Hướng dẫn căn chỉnh lề văn bản năm 2024

Chỉnh sửa bố cục tài liệu là điều cần thiết để tạo được văn bản hoàn chỉnh. Đặc biệt với những văn bản mang tính phổ biến rộng rãi như ở trường học, cơ sở, các cơ quan ban ngành thì việc điều chỉnh bố cục phải theo một chuẩn quy định, trong đó có việc căn chỉnh lề trong Word.

Thao tác điều chỉnh lề không còn xa lạ với những ai làm công việc văn phòng, nhưng với những người mới làm việc với Word thì cần phải nắm rõ. Bài viết dưới đây sẽ tổng hợp quy định căn chỉnh lề chuẩn trong Word, lề trên, lề dưới, lề trái và lề phải trong Word.

Quy chuẩn căn lề trong Word

Theo quy định, thông tư của Bộ nội vụ về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính hướng dẫn trình bày trên khổ giấy A4 (210mmx297mm) hoặc trên mẫu in sẵn khổ A5, văn bản trình bày theo chiều dài của trang giấy khổ A4, được định lề trang văn bản là:

• Lề trên: Cách mép trên từ 20 – 25mm (2cm – 2.5cm).
• Lề dưới: Cách mép dưới từ 20 – 25mm (2cm – 2.5cm).
• Lề trái: Cách mép trái từ 30 – 35 mm (3cm – 3.5cm).
• Lề phải: Cách mép phải từ 15 – 20 mm (1.5cm – 2cm).

1. Hướng dẫn căn chỉnh lề Word 2019, Word 2016, Word 2013

Giao diện Word 2013 đến Word 2021 sẽ khác với giao diện của Word 2007, nên thao tác chỉnh lề trong trang Word cũng sẽ khác ở một số mục.

Bước 1:

Trước hết chúng ta cần điều chỉnh lại đơn vị kích thước đo lề trong Word từ inch sang cm. Tại giao diện Word bạn nhấn vào mục File rồi chọn Options.

Trong giao diện thiết lập Word bạn nhấn vào mục Advanced rồi nhìn sang bên phải tìm tới phần Display. Lúc này bạn sẽ thấy mục Show measurements in units of rồi chuyển sang đơn vị cm.

Bước 2:

Quay lại giao diện trên Word, chúng ta nhấn vào mục Layout trên thanh công cụ. Sau đó nhấn tiếp vào biểu tượng Margins như hình dưới đây.

Bước 3:

Hiển thị giao diện mới, bạn nhấn tiếp vào Custom Margins ở phía cuối danh sách hiển thị để chiều chỉnh lại lề trong Word.

Lúc này hiển thị giao diện để chúng ta căn chỉnh lề. Bạn sẽ điền lề chuẩn theo quy định như dưới đây.

• Lề trên cách mép trên từ 20 - 25 mm (2 tới 2.5cm).
• Lề dưới cách mép dưới từ 20 - 25 mm (2 tới 2.5 cm) .
• Lề trái cách mép trái từ 30 - 35 mm (3 tới 3.5 cm).
• Lề phải cách mép phải từ 15 - 20 mm (1.5 tới 2 cm).

Để thiết lập kích thước lề này làm chuẩn trong Word, bạn nhấn vào Set As Default rồi nhấn OK để lưu lại và áp dụng lề mới cho tài liệu Word hiện tại.

Bước 4:

Với những tài liệu Word sau này khi bạn muốn chuyển về kích thước lề mặc định, bạn nhấn vào mục Margins rồi chọn Last Custom Settings với biểu tượng ngôi sao. Ngay sau đó tài liệu tự động đổi về kích thước căn lề mặc định mà bạn đã chọn.

2. Cách căn lề trong Word 2010, Word 2007 trở xuống

Trước hết bạn cần đổi đơn vị trong Word sang cm để điều chỉnh kích thước của lề. Các bước điều chỉnh đơn vị trong Word bạn thực hiện theo bài viết Hướng dẫn cách đổi Inch sang cm trong Word 2007.

Bước 1:

Trước hết chúng ta sẽ chọn khổ giấy A4. Nhấn vào tab Page Layout hoặc Layout rồi nhìn xuống nhóm Page Setup bạn nhấn vào biểu tượng mũi tên để mở giao diện thiết lập.

Nhấn vào mục Paper, tại đây các bạn chọn Paper size là A4, nhấn OK để lưu lại.

Bước 2:

Tiếp đến mở lại giao diện hộp thoại Page Setup nhưng chọn mục Margins và bạn điều chỉnh các giá trị như sau:

• Top: Lề trên nhập giá trị 2cm.
• Bottom: Lề dưới nhập giá trị 2cm.
• Left: Lề trái nhập giá trị 3cm.
• Right: lề phải nhập giá trị 1.5cm.

Nếu muốn chọn kích thước căn lề nay làm lề chuẩn cho những tài liệu tiếp theo nhấn Set As Default.

Cuối cùng chúng ta nhập nội dung và định dạng tài liệu. Sau khi nhập và chỉnh định dạng, bạn nhấn Print > Print Preview để xem lại văn bản trước khi in.

Theo thông tư của Bộ nội vụ về thể thức trình bày văn bản hành chính trên khổ giấy A4(210mmx297mm) hoặc trên mẫu in sẵn khổ A5, thì cách căn lề văn bản theo tiêu chuẩn được trình bày theo chiều dài của trang giấy khổ A4 có lề tiêu chuẩn là:

- Lề trên: Cách mép trên từ 20 – 25mm (2cm – 2.5cm).

- Lề dưới: Cách mép dưới từ 20 – 25mm (2cm – 2.5cm).

- Lề trái: Cách mép trái từ 30 – 35 mm (3cm – 3.5cm).

- Lề phải: Cách mép phải từ 15 – 20 mm (1.5cm – 2cm).

Cách hiển thị thanh căn lề trong Word

Và để căn lề trái phải trong word thì bạn cần có một công cụ để xác định vị trí của chữ. Trong Word có một công cụ như vậy gọi là thanh Ruler. Đây là công cụ giúp bạn căn lề trái phải trong Word, cũng như để căn chỉnh Word chuẩn một cách chính xác

Ngoài công dụng căn lề trong word thì thanh Ruler còn có một số công dụng như:

- Định dạng lề trong Word, kéo chỉnh vị trí giữa các ký tự và các dòng

- Thay thế phím Space nếu muốn chuyển đến 1 đoạn ở xa

- Tạo ra các dòng chấm dài mà không cần nhấn dấu “.” theo cách thủ công

Và để hiển thị thanh Ruler này trong word thì bạn thực hiện theo các bước sau đây

Bước 1: Vào file word > chọn đến tab view

Bước 2: Nhìn vào khu vực Show > tích chọn Ruler.

Như vậy với 2 đơn giản trên thì bạn đã bật được tính năng Ruler để hiện căn lề trong word

Hướng dẫn bạn cách căn lề trong Word bản cũ (2010, Word 2007 trở xuống)

Để canh lề văn bản chuẩn trong Word với các phiên bản cũ thì bạn thực hiện theo các bước sau đây:

Bước 1: Chọn khổ giấy A4, Để chọn khổ giấy thì bạn vào tab Page Layout rồi tìm đến nhóm công cụ Page Setup > nhấn vào biểu tượng mũi tên để mở giao diện thiết lập trang văn bản

Bước 2: Một bản chọn hiện ra > nhấn vào tab Paper >bạn chọn Paper size là A4, nhấn OK để lưu lại

Bước 3: Sau đó bạn chuyển sang Tab Margins và điều chỉnh lề văn bản theo tiêu chuẩn của Bộ nội vụ ở trên hoặc theo tiêu chuẩn riêng của đơn vị bạn làm việc

Và nếu muốn sử dụng kích thước căn lề này cho những văn bản tiếp theo thì bạn nhấn vào Set As Default.

Xem thêm:

• 5 cách đánh số thứ tự trong Excel dành cho các tấm chiếu mới
• Lọc trùng trong Excel nhanh chóng, hiệu quả với 4 cách này

Hướng dẫn cách căn lề trong Word bản mới (2019, Word 2016, Word 2013)

Giao diện các phiên bản Word 2013 đến Word 2019 sẽ có sự khác biệt với các phiên bản từ 2010 đổ xuống. Chính vì thế mà cách chỉnh lề trong word 2013, 2016, 2019... cũng sẽ khác một số mục

Bước 1: Mở trang văn bản word ra > vào mục Layout trên thanh công cụ. Nhấn vào công cụ Margins

Bước 2: Một danh sách hiển thị các lề văn bản mặc định của word sẽ hiện ra > bạn chọn Custom Margins ở phía cuối danh sách

Bước 3: Bạn điền các thông số lề văn bản theo đúng quy định của Bộ nội vụ hoặc theo quy định nơi bạn làm việc

Ngoài ra Để thiết lập kích thước lề này làm chuẩn cho những văn bản tiếp theo thì bạn nhấn vào nút Set As Default > Nhấn OK

Các phím tắt căn lề trong Word ban cần biết để hỗ trợ làm việc hiệu quả hơn

Để căn lề nhanh chóng trong văn bản, nâng cao hiệu suất làm việc thì bạn nên ghi nhớ các các tổ hợp phím tắt căn lề dưới đây của word

- Ctrl + L: Căn lề trái cho văn bản

- Ctrl + R: Căn lề phải cho văn bản

- Ctrl + E: Chỉnh đoạn văn bản đang chọn ở vị trí trung tâm

- Ctrl + J: Căn chỉnh đều toàn bộ văn bản

- Ctrl + T: Lùi đoạn văn bản có 2 dòng trở đi

- Ctrl + M: Lùi đầu dòng trước mỗi đoạn văn bản

- Ctrl + Q: Xóa định dạng canh lề của các đoạn văn bản

- Ctrl + Space: Xoá định dạng của đoạn văn bản

Trên đây Phúc Anh đã hướng dẫn bạn cách căn chỉnh lề trong word chi tiết với các phiên bản khác nhau. Hy vọng bài viết này sẽ giúp bạn soạn thảo, điều chỉnh lề trong Word dễ dàng hơn. Cảm ơn đã theo dõi!

Để căn chỉnh văn bản ta thực hiện như thế nào?

Thay đổi căn chỉnh văn bản Thực hiện một trong những thao tác sau đây: Để căn trái văn bản, nhấn Ctrl+L. Để căn phải văn bản, nhấn Ctrl+R. Để căn giữa văn bản, nhấn Ctrl+E.

Muốn dính dáng lề trang văn bản ta làm như thế nào?

Quy định cách căn lề văn bản theo Nghị định 30/2020.

Lề trên: Cách mép trên từ 20 – 25mm (2cm – 2.5cm)..

Lề dưới: Cách mép dưới từ 20 – 25mm (2cm – 2.5cm)..

Lề trái: Cách mép trái từ 30 – 35 mm (3cm – 3.5cm)..

Lề phải: Cách mép phải từ 15 – 20 mm (1.5cm – 2cm)..

Lề phải ở đâu?

- Bottom: Căn lề dưới, là khoảng cách từ mép dưới cho đến dòng cuối cùng của khổ giấy. - Left: Căn lề trái, là khoảng cách từ mép trái khổ giấy tới ký tự đầu tiên bên trái. - Right: Căn lề phải, là khoảng cách từ mép phải giấy đến chữ, ký tự cuối cùng bên phải.

Trong MS Word ta muốn đặt lề trên cho trang văn bản là 3cm và lề trái là 2 5cm ta làm như thế nào?

Hãy dùng thử!.

Chọn bố trí > lề..

Chọn lề tùy chỉnh..

Trong lề, sử dụng các mũi tên lên và xuống để nhập các giá trị bạn muốn..

Chọn OK khi hoàn tất..