lẽ thường dễ bị nhầm lẫn nhất vì chúng trông rất giống nhau và cả hai đều cùng có mục đích dùng để đếm các ô dựa trên các điều kiện đã được chỉ định.

Sự khác biệt duy nhất giữa hai hàm này là COUNTIF được thiết kế để đếm các ô có một điều kiện trong một phạm vi, trong khi COUNTIFS có thể đánh giá các điều kiện khác nhau trong cùng hoặc trong các phạm vi khác nhau.

Nhằm giúp bạn đọc phân biệt một cách chính xác và nắm được cách sử dụng hai hàm đếm số lượng có điều kiện COUNTIFS đúng trong Excel, trong bài viết này Unica sẽ giới thiệu và hướng dẫn bạn đọc cách sử dụng và lựa chọn công thức hiệu quả nhất cho từng nhiệm vụ từng bài toán cụ thể, đặc biệt là đối với hàm COUNTIFS.

1. Hàm COUNTIFS của Excel - cú pháp và cách sử dụng

Như đã đề cập, hàm COUNTIF trong Excel được dùng để đếm các ô trên nhiều phạm vi dựa trên một hoặc một số điều kiện. Hàm COUNTIFS có sẵn trong Excel 2016, 2013, Excel 2010 và Excel 2007, vì vậy bạn có thể sử dụng các ví dụ dưới đây trong bất kỳ phiên bản Excel nào.

Công thức countif: =COUNTIFS(criteria_range1, criteria1, [criteria_range2, criteria2],…)

Trong đó: 

- criteria_range1: Vùng chứa điều kiện thứ nhất, đây là phần bắt buộc phải có

- criteria1: Điều kiện thứ nhất (thuộc trong vùng điều kiện thứ nhất) gồm có các dạng số, ô tham chiếu, chuỗi văn bản, hàm Excel hoặc vùng Excel khác.

- criteria_range2: Vùng chứa điều kiện thứ hai( yêu cầu vùng criteria_range2 phải có độ lớn bằng nhau)

- criteria2, ... Điều kiện thứ hai (thuộc trong vùng điều kiện thứ nhất). Bạn có thể chỉ định tối đa 127 cặp phạm vi / điều kiện trong công thức của mình.

- Tương tự như vậy với các điều kiện khác cũng sẽ áp dụng như vậy.

Xem thêm: Trọn bộ tin học văn phòng cơ bản từ giảng viên hàng đầu ưu đãi chỉ từ 99k: Xem tại đây

Hình minh họa

Thực tế, bạn không cần phải nhớ cú pháp của hàm đếm có điều kiện COUNTIFS. Microsoft Excel sẽ hiển thị các đối số của hàm ngay khi bạn bắt đầu nhập; đối số bạn đang nhập vào lúc này được tô đậm.

Bạn chỉ cần nhớ bạn muốn sử dụng hàm COUNTIFS trong Excel là được.

LƯU Ý: 

- Bạn có thể sử dụng hàm COUNTIFS trong Excel để đếm các ô trong một phạm vi với một điều kiện duy nhất cũng như trong nhiều phạm vi với nhiều điều kiện. Nếu sau này, chỉ những ô đáp ứng  tất cả các điều kiện được chỉ định mới được tính.

- Criteria1 bạn có thể biểu diễn chúng giống như các ví dụ: 10, "<=32", A4, "gord"... 

- Mỗi phạm vi bổ sung phải có cùng số hàng và cột  như phạm vi đầu tiên.Cả phạm vi tiếp giáp và không liền kề đều được cho phép.

- Nếu điều kiện là một tham chiếu đến một  ô trống , hàm COUNTIFS coi nó là giá trị 0 (0).

- Bạn có thể sử dụng các  ký tự đại diện trong điều kiện - dấu hoa thị (*) và dấu hỏi (?). 

>> Xem thêm: 4 Hàm nối chuỗi trong Excel cực hay và hữu ích nhất

2. Cách sử dụng hàm đếm có điều kiện COUNTIFS với nhiều điều kiện

Dưới đây bạn sẽ tìm thấy một số ví dụ về công thức minh họa cách sử dụng các hàm COUNTIFS trong Excel để đánh giá nhiều điều kiện.

Thông qua những ví dụ được minh họa dưới đây bạn sẽ hình dung ra được cách sử dụng những hàm này trong các trường hợp cụ thể tương ứng để có thể áp dụng hàm COUNTIFS trong Excel để đánh giá nhiều điều kiện khác nhau

2.1. Cách đếm các ô có nhiều điều kiện

Công thức 1. Công thức COUNTIFS với nhiều điều kiện khác nhau

Ví dụ bạn có một danh sách sản phẩm như hiển thị trong ảnh chụp màn hình bên dưới. Bạn muốn có được một số lượng các mặt hàng trong kho (giá trị trong cột B lớn hơn 0) nhưng chưa được bán (giá trị là cột C bằng 0).

Nhiệm vụ có thể được thực hiện bằng cách sử dụng công thức này:

=COUNTIFS(B2:B7,">0", C2:C7,"=0")

Và số lượng là 2 ("Anh đào " và " Chanh "):

Hình minh họa

Công thức 2. Công thức COUNTIFS có cùng tiêu chí

Khi bạn muốn đếm các mục có điều kiện giống hệt nhau, bạn vẫn cần cung cấp từng cặp điều kiện_range / điều kiện .

Ví dụ: đây là công thức đúng để đếm các mục có 0 cả trong cột B và cột C:

=COUNTIFS($B$2:$B$7,"=0", $C$2:$C$7,"=0")

Công thức COUNTIFS này trả về 1 vì chỉ " Nho " có giá trị "0" trong cả hai cột

Hình minh họa

2.2. Cách đếm ô có nhiều điều kiện khác nhau (logic OR)

Như bạn đã thấy trong các ví dụ trên, việc đếm các ô đáp ứng tất cả các điều kiện đã chỉ định là dễ dàng vì hàm COUNTIF nhiều điều kiện được thiết kế để hoạt động theo cách này.

Nhưng nếu bạn muốn đếm các ô mà ít nhất một trong các điều kiện được chỉ định là TRUE , tức là dựa trên logic OR thì sao? Nhìn chung, có hai cách để thực hiện việc này - bằng cách thêm một số công thức COUNTIFS hoặc sử dụng công thức SUM COUNTIFS.

Công thức 1. Thêm hai hoặc nhiều công thức trong COUNTIFS

Ví dụ: để có được số lượng đơn đặt hàng " Đã hủy " và " Đang chờ xử lý" cho " Táo ", hãy sử dụng công thức sau:

=COUNTIFS($A$2:$A$11, "Táo", $C$2:$C$11,"Đã hủy") + COUNTIFS($A$2:$A$11, "Táo", $C$2:$C$11,"Đang chờ xử lý")

Hình minh họa

Công thức 2. SUMIFS với hằng số mảng

Trong các tình huống khi bạn phải đánh giá rất nhiều điều kiện, cách trên không phải là cách tốt nhất vì công thức của bạn sẽ quá dài.

Để thực hiện các phép tính tương tự trong một công thức nhỏ gọn hơn, hãy liệt kê tất cả các điều kiện của bạn trong một hằng số mảng và cung cấp mảng đó cho đối số điều kiện của hàm đếm có điều kiện COUNTIFS. 

Ta sẽ dùng công thức sau:

• =SUM(COUNTIFS(range,{"criteria1","criteria2","criteria3",…}))

Trong bảng dưới đây, để đếm ‘Táo” có  trạng thái " Đã hủy " hoặc " Đang chờ xử lý " hoặc " Nhập kho ", công thức sẽ như sau:

• =SUM(COUNTIFS($A$2:$A$11,"Táo",$C$2:$C$11,{"Đã hủy","Đang chờ xử lý","Nhập kho"}))

Hình minh họa

2.3. Cách đếm số trong khoảng cụ thể

Công thức 1: Hàm COUNTIFS đếm các ô trong khoảng số

Công thức COUNTIFS 2 điều kiện sử dụng để đếm các ô giữa hai số

Để tìm hiểu có bao nhiêu số từ 5 đến 10 (không bao gồm 5 và 10) được chứa trong các ô từ C2 đến C10, hãy sử dụng công thức này:

= COUNTIFS (C2: C10, "> 5", C2: C10, "<10")

Hình minh họa

Để đếm các số  5 và 10 trong số đếm, hãy sử dụng công thức "lớn hơn hoặc bằng" và "nhỏ hơn hoặc bằng":

= COUNTIFS (B2: B10, "> = 5", B2: B10, "<= 10").

Công thức 2: Công thức COUNTIF để đếm số giữa X và Y

Bạn có thể áp dụng 2 công thức sau: 

=COUNTIF(C2:C10,”>5″)-COUNTIF(C2:C10,”=10″) – đếm có bao nhiêu số lớn hơn 5 nhỏ hơn 10 trong vùng dữ liệu C2:C10.

