Nộp bảo hiểm xã hội [BHXH] điện tử là việc Đơn vị [Doanh nghiệp, Tổ chức…] kê khai hồ sơ BHXH trên máy tính, sau đó sử dụng Chữ ký số của Đơn vị ký lên hồ sơ và gửi qua mạng Internet mà không phải đến nộp trực tiếp bằng hồ sơ giấy cho Cơ quan bảo hiểm.
- Nộp bảo hiểm xã hội điện tử được pháp luật về Bảo hiểm công nhận.
- Bkav IVAN là phần mềm BHXH điện tử, giúp kê khai, ký, nộp và tra cứu Hồ sơ BHXH điện tử qua mạng Internet, được cung cấp bởi Công ty Cổ phần Bkav.
2. Lợi ích khi sử dụng phần mềm BHXH điện tử Bkav IVAN
- Khi sử dụng phần mềm BHXH điện tử Bkav IVAN, Đơn vị sẽ tiết kiệm nhiều chi phí đi lại, in ấn, lưu trữ hồ sơ, giảm và hạn chế các chi phí phát sinh khi thực hiện các thủ tục hành chính liên quan tới BHXH theo cách truyền thống: kê khai, in ra giấy và đem tới nộp tại Cơ quan BHXH.
- Sử dụng phần mềm BHXH điện tử Bkav IVAN, Đơn vị chỉ cần có máy tính [tại nhà/cơ quan…] có kết nối Internet và truy nhập vào địa chỉ //ivan.nopbaohiem.vn là đã có thể kê khai trực tuyến, ký, nộp và tra cứu các hồ sơ BHXH.
- Ngoài ra, khi sử dụng phần mềm Bkav IVAN, Đơn vị được thông báo tức thì kết quả gửi hồ sơ qua email, tin nhắn [SMS], được Bkav chủ động hỗ trợ ngay khi phát sinh lỗi từ hệ thống [Live Support], được tư vấn nghiệp vụ, hỗ trợ 24/7, đảm bảo Đơn vị nộp hồ sơ BHXH đúng hạn, đúng quy định.
Một số tính năng, tiện ích chính của Bkav IVAN:
- Kê khai online, đơn giản, không cần cài đặt. Chỉ cần sử dụng các trình duyệt web, truy nhập vào //ivan.nopbaohiem.vn
- Hướng dẫn trực quan ngay trên giao diện, hỗ trợ kiểm tra, cảnh báo khi dữ liệu nhập chưa đúng quy định của BHXH, giúp giảm thời gian xử lý Hồ sơ, giảm số lần Hồ sơ bị Cơ quan BHXH từ chối do sai sót
- Hỗ trợ việc nhập thông tin các tờ khai được nhanh chóng, chính xác, giảm tối đa các thao tác thực hiện: Gợi ý dữ liệu đã nhập, tự động điền thông tin về người lao động theo cơ sở dữ liệu của BHXH…
- Hỗ trợ tạo Hồ sơ BHXH bằng việc import dữ liệu từ các hệ thống quản lý nhân sự khác
- Tự động chuyển đổi định dạng các file đính kèm thành các định dạng theo quy định của BHXH
- Tra cứu chi tiết tình trạng, kết quả xử lý Hồ sơ theo thời gian thực
- Nhận thông báo và kết quả gửi hồ sơ qua tin nhắn [SMS], email ngay khi Cơ quan BHXH trả kết quả Xem và in ấn trực tiếp tờ khai, file đính kèm từ website của Bkav IVAN 2.0 mà không cần phải tải về máy
Với các khách hàng ở Hà Nội, BHXH thành phố Hà Nội hỗ trợ cấp mã đơn vị bằng giao dịch điện tử. Quý khách vui lòng đăng ký tài khoản Ivan với cán bộ Bkav, sau đó chúng tôi sẽ hướng dẫn cấp mã đơn vị lần đầu. Thời gian bhxh trả mã đơn vị tùy thuộc vào từng cơ quan bhxh, thông thường từ 2-14 ngày làm việc.
