Lọc dữ liệu có điều kiện trong google sheets

Các dịch vụ văn phòng trực tuyến hiện nay cũng đều cung cấp tới người dùng những tính năng soạn thảo cơ bản, đặc biệt một số công cụ sẽ tự động lưu lại nội dung mà không cần nhấn Save như bộ công cụ văn phòng trực tuyến của Google. Với Google Sheets, chúng ta hoàn toàn có thể tạo được bảng thống kê dữ liệu cơ bản, kèm theo đó là nhiều hàm cũng như tính năng hỗ trợ trong quá trình làm việc với bảng dữ liệu. Bộ lọc Filter trên Google Sheets sẽ giúp người dùng tìm được nhiều dữ liệu mình cần, dựa trên điều kiện sử dụng. Trong bài viết dưới đây, Quản trị mạng sẽ hướng dẫn bạn đọc cách sử dụng bộ lọc Filter trên Google Sheets.

Bước 1:

Trong bảng dữ liệ dưới đây với nội dung liệt kê độ tuổi của các thành viên. Tôi sẽ lọc dữ liệu với những người có độ tuổi lớn hơn 18 tuổi.

Bước 2:

Hàm lọc dữ liệu Filter trên Google Sheets có công thức như dưới đây.
Trong đó
Áp dụng vào bảng dữ liệu trên, chúng ta sẽ tiến hành nhập công thức để tìm được người có độ tuổi hơn 18 tuổi. Tại khung fx bên trên nhập công thức =filter(Sheet1!A1:C6,Sheet1!C1:C6>18). Ở trong công thức, Sheet1!A1:C6 là vùng dữ liệu muốn lấy. Sheet1!C1:C6>18 là điều kiện lấy dữ liệu những người dưới 18 tuổi. Sau đó nhấn Enter để Google Sheets tiến hành lọc dữ liệu.

Bước 3:

Sau đó, chúng ta sẽ được kết quả như hình dưới đây. Sẽ có 3 người với độ tuổi trên 18 được lọc ra trên Google Sheets.

Như vậy với hàm lọc Filter trên Google Sheets, chúng ta sẽ lấy được những dữ liệu mình cần nhanh nhất. Công thức chung cho hàm Filter đó là toàn bộ vùng dữ liệu và vùng dữ liệu cần lọc kèm điều kiện để lọc. Chỉ cần thay đổi vùng “range” để lọc dữ liệu là đươc. Chúc các bạn thực hiện thành công!

Trong bài học này, bạn sẽ học cách sắp xếp dữ liệu để xem và sắp xếp nội dung bảng tính của mình tốt hơn. Bạn cũng sẽ học cách lọc dữ liệu chỉ để hiển thị những thông tin bạn cần.

Khi sắp xếp dữ liệu, trước tiên việc xác định bạn muốn sự sắp xếp được áp dụng cho toàn bộ trang tính hoặc cho một dải ô rất quan trọng.

• Sắp xếp trang tính tổ chức tất cả dữ liệu trong bảng tính của bạn theo một cột. Thông tin liên quan trên mỗi hàng được giữ lại cùng nhau khi bạn sắp xếp. Trong hình bên dưới, cột Name đã được sắp xếp chỉ để hiển thị các tên khách hàng theo thứ tự chữ cái. Thông tin địa chỉ của mỗi khách hàng nằm cùng hàng với mỗi tên tương ứng.

• Sắp xếp dải ô giúp sắp xếp dữ liệu trong một dải ô, có thể hữu ích khi làm việc với một trang tính chứa nhiều bảng. Sắp xếp dải ô sẽ không ảnh hưởng đến các nội dung khác trong bảng tính.

Để sắp xếp một trang tính:

Trong ví dụ này, chúng tôi sẽ sắp xếp danh sách các khách hàng theo bảng chữ cái dựa trên họ của họ. Để phân loại hoạt động chính xác, bảng tính của bạn nên có một hàng tiêu đề, hàng này được sử dụng để xác định tên của mỗi cột. Chúng tôi sẽ đóng băng dòng tiêu đề vì vậy nhãn tiêu đề sẽ không được thêm vào trong thao tác sắp xếp.

• Nhấp vào View và di chuột qua Freeze. Chọn 1 hàng từ trình đơn xuất hiện.

• Dòng tiêu đề đóng băng. Hãy quyết định cột nào sẽ được sắp xếp, sau đó nhấp vào một ô trong cột.

• Nhấp vào Data và chọn Sort Sheet by column, A-Z (tăng dần) hoặc Sort Sheet by column, Z-A (giảm dần). Trong ví dụ này, chúng tôi chọn Sort Sheet by column, A-Z.

• Bảng tính sẽ được sắp xếp theo lựa chọn của bạn.

Để sắp xếp một dải ô

Trong ví dụ này, chúng tôi chọn một bảng thứ yếu trong mẫu đơn đặt hàng áo thun để sắp xếp số lượng áo sơ mi được đặt theo lớp.