=COUNTIF(C2:C10,”>=5″)-COUNTIF(C2:C10,”>10″) – công thức đếm có bao nhiêu số trong đoạn từ 5 đến 10 thuộc vùng dữ iệu C2:C10, bao gồm cả 5 và 10.

Trong đó:

- Công thức đầu tiên dùng để đếm những số lớn hơn giá trị giới hạn dưới (Ví dụ là 5)

- Công thức thứ 2 loại bỏ những cố lớn hơn giá trị giới hạn trên (Ví dụ là 10)

Do vậy kết quả nhận được sẽ nằm trong khoảng giá trị nhận được trên. 

Cách sử dụng tham chiếu ô trong công thức COUNTIFS

Ví dụ: Cho bảng dữ liệu sau, hãy tính các đơn hàng "Apples" với số tiền >200$.

Bạn áp dụng công thức như sau: =COUNTIFS($A$2:$A$11,”Táo”,$B$2:$B$11,”>200″)

Trong đó: 

- criteria_range1 trong A2: A11

 - criteria_range2 trong B2: B11. 

Lưu ý sử dụng giá trị tuyệt đối trong criteria và criteria_range để công thức vẫn đúng khi sao chép sang các ô tính khác.

Hình ảnh minh họa

>> Xem thêm: Hướng dẫn chi tiết cách sử dụng hàm DSUM và ví dụ

2.4. Cách sử dụng COUNTIFS với các ký tự đại diện

Trong các câu thức Excel, bạn có thể sử dụng các ký tự đại diện như sau:

- ? : được sử dụng để đếm các ô bắt đầu hoặc kết thúc bằng một số ký tự nhất định.

- * " Được sử dụng để đếm ô chứa một từ cụ thể hoặc một k1 tự trong ô.

Ví dụ bạn có danh sách các dự án trong cột A. Bạn muốn biết có bao nhiêu dự án đã ký kết, tức là cột B có chứa tên người. Hãy thêm một điều kiện thứ hai - End Date trong cột D.

=COUNTIFS(B2:B10,”*”,D2:D10,”<>”&””))

Lưu ý, bạn không thể sử dụng ký tự đại diện trong tiêu chí thứ 2 vì cột D chứa kiểu dữ liệu ngày tháng chứ không phải dạng text. Đó là lý do tại sao bạn sử dụng tiêu chí “<>”&”” để tìm ô chứa dữ liệu.

Hình minh họa

3. COUNTIFS và COUNTIF với nhiều tiêu chí ngày tháng

Ví dụ 1: Đếm số ngày trong một khoảng thời gian cụ thể

Với ví dụ này, bạn có thể sử dụng 2 hàm COUNTIFS nhiều điều kiện và COUNTIF.

Ví dụ, công thức sau được dùng để đếm số ngày trong ô C2-C10 với thời gian từ 1/6/2014 - 7/7/2014:

=COUNTIFS(C2:C9,”=6/1/2014″,C2:C9,”<=6/7/2014″)

=COUNTIF(C2:C9,”=6/1/2014″)-COUNTIF(C2:C9,”6/7/2014″)

Hình minh họa

Ví dụ 2: Đếm ngày với nhiều điều kiện

Để đếm ngày trong các cột khác nhau từ 2 điều kiện trở lên, bạn có thể sử dụng hàm COUNTIFS. 

Ví dụ: Tìm ra xem có bao nhiêu sản phẩm được mua sau 20/5 và giao sau 1/6,

Công thức áp dụng như sau: =COUNTIFS(C2:C9,”>5/1/2014″,D2:D9,”6/7/2014″)

Hình minh họa

Ví dụ 3: Đếm ngày với nhiều điều kiện dựa trên ngày hiện tại

Với trường hợp này, bạn có thể sử dụng hàm COUNTIF kết hợp với hàm TODAY. 

Ví dụ: Dùng hàm COUNTIF để xác định có bao nhiêu sản phẩm đã được mua nhưng chưa giao hàng:

=COUNTIFS(C2:C9,”<“&TODAY(),D2:D9,”>”&TODAY())

Hình minh họa

Trên đây là hàm đếm có điều kiện và các cách thông dụng nhất để bạn thực hiện sử dụng các hàm đếm đó trong Excel, từ đó dễ dàng thống kê và phân tích số liệu một cách hiệu quả, cải thiện tối đa hiệu suất công việc.

Ngoài kiến thức về hàm đếm có điều kiện trong Excel các bạn có thể tham khảo các khóa học Excel online tại Unica với cực kỳ nhiều ưu đãi bạn nhé

Tags: Excel