Trong các trường hợp sau Đơn vị cần phải kê khai và nộp hồ sơ “HN20 - Đơn vị tham gia lần đầu, đơn vị chuyển địa bàn tỉnh, thành phố khác đến Hà Nội”: Bạn thực hiện theo các bước sau: Bước 1: Cắm USB Token Chữ ký số vào máy tính[Lưu ý: Bạn thực hiện kiểm tra: Máy tính đã cài chữ ký số chưa] Bước 2: Truy cập và Đăng nhập với Tên đăng nhập và Mật khẩu do Bkav cung cấp. Bước 3: Sau khi đăng nhập thành công xuất hiện thông báo về Điều khoản sử dụng, bấm Đồng ý [2].
Bước 4: Cửa sổ thông báo: Do Đơn vị chưa đăng ký BHXH điện tử với Cơ quan Bảo hiểm xuất hiện, bấm Đồng ý [3].
Giao diện thông báo
Bước 5: Giao diện tờ khai TK3-TS xuất hiện, điền đầy đủ thông tin trên tờ khai TK3-TS: Lưu ý: Nếu Đơn vị có gửi Hồ sơ kèm theo [i] điền tên file cần gửi kèm, bấm Ghi lại và Thêm File Giấy phép thành lập DN hoặc Bản đăng ký kinh doanh [4]. Ngược lại trong mục Hồ sơ kèm theo [i] điền Không có, Bấm Ghi lại và Đóng [5].
Lưu ý quan trọng trong bước này: Mục CQ BHXH Quản lý: là cơ quan bhxh quận huyện. Điền hết các mục đánh dấu đỏ. Phương thức đóng: phải chọn hàng tháng[ bhxh mới cấp]
Điền thông tin chính xác
Bước 6: Trên giao diện Thêm file đính kèm, Chọn file cần đính kèm [6] sau đó bấm Upload [7] nếu đơn vị có gửi Hồ sơ kèm theo. Lưu ý: Đối với Đơn vị không có file đính kèm, sau khi thực hiện Ghi lại và Đóng ở Bước 5, thực hiện tiếp
Thêm file đính kèm là dkkd
Bước 7:để Ký và gửi Hồ sơ: Trên giao diện Sửa hồ sơ, bấm Ký và gửi [8].
Ký số hồ sơ đính kèm
Bước 8: Giao diện điền MÃ PIN xuất hiện, nhập MÃ PIN [9] sau đó bấm Chấp nhận [10].
Gõ mã pin
Bước 9: Sau khi xác nhận MÃ PIN thành công xuất hiện thông báo Xác nhận đăng ký giao dịch BHXH điện tử đồng thời gửi Mã kích hoạt vào địa chỉ email đăng ký. Mở một tab mới trên trình duyệt đang sử dụng, đăng nhập vào địa chỉ Email đăng ký để lấy mã kích hoạt, sao chép mã kích hoạt [11] và [bấm vào đây] [12] để truy cập vào giao diện Kích hoạt tài khoản của Cổng thông tin BHXH Việt Nam.
Bước 10: Trên giao diện kích hoạt tài khoản của BHXH Việt Nam, nhập Mã kích hoạt [11] vào mục Mã xác nhận [13] sau đó bấm Hoàn tất thủ tục [14]. Hệ thống xuất hiện Thông báo Đã chuyển cán bộ xử lý hồ sơ đăng ký tham gia lần đầu
Bước 11: Quay lại trang Bkav IVAN, trên thông báo Xác nhận đăng ký giao dịch BHXH điện tử, bấm vào đây [15].
Bước 12: Thông báo Hồ sơ của Đơn vị đã được gửi thành công tới Cơ quan BHXH, bấm Đóng [16] để hoàn thành cập nhật trạng thái đăng ký giao dịch điện tử.
Như vậy là xong. BHXH sẽ trả mã đơn vị về email bạn cung cấp trong tờ khai. Nếu có lỗi trong quá trình xin cấp mã vui lòng liên hệ với chúng tôi ngay.