• Chọn dải ô mà bạn muốn sắp xếp. Trong ví dụ này, chúng tôi chọn phạm vi ô G3: H6.

• Nhấp vào Data và chọn Sort range từ trình đơn thả xuống.

• Hộp thoại Sorting xuất hiện. Chọn cột mà bạn muốn sắp xếp.

• Chọn tăng hoặc giảm. Trong ví dụ này, chúng tôi chọn giảm (Z-A). Sau đó nhấp vào Sort.

• Dải ô sẽ được sắp xếp theo lựa chọn của bạn (trong ví dụ này, dữ liệu đã được sắp xếp theo thứ tự giảm dần dựa trên cột Orders).

Để tạo bộ lọc

Trong ví dụ này, chúng tôi áp dụng một bộ lọc cho một bảng ghi nhật ký thiết bị để chỉ hiển thị máy tính xách tay và máy chiếu có sẵn để thanh toán. Để phân loại hoạt động chính xác, bảng tính của bạn nên có một hàng tiêu đề, hàng này được sử dụng để xác định tên của mỗi cột. Chúng tôi sẽ đóng băng dòng tiêu đề vì vậy nhãn tiêu đề sẽ không được thêm vào bộ lọc.

• Nhấp vào View và di chuột qua Freeze. Chọn 1 hàng từ trình đơn xuất hiện.

• Nhấp vào bất kỳ ô nào chứa dữ liệu.

• Nhấp vào nút Filter.

• Một mũi tên thả xuống xuất hiện trong mỗi cột tiêu đề.

• Nhấp vào mũi tên thả xuống ở cột mà bạn muốn lọc. Trong ví dụ này, chúng tôi lọc cột B để chỉ xem một số loại thiết bị nhất định.

• Nhấp Clear để xóa tất dấu đã đánh.

• Chọn dữ liệu bạn muốn lọc, sau đó nhấp OK. Trong ví dụ này, chúng tôi sẽ chọn máy tính xách tay và máy chiếu để chỉ hiển thị các loại thiết bị.

• Dữ liệu sẽ được lọc, ẩn tạm thời mọi nội dung không khớp với tiêu chí. Trong ví dụ này, chỉ có máy tính xách tay và máy chiếu được hiển thị.

Sử dụng nhiều bộ lọc

Bộ lọc mang tính tích lũy, có nghĩa là bạn có thể áp dụng nhiều bộ lọc để giúp thu hẹp kết quả của mình. Trong ví dụ này, chúng tôi đã lọc bảng tính của mình để chỉ hiển thị máy tính xách tay và máy chiếu, và chúng tôi còn muốn thu hẹp nó để chỉ hiển thị máy tính xách tay và máy chiếu đã được kiểm tra trong tháng Tám.

• Nhấp vào mũi tên thả xuống ở cột mà bạn muốn lọc. Trong ví dụ này, chúng tôi sẽ thêm một bộ lọc vào cột D để xem thông tin theo ngày.

• Chọn hoặc bỏ chọn hộp dựa trên dữ liệu bạn muốn lọc, sau đó nhấp OK. Trong ví dụ này, chúng tôi sẽ bỏ chọn tất cả mọi thứ trừ tháng 8.

• Bộ lọc mới sẽ được áp dụng. Trong ví dụ này, bảng tính sẽ được lọc để chỉ hiển thị máy tính xách tay và máy chiếu đã được kiểm tra ra vào tháng Tám.

• Nếu bạn đang cộng tác với những người khác trên một trang tính, bạn có thể tạo chế độ xem bộ lọc. Tạo chế độ xem bộ lọc cho phép bạn lọc dữ liệu mà không ảnh hưởng đến chế độ xem dữ liệu của người khác; nó chỉ ảnh hưởng đến chế độ xem của bạn. Nó cũng cho phép bạn đặt tên chế độ xem và lưu nhiều chế độ xem. Bạn có thể tạo chế độ xem bộ lọc bằng cách nhấp vào mũi tên thả xuống bên cạnh nút Filter.

Xóa tất cả bộ lọc

• Nhấp vào nút Filter, và bảng tính sẽ trở về giao diện ban đầu.

Thử thách!

• Mở tệp ví dụ. Đảm bảo rằng bạn đã đăng nhập vào Google, sau đó nhấp vào File> Make a copy.
• Chọn tab Nhật ký Thiết bị nếu nó chưa được mở.
• Đóng băng dòng đầu tiên.
• Sắp xếp bảng tính theo ngày Checked Out từ gần đây nhất đến cũ nhất. Gợi ý: Sắp xếp theo cột D từ Z đến A.
• Sắp xếp dải ô A2: F9 trong cột B từ A đến Z. Gợi ý: Đảm bảo hộp bên cạnh dữ liệu có hàng tiêu đề-hãy chắc rằng bạn không chọn hộp này.
• Lọc bảng tính để chỉ hiển thị thiết bị chưa bao giờ được kiểm tra. Gợi ý: Lọc cột E để hiển thị các ô trống.
• Khi hoàn tất, bảng tính của bạn sẽ giống như thế này: